Cách gửi bì thư ở Nhật và những điều cần lưu ý

Nếu bạn đang sinh sống hay làm việc tại Nhật Bản, việc gửi và nhận thư từ trở thành một phần thiết yếu trong sinh hoạt thường nhật của bạn. Cho dù đó là một lá thư chúc mừng, hồ sơ xin việc, hay chỉ là vài dòng tâm sự gửi gắm đến người thân yêu, việc am hiểu cách gửi thư một cách chính xác là điều cần thiết. 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, bước đơn giản giúp bạn gửi bì thư tại Nhật Bản một cách thuận lợi và hiệu quả:

Vì sao cần gửi đồ bằng bì thư?

Ở Nhật, gửi bì thư là một dịch vụ cho phép bạn gửi thư có kích thước tối đa A4 và trọng lượng đến 4kg với một mức giá cố định trên toàn quốc. 

Gửi đồ bằng bì thư ở Nhật được ưa chuộng vì nhiều lý do, một trong số đó là:

• Chi phí thấp: Gửi bằng bì thư thường rẻ hơn so với các phương thức vận chuyển khác.

• Nhanh chóng: Hệ thống bưu điện Nhật Bản hiệu quả, đảm bảo thư đến tay người nhận một cách nhanh chóng.

• Dễ dàng tìm mua: Bì thư có sẵn tại nhiều địa điểm và có thể gửi từ hòm thư hoặc bưu điện.

• Linh hoạt: Phù hợp gửi nhiều loại tài liệu, từ giấy tờ, hợp đồng đến thư từ cá nhân.

Những ưu điểm này giúp việc cho gửi thư bằng bì thư tại Nhật không chỉ kinh tế mà còn rất đáng tin cậy và tiện lợi.

Các loại bì thư và giá cả

Vào ngày 13/6 gần đây, Bưu điện Nhật Bản đã công bố một kế hoạch tăng giá cước bưu phí, có hiệu lực từ ngày 1/10/2024. 

Theo thông báo này, giá của bì thư màu đỏ Letter Pack Plus - レターパック プラス520 (bì thư 520) sẽ được điều chỉnh từ 520 yên lên 600 yên, từ nay có thể gọi là bì thư 600.

Đồng thời, giá của bì thư màu xanh Letter Pack Light - レターパック ライト370 (bì thư 370) cũng sẽ tăng từ 370 yên lên 430 yên, từ nay có thể gọi là bì thư 430.

Letter Pack Plus (bì thư 600) là loại giao hàng trực tiếp với yêu cầu chữ ký xác nhận từ người nhận, và Letter Pack Light (bì thư 430), loại này được giao vào hộp thư của bạn.

Cách gửi bì thư ở Nhật 

Bước 1: Chuẩn bị bì thư 

Bạn có thể dễ dàng tìm mua bì thư tại nhiều địa điểm khác nhau, bao gồm bưu điện địa phương, các cửa hàng tiện lợi combini, và cũng không thiếu những điểm bán tem thư khác trải dài khắp nơi. 

Mặc dù có một số ngoại lệ, phần lớn các địa điểm này đều cung cấp đa dạng các loại bì thư để bạn lựa chọn, phù hợp với mọi nhu cầu gửi thư của bạn.

Thêm vào đó, để tiện lợi hơn cho người dùng, bưu điện còn bán bì thư qua cửa hàng trực tuyến của mình, nơi bạn có thể mua các bì thư theo bộ 20 tờ. Việc mua hàng trực tuyến không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo bạn luôn có sẵn bì thư khi cần, ngay cả khi không có thời gian đến trực tiếp các điểm bán.

Yêu cầu về gói hàng

Trọng lượng tối đa của bì thư không được quá 4kg. Bất kỳ vật phẩm nào có trọng lượng vượt quá mức này sẽ không được chấp nhận để gửi. 

Đối với Letter Pack Light, loại bì thư có giá trị 430 yên, độ dày không được vượt quá 3cm; bất kỳ món đồ nào dày hơn 3cm cũng sẽ không được chấp nhận.

Bước 2: Điền thông tin cần thiết 

Hãy điền đầy đủ thông tin địa chỉ và đặt thư hoặc gói hàng vào bên trong bì thư. Đối với bì thư có giá trị 600 yên và 430 yên, bạn không cần phải dán thêm tem.

Trong trường hợp bạn chọn sử dụng bì thư cũ 520 có giá 520 yên hoặc bì thư 370 có giá 370 yên, bạn sẽ cần phải dán thêm tem trị giá 80 yên hoặc 60 yên tương ứng để bảo đảm bưu phẩm được gửi đi đúng quy định.

Bước 3: Gửi thư

Bạn có thể gửi bì ở hòm thư hoặc ở quầy giao dịch ở bưu điện, hoặc ở combini. Ngoài ra, bưu điện Nhật cũng cung cấp dịch vụ thu gom Letter Pack Plus (bì thư 600), cho phép bạn gửi các bưu phẩm quan trọng một cách thuận tiện và an toàn. 

Khi gửi ở hòm thư, bạn cần lưu ý bên trái của hòm thư dùng để gửi thư thường hoặc thư nhỏ như thư tín và bưu thiếp. Bên phải dành cho các phong bì lớn hơn, bì thư và thư quốc tế.

Trên những hòm thư này ở Nhật Bản, sẽ có giờ thu thư. Thời gian thu thư cuối cùng thường trước 18 giờ.

Hòm thư ở Lawson | Image via Tokukita.jp

Trường hợp bạn muốn sử dụng dịch vụ lấy thư tại nhà hoặc cần thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ trực tiếp với bưu điện gần nhất. Nhân viên tại đó sẽ sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn về cách thức gửi hàng, chi phí, cũng như các dịch vụ khác có liên quan đến bì thư.

Những mặt hàng nào không được phép gửi qua bì thư?

Bì thư không thể dùng để gửi các đồ vật có giá trị như tiền mặt, kim loại quý, hoặc các chất nguy hiểm như chất nổ hay hóa chất độc hại. 

Ngoài ra, bạn cũng không sử dụng dịch vụ này để gửi các vật phẩm dễ vỡ như thủy tinh và gốm sứ, các thiết bị nhạy cảm, hàng hóa dễ hỏng, sinh vật sống, hoặc các vật phẩm quan trọng khó có thể thay thế như tác phẩm nghệ thuật.

Làm thế nào để nhận thư từ ở Nhật?

Có nhiều cách để nhận thư tại Nhật Bản. Phần lớn thư từ sẽ được đặt vào hộp thư của bạn. Tuy nhiên, một số loại thư cần người nhận ký xác nhận để chứng tỏ rằng bạn đã nhận được chúng.

Nếu bạn không ở Nhật Bản và bạn muốn xem thư của mình trực tuyến, hãy cân nhắc sử dụng MailMate!

MailMate

Khi MailMate nhận được thư của bạn, bạn sẽ được thông báo qua email hoặc Slack rằng thư đã tới. Là một dịch vụ hộp thư ảo, thư của bạn sẽ được quét và đưa lên bảng điều khiển để bạn có thể xem mọi nội dung trực tuyến một cách tiện lợi.

Bạn có thể yêu cầu mở, chuyển tiếp, và hủy thư ngay từ đây. MailMate thậm chí còn có thể giúp bạn thanh toán các hóa đơn tiện ích khi bạn vắng mặt khỏi Nhật Bản.

Làm thế nào để đặt lịch giao thư lại?

Đối với bất kỳ thư từ nào cần chữ ký như Letter Pack Plus (bì thư 600) mà bạn không có ở nhà, người giao hàng sẽ để lại một tờ giấy thông báo giao lại trong hộp thư của bạn.

Thông báo này sẽ có một mã QR để bạn quét và đặt lịch giao lại. Bạn có thể chọn một ngày và giờ thuận tiện để người giao hàng quay lại.

Kết luận

Ở Nhật Bạn, khi gửi thư có một số quy định rõ ràng về trọng lượng, kích thước và tình trạng của bì thư mà bạn cần tuân theo. Hy vọng rằng hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức gửi thư sao cho thuận tiện và hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra kỹ thông tin và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết để thư của bạn được gửi đi an toàn. 

Chúc bạn giao tiếp thư từ suôn sẻ và hài lòng với dịch vụ bưu chính tại Nhật Bản!

👉 Có thể bạn quan tâm:

Gửi đồ và hàng hóa tại Nhật: Hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu

Hướng dẫn theo dõi tình trạng đơn hàng Nhật Bản nhanh chóng