Hanko-những điều bạn cần biết về cách làm con dấu ở Nhật

Nhật Bản là một đất nước tươi đẹp và đang trên đà phát triển vững mạnh về mọi mặt, đặc biệt là kinh tế. Chính vì lý do đó mà ngày càng nhiều người Việt Nam muốn sang Nhật học và làm việc, với mục đích có thể phát triển bản thân và nâng cao chất lượng cuộc sống của mình. Để có một khởi đầu thuận lợi trước khi đặt chân đến đất nước này, bạn nên tìm hiểu những việc quan trọng cần thực hiện khi mới đến Nhật Bản. Điều đó sẽ giúp bạn tự tin và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho chuyến đi của mình.

Vâng, và một trong những điều quan trọng ấy mà chúng tôi muốn đề cập tới sâu hơn ở bài viết này đó chính là Con dấu cá nhân (Hanko).

1. Hanko là gì?

1. Định nghĩa

Nhật Bản nổi tiếng là quốc gia có sự phát triển và ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, từ trước tới nay, mọi thủ tục hành chính tại Nhật đều yêu cầu sử dụng con dấu cá nhân có tên gọi là Hanko (ハンコ)

Hanko hiểu đơn giản là con dấu được người Nhật (cá nhân hoặc công ty) sử dụng với hộp mực màu đỏ “Shuniku” để đóng dấu những giấy tờ quan trọng có liên quan đến hành chính hoặc thậm chí kể cả những giao dịch giấy tờ thông thường.

Con dấu Hanko (Nguồn: japan.net.vn)

2. Các loại con dấu 

Đối với người Nhật, Hanko là tên gọi chung để chỉ con dấu dùng bởi cá nhân hoặc công ty. Thế nhưng, khi sử dụng con dấu với những mục đích giao dịch khác nhau, nó sẽ được phân thành ba loại chính:

Jitsuin (実印): 

Đây là tên gọi con dấu khi đã được đăng ký với chính quyền địa phương. Con dấu này có vai trò cực kỳ quan trọng đối với người dùng vì nó được sử dụng trong các giấy tờ quan trọng như giấy mua bán đất, giấy kết hôn, hợp đồng thành lập công ty, mua bán xe hơi,... Jitsuin là con dấu có hiệu lực pháp lý và được công nhận là biểu tượng nhận dạng cá nhân, không trùng lặp với bất cứ người nào nên mỗi người phải tự bảo quản thật tốt con dấu của mình.

Ginkoin (銀行印): 

Đây là con dấu đã được đăng ký tại tổ chức tài chính khi mở tài khoản ngân hàng. Khi bạn mở tài khoản ngân hàng ở Nhật, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp con dấu này cho việc đăng ký tài khoản. Bạn sẽ cần dùng con dấu này để xác minh danh tính hay giải quyết những vấn đề liên quan đến tài chính-ngân hàng như rút tiền tiết kiệm hoặc chuyển khoản. 

Mitomein (認印): 

Con dấu này được dùng phổ biến trong đời sống hằng ngày và thường được mọi thành viên trong gia đình sử dụng. Thực tế thì con dấu này rất hữu dụng vì nó được dùng cho việc ký nhận đơn giản như giao hàng hay xác nhận thư từ - những điều thường xảy ra trong cuộc sống của chúng ta. Khác với hai loại dấu ở trên, con dấu này được sử dụng mà không cần đăng ký với văn phòng chính phủ. Chính vì vậy mà nó không có hiệu lực pháp lý và không có giá trị đối với các ngân hàng hoặc hợp đồng. 

Ở Việt Nam, khi bạn nhận hàng, bạn sẽ thường được ký tên yêu cầu xác nhận là đã lấy được hàng, còn ở Nhật, thay vì dùng chữ ký thì chúng ta chỉ cần lấy con dấu này ra đóng vào kiện hàng để xác nhận ta đã nhận được kiện hàng đó. Thật đơn giản phải không nào?

2. Quy định về đăng ký con dấu của Nhật Bản

Con dấu hanko này có vai trò quan trọng trong đời sống của người Nhật, vì thế việc đảm bảo tính duy nhất và chống giả mạo là vô cùng cần thiết. Cũng vì lí do này nên khi đi đăng ký con dấu, người đăng ký phải lưu ý những quy định sau:

• Độ tuổi tối thiểu để đăng ký con dấu là 15 tuổi

• Mỗi người chỉ được phép có MỘT con dấu vật lý đã đăng ký

• Con dấu không được nhỏ hơn 8mm vuông và không được phép vượt quá 25mm vuông

• Con dấu phải có hình tròn, oval hoặc vuông và phải có khung bên ngoài

• Tên trên con dấu phải giống tên người dùng (không được thêm từ nào khác)

Lưu ý: Các cơ quan văn phòng khác nhau có cách có thể có tiêu chuẩn khác nhau về đăng ký con dấu. Do vậy, để đảm bảo an toàn và chính xác, bạn nên lên trang website của văn phòng quận để tìm hiểu kĩ hơn nhé.

3. Làm thế nào để đăng ký con dấu cá nhân Hanko?

Khi bạn đến Nhật Bản, người Việt sẽ thường băn khoăn không biết nên đăng ký con dấu này ở đâu và đăng ký như thế nào. Đừng lo vì dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm con dấu ở Nhật một cách dễ dàng

Bước 1: Chọn và mua con dấu

Hanko được làm từ nhiều nguyên vật liệu khác nhau như gỗ, đá, hay nhựa. Vì vậy, bước đầu tiên khi đăng ký con dấu là bạn phải chọn mẫu thiết kế cho con dấu của riêng mình.

Bạn có thể mua Hanko ở những cửa hàng khắc con dấu, văn phòng phẩm, hiệu sách hoặc thậm chí là bạn có thể đặt hàng online. Thế nhưng, để con dấu được thiết kế đẹp và chính xác, bạn nên để con dấu của mình làm ở những cửa hàng uy tín để đảm bảo về chất liệu cũng như đáp ứng được tiêu chuẩn theo thông số kỹ thuật của chính quyền thành phố. Ngoài ra, tên được khắc trên Hanko thường là họ của bạn (bằng Kanji, Hiragana, hoặc Katakana).

Bước 2: Đến văn phòng phường (市役所 – shiyakusho) để đăng ký.

Sau khi đã chọn được thiết kế cho con dấu, lúc này bạn cần mang theo giấy tờ như thẻ cư trú (在留カード - Zairyu Card), giấy chứng minh địa chỉ (có thể là bản sao giấy cư trú - 住民票, Juminhyo) đến tòa thị chính hoặc văn phòng chính quyền địa phương và yêu cầu mẫu đơn đăng ký con dấu.

👉 Tham khảo thêm: Cách đăng ký tạm trú và lấy thẻ cư trú tại Nhật Bản

Trong quá trình điền vào biểu mẫu, bạn cần cung cấp những thông tin cá nhân và đóng dấu vào biểu mẫu bằng con dấu đã đăng ký của bản thân, nếu có thắc mắc hay cần phiên dịch những thông tin trên biểu mẫu, bạn hãy nói: “Shinsei sho no kinyū wo tetsudatte kudasai” (Hãy giúp tôi điền biểu mẫu này), ngay sau đó sẽ có nhân viên hỗ trợ và hướng dẫn bạn điền biểu mẫu chính xác hơn.

Hình ảnh minh họa mẫu đơn đăng ký con dấu ở thành phố Narashino

Bước 3: Gửi biểu mẫu và thanh toán phí xử lý

Sau khi điền xong biểu mẫu, bạn hãy đến nó đến quầy thanh toán cùng với giấy tờ tùy thân của mình (ví dụ như thẻ cư trú hoặc hộ chiếu). Một số văn phòng sẽ tính một khoản phí xử lý nhỏ, thường là 50 yên. Sau khi thanh toán xong, bạn sẽ nhận được thẻ đăng ký con dấu. Thẻ này rất quan trọng vì sau này bạn sẽ cần đến nó để lấy giấy chứng nhận con dấu. Chính vì vậy mà bạn hãy bảo quản nó cẩn thận nhé.

4. Giấy chứng nhận liên quan đến con dấu

Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký con dấu tại tòa thị chính, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký con dấu. Giấy chứng nhận này rất quan trọng vì nó xác nhận rằng con dấu của bạn đã được đăng ký chính thức và có thể được sử dụng trong các giao dịch pháp lý. Bạn cần bảo quản giấy chứng nhận này cẩn thận vì nó sẽ cần thiết khi bạn thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch quan trọng.

Những câu hỏi thường gặp

Tại sao phải sử dụng con dấu khi chữ ký viết tay đang ngày càng được phổ biến rộng rãi ở Nhật?

Vì con dấu Hanko là một nét văn hóa đặc trưng trong đời sống của người Nhật, nó mang ý nghĩa truyền thống, có độ tin cậy và xác thực cao cũng như có yếu tố pháp lý và chính thức. Vậy nên, chúng ta hãy “nhập gia tùy tục” vì con dấu này là một phần không thể thiếu trong văn hóa của nước bạn.

Việc sử dụng con dấu trong lịch sử Nhật Bản là gì?

Tại Nhật, con dấu từ lâu đã được sử dụng để xác định những người có liên quan trong chính phủ và thương mại.

Nên khắc họ hay tên lên con dấu?

Người Nhật hay khắc họ lên con dấu, tuy nhiên nếu bạn là người ngoại quốc, bạn vẫn có thể khắc cả họ lẫn tên lên con dấu của mình.

Làm gì khi bị mất con dấu?

Nếu bạn làm mất con dấu Hanko hoặc giấy chứng nhận, bạn cần thông báo cho văn phòng chính quyền địa phương và đăng ký lại.

Có phải cập nhật lại thông tin đăng ký con dấu khi thay đổi địa chỉ hoặc tên không?

Có. Nếu bạn thay đổi địa chỉ hoặc tên, bạn cũng cần cập nhật thông tin đăng ký con dấu của mình tại văn phòng phường.

Kết luận

Đối với những người mới đến Nhật Bản để định cư hoặc sinh sống thì việc đăng ký con dấu Hanko là một việc vô cùng quan trọng. Mặc dù ngày nay, chữ kí viết tay đang dần được phổ biến nhưng như chúng tôi vừa đề cập ở trên, con dấu này là một đặc trưng văn hóa không thể thiếu ở Nhật. Do đó, khi chúng ta sang Nhật làm việc và sinh sống, việc có một con dấu cho riêng mình là vô cùng cần thiết vì con dấu sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề về giao dịch ở Nhật dễ dàng hơn. Việc đăng ký con dấu lúc đầu sẽ gây nhiều khó khăn cho bạn vì bạn sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu và làm như thế nào. Chính vì vậy mà thông qua bài đọc này, chúng tôi mong rằng có thể giúp bạn hiểu hơn về con dấu và cách đăng ký nó ở Nhật Bản.