ペーパーレスとは？ペーパーレス化のメリットとデメリット、おすすめサービスを紹介します！
（※この記事は、2023年5月29日に更新されました。）
2005年に施行されたe-文書法や2021年の電子帳簿保存法など、現在日本は国家を上げてデジタル化を進めています。
そんなデジタル化に関連してよく聞く言葉、「ペーパーレス」とはどういう意味か皆さんご存知ですか？
この記事では、ペーパーレスの意味、企業がペーパーレス化を行うメリット・デメリット、そしてペーパーレス化の方法をご紹介いたします。
ペーパーレス、デジタル化に取り組みたい方必見です！
クラウド郵便で紙の郵便物をリアルタイムにパソコン上で受け取ることができます。
ペーパーレスとは？
ペーパーレスとは、情報の保管やコミュニケーションを紙媒体ではなく電子的に行うことを指します。
さらに紙媒体であったものを電子化、データ化することをペーパーレス化と言います。
ペーパーレスの目的とは？
政府の考えるペーパーレス化を進める目的は、業務の効率化、生産性の向上、新たな付加価値の創出などがあります。
さらにコロナ禍を受けて、持続可能な社会の実現のために、感染症や自然災害に対応できる強靭性を確保することもペーパーレス化を進める目的です。
2017年のテレワーク先駆者百選で総務大臣賞を受賞した日本マイクロソフト株式会社の受賞ポイントの１つが、情報通信技術の利活用でした。
同社には完全ペーパーレスというテレワークができる環境が整備されていることから、テレワーク勤務が就業規則に導入されています（2017年 テレワーク先駆者百選 総務大臣賞 事例のご紹介）。
今すぐにできるペーパーレス化の習慣４つ
ここでは、特別なツールを導入する必要がなく今すぐにペーパーレス化の導入ができる方法を４つご紹介いたします。
ペーパーレス化の習慣を身につけて業務の効率化を図りましょう！
1. FAXではなく電子メール
紙の書類や資料を他の人に共有したいときに、FAXではなくスキャニングで電子化、PDF化しメールに添付して送るようにしましょう。
そうすることで紙を使わず共有することができます。
さらに、紙で受け取ると保管場所を設ける必要がありますが、データ化されているとパソコンやクラウドに保存するだけで良くなります。
そうすることで、以下のようなメリットがあります：
紙を保管する場所がいらない
過去の紙の書類を検索ですぐに見つけられる
他の人に簡単に共有できる
2. オンラインストレージを活用
オフィスにある物理的な保管場所ではなく、代わりにパソコン上やクラウド上のストレージに資料や書類をデータ化して保存するようにしましょう。
必要な文書をスキャン、PDF化するだけでパソコン上に安全に保管することができます。
3. タブレットやパソコンのメモ
タブレットやパソコンのメモを使用することで、後で見返したり、検索や保存が簡単になります。
紙に書くと無くしてしまったり、見つけるのが大変だったり、読み返すとなんて書いてあるかわからないといった事態が起こる可能性があります。
4. 電子署名を使う
書類への署名を行う際には、電子署名を利用するようにしましょう。
電子署名には、サービスによって無料で使えるものがあります。
契約書を印刷することなくさらにメールでリンクなどを送るだけで契約書を相手に送ることができます。
ペーパーレスのメリット・デメリットは？
現在日本全体でペーパーレス化が進められていますが、メリットだけではなく注意点も存在します。ここでは、ペーパーレスかを推進するにあたってのメリットと、注意点をご紹介いたします。
ペーパーレス化のメリット３つ
ペーパーレス化を進めるメリットは、多くありますがここでは代表的な３つをご紹介します。
1.業務の効率化
紙媒体であった情報や紙の資料を電子化することで、いつでもどこにいても情報へのアクセスが可能になります。
対面でないといけない取引や会社にいないとアクセスできない情報などがあるかと思いますが、それらをペーパーレス化することでそのような業務にかかる時間を短縮することができます。
また、データ化されていれば、必要な情報が簡単に検索できるため紙の書類の束の中から必要な情報を探したりする手間もかかりません。
2.コストの削減
愛媛県西予市がペーパーレス化に取り組んだ結果、議会のコピー使用料半減、FAX代は、1/10以下になりました。
効率化による削減効果は、年換算で1,600万円相当にもなります（ICTを活用したペーパーレス化から働き方改革への取組み）。
このように、ペーパーレス化を進めること紙を使わなくなるため、印刷にかかっていた経費や時間が減りコストの削減に繋がります。
3.オフィススペースの有効活用
紙媒体の情報を保管する場所が不必要になるため、オフィススペースを有効に活用することができます。
書類を保管していた棚やファイル、ファイルたてなどの小物も不要です。
ペーパーレス化のデメリット3つ
ペーパーレス化を推進するにあたり、次のような注意点があります。
1.一度にたくさんの書類を見比べることができない
書類であれば、一度にたくさんのものを見ることが可能ですが、データ化をすると画面の大きさに限りがあるため見やすさには限界があります。
2.パソコンなどの電子機器の使い方を知る必要がある
紙の電子化により業務効率化が期待できるのは、紙よりも電子化されたデータの方が扱いやすいためです。
つまり、電子機器の使い方を知っていないとペーパーレス化を進めてもメリットを感じられないかもしれません。情報が保管されてる電子機器の使い方を知っておく必要があります。
3.導入するための初期費用、維持費などがかかる
ペーパーレス化の方法の一つとして、ツールを導入することが挙げられますが、社内でツールを開発するにしても他社のサービスを利用するにしても新しいものを導入するにはコストがかかります。
さらに前述したように、従業員に使い方を教える必要がある場合は研修会を開いたり教材を用意したりというようなコストも発生します。
ペーパーレス化が進まない理由とは？
総務省が2021年に行った調査によると、世の中でデジタル化が進んでないと思う理由という質問に対し、情報セキュリティやプライバシー漏洩の不安、利用する人のリテラシーの不足、様々な分野におけるデジタルでの業務利活用が不十分といったような理由が多く挙げられました。
また、株式会社ProgateとMMD研究所が共同で行った調査によると、勤めている企業のペーパーレス化を推進する上での課題として以下が挙げられました。
このように、ペーパーレス化によるデメリットに対しての懸念と課題が企業のペーパーレス化の推進を妨げているようです。ペーパーレス化にデメリットがあることは確かですが、知識不足や導入コストなどは単なる初期費用です。
ペーパーレス化を実現させることができれば、前述したように大幅なコスト削減、業務効率の向上に繋がることを覚えておいてください！
ペーパーレス化の方法は？何から始める？
ペーパーレス化を始めるにあたってのポイントは、複雑すぎないこと、誰にとっても使いやすいことが一つ挙げられると思います。
ここでは、何をペーパーレス化したらいいかわからないという方に向けて、ペーパーレス化におすすめツールを４つご紹介いたします。
電子署名
勤怠管理システム
電子請求書
クラウド郵便
1. 電子署名
電子署名は、電子契約などとも呼ばれる契約書を電子化する方法です。
有名なサービスには、クラウドサインやサインタイムなどがあり、これらのサービスは電子帳簿保存法の要件に対応しています。
従来まで紙の契約書にサインをする必要があったため郵送や転送などの必要性から契約に時間がかかっていました。
しかし、契約書を電子化してパソコン上でサインできるようになってから紙の契約書を用意する必要がなくなり、さらに契約を結ぶまでの時間が短縮されるようになりました。
2. 勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、タイムカードや出勤簿がデジタル化されたサービスです。
有名なものには、Smart HRやマネーフォーワードなどがあります。
従来までは、タイムカードや出勤簿に従業員が出勤した時間と退勤した時間、残業時間などを手書きしていました。
しかし、勤怠管理システムを導入することで自動で従業員の勤務状況が記録され、リアルタイムに確認することができます。
3. 電子請求書
電子請求書サービスは、紙の請求書を事業者が企業の代わりに受領し、データ化して送信してくれるというものです。
有名なものには、TOKIUMがあり、こちらも電子帳簿保存法の要件を満たしています。
紙の請求書やメールの請求書などさまざまな形式で届く請求書をお使いの会計ソフトへ取り込みができる形式に合わせて一括管理・変換してくれます。
請求書の送付先を事業者に変更するだけであとは全て請求書の管理を任せられます。
4. クラウド郵便
クラウド郵便サービスは、企業に届く紙の郵便物を代わりに受け取り、スキャニング、PDF化してパソコン上に配信してくれるサービスです。
代表的なサービスには、MailMate、トドケール、Atenaなどがあります。
従来は、会社の郵便物の仕分けに人件費を使っていたり、テレワーク中は郵便物を受け取るためだけに出社したり、メール室や社内便があっても郵便物の紛失や社内便の遅延などの問題がありました。
しかし、クラウド郵便を導入することで、会社宛の紙の郵便物を一括パソコン上で管理することができ、いつでもどこでもリアルタイムにパソコン上で郵便物を確認できます。
クラウド郵便で紙の郵便物をリアルタイムにパソコン上で受け取ることができます。
MailMateでペーパーレス化を始めませんか？
派遣やバイトを雇うよりペーパーレス化したほうがお得
日本の行政手続きは紙で行うことが多く、インターネットから書類を印刷できても、最終的に印刷した書類を窓口へ持って行ったり、対面で手続きを行うことが多いです。
そのような事が原因なのか、総務部をはじめ郵便物の仕分けを担当される部署の仕事は一向に減りません。会社全体がテレワークになっても、郵便物の仕分けや郵送をする為に出社する人もいるのではないでしょうか。
当然ながらそのような仕事を任されると、他の重要な仕事に割く時間が減りますし、仕事へのモチベーションも上がりにくいかもしれません。
グラフの通り、時給1200円で5時間仕分けをしてもらうと、それだけで日給6000円です。Mailmateの小規模事業者向けプランなら月額3,800円、中小企業向けプランなら月額9,800円と時給を払うよりも非常にお得なことがわかります！
「外部に任せると情報漏洩が……」では、情報漏洩はどのように起こるかご存知ですか？
MailMateはサイバーセキュリティはもちろん、お預かりした書類にシリアルナンバーを振り分けて、管理まで徹底しています。そうは言っても、郵便物ですのでどのように扱われるか不安ですよね。
アウトソーシングのサービスが増えて、情報漏洩を心配する声は多いですが、次のようなデータもあります。
IPA（情報処理推進機構）が発表した「企業における営業秘密管理に関する実態調査2020」によると、営業秘密の漏洩ルートのうち内部脅威からの情報漏洩が全体の87.6％を占めているとの事です。
つまり情報漏洩が起こるほとんどの原因は、外部ではなく転職した従業員などを含めた内部からと言えます。
ですので、MailMateが責任を持ってお預かりすることで、管理が行き届かない従業員の情報漏洩リスクからお守りできる、という考え方もあるのです。
郵便物をペーパーレス化・デジタル化するメリット
もし、MailMateをご利用していただくと、仕分け、ファイリング、PDFスキャンなどの手間が省けるためかなりの業務効率化が期待できます。
郵便物の共有もオンラインで可能ですので自分が移動する必要もありません。
これは大幅な労働時間の削減に繋がりますし、前章でも書いたように人件費の節約や情報漏えいの観点も含めると、かなりコストパフォーマンスの良い投資だと言えます。
ペーパーレス・デジタル化に向けた政府の取組み
土曜配達を休止する郵便法改正
2021年10月から郵便法が改正されて土曜日の配達が休止されるなど、改正前と比べると配達に日数やコストが掛かるようになりました。
これにより、締め日付近で請求書を郵送せずに、PDF化したものをメールに添付する企業が増えるかもしれません。
法律が変わり、それを理由に取引先と交渉してデジタル化できるチャンスが生まれたことは、業務効率化を図りたい企業にとっては追い風となるでしょう。
改正された電子帳簿保存法
2021年に施行された改正電子帳簿保存法により、取引情報などのデータ保存が義務付けられました。
電子帳簿保存法とは、電子取引の履歴をデータ保存することが義務化されたことにより、その他保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存際の要件を定めた法律です。
完全な義務化まで2年の猶予期限が設けられましたが、2023年12月31日以降からは完全なデータ保存が求められるため多くの企業は着々と準備を進めています。
帳簿に関連する書類のペーパーレス化を推進したい方は、ツールを導入する際に、電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認するのがおすすめです。
詳細は、こちらの記事（2022年改正「電子帳簿保存法」スキャナ保存をわかりやすく説明！）をご覧ください。
ペーパーレス化にいち早く取り組んで安定した業務パフォーマンスを！
コロナ禍で日本では未だにFAXを使っている企業が多いと話題になりました。
あれほどニュースに取り上げられても、まだFAXを使い続けている企業があるようです。企業が自らの意思決定で働き方を変えられないでいます。
企業の意思決定者が、新しいシステムを導入したり、新しい仕事を覚えることに億劫になっていたり、否定的であるとデジタル化・ペーパーレス化は進みません。
ここで紹介した郵便物のデジタル化というのは、取引先に影響する可能性も低いですし、莫大な設備投資のコストが掛かるわけでもないためハードルは低めではないでしょうか。
ペーパーレス・デジタル化に今から取り組んでみたい企業には、個人から中小企業まで誰でも簡単に導入できるシステムである私書箱サービスMailMateを強くおすすめします！
まとめ
まずは、手軽に始められる郵便物のデジタル化から始めてみてはいかがでしょうか。
デジタル化のためのシステム導入を渋っていても、政府を中心としてデジタル化やペーパーレス化の動きは年々拡大していきます。早くからペーパーレス化を導入しておきましょう！
MailMateであれば初月無料ですので、ひとまず使ってから検討してみるという手段も取れます。
少しでも興味を持っていただけましたら、遠慮なくご相談ください！
おすすめ記事：テレワークのネット環境を整備しよう！おすすめネット回線を紹介
おすすめ記事：受け取りたくない郵便物の受け取りを拒否する方法と注意点を解説
クラウド郵便で会社に届く紙の郵便物をパソコン上でリアルタイムに受け取ることができます。
郵便物を受け取るためだけに帰宅や出社してませんか？
クラウド郵便で世界中どこにいてもあなたに届く紙の郵便物をリアルタイムにオンラインで確認することができます。
