【法律事務所向け】書類管理を効率化するコツ｜おすすめツール
「法律事務所の書類管理がうまくいっていない」
「書類の量が多くて探し物に時間がかかってしまう」
「もっと書類管理を効率よく行う方法はないかな？」
この記事では、こんな悩みを解決していきます。
法律事務所では、日々たくさんの書類を扱います。なかには弁護士ごとに所有する書類もあれば、弁護士間・スタッフ間での共有が必要な書類もあるでしょう。そのため書類の管理がうまくいかず、「打ち合わせに必要な書類が見つからない」などと慌てた経験のある方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、法律事務所向けに書類管理のコツを解説します。法律事務所で使えるおすすめのシステムもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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法律事務所で扱う主な書類の種類
法律事務所で扱う書類は多岐にわたるうえ、その量は膨大です。さらに作成者によって異なる書式を使用していたり、紙の書類と電子ファイルが入り混じっていたりと、書類管理が難しい状況でもあります。
適切な書類管理を行うためにも、まずは弁護士がどんな書類を扱っているのか把握しておきましょう。法律事務所で管理すべき書類は、主に以下の4種類に分けられます。
保管期間が定められている「法的文書」
法的文書とは、法的に効力を持つ書類全般のことで、法律事務所では頻繁に扱われます。文意が不明確だと効力に影響が出てしまうため、明確かつほかの意味に捉えられないように注意して作成すべき書類です。
主な法的文書には、以下があります。
契約書
誓約書
同意書
申立書
訴状
公正証書
内容証明郵便 など
法的文書には、永年保管の書類から1年保管の書類まで、書類によって異なる保存期間が定められています。たとえば取引証憑となる契約書には7年間の保管が義務付けられていますし、誓約書は5年保管となっています。そのため法的文書を管理する際は、保存期間を明記しておくなどの工夫が求められます。
写真や動画など形式もさまざまな「証拠資料」
裁判や行政手続きにおいては、証拠として文書のほかに写真や動画、場合によっては実物を扱うケースもあります。証拠資料は事実確認をするうえで欠かせませんし、証拠資料が整っていればトラブルの早期解決も見込めるでしょう。
ただ、いくら証拠資料を集めていても、いざという時に出せなければ意味がありません。見返しやすいようにラベルなどを付けて、わかりやすい場所で保管してください。
資料の汚破損を防ぐためには、周囲環境への配慮も必要です。直射日光が当たらず、極端な温度変化・湿度変化が起きない場所に保管しておくと安心ですね。
透明性が求められる「経理関係書類」
弁護士はお金を扱う機会が多いため、必然的に経理関係の書類も多くなるでしょう。依頼人からの実費立て替えも発生するため、請求書や領収書などの伝票類を丁寧に保管し、質問があれば答えられる状態にしておくことが大切です。
また税務上の義務があるため、会計帳簿や納税申告書なども作成しなければなりません。こうした書類はお金の流れを透明化し、法律事務所の信頼性を高めることにつながります。正確な書類作成と、適切な管理が不可欠です。
何度も見返す必要がある「相談・やり取りの記録」
依頼人から相談を受けた時は、事件記録を残します。これは相談終了時に依頼人に渡すこともありますし、保存期間終了後に破棄することもありますね。機密情報が多く記載されているため、扱いには注意しなければなりません。
依頼人やスタッフとのやり取りも、進捗状況を確認するうえで重要です。電子メールやチャットツールなどのやり取りはデータとして保存されていますが、口頭でのやり取りは別途記録をとる必要があります。
事件記録ややり取りの記録は、業務を進めるうえで何度も見返す可能性があります。必要な時にすぐ手に取れるよう、検索しやすい状態で保管しておきましょう。
法律事務所の書類管理不足が招くトラブル例
法律事務所で適切な書類管理ができていなかった場合、さまざまなトラブルを招く恐れがあります。ここでは管理不足による主なトラブルの例を、2つご紹介します。
情報共有をする際にミスが起こる
扱う案件によっては、複数人で書類を共有する場合があります。この時書類の管理が不十分だと、以下のようなミスが起こり得ます。
誤って別案件の書類を共有する
必要な書類が抜けている状態で共有する
古い情報が記載された書類を共有する
こうしたミスが起こると、法律事務所の信頼性にも影響します。別案件の書類が紛れたり、必要な書類が不足したりするのは、書類の保管場所が統一されていないのが原因かもしれません。案件ごとに必要な書類は、一カ所でまとめて管理するようにしましょう。
また不要な書類をその都度処分していれば、古い書類が紛れることもないはずです。古いものをそのまま残しておくのではなく、適切に処分するとよいですね。
書類の紛失や情報漏洩につながる
事務所内に紙の書類が溢れていると、書類の紛失が起こりやすくなります。
不要な書類と混ざり、誤って処分してしまう
元の場所に戻し忘れた書類が見つからなくなる
書類を持ち運んだ際に、どこかへ置いてきてしまう
必要な書類を処分・紛失してしまうと、証拠として使えない、依頼者に返還できないなどの問題が発生します。場合によっては損害賠償を支払うことになるでしょう。
さらに外で書類を紛失した場合は、情報漏洩になりかねません。法的責任も大きいですし、法律事務所の信用も失墜してしまいます。
もちろんデータの書類にも、誤削除やサイバー攻撃等による情報漏洩のリスクはあります。紙であれデータであれ、書類の扱いには注意が必要です。
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弁護士が書類管理を行うコツ
大量かつ多様な書類を扱う弁護士にとって、書類管理は重要な業務の一つです。書類探しにムダな時間をかけるよりも、適切に書類管理をするほうが業務を効率化できるでしょう。
ここでは書類管理を行うコツを、3つご紹介します。
１）法律事務所内で管理方法を統一する
1つめは、法律事務所内で管理方法を統一すること。事務所に所属する弁護士の数が多いと、人によって管理方法が異なる場合があります。そのままでは担当者が変わった時に内容確認がしにくいですし、ヒューマンエラーの原因にもなるでしょう。
管理方法の例としては、紙の書類の置き場所を決め、使ったら元の場所に戻すよう徹底することが挙げられます。書類は平置きよりも、立てて保管するほうが取り出しやすく便利です。
書類データの保管には、BOXやGoogleDriveなどのオンラインストレージを活用すると、事務所内での共有がしやすいです。ただし情報漏洩を防ぐためにも、アクセス権は厳重に管理しましょう。
２）定期的に書類の見直しを行う
2つめは、定期的に保管書類の要・不要を見直すことです。不要な書類がたくさんある状態は、セキュリティ観点からも好ましくありません。保管期限の切れた書類があれば処分を行い、古い書類があれば差し替えてください。
書類の見直しをスムーズに進めるためには、保管期限を明示しておくのがおすすめです。書類をファイリングする際にラベルを貼っておくなど、工夫するとよいでしょう。
３）ペーパーレス化を進める
近年では士業でもIT化が進んでおり、書類の作成や保管をクラウド上で行う方も増えてきました。ペーパーレス化もIT化の一環で、以下のようなメリットがあります。
印刷費・郵送費などのコスト削減
保管スペースの節約
書類紛失リスクの軽減
紙の書類には印刷費やインク代などのコストがかかっていますが、データの書類には必要ありません。そのため書類をデジタル化することで、コスト削減が可能です。物理的な保管スペースの節約にもなりますよ。
書類の持ち運び回数が少なくなるため、紛失リスクが減らせるのも大きなメリット。データの共有や編集もスムーズに進むので、業務の効率化も進みます。
【法律事務所向け】書類管理に役立つサービス・システム
法律事務所内の書類管理を効率化するには、クラウドサービスを導入するのもよい方法です。インターネット環境があればどこからでも利用できますし、書類や情報の共有も簡単。業務効率化が期待できるうえ、自社システムを導入するよりコストを抑えられます。
クラウドサービスの種類は豊富で、一般企業にも使えるものや法律事務所に特化したものもあります。導入目的や事務所の規模に合ったものを選びましょう。
ここでは、おすすめのサービス・システムを2つご紹介します。
①クラウド郵便サービス｜郵便物をクラウド上で一元管理できる
特徴：郵便物をデータ化してクラウド上で管理できる
主なサービス：メールメイト、トドケール、アテナ など
紙で届く郵便物には、開封して内容を確認し、保管または処分を行うという作業が伴います。これだけでも手間や時間がかかりますし、データとして保存するには事務所内でスキャナ保存をしなければなりません。
一方でクラウド郵便サービスは、その名のとおりクラウド上で郵便物を管理するためのサービスです。これを使うと郵便物がデータとして届くため、面倒な開封作業は不要。届いた郵便物をそのまま保存できるので、ペーパーレス化が進みます。
メールメイトの機能と活用方法
クラウド郵便サービス・メールメイトでは、以下の機能を利用できます。
郵便物の受け取り
郵便物のスキャン・電子化
クラウドストレージ
アカウントの共有
請求書の支払い代行 など
メールメイトは紙の郵便物をデータ化するだけでなく、スキャンしたデータの保管も可能。書類の一元管理ができるため、業務効率を上げられます。電子帳簿保存法の保存要件に対応しており、セキュリティ体制も整っているので、法律事務所でも安心して利用できます。
操作方法は電子メールとほとんど一緒なので、直感的に扱えるのも便利な点。簡単な操作で郵便物の確認からデータの共有、不要な書類の処分までできますよ。紙の書類と比べて、検索性も高いです。
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②案件管理システム・業務管理システム｜案件管理の効率化とペーパーレス化を促進
引用：弁護士・法律事務所向け業務管理システムLEALA(レアラ)
特徴：案件の進捗状況、顧客情報などをまとめて管理できる
主なサービス：LEARA（レアラ）、Trustice（トラスティス）など
案件管理システムとは、複数の案件の進捗状況や顧客情報の可視化、さらに請求書の作成や保管を可能にするもの。システムを導入する大きなメリットは、ペーパーレス化が進むことと、リアルタイムでの情報把握ができることです。
また弁護士向けの業務管理システムでは、案件管理に加えて書類の作成や保管、情報の検索やタスク管理など、法律事務所の業務をまとめて効率化できます。セキュリティが強固なシステムも多く安心です。
LEARA（レアラ）の機能と活用方法
業務管理システム・LEARAには、以下の機能が搭載されています。
案件管理
書類の作成・管理
請求書の作成
タイムチャージ管理
顧客管理
スケジュール調整 など
導入事例によると、「請求書の作成時間が1/5になった」「ペーパーレス化が進んだ」などの成果が出ているとのこと。請求書は多言語・多通貨対応なので、海外との取引がある方が利用しやすいのも特徴です。
弁護士に特化したシステムなので、使いやすいのも大きなポイント。うまく活用すれば、売上アップも見込めますよ。
法律事務所 書類管理に関するQ&A
最後に、法律事務所の書類管理に関してよくある質問にお答えしていきます。
Q１）紙の書類を整理する際に役立つアイテムはある？
紙の書類が机に積まれていては、必要な書類を見つけるのに時間がかかりますし、作業スペースも狭くなります。そんな時は以下のアイテムを活用し、机上の書類を整理するとよいでしょう。
クリアファイル：少量の書類の保管や持ち運びに役立つ
フラットファイル：少量の書類をジャンル分けして保管できる
ファイルスタンド・ファイルボックス：書類を立てた状態で保管できる
リングファイル・チューブファイル：大量の書類をまとめて保管できる
カラーバリエーション豊富な商品も多いので、ジャンルや案件ごとにファイルを色分けしておくとわかりやすいですね。ファイリングしたらラベルを付け、ファイルの中身を把握しやすい状態にしておきましょう。
Q２）書類管理は紙とデータのどちらで行うのがいい？
弁護士によっては、「データの書類よりも紙の書類のほうが生産性が高い」という意見があります。たとえば複数の資料を見比べながら作業をする場合、パソコンの画面上では限界があるでしょう。紙であれば何枚も同時に広げることができ、作業が進みやすいのです。
とはいえ書類管理という面では、やはりデータのほうが便利といえます。その理由は過去の書類を検索しやすいことと、書類紛失の心配が軽減できること、そして書類が増えても広い保管スペースは必要ないこと。システムをうまく活用すれば、さらなる業務効率化も図れます。
Q３）案件管理システムを使わずにエクセルを利用しても良い？
小規模な法律事務所なら、案件管理システムを導入する代わりにエクセルを使ってもよいでしょう。ただし規模が大きい場合は、案件管理システムをおすすめします。
エクセルで案件管理を行うデメリットは、次の3点です。
情報を紐づけて管理できない
最新情報がわかりにくい
手動で行う作業が残る
案件管理には、やり取り記録や契約書ファイルなど、さまざまな資料が必要です。エクセルではそれらを紐づけた管理ができないため、情報の見落としが増え、業務効率も悪くなります。
また複数人が同時に編集すると競合ファイルが生じて、最新のファイルがわからなくなることも。転記作業などは手動で行うため、時間がかかるうえにミスも増えやすいです。
ツールを活用して法律事務所の書類管理を進めよう
本記事では、法律事務所で使える書類管理のコツを解説しました。おすすめのクラウド型サービスや書類整理に役立つアイテムも紹介したので、ぜひ参考にしてください。
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保管されているデータの検索性が高く、探している書類を見つけやすいのも良いところ。書類管理を通じて業務効率化も期待できます。まずは一度試してみてはいかがでしょうか。
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