在日本租辦公室必知：完整租賃流程、費用及替代方案一次看懂！
在日本租辦公室是一項值得考慮的投資，尤其對於打算在當地擴展事業的企業來說，不僅能提升品牌形象，還能帶來穩定的業務營運地點。然而，租辦公室的流程涉及諸多費用與步驟，初次面對的企業可能感到複雜且繁瑣。本文將帶您一窺在日本租賃辦公室的費用概況、必經流程以及適合您業務需求的其他選擇，以幫助您做出最適合的決定。
日本租辦公室的費用究竟多少？
要了解在日本租辦公室的費用，我們需要考慮地點與空間大小兩大要素。一般來說，日本的主要城市租金差距頗大，尤其東京和福岡的價格就有明顯不同。在東京市中心區域，實體辦公空間每坪（約3.3平方公尺）月租金可能高達406萬日圓，而福岡同樣大小的空間每月租金約為74萬日圓。需要注意的是，坪數這個單位在日本非常常見，等於3.3平方公尺或35.6平方英尺。
同時，除了租金之外，還會有一些額外的開支，例如押金、禮金、管理費等等。這些加總起來，對於新進駐日本的企業來說是不可忽視的成本。
在日本租賃辦公室時的額外費用
在日本租賃辦公室時，除房租本身外，還需要支付其他費用。我們以下列出了常見的幾項費用，以便您能提前預算：
押金（敷金）：大約是2至6個月的租金，作為租約到期後退還的保證金。
禮金（礼金）：非退還性費用，大約1至2個月的租金。
仲介費（仲介手數料）：通常為一個月的租金，作為房地產仲介的佣金。
管理費（管理費）：每月支付的管理費用，用於建築和公共區域的維護。
保險（保険）：通常是火災及責任險，保障租戶安全。
更新費（更新料）：在租約到期後續約時需要支付的額外費用。
水電費（光熱費）：包含電費、水費、瓦斯費，有些場合還包括網路與電話費。
傢俱和設備：如果空間沒有提供，可能需要您自行購置傢俱和辦公設備。
固定攤還費（如適用）：針對貸款或債務的固定攤還付款
另外，有些租賃合同還有「免租期」，租客在此期間不需要支付租金，對於希望在起步階段減少財務壓力的企業來說，這是個不錯的選擇。
在日本租賃辦公室的流程
了解了辦公室租金和其他可能的相關費用後，我們來看看如何順利完成租賃流程。一般來說，日本的租賃流程較為正式，若您在流程中遇到障礙，可以考慮聘請仲介或顧問來協助。
1. 選擇合適的地點
選址是租賃辦公空間的首要考量，尤其在日本這樣交通發達的國家，選擇方便的地點尤為重要。當您為企業選址時，可以考慮以下幾個因素：
距離車站或機場的距離
到車站的步行時間
上班通勤時間和費用
鄰近的銀行、郵局等設施
附近的餐飲選擇
東京的商業區域非常集中，像是丸之內、港區、大手町和澀谷等地都是辦公空間需求極高的地區。此外，若公司業務需頻繁接待國內外客戶，靠近車站與地標性建築會為企業形象加分。
2. 預約參觀辦公室空間
在確認了心儀的幾個地點後，建議安排親自參觀。透過實地觀察，您可以了解辦公室的大小、環境，以及是否配備所需的設施。此外，這也能幫助您考察周邊環境、交通便利性和附近設施的情況。
如果您不在日本，也可以請房地產仲介協助安排遠距的辦公空間參觀，有些仲介甚至提供虛擬導覽，方便您隨時隨地查看辦公環境。
3. 理解日本的辦公室租賃類型
日本的辦公室租賃一般分為長期和短期兩種模式，企業應根據營運需求選擇適合的租賃類型。
辦公室類型 |
初期成本 |
每月成本 |
靈活性 |
適合對象 |
|---|---|---|---|---|
長期租賃 |
高 (押金、禮金、仲介費) |
高 (租金、水電、維護費) |
低 |
適合成熟企業、大型公司 |
短期租賃 |
中等 (可能需支付一些初期費用) |
中至高 (租金、水電、維護費) |
中等 |
適合新創公司、專案團隊、臨時辦公 |
長期租賃 長期租賃適合打算長期穩定發展的企業，通常分為以下兩類租賃合約：
普通可更新租約：根據日本土地與建物租賃法，租約期限為1-2年，並可續約，與租賃公寓類似。這類租約穩定且適合長期在同一地點經營的企業。
定期租約：合約會有特定的租賃期限，到期後不自動續約，租戶和房東需重新協商。這類合約對於想要租用短期辦公空間的企業較為彈性靈活。
短期租賃 短期租賃一般用於日本的「服務式辦公室」，這類辦公室通常已配備完善的設施，例如 IT 基礎建設、會議室、以及辦公室家具。租賃服務式辦公室的費用通常包括水電、管理費、辦公傢俱及保全等費用，非常適合需要臨時辦公空間的企業。
4. 租客資格審查
在日本租辦公室時，外國公司可能會遇到更嚴格的資格審查程序。出租人通常會拒絕申請，原因包括：
外國企業初次在日本租辦公空間
在日本缺乏足夠的業務經歷或營運歷史
企業代表是外國國籍
企業未提供租約擔保人
為了增加申請通過的可能性，我們建議準備好以下文件：
含財務管理的商業計劃
最近三年的企業財務報表
在日本的商業夥伴或客戶資訊
代表人員的資格概況與工作經歷
保證租金支付的財務支持信
替代方案：非傳統辦公空間的選擇
如果您認為在日本租賃傳統辦公空間成本過高，或僅需短期空間，也可以考慮以下的幾種選擇：
辦公室類型 |
初期成本 |
每月成本 |
靈活性 |
適合對象 |
|---|---|---|---|---|
虛擬辦公室 |
低 (通常只需支付設定費用) |
低 (地址、郵件處理的月費) |
高 |
適合新創公司、遠端團隊、國際企業 |
共享辦公室 |
低至中等 (會籍費或初期押金) |
中等 (會籍費或租金，含水電費) |
高 |
適合自由工作者、小型企業、遠端工作者 |
家庭辦公室 |
低 (最低的設置成本) |
低 (家庭水電費) |
非常高 |
適合自由工作者、遠端工作者、小型線上企業 |
1. 日本虛擬辦公室
虛擬辦公室提供商業地址，而不需要實際的物理空間。對於剛進入日本市場的企業而言，虛擬辦公室能降低固定成本，同時仍具備專業的公司形象。在日本使用或轉為虛擬辦公室時，郵件將轉寄到提供者的地址，他們會幫您處理郵件。不同的虛擬地址供應商有不同的郵件轉寄程序。
虛擬辦公室的優點
物理地址：您可以選擇像是東京、新宿等商業地區的地址作為公司註冊地。
降低成本：租賃虛擬辦公室不僅免去實體辦公的維護費用，也減少初始投資。
靈活性：無需長期合約，只需按月支付租金，適合需要靈活選擇的企業。
此外，虛擬辦公室特別適合遠距、線上或混合工作模式的公司。若有需要短期的實體辦公空間，也可隨時租用一日或短期的共用辦公空間。
選擇MailMate的虛擬辦公室作為您的首選
MailMate的虛擬辦公方案非常適合進入日本市場的初創企業和創業家。 以下是MailMate如何成為您的最佳選擇：
a) 擁有日本實體地址
無需租用實體辦公空間，也能擁有日本地址！這正是虛擬辦公地址的好處。您可以選擇位於東京商業區的地址，如新宿和港區，或福岡市商業區的博多和天神。選擇MailMate的虛擬地址服務，輕鬆降低租金成本。
b) 消除實體辦公室成本
透過虛擬辦公室，企業無需負擔租金、維護費和水電費等持續費用，只需支付地址服務的費用即可。此外，虛擬辦公室的初期投資成本較低，不需要支付高額的固定租約首付款。使用MailMate的虛擬地址服務，按月支付費用，無需固定合約，隨時可取消。
c) 彈性的工作環境
Mailmate的虛擬辦公空間非常適合線上業務、遠端工作者、自由職業者，或計劃採取混合辦公模式的企業。許多虛擬辦公工具和軟體能幫助您專注於工作。若您需要一天的實體辦公空間，城市中也有許多按日或按小時出租的辦公場所可供選擇。
d) 郵件和文件管理
當使用或轉換到日本的虛擬辦公室時，您的郵件將轉寄至服務提供商的地址，由他們負責處理。所以，當你使用Mailmate的虛擬辦公地址後，所有與您業務相關的郵件將寄送至MailMate。MailMate會先掃描信件外部，讓您在儀表板上檢視。
接著，您可選擇要求開啟信件，MailMate會掃描其內容。此外，還有其他選項，例如郵件轉寄及銷毀。Mailmate的多種語言工作人員會隨時協助您理解和處理日本郵件。
2. 日本共享辦公室
共享辦公室或聯合辦公空間提供一個開放式的共用空間，適合需要靈活工作時間的團隊。共享辦公空間的優勢在於成本較低，且非常適合與其他公司交流、拓展人脈。然而，開放式的空間意味著隱私有限，且周圍可能會有較多噪音。
共享辦公室的優勢
經濟實惠：通常比租用專屬辦公空間的成本低，適合資金有限的公司。
資源共用：可以共用會議室、打印機、咖啡廳等設施，減少了設備投入。
人脈拓展：可以接觸不同領域的專業人士，有助於企業聯繫和拓展人脈。
3. 居家辦公
在家辦公對於某些企業而言是有效的方式，尤其適合遠距工作的需求。然而，使用家庭住址作為註冊地址可能會帶來隱私風險，且未必具有專業形象。您也可以考慮虛擬辦公室搭配在家辦公的模式，以節省成本並兼顧隱私需求。
結語
在日本租辦公室可能涉及多種費用與流程，尤其對於首次進入日本市場的公司來說更是挑戰，但租賃專業辦公空間能為企業帶來更高的信任度及穩定性。若您認為傳統辦公室成本過高，虛擬辦公室和共享辦公空間也是不錯的選擇。我們建議您根據公司業務模式及成本預算，慎選合適的辦公空間，讓您的日本業務順利展開！
