MailMate: Dịch vụ văn phòng ảo và quản lý thư từ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp tại Nhật Bản

Bạn muốn mở rộng kinh doanh tại Nhật Bản nhưng không cần phải thuê văn phòng thực tế? Bạn cần một giải pháp giúp quản lý thư từ và giữ liên lạc với khách hàng mà vẫn tiết kiệm chi phí? Đây là lúc MailMate xuất hiện - dịch vụ văn phòng ảo và quản lý thư từ, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp và cá nhân, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tại Nhật một cách linh hoạt và tiện lợi.

Mailmate là gì?

Dịch vụ văn phòng ảo chuyên nghiệp tại Nhật

MailMate, thành lập vào năm 2019 tại Tokyo, là dịch vụ hộp thư ảo và văn phòng ảo tiên tiến, được thiết kế dành riêng cho người nước ngoài, chủ sở hữu bất động sản, và doanh nghiệp tại Nhật Bản. 

Với MailMate, bạn có thể dễ dàng quản lý thư từ, hóa đơn và các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật, giúp bạn vượt qua mọi rào cản ngôn ngữ và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh từ xa.

Đối tượng sử dụng dịch vụ của Mailmate là ai?

Dưới đây là các nhóm người dùng của MailMate:

• Chủ sở hữu Akiya và nhà nghỉ dưỡng: Các chủ sở hữu bất động sản có thể chỉ định MailMate làm đại diện thuế để thanh toán thuế bất động sản và làm trung gian cho các công ty cấp nước và tiện ích.

• Người từng sống ở Nhật muốn tiếp tục nhận thư tại Nhật hoặc những người đang sống ở Nhật nhưng tạm thời đi du lịch hoặc về nước: Những người nước ngoài rời Nhật tạm thời hoặc trở về nước vẫn có thể truy cập và xử lý các hóa đơn và thông báo của văn phòng thành phố dù ở bất kỳ đâu.

• Chủ doanh nghiệp: MailMate cung cấp địa chỉ uy tín 5 sao cho hồ sơ đăng ký công ty với nhiều dịch vụ bổ sung hữu ích cho doanh nghiệp.

• Các chi nhánh doanh nghiệp: Với các doanh nghiệp muốn thành lập công ty ở Nhật muốn sử dụng địa chỉ kinh doanh ảo của MailMate tại Kyoto, Tokyo và Fukuoka là giải pháp tiết kiệm chi phí để phát triển nhanh chóng.

• Cá nhân muốn quản lý thư từ và thanh toán hóa đơn

Hiện tại, MailMate hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Nhật và tiếng Việt. Trong tương lai, MailMate có kế hoạch mở rộng dịch vụ với bản tóm tắt dịch thuật bằng tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp, tiếng Trung và nhiều ngôn ngữ khác.

Mailmate cung cấp những dịch vụ gì?

Hộp thư ảo đơn giản của riêng bạn.

Đến với Mailmate người dùng có thể tùy chọn các dịch vụ sau tùy theo nhu cầu:

• Hộp thư ảo

• Tóm tắt bản dịch thư tiếng Nhật

• Thanh toán hóa đơn

• Địa chỉ kinh doanh để đăng ký công ty/ văn phòng ảo

• Số điện thoại Nhật

• Lễ tân trực điện thoại song ngữ

• Dịch vụ đại diện thuế cho chủ sở hữu Akiya

• Quản lý biên lai và hóa đơn, tuân thủ Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử của Nhật

Dịch vụ văn phòng ảo, địa chỉ kinh doanh uy tín tại Nhật

MailMate mang đến giải pháp văn phòng ảo – một dịch vụ linh hoạt và tiện lợi giúp bạn sở hữu địa chỉ kinh doanh uy tín ngay tại Nhật, mà không cần phải chịu các chi phí đắt đỏ liên quan đến việc thuê văn phòng truyền thống.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh và các tiện ích văn phòng mà không yêu cầu bạn phải thuê hoặc duy trì một văn phòng thực tế. Với văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ này để đăng ký công ty, nhận thư từ, và thậm chí quản lý các cuộc gọi kinh doanh mà không cần phải có mặt tại đó. 

Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn giảm chi phí, đặc biệt hữu ích cho những người làm việc online hoặc các công ty quốc tế muốn mở rộng sang thị trường Nhật Bản mà không cần thiết lập văn phòng thực tế.

Làm sao để sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của Mailmate?

Bạn có thể đặt một cuộc gọi demo để được tư vấn trực tiếp và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Liên hệ với CSKH của Maimate qua email support@mailmate.jp hoặc đặt lịch demo tại đây.

Nếu bạn muốn được tư vấn bằng tiếng Việt, vui lòng thêm ghi chú này khi book lịch tư vấn với Mailmate nhé!

Vì sao nên chọn Mailmate?

Ngoài các dịch vụ đa dạng kể trên, MailMate còn có nhiều ưu điểm nổi bật khác, chẳng hạn như:

• Giao diện dễ sử dụng: Giao diện MailMate thân thiện, tương tự như các dịch vụ email phổ biến, cho phép bạn nhanh chóng xem, xử lý thư, yêu cầu dịch thuật và thanh toán hóa đơn chỉ với vài cú nhấp chuột, từ bất kỳ thiết bị nào.

• Chăm sóc khách hàng tận tâm: Đội ngũ MailMate luôn sẵn sàng hỗ trợ với thái độ chuyên nghiệp, giải đáp nhanh chóng và đáp ứng mọi nhu cầu đặc biệt của bạn.

• Quản lý và lưu trữ thông tin bảo mật: Dữ liệu được mã hóa SSL, các bản sao thư giấy được lưu trữ trong 7 năm theo quy định của Nhật Bản và có thể được hủy hoặc chuyển tiếp theo yêu cầu của bạn.

Cách mở tài khoản MailMate

Quản lý thư từ Nhật Bản từ bất kỳ nơi nào trên thế giới.

Quy trình đăng ký tài khoản Mailmate rất đơn giản. Dưới đây là các bước để bạn có thể bắt đầu một cách nhanh chóng:

1. Truy cập MailMate.jp và tạo tài khoản miễn phí.

2. Đặt lịch hẹn gọi demo với một đại diện MailMate nói tiếng Anh (hoặc tiếng Việt). Trong cuộc gọi này, bạn sẽ được tư vấn, giải đáp các thắc mắc và tìm hiểu các tùy chọn.

3. Đăng ký và chọn gói dịch vụ phù hợp.

4. Chuyển tiếp thư của bạn đến trụ sở MailMate.

5. Quản lý thư từ Nhật Bản một cách thuận tiện từ bất kỳ đâu!

Việc thuê dịch vụ quản lý thư từ ngày càng trở nên phổ biến tại Nhật Bản. Các giải pháp hộp thư ảo giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, ứng phó với tình trạng thiếu hụt lao động, đảm bảo tuân thủ quy định, và thúc đẩy quá trình số hóa trong hoạt động kinh doanh.

Dù bạn là người nước ngoài, chủ sở hữu bất động sản Akiya, hay doanh nhân, việc sử dụng văn phòng ảo và các giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý thư từ sẽ giúp bạn tận dụng xu hướng chuyển đổi số hiện đại, dễ dàng tự động hóa và quản lý thư từ từ xa một cách hiệu quả.