請求書保管方法を解説！法人・個人事業主の保管期間や紙・電子の保管の違い

電子帳簿保存法改正、さらにインボイス制度の導入により、請求書の保管方法に変化がありました。

たとえば、インボイス請求書（適格請求書）では通常の請求書と保存期間が異なるケースがあるほか、発行側の控えの保管義務があるなど、請求書の種別によっても対応方法が異なります。

本記事では、このような請求書の保管方法のルールを中心に解説しました。

受領方法の違いによる保管ルール等についても解説していますので、理解の足がかりとなれば幸いです。

請求書の保管は法律で義務付けられている

請求書は、一定期間の保管が法律で義務づけられています。

なぜなら、請求書は証憑書類の一種だからです。

証憑書類とは

証憑書類とは、一般的に商取引が両者の同意によっておこなわれたものを示す書類のことで、請求書以外にも以下のようなものがこれに含まれます。

• 領収書

• 支払通知書

• 契約書

• 見積書

• 注文書

• 納品書

• 検収書 など

証憑書類には保存期間がある

証憑書類は国によって保存しなければならない期間が定められています。

この保管期間は、証憑書類の種類や法人・個人事業主によっても異なるため、違いについてはしっかりと理解しておく必要があります。

請求書の保管期間は法人と個人事業主で異なる

上記の項目で述べたように、請求書は証憑書類であり、証憑書類には保存期間があります。

さらに、定められていつ保管期間は法人であるか個人事業主であるかによっても異なることに注意が必要です。

法人の場合

法人の場合は、請求書の保管期間は7年と定められています。

さらに法人の場合、欠損金、つまり赤字が出た事業年度に受領した請求書は10年の保管が必要になります。

そのため、法人は、請求書を最長で10年間もの間保管する必要があるというわけです。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は、請求書は5年間の保管が必要です。

ただし、課税事業者である個人事業主が仕入税額控除を受けるための適格請求書（インボイス）については、7年間の保管が必要になります。

また、帳簿の保存期間も7年間となっています。

そのため、請求書を定められた期間である5年で破棄してしまうのではなく、あわせて7年間保管しておくのが安心といえるでしょう。

請求書の保存期間はいつから起算するのか

請求書は状況により、5〜10年間保管する必要があることがわかりました。

それでは、その保管期間はいつから数えるのでしょうか。

これは、以下の2つの場合で異なります。

• 通常の請求書の場合

• インボイス対応の請求書（適格請求書）の場合

通常の請求書の場合

通常の請求書の場合、保管期間は確定申告の提出期限の翌日から起算する必要があります。

個人事業主の場合は確定申告の提出期限が基本的に3月15日だとして、16日から5年間ですね。

法人の場合は、決算月の設定によってその2ヶ月後が確定申告の期限となるため、その翌日から7年または10年の保管が必要になります。

インボイス対応の請求書（適格請求書）の場合

インボイス請求書の場合、保管期間は「請求書交付日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日より7年間」となります。

課税期間とは、個人事業主であれば1月1日から12月31日の1年間を示し、法人であれば事業年度を示します。

つまり、個人事業主の場合、10月に交付された請求書であれば、12月31日が課税期間の末日になり、その翌日である翌年の1月1日から2ヶ月を経過した3月1日から7年間の保管が必要になるということです。

請求書の受け取り方によって保管方法のルールが異なる

請求書の受け取り方には電子データ・紙の書類という2つの方法がありますが、その受け取り方によって保管方法が異なるため注意が必要です。

以下の項目で、それぞれの受領方法による保管の仕方・ルールを説明します。

• 電子データで受領した請求書

• 紙で受領した請求書

なお、原則として、保管するのは請求書原本となります。つまり、コピーでの保存は不可ということです。理由は書き換え、改ざん等の不正の防止のためです。

	電子データで受領した場合	紙で受領した場合
電子データとして保管	可	不可
紙での保管	可	可

電子データで受領した請求書の場合

請求書をメールやチャットツール、Webサイトで受け取るという場面は増えてきているのではないでしょうか。

電子データ、たとえばPDFなどで受け取った請求書については、電子保管が必須となります。

これはどういうことかというと、紙での保管ができないということです。

つまり、「データで受け取った請求書を印刷等で紙に出力し、ファイルに綴じてデータの請求書は削除」といった処理は認められません。

これは、2022年の電子帳簿保存法改正によって2024年1月から定められているルールとなります。

おすすめ記事：請求書はPDF形式で送っても良い？｜メリットや注意点を解説

紙で受領した請求書の場合

郵送等で紙の書類として受領した請求書については、受領側はその原本のまま保管することが認められています。

さらに、電子データとして受け取った請求書を紙として保存することが認められていないのとは異なり、紙の場合はスキャンすることが可能です。この場合、要件を満たしていれば、スキャンしたのち紙の請求書を破棄することもできます。

この要件については、たとえば以下のような決まりがあります。

• 解像度200dpi以上

• 24ビットカラー

• 改ざん防止できるか など

そのため、電子帳簿保存法に対応したシステムなどを取り入れると便利です。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト

どちらの請求書も電子保存が可能

先の項目で、電子データで受領した請求書・紙で受領した請求書ともに電子保存が可能と述べました。

つまり、現在どちらの請求書でも要件を満たしていればデータとして保存することが認められているということです。

昨今のペーパーレス化の流れや在宅勤務等のしやすさ、保管方法の混在防止等を考えると、電磁的保存に統一してしまうという選択肢も考えられますね。

真実性と可視性の確保について

請求書を電子データとして保存する場合、「真実性の確保」「可視性の確保」が求められます。

一方で、この真実性と可視性とはなにか？具体的にはどのようにして確保できるのか？というのがわからないというケースもあるでしょう。

真実性の確保

真実性の確保とは、そのデータが正確に保存され、改ざんされたり、削除されたりすることが防止できることを指します。

電子データとして保管する請求書の真実性を確保するには、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

• タイムスタンプが付与された請求書データを受領する

• 請求書受領後に速やかにタイムスタンプを付与し、保存者か監視者に関する情報を把握できる環境を整備する

• 請求書の内容が訂正・削除できない、またはそれらの処理がおこなわれたことが確認できるシステムで請求書をやり取りする

• 正当な理由のない書類の訂正や削除の防止に関する規定を定めたうえでそれに則った運用をおこなう

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、その名の通り「時刻」を証明する技術のことです。

請求書を例に挙げるとすれば、タイムスタンプによって、その請求書がその時刻に存在していて、かつそれ以降に改ざんがおこなわれていないことが証明できます。

タイムスタンプは単なる時刻の記録だけではなく、その信頼性を担保するため、「ハッシュ値」「時刻情報」を組み合わせた仕組みとなっています。

ハッシュ値はデータの改ざんがおこなわれると書き換わるほか、もとの値を再現することができないという声質を持っているため、もとのハッシュ値と比較することで改ざんがおこなわれたことがわかる仕組みです。

可視性の確保

可視性の確保とは、保存した請求書を検索・表示できるようにすることを指します。

請求書を電子保存する際には、以下の3つの要件をすべて満たさなければなりません。

• 保存場所にパソコン等の電子計算機、プログラムやディスプレイ、プリンタを取り付け、速やかに明瞭に出力できるようにしておく。さらにそれらの機器等の操作マニュアルを備え付けておく

• 電子計算機処理システムの概要書を備え付ける

• 検索機能を確保する

検索機能の確保について

検索機能の確保については、以下のような形式で検索可能にしておく必要があります。

• 取引先・取引年月日・取引金額の内容で検索できる

• 日付か金額の範囲指定で検索できる

• 2項目以上を組み合わせた条件で検索できる

ただし、「日付か金額の範囲指定で検索できること」「2項目以上を組み合わせた条件で検索できること」については、請求書データのダウンロードに応じることができる場合には不要となります。

請求書を保管する時のポイント

請求書を保管する際には、以下のようなポイントがあります。

• 受領した請求書は支払い期限ごとに分けて管理する

• インボイス請求書は発行控えの保存義務があることに注意

• すべての請求書を電子データとして統一して保存するならシステムの利用がおすすめ

受領した請求書は支払い期限ごとに分けて管理する

受領した請求書は、支払期限ごとにデータをまとめたり、ファイリングしたりして保管するのがおすすめです。

支払期限ごとに分けて保管することで、管理しやすくなるほか、代金の支払い漏れなどのトラブルを防ぐことができます。

インボイス請求書は発行控えの保存義務があることに注意

通常の請求書とは異なり、インボイス請求書（適格請求書）には送付側にも控えの保存義務があることに注意が必要です。

送付した請求書の発行控えについても、請求書交付日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日より7年間の保存が義務付けられています。

通常の請求書は写しを作成した場合には保存義務があるものの、作成しなかった場合には保存義務がありませんので、混同しないように注意しましょう。

すべての請求書を電子データとして統一して保存するならシステムの利用がおすすめ

電子データで受領した請求書は紙で保管することはできませんが、紙で受領した請求書は電子化することができます。

そのため、すべての請求書を電子データ保管で統一したいと考える場合もあるでしょう。

このような場合には、電子帳簿保存法に対応したシステムを用いるのがおすすめです。

なぜなら、今までの項目で述べたように、電子データの保存には細かな要件があるためです。

これらの要件を把握せずに電子データ保存をしていると、罰則を受ける可能性もあります。

電子帳簿保存法に対応したシステムを利用すれば、知らず知らずのうちに違反してしまうという心配もありません。

電子帳簿保存法を守らないとどのような罰則がある？

電子帳簿保存法に違反した場合、以下のような罰則を受ける可能性があります。

• 青色申告承認の取消

• 追徴課税

• 会社法による過料

青色申告承認の取消

電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告承認が取り消しになる可能性があります。

ただし、青色申告承認の取り消しについては、直ちにおこなわれるというわけではありません。

一方で、国税庁の事務運営指針によって検討された結果や、税務調査の際、法人税法・所得税法による青色申告承認の取消の事由に該当する行為（帳簿書類の提示拒否など）をおこなった場合には、取消がおこなわれるケースもあります。

追徴課税

電子帳簿保存法に違反した悪質な不正があった場合、通常の追徴課税に加算される35％の重加算税に加えて、さらに10％が加重されます。

これは、電子帳簿保存法の改正によって整備された重加算税の加重措置です。

税務調査の際に故意を前提とする不正が判明した際、スキャナ保存された電子データまたは電子取引のデータ保存にかかるものである場合、この10％の加重が課されます。

会社法による過料

電子帳簿保存法に違反し、その結果請求書等の書類の改ざん等がおこなわれた場合、会社法に違反してしまう可能性もあります。

会社法に違反した場合には、100万円以下の過料が課せられるケースもありますので、注意が必要です。

受け取った請求書を適切に保管しよう

請求書は重要な書類として、一定期間の保存義務があるなど、管理方法には気をつかう必要があります。

現在はペーパーレス化も進んでいるため、データ保存に統一していく流れになるのではないでしょうか。

一方で、電子データの保管には細かい要件があるなど、理解しなくてはならない部分も多くあります。

これらのルールを理解し、受領した請求書や発行した請求書を適切に保管することが大切です。

システムの利用が便利なケースも多いため、電子データ保存に移行したいと考えている場合は検討してみてもよいのではないでしょうか。

紙の請求書の受領からデータ化までMailMateで完了

電子化が進んでいる中で、メールで届く請求書と郵送で届く請求書が混在する状況になっている企業もあるのではないでしょうか。

紙で受け取った請求書はスキャンして電子データとして保管することが可能ですが、そのためには要件を満たす必要があります。

クラウド郵便サービスMailMateは電子帳簿保存法対応のため、受け取った請求書を電子化して保存することが可能です。

さらに、オンライン上でいつでもどこでもデータを確認できるため、チームでの共有も簡単。

30日間返金保証ありで使用感をチェックすることができますので、ぜひこの機会にお試しください。

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