書類スキャン代行サービスで業務効率化！メリットや注意点も解説
「社内の紙文書が多くて、データ化するのが大変」
「スキャニングに時間がかかって自分の作業が進まない」
「書類のスキャン代行ができるサービスはある？」
この記事では、こうした悩みを解決していきます。
2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、書類のスキャナ保存要件が緩和されました。それに伴い、紙文書をデジタルデータとして保存するようになった企業も増えています。ただしスキャン作業には時間と手間がかかるため、業務が進まず悩んでいる方も多いでしょう。
そこで本記事では、スキャン作業の代行サービスを紹介いたします。サービスを使うメリットや注意点、サービスの選び方も解説するので、ぜひ参考にしてください。
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書類スキャン代行サービスとは
書類スキャン代行サービス（スキャニング代行サービス）とは、紙書類のスキャニング作業を代行してくれるサービスのこと。基本的な作業の流れは、以下のとおりです。
紙媒体の書類を回収する
書類をスキャンし、データ化する
スキャンデータを修正・加工する
データを納品し、書類の原本を返却する
ただし選ぶサービスによって、データの加工範囲や原本の扱いは異なるため注意してください。
また類似サービスとして、文書電子化サービスがあります。こちらの特徴は、スキャニングをはじめOCRや文書管理など、多様な機能が搭載されている点です。目的に応じて使い分けるとよいでしょう。
スキャン代行サービスを利用するメリット
スキャニングを行うには、まず書類を用意してクリップやホチキス、付せんなどを外さなければなりません。そしてスキャンを行った後はクリップ等を付け直し、保管場所に戻す必要があります。
スキャンデータもそのまま保存するのではなく、ファイル名を付けてから適切なフォルダに移動します。このように1枚の書類をデータ化するだけでも、細かな作業が多いですよね。
スキャニング自体は難しい作業ではないため、スキャナーさえあれば自分で行うことも可能です。ですがスキャン代行サービスを利用することで、大きく3つのメリットが得られます。
メリット１）書類のデータ化にかかる時間や手間を減らせる
従業員がスキャニング、あるいは手作業で書類のデータ化を行っていると、その分本来の業務にかける時間が少なくなります。コア業務が疎かになってしまうと、社内の生産性にも影響が出てくるでしょう。作業量が多くなりやすいため、人件費の増大にもつながります。
そこでスキャン代行サービスを利用すれば、業務の効率化が実現できます。従業員がコア業務に注力できるようになるため、社内の生産性や満足度の向上も見込めるでしょう。不要な人件費も削減できますよ。
メリット２）スキャンデータの品質が高い
元の書類の状態によって、あるいはスキャン時の設定によって、スキャニング後のデータ品質は変わります。特に自分でスキャニングを行う際は、以下のようなトラブルが起きやすいです。
データが歪む、傾く
データに汚れや筋、影などが入る
裏写りする
スキャン代行サービスならこうしたトラブルを防ぎ、高品質なデータを作成することができます。
そしてカタログや分厚い冊子をスキャンするには断裁も必要ですが、これを自分で行うのは大変です。スキャン代行サービスならきれいに断裁してくれますし、場合によっては非断裁でスキャンすることもできますよ。
メリット３）多様な書類をスキャンできる
スキャン代行サービスで対応している書類は、取引関係書類から建築図面まで多岐にわたります。具体的には、たとえば以下が挙げられます。
一般書類：請求書、契約書、会議資料 など
大判書類：図面、ポスター など
冊子類：書籍、刊行物、カタログ など
その他：名刺、領収書 など
そもそも社内のスキャナーは、大判書類に対応していないことが多いです。また冊子類は筋や影が入りやすく、文字も伸びやすいため、自分でスキャンするのは難しいでしょう。
一方でスキャン代行サービスなら、このような書類にも対応可能です。さまざまな書類をきれいにデータ化できる点は、大きなメリットといえます。
スキャン代行サービスの注意点
スキャン代行サービスにはメリットだけでなく、注意点もあります。サービスを導入する前に、2点確認しておきましょう。
サービスを利用するには費用がかかる
スキャン代行サービスの多くは、「書類1枚あたり〇円」の形で料金が発生します。一般的なA4サイズの書類であれば、料金相場は1枚あたり4円〜6円ほど。カラーでのスキャンや大判書類のスキャンを行う場合、あるいは解像度を上げる場合などは、さらに料金が上がります。
さらにオプションとして原本の廃棄や溶解、画像の加工やフォルダ名の編集などを行うサービスもありますが、その分も料金は加算されます。安心して利用するためには、事前にスキャン代行サービスに求める内容を明確化し、試算しておくとよいですね。
セキュリティ面でリスクがある
スキャンが必要な書類のなかには、機密情報が含まれたものもあるでしょう。スキャンの代行とは、そうした書類を第三者に預けることになるので、セキュリティリスクは否めません。万が一書類の扱いがずさんなサービスを選んだ場合、情報流出などのトラブルを招く恐れもあります。
そうしたトラブルを防ぐには、セキュリティ的に安心できる企業を選ぶことが大切です。PマークやISO9001、ISMS認証などを取得していることが、一つの基準になりますよ。
スキャン代行サービスを選ぶポイント
スキャン代行サービスを選ぶ際、料金を比較する方は多いでしょう。ただしサービスによっては最低料金が定められており、少量では依頼できないケースもあります。さらに書類のサイズや解像度によっても料金は変わるので、依頼内容に合わせた形で比較することが重要です。
そして料金以外にも、サービスを選ぶポイントは4点あります。
ポイント１）スキャンの品質は十分か
スキャンの品質が悪ければ、良質な電子データは作成できません。たとえば解像度が低すぎて画像が荒い状態や、歪みや誤字の多いデータだと、書類そのものの信頼性が損なわれてしまいます。
スキャン品質を見極める指標の一つは、文書情報管理士などの専門資格を持つスタッフがいること。ユーザーの口コミも参考になりますよ。なかにはサンプルを確認できるサービスや、無料でお試しスキャンができるサービスもあるので、不安な方は活用するとよいでしょう。
ポイント２）社内の書類形式に対応できるか
選ぶサービスによって、大判書類や冊子類への対応は大きく異なります。断裁が前提のサービスもあれば、そもそも対応していないサービスもあるため、事前の確認が必要です。
そして書類の量に合ったサービスを選ぶことも重要です。少量の場合は最低金額の定められていないサービスを、大量の場合は一箱単位で料金が定められているサービスを選ぶと、コストパフォーマンスが高くなりやすいです。
ポイント３）原本の扱いはどうなっているか
スキャン代行サービスは、スキャン後の原本を以下いずれかの方法で扱います。
依頼元の企業に返却する
サービス側で溶解あるいは廃棄を行う
サービス側で保管する
書類によって「データとは別に原本も保管させてほしい」「書類の電子化ができれば原本はいらない」など、求める対応も変わってくるはず。そのため、さまざまな対応ができるサービスを選んでおくと便利です。
ポイント４）企業の信頼性は高いか
スキャン代行サービスには機密情報を預けることになるので、信頼できるところを選ぶことが大切です。情報セキュリティ資格を取得しているサービスや、利用実績が豊富なサービスであれば、信頼性も高いでしょう。
あわせてサポート体制も確認しておきたいところ。トラブル時の対応やアフターサポートについて知っておくと、いざという時も安心です。
おすすめのスキャン代行サービス5選
ここではスキャン代行サービスのなかから、おすすめ5選をご紹介します。ぜひ基本料金や特徴を比較し、自分に合うサービスを見つけてください。
①メールメイト｜会社に届く郵便物をデータ化してクラウド管理
料金：お問い合わせください
Pマーク、CISSP＆CREST認定取得
電子帳簿保存法対応
メールメイトは、郵便物を電子化するクラウド郵便サービスです。メールメイトの住所宛に届いた郵便物は、スタッフがスキャンしてPDF化し、クラウド上にアップロードします。そのためマイページにアクセスすれば、どこにいても郵便物データを確認できる仕組みです。
紙の郵便物と違って検索や共有がしやすくなるので、利便性が高まります。リモートワークもできるようになりますよ。
さらに領収書の電子化や請求書管理サービスも提供しているので、経理業務の効率化も図れます。大きなメリットは、スマホアプリ で写真を撮るだけで書類のアップロードが完了するため、誰でも簡単に使える点。AI-OCR搭載なので、文字の認識精度も高いです。
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②うるるBPO｜豊富な専門知識とセキュリティの高さが強み
引用：書類の電子化・スキャン代行サービス【うるるBPO】
料金：A4サイズ（白黒・200dpi）4円/枚～
Pマーク、ISO27001・ISO9001認定取得
電子帳簿保存法対応
うるるBPOは、5,000社以上・29,000件以上の取引実績を持つスキャン代行サービスです。対応可能な書類は幅広く、OCR付きスキャン、大判書類のスキャンも可能。オプションで原本の溶解処理や保管のほか、ホチキスの留め外しや断裁もできますよ。
文書情報管理士や文書情報マネージャー、メーリングアドバイザーなど専門知識を持ったスタッフが多く、作業品質が高い点も強みです。監視カメラが24時間稼働しており、専用ルームにはアクセス制限がかけられているなど、セキュリティ体制も整っています。
③文書電子化サービス（スマートスキャニング）｜書類量を問わず利用できる
引用：文書電子化サービス | 国内航空輸送 | 日本通運
料金：A0サイズ以下（白黒・300dpi）10円/枚～
文書の運搬にはセキュリティ輸送を行う
文書電子化サービス（スマートスキャニング）には、書類の量や目的に応じた2つのプランがあります。預けた書類を一括スキャンするフル電子化サービスは、箱単位でも枚数単位でも申し込み可能。オンデマンド電子化サービスは、必要書類のみを電子化します。
いずれのプランでも、クリップやホチキスの付いた書類をそのまま預けられるので便利です。プランによって原本の返却・溶解・保管のいずれにも対応できますよ。
日本通運が提供するサービスなので、輸送面も安心です。独自のセキュリティ輸送サービスを用いて、個人情報や機密情報を守ります。
④スキャニングサービス｜短納期なので急ぎの書類にもおすすめ
引用：大塚商会のスキャニングサービス（紙文書のスキャン＜電子化＞） | 大塚商会
料金：A4サイズ 5円/枚～
Pマーク取得
大塚商会のスキャニングサービスでは高速機を利用しているため、書類量が多くても納品が速いのが特徴です。ホチキス留めされた書類やクリアファイルに入った書類も、そのまま預けられますよ。持ち出し厳禁の書類であっても、依頼元の企業に機材を持ち込んで作業を進めてくれるため安心です。
さらにオプションを使えば、文書管理システムとの連携ができるのも大きな魅力。スキャンしたデータを文書管理システムに登録することで、納品直後からデータの共有・検索が可能になります。
⑤スキャニング・文書電子化｜1枚から対応可能！オプションも豊富
引用：スキャニング・文書電子化のことならオンデマンド印刷のアクセア
料金：A4（白黒・200dpi）8.8円/枚～
Pマーク取得
アクセアのスキャニング・文書電子化サービスでは、書類をスキャンしたデータをCD-RかDVD-Rで納品します。最少で1枚から依頼できるうえ、不定形からA0サイズの書類まで幅広く対応。ホチキスの留め外しやOCR設定、ファイル名やフォルダの作成など、オプション機能も豊富です。
Pマークを取得しているほか、不正コピーの防止や入退室ログの管理などが行われており、セキュリティ面も万全。書籍のスキャンにも対応していますが、著作権の問題があるものは受け付けていないので、あらかじめ確認しておきましょう。
スキャン代行サービスに関するQ＆A
最後に、スキャン代行サービスに関してよくある質問に答えていきます。
Q１）書類を電子化するとどんなメリットがある？
近年ではペーパーレス化が進んでおり、紙の書類を電子化する企業も増えてきました。書類を電子化するメリットは、主に5つあります。
必要な書類を探しやすくなる
他者との共有がしやすくなる
書類の保管スペースが不要になる
書類の紛失や汚破損のリスクを減らせる
BCP対策になる
紙の書類と比べて、書類データは検索性が高く、共有や管理もしやすい点が大きなメリット。誤って紛失したり汚したりするリスクも減らせます。
さらに経年劣化しないうえ、適切なバックアップをとっておけば、災害時にも安心です。そのためBCP対策としても推奨されています。
Q２）スキャン代行サービスが注目されているのはなぜ？
2022年に電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存の要件が緩和されました。その結果、紙媒体の領収書や請求書等をPDF化し、データとして保存できるようになったのです。
その反面で人材不足に悩んでおり、スキャニング作業に時間をかけられない企業も多いため、スキャン代行サービスが注目を集めるようになりました。加えてペーパーレス化の推進やリモートワークの普及も、スキャン代行サービスの需要が高まる一因となっています。
Q３）スキャン代行サービスは個人利用も可能？
スキャン代行サービスはビジネス利用だけでなく、個人利用も可能です。ただしすべてのサービスが個人利用に向いているわけではないため、注意してください。
たとえば最低料金の定めがあるサービスは、大量の書類を依頼することが前提なので、個人利用には向きません。なかには「法人向け」と銘打ったサービスもあり、個人の利用は断られる場合もあります。個人利用に向いたサービスと法人向けのサービスは異なることも、知っておくとよいでしょう。
スキャン代行サービスで業務を効率化しよう
本記事では紙文書の電子化を考えている方に向けて、書類スキャン代行サービスのおすすめ5選をご紹介しました。あわせてサービスを利用するメリットや注意点、自分に合ったサービスの選び方も解説したので、導入時の参考にしてください。
電子化した書類は検索しやすく、保管スペースをとらず扱いやすいというメリットがあります。ただ社内のリソースが限られている以上、手間のかかるスキャニング作業は外注するのもよい方法です。ぜひスキャン代行サービスを活用して、業務効率化を進めましょう。
なかでもメールメイトは、郵便物や経理書類の電子化に強いサービスです。30日間は返金保証も付いているので、気になる方はぜひご相談ください。
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