スマートメール室 MailMate
クラウド郵便ソフトで郵便DX

クラウド郵便ソフトで会社の郵便物管理を効率化しませんか?
郵便物をスキャン・PDF化し、WEB上で簡単に配信
拠点・部署・チーム・個人ごとのダッシュボードで管理が可能です。

登録することで、利用規約プライバシーポリシー、および 個人情報の取扱い に同意したものとみなされます。
 いつでも / どこでも / どのデバイスからも スマートメール室 MailMate(メールメイト)とは? クラウド郵便メールメイトのソフトウェアを企業でご活用いただけます。企業の担当者が郵便物をスキャン、WEB上で仕分け・配達・クラウド管理。
icon1 担当者が郵便物をスキャン 担当者が郵便物をスキャン・アップロードします。郵便物の原本は1つの場所に保管しておきます。
icon1 郵便物をクラウドで一元管理 デジタル化された郵便物はクラウドで一元管理できます。過去の書類も一瞬で探し出すことが可能です。
icon1 従業員へWEB上で郵便物を配信 拠点・部署・チーム・個人ごとにダッシュボードを作成し、郵便物の仕分け作業をWEB上で行うことができます。郵便物の受取人には、通知を送ることができます。
会社宛の紙の郵便物をスマートに管理したい? このようなお悩みはありませんか?
crossIcon メール室業務の工数を削減したい
crossIcon 総務の郵便物仕分け・管理業務を効率化したい
crossIcon 過去の書類を探すのに時間がかかる
crossIcon 複数の拠点の郵便物をクラウドで一元管理したい
crossIcon バーチャルオフィス・コワーキングスペース利用者の郵便物をデジタル化したい
crossIcon 長期出張中でも会社に届く郵便物を確認・管理したい
crossIcon 郵便で届く領収書・請求書などを段ボールに溜めたくない
crossIcon リモートワーク中でも郵便物を確認するために出社している
crossIcon テレワーク中のチームメイトとスムーズに情報共有したい
これらのメール室・郵便物管理に関する
お悩みをメールメイトが解決いたします。
postman
postman

導入の流れ

スマートメール室への3ステップ

STEP 1

無料アカウント作成でダッシュボードを見てみる

まずは、無料アカウントを作成して、実際にMailMateの郵便物管理ページ(ダッシュボード)を見てみましょう。実際にサービスの利用をご検討する場合、ダッシュボード内からオンライン打ち合わせを予約いただけます。

STEP 2

お見積り・契約手続き

オンライン打ち合わせにて、ソフトウェアまたはメール室業務のアウトソースサービスからプランをお選びいただき、お見積りをいたします。電子契約書を使用しているため、WEB上でお見積り・契約手続きを完了させることができます。

STEP 3

会社の郵便物をデジタル化

会社の郵便物をデジタル化・クラウド管理することで郵便物のペーパーレス化、業務の効率化、そしてリモートワーク環境を整備することができます。

MailMateが選ばれる3つの理由

会社全体の生産性向上

紙の郵便物をデジタル化・社内便をDXすることで、会社全体の生産性・業務のスピード向上。仕分けや配達をしていた紙の郵便物は、PDFデータをダッシュボードへアップロードするだけで従業員の元に届きます。

郵便物管理の見える化

複数の支社の郵便物や離れて働くチームの郵便物を全部まとめてクラウドで一元管理。検索機能で過去の郵便物が一瞬で見つけられます。必要な人に郵便物を共有したり、複数人で同時にダッシュボードを管理することで、スムーズな情報共有を実現。いつ受け取り、開封、共有、閲覧されたのかなどの記録も残ります。

ペーパーレス化推進

郵便物をクラウドに保管することで、部署や個人の郵便物保管スペースや箱が不要に。郵便物をメール室で一元管理し、従業員へはPDFデータを配信することで郵便物の移動を減らし紛失を防ぎます。

クラウド郵便ソフト メールメイトの特徴

郵便物の到着通知、PDFスキャン受け取り、チーム内共有、郵便物の管理履歴が搭載されたクラウド郵便ソフト。メール室の郵便仕分け・管理業務の効率化と会社の完全テレワーク環境を実現できます。

郵便物をスキャン

企業の担当者が郵便物をスキャンしPDF化するだけで、受取人に郵便物データを配信することができます。郵便物の仕分け・配達にかかる時間を大幅削減。

到着通知

電子メールと同じように、郵便物の到着を知らせる通知が届きます。重要な郵便物の到着を従業員にリアルタイムに知らせることができます。

郵便物データの転送

郵便物データを指定のメールアドレスへ転送できます。ダッシュボードへのアクセスをもっていない人への共有が可能・転送の履歴が残ります。

検索とバックアップ

テキスト検索により、安全に保存されたアーカイブ書類を簡単に検索することができます。

クラウド上に保管

スキャンされたデータは、クラウド上で安全に保管されます。郵便物のペーパーレス化を推進、紙の郵便物の保管スペースを削減しませんか?

ダッシュボード共有

部署ごと、拠点ごと、チームごと、個人のダッシュボードで郵便物を管理。複数の人が同時にアクセスも可能。

郵便物の管理履歴

郵便物のアップロード・開封・転送・破棄・コメント・タグ付け・ファイル移動などの郵便物に対するアクションをいつ誰が行ったか履歴が残ります。

料金プラン

個人向け
個人・家族・海外赴任
ビジネス向け
フリーランス・中小企業・大企業
エンタープライズ向け
ソフトウェア・メール室業務アウトソース
スタンダード
個人向け
海外赴任・長期出張者、私書箱をお探しの方のための個人利用プラン。
プラン内容
 個人名義1件
 郵便物の転送先住所
 到着通知(メール・Slack)
 クラウドストレージ
 未開封スキャン(無制限)
 月5件まで開封スキャン
 原本90日間保管
¥1,500/月
ファミリー
家族向け
18歳以下は無料の家族向けプラン。
プラン内容
 個人名義2件
 郵便物の転送先住所
 到着通知(メール・Slack)
 クラウドストレージ
 未開封スキャン(無制限)
 月10件まで開封スキャン
 原本90日間保管
¥2,300/月
シニア
高齢者の家族向け
施設入居中などで支援が必要な親族や実家宛の郵便物を安心管理できる高齢者の家族向けプラン。
プラン内容
 個人名義2件
 郵便物の転送先住所
 到着通知(メール・Slack)
 クラウドストレージ
 未開封スキャン(無制限)
 月10件まで開封スキャン
 原本90日間保管
 迷惑郵便フィルター
¥2,800/月
ビジネス
中小企業向け
毎月数十件以上の郵便物を受け取る企業向けプラン。
プラン内容
 郵便物の転送先住所
 通知(メール・Slack)
 未開封スキャン(無制限)
 月60件まで開封スキャン
 クラウドストレージ
 電子帳簿保存法対応
 原本90日間保管
 ユーザーの追加無制限
¥9,800/月
プレミアム
小規模事業者向け
小規模チーム向けプラン。
プラン内容
 郵便物の転送先住所
 通知(メール・Slack)
 未開封スキャン
 月25件まで開封スキャン
 クラウドストレージ
 電子帳簿保存法対応
 原本90日間保管
 ユーザーの追加無制限
¥3,800/月
カスタム
大規模プラン
月に数百〜数千件の郵便物を受け取る企業や複数の拠点を持つ企業向けプラン。
プラン内容
 郵便物の転送先住所
 通知(メール・Slack)
 クラウドストレージ
 電子帳簿保存法対応
 郵便物のスキャン
 原本の保管
 ユーザーの追加無制限
要問い合わせ
ソフトウェア
企業のメール室・総務向け
メールメイトのクラウド郵便ソフトウェアを使って会社の郵便物管理・仕分け業務を効率化できます。
プラン内容
 クラウド郵便ソフト
 メールメイトの使い方ガイド
 カスタマーサポート
要問い合わせ
カスタム
大規模プラン
月に数百〜数千件の郵便物を受け取る企業や複数の拠点を持つ企業の郵便物管理もメールメイトにお任せください。
プラン内容
 郵便物の転送先住所
 郵便物の受け取り代行・回収
 郵便物の到着通知
 クラウドストレージ
 郵便物のスキャン
 郵便物の原本保管
 カスタマーサポート
要問い合わせ
※ 保管期間が90日を超える場合の保管料:月額¥10 / 通

弊社がお客様の郵便物を受け取る方法は二つございます。1)郵便局の転送サービス(転居届)をご提出いただく。2)ご利用しているサービスに直接、弊社の貸住所をご登録していただく。(※住宅ローンなどローンを借りる目的や、住民票への貸住所の登録は禁止されております。)


いいえ。開封、スキャン、転送、破棄、共有などをすべてMailMateのダッシュボードから行うことができます。電子メールを普段お使いの方であればすぐにお使いいただけます。


ポストに入る書類や封筒から、(W)幅+(D)奥行+(H)高さが合わせて170cm以下のものまで対応できます。※170cmを超える大きさの荷物を転送したい場合はご相談ください。


郵便法第12条の郵便禁制品に当てはまるもの、クール便、現金、その他犯罪に関係のあるものはお預かりできません。


クレジットカードや保険の証書、控除証明書などの「転送不要」扱いの郵便物は、郵便局の転送サービスでは郵便物は発送元へ返送されます。「転送不要」扱いの郵便物を弊社が受け取るためには、各ご利用中のサービス(クレジットカード、保険等)のご登録住所を変更していただく必要がございます。


転送不要ではない「簡易書留」は、弊社スタッフがお客様の代理で受取人サインをして、受領することが可能です。


原則、通常の株式会社、合同会社、NPO法人、社団法人、またはその支店であればMailMateの住所を使って法人登記が可能です。一方で行政機関への届出や許認可が必要な業種(士業、建設業、金融業品取引業者、廃棄物処理業、古物業、探偵業、風俗営業など)は実体的な事務所やオフィスが必要になります。


できます。一般的に法人口座の開設審査は、ビジネスの実績で判断されるため、会社の所在地は考慮されません。しかし、法人口座を悪用しないと証明する必要があるため、手続きを行う際は、事前に必要な書類などを準備しましょう。


個人事業主の場合:「個人事業の開業届出」の「事業所等」にメールメイトの住所を記載します。しかし、納税地は、住民票のある住居地です。 法人の場合:納税地はMailMateになります。しかし法人住民税は居住地とMailMateの住所2箇所で課税される場合があります。 事業所を移転する場合:所得税・消費税の納税地の異動又は変更に関する申出書に自宅またはMailMateの住所を記載して提出する必要があります。


メールメイトは、安定した顧客体験を提供することが重要であると考えています。そのため、専門のサーバーエンジニアのチームが、常に最適なパフォーマンスを保証するため、サーバーの管理を行なっています。


はい。お客様の郵便物は、福岡にある厳重に保護された郵便物の管理室に最長7年間保管されます。郵便物の破棄をご希望される場合は、安全かつ迅速に破棄いたします。


支払い方法につきましては、基本的にはクレジットカードでのお支払いとなりますが、現金でのお支払いをご希望の場合は、直接弊社までご連絡いただければ、ご相談に応じます。お支払い時期は、前払いで、毎月1ヶ月分の料金を初回決済日と同じ日に行っていただきます。


いいえ。月ごとのお支払いで、いつでも解約できます。さらに、サービスのご利用開始から30日間は、全額返金保証が適用されます。もし、何らかの理由でご満足いただけない場合は、速やかに返金対応をいたします。


当社のウェブサイトは、最新のアダプティブ・ハッシュ・インデックス、SSL、信頼できるVPNを使用しお客様のデータを暗号化し、安全に管理しています。さらに決済プラットフォームには、業界屈指のセキュリティ・プロトコルで知られるStripeを採用しています。お客様の郵便物や個人情報は、お客様の同意なしに第三者と共有されることはありません。


できます。会社宛の郵便物を一つのダッシュボードで管理していただき、複数人が同時にそのダッシュボードにアクセスすることができます。


「support@mailmate.jp」までご連絡いただくか、又はこのページの右下にあるチャット機能でお問合せください。


お客様の声をご紹介

海外からでも郵便物を管理できます

駐在員として東京を拠点に10年過ごした後、多くの郵便物のやりとりをするようになり、そのやりとりは日本を離れても続くものです。MailMate がクラウド郵便サービスを(ようやく)日本にも導入してくれたおかげで、心配事がなくなりました。手続きはオンラインで簡単に可能で、さまざまなサービスを提供しており、ニーズにあったプランを選ぶこともできます。私の郵便物は、定期的かつ安全に韓国の私の手元に届いています。

スポーツシューズ&アパレル業界 代表取締役社長 ポール・ハーディスティ氏

クラウド郵便のサービスに加え、支払い代行や翻訳までコンシェルジュのような役割も果たしてくれます

MailMateのサービスは、クラウド上の郵便物転送以上のものです。私が日本で受け取ったすべての手紙、公共料金、政府通知の書類、日本国外にいるときの請求書支払い機能、そして理解できない日本語の翻訳までしてくれるのです。同じサービスを利用するために不動産管理会社やアシスタント、翻訳家などに支払っていた費用の何分の一かで利用できています。Mailmateは、私のコンシェルジュのような存在です。

貿易会社 アジア太平洋地域担当マネージングディレクター

スマートメール室 with MailMateで郵便物業務の工数を削減・ペーパーレス化を推進

クラウド郵便MailMateのソフトウェアを利用して会社の郵便物管理業務・メール室業務をDXしませんか?企業の担当者が郵便物をスキャンしてデジタル化・WEB上で郵便物を配達できます。