Koseki Tohon là gì? Cách đăng ký hộ tịch Nhật Bản đơn giản

Khi đến Nhật Bản làm việc và sinh sống, sẽ không ít người Việt Nam chọn ở lại đất nước hoa anh đào này để lập gia đình cũng như xây dựng cuộc sống hôn nhân. Một trong những điều quan trọng mà người Việt chúng ta cần lưu ý khi có ý định lập gia đình ở Nhật là tìm hiểu về Koseki Tohon và cách đăng ký hộ tịch vì đây là điều cần thiết phải làm.

Không phải đi đâu xa, ở bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn về Koseki Tohon và hướng dẫn bạn cách đăng ký hệ thống hộ tịch Nhật Bản nhanh chóng và dễ dàng.

1. Koseki Tohon là gì?

Koseki Tohon là hệ thống hộ tịch, dùng để đăng ký nhân khẩu trong một gia đình ở Nhật nhằm quản lý các thành viên trong gia đình đó.

Quyển sổ này bao gồm những thông tin quan trọng như tên cá nhân, ngày sinh, nơi ở đã đăng ký, (本籍地 = honseki chi), tình trạng hôn nhân, tên và mối quan hệ của ba mẹ ruột cũng như tên con cái.

Tất cả những thông tin lưu trên sổ hộ tịch đều dựa trên lời khai của công dân với văn phòng thành phố địa phương của họ. Hơn nữa, vì chỉ có công dân Nhật Bản mới có Koseki Tohon nên đây cũng là một cách để chứng minh quyền công dân.

Để yêu cầu giấy chứng nhận đăng ký gia đình cũng như các tài liệu khác có liên quan, bạn có thể điền vào hai mẫu đơn dưới đây:

• 戸籍証明書等請求書 Koseki Shoumeisho tou Seikyuu-sho

• Yêu cầu Giấy chứng nhận hộ tịch và các tài liệu khác (Koseki Shoumeisho-tou Koukiku Koufu Seikyuu-sho) Mẫu đơn đăng ký của phường Minato

2. Mục đích của Koseki Tohon là gì?

Koseki Tohon được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm:

• Xác minh thông tin về gia đình khi xin visa hoặc đăng ký kết hôn

• Đăng ký thừa kế tài sản

• Xác minh thông tin về gia đình khi mua bán bất động sản

• Xác minh thông tin về gia đình khi đăng ký học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản

Việc sử dụng Koseki Tohon trong các tình huống này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các thông tin liên quan đến gia đình bạn.

3. Có bao nhiêu loại hộ tịch?

Có 2 loại:

• Bản sao toàn bộ sổ hộ tịch (戸籍謄本 = koseki tohon): gồm tất cả các thông tin về gia đình

• Bản trích lục sổ hộ tịch (戸籍抄本 = koseki shohon): chỉ chứa một phần thông tin của sổ hộ tịch (ví dụ như thông tin của một thành viên trong gia đình)

Tùy vào mục đích sử dụng mà công dân Nhật Bản sẽ cần nộp một trong hai loại tài liệu này để hoàn tất các thủ tục hành chính nhất định. Đa số các thủ tục yêu cầu nộp sổ hộ tịch thường sẽ chỉ rõ bạn cần nộp loại tài liệu nào trong từng tình huống cụ thể nên đừng lo lắng nhé.

4. Làm sao để đăng ký Koseki Tohon trực tiếp tại Nhật Bản?

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết

Cần chuẩn bị những giấy tờ sau nếu bạn hoặc vợ/chồng hoặc người thân trực hệ nộp đơn yêu cầu trích lục hộ tịch:

• Giấy tờ tùy thân: bằng lái xe, thẻ My number, hộ chiếu, thẻ bảo hiểm y tế quốc gia,...

• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người có tên trong hộ tịch.

Bước 2: Tải mẫu đơn đăng ký và điền thông tin

Tùy theo từng thành phố và từng đô thị mà mẫu đơn đăng ký sẽ khác nhau. Một số thành phố cung cấp mẫu đơn trực tuyến nên khá tiện lợi cho việc tải về và điền thông tin. Tuy nhiên, nếu mẫu đơn không có sẵn trực tuyến, bạn cần phải đến trực tiếp văn phòng hành chính của thành phố để làm thủ tục.

Để kiểm tra xem thành phố của bạn có cung cấp mẫu đơn online hay không, hãy tìm kiếm trên Google với từ khóa: [tên thành phố của bạn] + 戸籍謄本

Bước 3: Nộp hồ sơ tại văn phòng thành phố

Nếu tất cả giấy tờ được nộp đủ với thông tin chính xác, bạn sẽ nhận được sổ hộ tịch tại chỗ và phải trả một khoản phí nhất định (1 mẫu đơn đăng ký hộ tịch khoảng 350 yên - 450 yên)

Mẫu đơn đăng ký hộ tịch của Minato-ku

Lưu ý: Nếu bạn đang gặp khó khăn khi cố gắng hiểu nội dung những hóa đơn, bưu kiện hay thậm chí là thư điện tử, thì đừng lo! Hãy sử dụng dịch vụ Mailmate của chúng tôi. Chúng tôi sẽ xử lý tất cả thư tiếng Nhật của bạn bằng dịch vụ song ngữ thư ảo số 1 Nhật Bản! Quá là tiện lợi phải không nào?

5. Làm thế nào để trích lục hộ tịch qua đường bưu điện?

Bước 1: Tải mẫu đơn đăng ký koseki từ trang web thành phố nơi bạn sống

Trang web của văn phòng thành phố thường cung cấp sẵn các mẫu đơn xin cấp giấy tờ và chứng nhận. Vì vậy, bạn chỉ cần lên trang web và tải những mẫu đơn này xuống, điền thông tin chính xác và lưu giữ nó cẩn thận. Ngoài ra, hãy ghi chú địa chỉ của cơ quan hành chính nơi mà bạn cần gửi hồ sơ để đảm bảo hồ sơ được chuyển đến đúng địa điểm nhé.

Nếu nơi đăng ký hộ tịch thường trú (honseki) của bạn nằm ngoài Quận Minato và bạn cần bản sao đầy đủ của sổ hộ tịch gia đình, bạn có thể điền vào Đơn xin cấp Giấy chứng nhận cư trú dành cho người không cư trú tại Thành phố Minato. Sau khi điền xong, hãy gửi đơn này đến đúng địa điểm, cụ thể là cơ quan hành chính nơi bạn đăng ký hộ tịch.

Bước 2: Chuẩn bị bản sao của các giấy tờ xác minh danh tính cần thiết

Thông thường sẽ bao gồm một trong các giấy tờ sau: Thẻ My Number, bằng lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ cư trú,...

Bước 3: Tạo lệnh chuyển tiền cố định (定額小為替 = teigaku kogawase) do Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản phát hành

Đây là một phương thức thanh toán phổ biến dành cho các tài liệu và giấy tờ chính thức do chính phủ cấp qua đường bưu điện. Đối với sổ hộ tịch, phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào số lượng bản sao bạn cần và loại sổ hộ tịch mà bạn yêu cầu (1 bản sổ hộ tịch khoảng 350 yên - 450 yên). Ngoài ra, các khoản phí này là một sự bổ sung vào các tài liệu cần thiết.

Bước 4: Chuẩn bị một phong bì gửi lại có ghi tên, địa chỉ bưu điện của bạn và dán tem trị giá 94 yên

Các giấy tờ cần thiết và phương thức nộp hồ sơ có thể khác nhau tùy theo tỉnh, thành phố hoặc khu vực nơi bạn đăng ký hộ tịch. Trong các yêu cầu này, có thể có sự khác biệt in the city hoặc khu vực cụ thể. Hãy kiểm tra thông tin trên trang web của văn phòng hành chính địa phương để biết rõ giấy tờ cũng như cách nộp hồ sơ để hồ sơ được chấp nhận nhé.

Bước 5: Nhận bản sao Koseki Tohon hoặc Koseki Shohon qua bưu điện

Nếu toàn bộ giấy tờ của bạn đầy đủ, bạn có thể nhận được bản sao hộ tịch trong vòng 1 tuần đến 10 ngày làm việc. 

Tuy nhiên, vì cách này có thể mất khá nhiều thời gian để xử lý, nên sẽ không phù hợp nếu bạn đang cần tài liệu gấp. Trong trường hợp này, hãy nộp đơn trực tiếp tại văn phòng thành phố nơi bạn đã đăng ký hộ tịch.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao phải đăng ký Koseki ở Nhật Bản?

Sổ hộ tịch có 3 vai trò quan trọng không chỉ đối với cá nhân mà còn đối với chính quyền thành phố:  

• Chứng minh quyền công dân Nhật Bản.  

• Xác minh danh tính của một người.  

• Xác định các mối quan hệ gia đình.

Có thể để người khác nộp đơn đăng ký Koseki Tohon thay bản thân được không?

Được. Nếu một người nộp đơn thay cho bạn, họ sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Giấy ủy quyền từ bạn 

• Giấy tờ tùy thân của người nộp đơn thay bạn

• Bản sao giấy tờ tùy thân của bạn

Sổ hộ tịch có phải là sổ hộ khẩu không?

Không. Hai loại sổ này khác nhau cả về tên gọi và mục đích sử dụng:

Hộ tịch (Koseki): Tập trung vào việc ghi chép các sự kiện pháp lý liên quan đến nhân thân của cá nhân và gia đình. Mỗi gia đình có một bản Koseki riêng, và thông tin trong đó thường chỉ bao gồm những thành viên trực tiếp trong gia đình (không bao gồm họ hàng xa).

Hộ khẩu (Juminhyo - 住民票): Là hệ thống ghi chép địa chỉ cư trú của một cá nhân hoặc hộ gia đình. Đây là tài liệu chứng minh nơi ở hiện tại, thường được yêu cầu khi đăng ký các dịch vụ công hoặc mở tài khoản ngân hàng.

Những đối tượng nào có thể yêu cầu Koseki Tohon?

Những người sau đây có thể yêu cầu Koseki Tohon:

• Thành viên trong gia đình

• Người thừa kế tài sản

• Người đại diện theo pháp luật

• Cơ quan chính phủ hoặc tổ chức có liên quan

Việc xác định đúng đối tượng có thể yêu cầu Koseki Tohon là rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được cung cấp một cách chính xác và hợp pháp.

Kết luận

Việc đăng ký hộ tịch là một trong những việc quan trọng không chỉ đối với người dân Nhật Bản mà còn với những người nước ngoài như chúng ta có ý định ở lại Nhật kết hôn, lập gia đình. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp các bạn đăng ký hộ tịch (Koseki Tohon) thật đơn giản và dễ dàng nhé.