【2024年】郵便物管理サービス比較｜5つのサービスの特徴まとめ

(※この記事は、2024年1月5日に更新されました)

本記事では、

「社内の郵便物の仕分けを効率化したい」

「ペーパーレス化を進めていきたい」

という方に向けて、郵便物管理サービスを５つ紹介します。 どのような機能を求めているかで選択すべきサービスも違うため、使ってみて全然望んでいたものと違う！とならないためにも、しっかりと調べておきましょう。

無料で利用できる私書箱からオンライン上で郵便物を確認できるサービスまで紹介していきますので、ぜひ希望に合ったサービスを探してみてください！

郵便物管理サービスとは？

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郵便物管理サービスとは、配送される郵便物を代わりに受け取って管理してくれるサービスです。

通常、オフィスに届く郵便物の仕分けは、社員や総務部が行います。

詳しくは、「会社全体の生産性向上！メール室業務を効率化する３つの方法」をご覧ください。

特に、毎日多くの郵便物が届く会社などでは、郵便物の収納場所も確保しなければいけません。

そのような郵便物の仕分け業務を代わりに行ってくれるのが郵便物管理サービスです。

作業を代行してくれるほか、サービスによってはオンライン上でデータを確認できたりと便利です。

毎日の業務を一括で郵便物管理サービスにお任せすることで、効率化に繋がるのではないでしょうか。

郵便物管理サービスを利用するメリット３つ

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郵便物管理サービスを利用するメリットは、主に３つあります。

1. 郵便物や書類の収納場所が不要に

2. 郵便物の確認業務の負担を解決

3. 郵便物が混ざってしまう問題を解決

1. 郵便物や書類の収納場所が不要に

郵便物や書類の収納場所を確保をする必要がなくなります。

重要な書類や請求書などの一時置き場や整理収納するためのファイルボックスをいくつも用意していませんか？

サービスを導入することでファイルボックスや一時置き場の場所のみならず手作業で仕分ける時間も削減することができます。

また、サービスの中には、パソコンで会社宛の紙の郵便を確認できるものもあります。

今まで物理的な紙類の置き場所を用意していた人は、パソコン上で電子メールのように郵便物を整理してみませんか？

2. 郵便物の確認業務の負担を解決

会社に届く大量の郵便物を振り分けたり一通ずつ開封したりするのは、社員にとって毎日の負担です。

また、特に近年では出社者がリモートワークの人のために郵便物をスキャンしなければならないこともあり、その負担は増えるばかり。

郵便物管理サービスを利用することで、毎日の負担を削減し、本来やるべき業務を進めやすくもなります。

在宅勤務者も出勤者に郵便物が届いているか確認・依頼するという精神的負担がなくなり、チームワークもより円滑になるのではないでしょうか。

参考：テレワーク勤務者はずるい！不公平感を解消するため取り組むべきこと７つ

3. 郵便物が混ざってしまう問題を解決

自宅がオフィスを兼ねている場合、個人宛や家族宛に届いた郵便物と会社宛に届いた郵便物が混ざってしまうという問題もあります。

郵便物が混ざってしまうと、重要な書類を見落とすなどの問題も起こりがちです。

このような問題を解決するためには、会社宛に届く郵便物は郵便物管理サービスで管理するという方法がおすすめです。

さらに、郵便物の到着を通知してくれるサービスを利用すれば大事な荷物も見逃さずすぐに確認できます。

参考：オフィスの郵便物の仕分け業務を効率化できます！【総務必見】

５つの郵便物管理サービス紹介

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郵便物管理に関するサービスには、以下のような物があります。

1. MailMate

2. 郵便私書箱

3. Postcast

4. トドケール

5. Atena

それぞれ特徴が異なりますので、希望に合うものを探してみましょう！

1. MailMate

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出典：Mailmate｜私書箱サービス｜クラウド上で郵便物を管理

【特徴】郵便物をパソコンやスマホで確認・管理できる私書箱サービス

【機能】

• 到着通知（メール、Slack, Zapierと連携可能）

• 郵便物の開封・無開封スキャン

• 郵便物の転送・廃棄

• 縦横高さの合計が170cm以下の荷物受け取り

• 法人登記に利用できる住所（プレミアム・ビジネス）

【値段】

・スタンダード（個人向け）：月額1,500円

・プレミアム（小規模事業者向け）：月額3,800円

・ビジネス（中小企業向け）：月額9,800円

・その他プランについては問い合わせ

MailMateは、郵便物をオンラインで確認できるバーチャル私書箱サービスです。

郵便物管理機能だけでなくプランによっては法人登記に住所を利用可能。

開封希望すれば当日〜24時間営業時間内に中身がデータ化されるので、すぐに確認でき便利です。

2. 郵便私書箱

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【特徴】郵便局内の私書箱を利用できるサービス

【値段】無料

【機能】郵便物を貸与されたロッカーで受け取りできる

郵便私書箱は、郵便局が提供している私書箱サービスです。

利用は無料ですが、都心部などは空きがないことも多く利用条件もあるため使えない場合もあります。

郵便私書箱についてさらにくわしく知りたいという方は、以下の記事などもご覧ください。 郵便局の私書箱の作り方をわかりやすく解説！料金とメリットも紹介

3. Postcast

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出典：私書箱サービスPostCast

【特徴】私書箱サービスと転送サービスの2つのプランを持つサービス

【値段】

・私書箱サービス・個人：月額2,098円

・私書箱サービス・法人：月額5,245円（入会金：5,245円）

・転送Onlyサービス：月額998円＋転送手数料など（入会金：1,050円）

【機能】

• セカンドアドレスに届いた郵便物を通知

• 郵便物の保管・転送が可能

• 不要な郵便物の廃棄

PostCastは、届いた郵便物を保管もしくは転送してくれるサービスです。

届いた郵便物はメールで通知され、引取もしくは転送を依頼できます。

ただし、2023年2月現在では保管コースは満員となっており、転送のみ可能のようです。

4. トドケール

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出典：トドケール

【特徴】郵便物の一元管理化やアプリ上の荷物登録システムに優れたサービス

【値段】要問い合わせ

【機能】

• Eメール、Slack、Teamsで通知

• 荷物管理簿を写真から作成

• 郵便物に紐づく書類をPDFで格納

トドケールは郵便物の管理に優れたアプリケーションサービスです。

オフィスに届いた郵便物を写真でダッシュボードに登録することで、郵便物の見える化が実現します。

その他にも、受け取り代行サービスとして「クラウドメール室」が展開されています。

5. Atena

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出典：atena

【特徴】郵便物をメールのように管理できるサービス

【値段】月額1万円〜（4ヶ月以上の利用は年間契約に移行）

【機能】

・郵便物のPDF化（有料オプション）

・定期的な郵便物の転送

・外部連携機能

・メンション機能

・ラベル機能

atenaは、届いた郵便物の登録作業を代行してくれるサービスです。

メールのような管理画面から郵便物を確認可能で、必要であれば有料でのPDF化や指定住所への転送を行ってくれます。

利用の際には専用住所のほかオフィスのポストからの回収なども選択（有料）できます。

まとめ：郵便物は便利なサービスを使って効率的に管理

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今回は、便利な郵便物管理サービスについて解説しました。

それぞれのサービスに特徴があるため、自分がどのような機能を求めているかを明確にしてサービスを選びたいですね。

郵便物をオンラインで確認したいという方には、MailMateが大変おすすめです。

通知が届いた郵便物に対してオンライン上で開封依頼をするだけで素早くデータ化されるため、業務の効率化やペーパーレス化にはぴったりのサービスになっています。

30日間返金保証もありますので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。