Gensen là gì? Hướng dẫn cách đọc giấy Gensen đơn giản

Nhiều người làm việc tại Nhật vẫn thắc mắc không biết Gensen là gì, lấy Gensen từ đâu, hoặc tại sao sau nhiều năm làm việc vẫn không có Gensen. Đừng lo lắng! MailMate sẽ giúp bạn giải mã các vấn đề về giấy Gensen.

Gensen là gì?

Vào những tháng cuối của mỗi năm, người lao động làm việc tại Nhật Bản sẽ nhận được 1 mảnh giấy nhỏ trên đó có ghi tổng số tiền công ty trả cho bạn và số tiền bị khấu trừ. Đây là khoản tiền mà bạn có thể nhận được sau khi về nước. Đây gọi là giấy Gensen Choshu Hyo.

Vậy Gensen có thể biết đến là loại giấy tờ chứng từ đang sử dụng trong Hệ thống Thuế của Nhật Bản, chứa thông tin về số tiền thuế phải nộp dựa trên thu nhập. Và thường được các công ty và cá nhân sử dụng để chứng minh thu nhập, thuế đã được tính và thanh toán cho cơ quan thuế.

Vào tháng 12 hàng năm, người lao động sẽ được phát 1 bản trên đó có ghi Địa chỉ công ty, họ tên bạn, tổng số tiền đã nhận, số tiền khấu trừ thuế, tiền thuế và bảo hiểm,… Đây là giấy tờ rất quan trọng để sau khi về Việt Nam bạn có thể làm các thủ tục lấy nenkin lần 3 xin hoàn thuế thu nhập cá nhân ở Nhật.

Giải thích nội dung trên giấy Gensen

Trên giấy Gensen sẽ có 5 mục mà bạn cần phải chú ý. 

1. Số tiền tổng thu nhập trong năm qua (支払金額) hay còn gọi là Nenshu(年収ーねんしゅう), là tổng số tiền mà công ty trả cho bạn. Bao gồm toàn bộ tiền lương, thưởng, hỗ trợ nhà ở,… 

2. Số tiền chịu thuế còn lại sau khi giảm trừ chi phí (給与所得控除後の金額(調整控除後)): Công ty sẽ tính mỗi nhân viên có một khoản trừ chi phí cần thiết cho công việc, khoản trừ này sẽ không chịu thuế. Nó được quy định ở một mức và mục này sẽ cao nếu mục 1 của bạn cao. Vậy có thể hiểu ở đây số tiền mục này là kết quả của tổng số tiền công ty chi – khoản tiền giảm trừ để nhận lương.

Khoản tiền giảm trừ thu nhập được tính dựa trên thu nhập (01/04/2021):

3. Tổng số tiền giảm trừ thu nhập khác (所得控除の額の合計額): Đây cũng là mục số tiền không chịu thuế, bao gồm các mục như:

• 「配偶者控除」（はいぐしゃこうじょがく）: Khoản khấu trừ cho vợ (nếu vợ không đi làm hoặc có thu nhập dưới 103 man/năm).

• 「扶養控除」（ふようこうじょ）: Khoản khấu trừ khi có người phụ thuộc kinh tế khác như bố mẹ ruột, bố mẹ vợ,…Thông thường là cứ có 1 người phụ thuộc thì khoản thu nhập chịu thuế sẽ giảm 38 man. Ở đây, bạn càng kê khai, chứng minh được có nhiều người phụ thuộc thì sẽ được giảm nhiều thuế.

• 「配偶者特別控除」（はいぐしゃとくべつこうじょがく）: Khoản khấu trừ đặc biệt cho vợ/chồng (nếu vợ đi làm nhưng có thu nhập trên 103 man và dưới 160 man thì sẽ được khấu trừ 1 phần ít hơn mức ở trên theo từng nấc thu nhập).

• 「生命保険料の控除額」(せいめいほけんりょうのこうじょがく）: Khoản khấu trừ vì đóng tiền bảo hiểm nhân thọ.

• 地震保険料の控除額: Khoản khấu trừ vì đóng bảo hiểm động đất 

4. Tổng số tiền thuế bạn đã nộp (源泉徴収税額): đây là ô thể hiện bạn đã nộp thuế trong năm vừa qua, là kết quả của việc nhân thuế suất với số thu nhập chịu thuế được tính từ các mục 1-3. Thêm vào đó, thuế suất có thể thay đổi qua từng năm và dao động dựa trên mỗi mức lương nhận được khác nhau.

5. Tổng số tiền đóng bảo hiểm xã hội (社会保険料等の金額): Đây là tổng số tiền bảo hiểm xã hội bạn đã trả trong năm vừa qua. Bao gồm: 健康保険料 (bảo hiểm sức khỏe), 厚生年金保険料 (bảo hiểm phúc lợi hưu trí), 雇用保険料 (bảo hiểm thất nghiệp) và 労災保険(bảo hiểm lao động). Tổng của các khoản bảo hiểm này là tổng số tiền bảo hiểm xã hội bạn phải nộp trong 1 năm hoặc từ khi bạn vào công ty tới cuối năm.

Giấy Gensen có quan trọng không?

Đây là giấy tờ quan trọng để xin hoàn thuế thu nhập (điều kiện để làm thủ tục lấy Nenkin lần 3).

Đối với những người có thu nhập phải đóng thuế (1 năm trên 103 man) nếu trong gia đình có người phụ thuộc và không có thu nhập (扶養家族), sẽ được giảm thuế (扶養控除). 

Giấy Gensen là điều kiện để nhận lại tiền thuế đóng dư hoặc được miễn giảm thuế.

Cần phải làm gì khi mất giấy Gensen?

Nếu bạn bị mất giấy Gensen, bạn cần phải liên hệ ngay với công ty bạn làm ở Nhật để xin cấp lại. Các công ty ở Nhật Bản thông thường đều có các bộ phận “Soomi (総務, そうむ, hành chính)”, ”Keeli (経理, けいり, kế toán)” hoặc “Jimu (事務, じむ, văn phòng) để phụ trách thực hiện công việc cấp giấy Gensen.

Hướng dẫn thủ tục lấy Nenkin lần 3 với giấy Gensen

Nenkin lần 3 thực chất chính là tiền thuế thu nhập cá nhân mà bạn chưa lấy khi còn ở Nhật hoặc của năm cuối khi về nước mà bạn chưa kịp nhận lại. 

Vì không liên quan và ảnh hưởng đến lần 1 và lần 2, bạn hoàn toàn có thể tiến hành xin Nenkin lần 3 song song với việc làm thủ tục lấy Nenkin lần 1 và lần 2.

Các giấy tờ thủ tục mà bạn cần chuẩn bị gồm có:

• Giấy Gensen

• Thẻ ngoại kiều photo 2 mặt

• Hộ khẩu photo có công chứng

• Giấy chuyển tiền về Việt Nam

• Địa chỉ Email (nếu có)

Sau khi đã hoàn thành đầy đủ các giấy tờ trên, bạn sẽ gửi bộ hồ sơ này đến các công ty dịch vụ lấy Nenkin để nhờ thực hiện thủ tục thay. Nếu không có trục trặc hay vấn đề gì phát sinh, bạn sẽ nhận được khoản tiền này trong vòng từ 3 đến 4 tháng.

Theo quy định, mọi thủ tục của Nenkin lần 3 sẽ phải làm trực tiếp với sở thuế ở Nhật. Do đó bạn cần phải nhờ một đơn vị đại diện thực hiện thay sau khi bạn đã về nước. 

Dịch vụ Tax Representative của MailMate sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách chỉ định MailMate làm đại diện thuế để thay mặt bạn thực hiện các thủ tục này tại sở thuế. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng lấy được Nenkin lần 3 ngay khi ở nước ngoài.

Kết luận

Qua bài viết này, bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về định nghĩa và chức năng của giấy Gensen, giờ đây, bạn có thể yên tâm thực hiện các thủ tục lấy nenkin lần 3 với giấy Gensen sau khi về nước. Chúc bạn thành công!