日本創業為什麼選虛擬辦公室服務 而不是實體辦公室？ 帶你看清虛擬辦公室真相
想要在日本創業，開公司需要投入很大一筆資金，其中辦公室租賃可以說是重中之重，佔據支出的很大比重。
這個時候，就不得不提及我們的虛擬辦公室服務了，虛擬辦公室聽起來很抽象，但實際操作起來其實很簡單。
什麼是虛擬辦公室？
定義和概念
虛擬辦公室 (Virtual Office) 服務/借址登記是指，提供一個虛擬的商業地址，可以作為公司登記地址，該地址可能為其他公司辦公室。
除此以外，虛擬辦公室服務通常包括接收信件，信件數據化服務等。即使使用虛擬地址依然可以接收商務郵件。
虛擬辦公室服務的優點和缺點
優點--選擇虛擬辦公室的理由
節省成本
虛擬辦公室可以節省租賃實體辦公室的錢，想要在日本租賃實體辦公室的成本高昂，特別是擁有名望的大城市，如東京。下圖可見，設立辦公場所的費用幾乎占總費用的三分之一，若能省下這筆錢，就能做很多其他的事。
此外，除了繳清租金以外，還有押金，管理費，保險費等很多費用。
再者，由於虛擬辦公室的特性允許員工遠程辦公，多地辦公。除了節省電費、管理費外，還可以節省購買所需的辦公設備、設置IT基礎架構和網絡等費用。
若選用一套的虛擬辦公室服務，還可以節約雇用專業人士打理信件，法律顧問，帳單管理的費用。可以用便宜的價格購買套餐電子化管理全流程，還能獲得服務商的幫助去符合商業法規。
圖片來源：WISE
建立專業良好企業形象
虛擬辦公室可以幫助初創企業建立專業良好企業形象，提高客人的信心。 例如一個在東京市中心的辦公室會讓消費者對公司的實力更有信心，以及對公司未來的規劃，發展宏圖都更有信賴感。 反之，若選址在商業不發達的地區，消費者對於公司的產品和服務水準都會缺乏信賴。
便捷企業管理
由於虛擬辦公室服務的配套服務齊全，可以全程陪同幫助完成創業的繁瑣流程，有些公司還提供雙語服務，幫忙翻譯，總結郵件，或者雙語電話接待員可代接電話，虛擬助手/秘書服務等。例如日本知名的MailMate服務商就提供以上服務，此外還有其他本土化，但不提供語言援助的服務商。
高效合作和工作
方便經常出差員工，支持雲端辦公，使得員工可以在任何地點共享和協作文件。這對於那些需要團隊合作或者經常跨國跑業務的公司特別有幫助。
缺點--虛擬辦公室服務的潛在風險
行業限制
貸款可能較難獲得
有些銀行會因為沒有實體辦公室而只有虛擬辦公室婉拒貸款請求，因為虛擬辦公室比起實體的辦公室來說成本更低。相比起擁有在繁華地區獲得實體辦公室的公司來說，僅有虛擬辦公室難以給予未來一定能還清高額債務的信譽。融資/投資方可能也有類似的擔憂。
地址與其他商家重疊
若尋找的服務提供商不夠可靠，地址與商家重疊會導致一系列問題。例如，該地被認為多商家註冊， 原本的商家可能失去資格，或是後續產生其他的手續問題。
可以被查詢
若客戶或者投資搜索您的地址，他们就会发现您正在租用虚拟办公室。這或許不利於公司形象，因為良好的地段讓客戶信任公司的實力，但虛擬辦公室因為成本較低，相對來說信譽上不如資本雄厚擁有實體辦公室的公司高。
虛擬辦公室的適用人群
虛擬辦公室的特點
節約營運成本
高團隊靈活性
彈性工作方式
專業形象優化
適用對象
遠端工作公司，支持遠程辦公，線上工作的公司。 在疫情的時候，許多公司都轉為線上辦公的模式，這令遠端工作的模式興起，而虛擬辦公室進一步推進了遠端工作模式的便捷程度和降低了成本。
初創公司和資金有限的創業者 初創公司一般來說預算比較有限，虛擬辦公室提供了一個經濟實惠的選擇，在日本擁有一個虛擬辦公室最低可低至660日圓每月（MailMate公司提供）。輕鬆擁有一個專業且合法的商務地址和雙語電話接待服務，使創業者們能夠專注於業務發展，同時獲得較好的企業形象。
自僱人士 自僱人士通常都不需要實體辦公室，因為服務提供者只有他們自己，隨時隨地都可以辦公。 那為什麼還需要虛擬辦公室呢？因為這可以保證他們在家的工作的同時又能向客戶展現專業形象，拓展業務發展。以公司名義比個人名義更容易取得客戶信賴。 那為什麼不能把家註冊成辦公室呢？如果房產用途需要變更，例如從住宅變更為商業用途，這可能會涉及手續費和申請費。而且可能需要購買額外的商業保險，例如火災和責任保險。若相比起另外租賃辦公室，將家庭住址用作註冊公司或許是個省錢的好主意。但如果有虛擬辦公室可以替代，那麼不妨嘗試這種方式以展現更專業的公司形象。
跨國企業 跨國企業在各地設立虛擬辦公室可以更靈活地管理國際業務，同時節約在當地租賃實體辦公室的成本。此外，許多跨國公司提供線上實習的機會給不同國家的大學生，亦通過虛擬辦公室的成熟線上遠程工作模式讓實習生更加有融入感。
雙語虛擬辦公室服務提供商推薦
MailMate
服務內容
郵件管理--代收，掃描，翻譯，總結，電郵發送 MailMate可以幫忙代收虛擬辦公室的郵件，您只需要提交轉寄的文件給不同的部門或者直接將MailMate提供的地址上交為寄件地址。隨後會幫您掃描郵件，您可以在電郵打開查看，翻譯或取得英語摘要。即使您不在日本，也可以輕鬆一鍵管理郵件。此外，MailMate採取256位加密模式，確保每一位客戶的隱私。
虛擬辦公室地址提供--新宿、港区、博多、天神 不同檔次的辦公室地址價格也不同，可以聯繫雙語客服尋找定製化服務，推薦，和了解更多細節。
提供日語號碼+雙語接待員 幫您接聽日語電話，可以用英語轉達。或者為您轉駁跨國電話
人工制定服務（雙語）
公司創業援助（與合作的司法書士--專門代理相關事宜的律師，協調溝通）
價格
其他服務商推薦
常見問題
我可以用虛擬辦公室的地址來移民嗎？
日本的虚拟办公室不能在签证文件上列出一个人的居住地，因为移民局想知道这个人将在哪里居住而不是在哪里工作。 同样的道理，任何要求您列出居住地的官方文件都不能使用虚拟地址。例如，您不能在个人编号卡、驾驶执照或其他申请表上使用虚拟地址。
虛擬辦公室合法嗎？
合法合規，能否使用具體取決於您所處的行業。想要更深入的了解，可以聯繫MailMate的客服進行更多諮詢。
結束語
虛擬辦公室是一種結合技術的未來趨勢之一，對於許多沒必要設置物理辦公場所的公司，虛擬辦公室服務可以節約很大的成本。同時也可以根據員工的效率和成果去進行工作評估，減少了很多非必要的人際交往成本。單虛擬辦公室並非意味著未來人們不在現實中社交，而是無需再被迫社交。
此外，其本身對效率的提升也是可觀的。節約員工通勤時間，結合在家辦公的優點，全線上化管理。
再者，可以跨國在多國家設立虛擬辦公室，有助於業務擴張。
