Gửi thư giấy trực tiếp từ bảng điều khiển của bạn. Không cần đến bưu điện.
Tải lên tài liệu, trả lời các biểu mẫu của chính phủ và gửi qua năm công ty vận chuyển chính — mà không cần đến bưu điện. Quản lý toàn bộ doanh nghiệp của bạn trực tuyến, từ văn phòng, khi đang di chuyển hoặc từ nước ngoài.
Bằng cách đăng ký, bạn đồng ý với Điều khoản dịch vụ, Chính sách quyền riêng tư và Xử lý thông tin cá nhân của chúng tôi.
Vận chuyển với 5 nhà cung cấp hàng đầu
Cách Thức Hoạt Động
Ba bước. Không cần tới bưu điện.
Cho dù bạn đang trả lời mẫu đơn của chính phủ, gửi hợp đồng hay nộp tờ khai thuế — quy trình làm việc là như nhau.
Tải lên tài liệu của bạn
Kéo và thả tệp PDF, tài liệu Word hoặc hình ảnh vào bảng điều khiển MailMate của bạn. Cần điền vào mẫu đơn tiếng Nhật? Chỉ cần tải lên mẫu đơn trống và cung cấp chi tiết — đội ngũ song ngữ của chúng tôi sẽ xử lý.
Chọn nhà cung cấp vận chuyển
Chọn từ Bưu điện Nhật Bản, Yamato, Sagawa, FedEx hoặc DHL. Cần thư đăng ký (書留) có xác nhận giao hàng cho hồ sơ chính phủ? Chúng tôi cũng xử lý điều đó.
Chúng tôi in, đóng gói và gửi
Đội ngũ của chúng tôi in tài liệu của bạn, chuẩn bị gửi và gửi đi với nhà cung cấp vận chuyển mà bạn chọn. Bạn sẽ nhận được số theo dõi, xác nhận giao hàng và bản ghi có dấu thời gian trong bảng điều khiển của bạn.
Tính năng
Mọi thứ văn phòng hậu cần của bạn cần.
Tính năng Gửi Thư được tích hợp vào cùng bảng điều khiển MailMate mà bạn đã sử dụng để nhận và quản lý thư đến của công ty.
Dịch vụ điền biểu mẫu tiếng Nhật
Thông báo sửa đổi từ cục thuế (是正通知), đăng ký sở tư pháp phường, biểu mẫu đăng ký bảo hiểm xã hội — tải lên biểu mẫu trống, cung cấp chi tiết bằng tiếng Anh, và đội ngũ song ngữ của chúng tôi sẽ điền tiếng Nhật và gửi thư.
Trả lời thông báo chính phủ bằng thư
Khi thông báo từ cục thuế quốc gia, Cục Tư pháp hoặc cục quản lý lương hưu tới hộp thư MailMate của bạn và cần trả lời, hãy trả lời trực tiếp từ mục thư đó. Chúng tôi in và gửi lại phản hồi của bạn cho người gửi.
Bằng chứng nộp với dấu thời gian
Mỗi lần nộp đều nhận được số theo dõi và xác nhận giao hàng. Đối với thư đăng ký (書留), bạn có bằng chứng tài liệu rằng nộp hồ sơ của bạn đã được dấu bưu điện và nhận được trước thời hạn — rất quan trọng cho các tranh chấp về thuế và pháp lý.
Kho lưu trữ tuân thủ hoàn chỉnh
Tất cả thư đến và đi trong một bảng điều khiển có thể tìm kiếm. Xem thông báo chính phủ gốc cùng với phản hồi đã nộp của bạn — lịch sử kiểm toán đầy đủ cho lịch sử tương ứng của thực thể của bạn.
Chia sẻ với kế toán thuế hoặc đội pháp lý của bạn
Mời kế toán thuế (税理士), thư ký tư pháp (司法書士), hoặc luật sư doanh nghiệp của bạn. Họ có thể xem xét thông báo đến, chuẩn bị phản hồi và gửi nộp — tất cả trong tài khoản của bạn với kiểm soát quyền hạn đầy đủ.
Tại sao Điều Này Quan Trọng
Quản lý doanh nghiệp của bạn hoàn toàn trực tuyến.
Điều hành công ty hợp đồng, công ty cổ phần hoặc chi nhánh tại Nhật Bản có nghĩa là các cơ quan chính phủ giao tiếp qua bưu điện. MailMate cho phép bạn điều hành doanh nghiệp mà không cần bao giờ đến bưu điện.
Điều hành doanh nghiệp của bạn từ bất kỳ nơi đâu
Nộp tờ khai thuế, phản hồi thông báo của chính phủ, gửi thay đổi đăng ký và tài liệu tuân thủ — từ văn phòng, khi đang di chuyển hoặc từ nước ngoài. Mọi nghĩa vụ bưu chính của doanh nghiệp bạn đều có thể được xử lý từ bảng điều khiển của bạn.
Theo dõi đầy đủ mọi bức thư
Mỗi thông báo đến và tệp gửi đi đều được ghi lại, đánh dấu thời gian và có thể tìm kiếm được. Biết chính xác những gì đã đến, khi nào bạn phản hồi và những gì vẫn còn chưa hoàn thành. Số theo dõi và xác nhận giao hàng cho mỗi mục bạn gửi.
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng
Không cần in, nhét phong bì, xếp hàng ở bưu điện hoặc sắp xếp cho ai đó đi thay mặt bạn. Tải lên, nhấp gửi, xong. Những gì từng mất một chuyến đi giờ chỉ mất 30 giây từ bảng điều khiển của bạn.
Thư tài liệu chờ xử lý
Các yêu cầu từ chính phủ yêu cầu phản hồi.
Đây là những tài liệu chính thức gửi đến địa chỉ đã đăng ký của bạn. Mỗi tài liệu đều yêu cầu hành động — thường là phải gửi lại bản trả lời bằng đường bưu điện.
| Từ | Tài liệu nhận được | Yêu cầu | Nếu bạn bỏ qua |
|---|---|---|---|
| Tax Office (税務署) | Inquiry letter (お尋ね) | Xác nhận thu nhập, chi phí hoặc các giao dịch cụ thể | Kích hoạt kiểm tra thuế chính thức (税務調査) |
| Tax Office (税務署) | Correction notice (是正通知) | Sửa chữa hoặc giải thích các không phù hợp trong khai báo | Cục Thuế phát hành đánh giá lại bắt buộc và phạt |
| Pension Service (年金機構) | Standard remuneration form (算定基礎届) | Báo cáo lương hàng tháng của mỗi nhân viên để tính bảo hiểm | Phí bảo hiểm không chính xác, thanh toán lại và phí phụ |
| Labor Bureau (労働局) | Labor insurance annual update (年度更新) | Tính lại phí bảo hiểm lao động dựa trên tổng lương thực tế | Phạt, lãi suất và kiểm tra kinh doanh tiềm ẩn |
| Statistics Bureau (総務省) | Economic Census (経済センサス) | Báo cáo số lượng nhân viên, hoạt động kinh doanh và doanh thu | Phản hồi là bắt buộc theo pháp luật — phạt không tuân thủ |
| METI (経済産業省) | Industry surveys | Báo cáo về hoạt động, vận chuyển hoặc dữ liệu ngành cụ thể | Liên hệ tiếp theo và áp lực hành chính |
| Municipality (市区町村) | Business operation surveys | Xác nhận số lượng nhân viên, dữ liệu lương, chi tiết nơi làm việc | Theo dõi hành chính; thay đổi tùy theo địa phương |
| Legal Affairs Bureau (法務局) | Correction request (補正通知) | Cung cấp tài liệu bị thiếu hoặc sửa lỗi trong đơn đăng ký | Đơn đăng ký của bạn bị từ chối |
Các hồ sơ sắp được nộp
Các tài liệu mà đơn vị của bạn cần nộp qua đường bưu điện.
Những tài liệu này sẽ không tự động gửi đến hộp thư của bạn — bạn cần chuẩn bị và gửi chúng trước thời hạn.
| Cơ quan | Tài liệu | Khi nào | Mức độ ưu tiên |
|---|---|---|---|
| Cục Thuế (税務署) | Khai báo lệnh thuế doanh nghiệp (法人税確定申告書) | Trong vòng 2 tháng kể từ cuối năm tài chính | Quan trọng |
| Cục Thuế (税務署) | Khai báo thuế tiêu thụ (消費税確定申告書) | Hàng năm hoặc hàng quý | Quan trọng |
| Cục Thuế (税務署) | Phê duyệt khai báo xanh (青色申告承認申請書) | Trong vòng 3 tháng kể từ thành lập | Cần chú ý |
| Cục Đăng ký pháp lý (法務局) | Đăng ký thay đổi giám đốc (取締役變更屆) | Trong vòng 2 tuần kể từ thay đổi | Quan trọng |
| Cục Đăng ký pháp lý | Đăng ký chuyển trụ sở (本店移轉登記) | Trong vòng 2 tuần kể từ chuyển đi | Quan trọng |
| Cục Đăng ký pháp lý | Thay đổi vốn/sửa đổi điều lệ | Trong vòng 2 tuần kể từ chủ trương | Cần chú ý |
| Cục Thuế Tỉnh (都道府県税) | Khai báo thuế doanh nghiệp tỉnh | Hàng năm | Cần chú ý |
| Dịch vụ Lương hưu (年金機構) | Đăng ký bảo hiểm xã hội (新規適用屆) | Khi tuyển dụng nhân viên | Cần chú ý |
| Cục Lao động (勞基署) | Thành lập bảo hiểm lao động (保險關係成立屆) | Trong vòng 10 ngày kể từ tuyển dụng | Cần chú ý |
| Chính quyền địa phương (市区町村) | Báo cáo thanh toán lương (給與支付報告書) | Trước cuối tháng 1 hàng năm | Cần chú ý |
| Chính quyền địa phương (市区町村) | Đăng ký điểm kinh doanh (事業所屆) | Khi thành lập | Thường quy |
Những Rủi Ro Đáng Lưu Ý
Bỏ lỡ thời hạn, tiền phạt tăng lên nhanh chóng.
Luật thuế và đăng ký doanh nghiệp của Nhật Bản có hậu quả nghiêm trọng đối với những kê khai trễ hạn hoặc bị bỏ sót.
Phạt không kê khai (無申告加算税)
Bỏ lỡ thời hạn kê khai thuế công ty, Cục Thuế Quốc gia sẽ phụ thêm 15% hoặc cao hơn trên số thuế chưa nộp. Phí trễ hạn hàng ngày (延滞税) sẽ tiếp tục tích lũy.
Phạt đăng ký trễ hạn (過料)
Thay đổi giám đốc, chuyển địa chỉ và thay đổi vốn phải được đăng ký trong vòng 2 tuần. Bỏ lỡ hạn chót, Cục Đăng ký Pháp lý có thể phạt công ty của bạn tới 1 triệu yen.
Bỏ qua thư yêu cầu (お尋ね)
Thư yêu cầu của cơ quan thuế về mặt kỹ thuật là không chính thức — nhưng bỏ qua nó cho thấy sự không hợp tác. Bước tiếp theo là kiểm tra thuế chính thức (税務調査) với khả năng tái đánh giá và phạt.
Dành cho ai
Được xây dựng cho bất kỳ ai điều hành thực thể kinh doanh tại Nhật Bản.
Cho dù bạn ở Tokyo, Osaka hay nước ngoài — nếu bạn điều hành một GK, KK hoặc chi nhánh, Send Mail cho phép bạn xử lý tất cả các nghĩa vụ bưu chính từ bảng điều khiển của mình.
Những người điều hành GK & KK
Xử lý khai thuế hàng năm, đăng ký thay đổi giám đốc, đăng ký bảo hiểm xã hội và thư từ văn phòng quận — hoàn toàn trực tuyến. Không cần đến bưu điện, không in ấn, không tem.
Chi nhánh nước ngoài
Nộp tờ khai thuế doanh nghiệp, phản hồi thông báo thuế tỉnh và gửi thay đổi đăng ký cho Cục Đăng ký Pháp — từ văn phòng của bạn ở bất kỳ nơi nào trên thế giới.
Công ty Kế toán & Luật pháp
Quản lý khai báo cho nhiều thực thể khách hàng? Sử dụng MailMate làm nền tảng thư ký doanh nghiệp — nộp hồ sơ thay mặt khách hàng, theo dõi các lần gửi và giữ hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh cho từng thực thể.
Thời hạn tiếp theo của bạn gần hơn bạn nghĩ
Đừng để một dấu bưu điện bị bỏ lỡ làm công ty bạn mất một triệu yên. Thiết lập MailMate trong chưa đến 5 phút và bắt đầu gửi thư từ bảng điều khiển của bạn ngay hôm nay.
Bắt đầu gửi thư