【電子帳簿保存法対応】おすすめの文書管理システム10選！選び方も解説
「社内で扱う文書が多すぎて管理しづらい」
「電子帳簿保存法の要件を満たすのが難しい」
「国税関係書類を効率的に管理したい」
こんな悩みを抱えている方には、この記事が参考になるでしょう。
本記事では文書管理に悩んでいる方に向け、電子帳簿保存法に対応している文書管理システムを10種類ご紹介します。
システムのメリットや選び方、ならびに電子帳簿保存法のポイントについても解説するので、ぜひ最後までご一読ください。
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文書管理システムとは
「文書管理」とは、文書を作成して活用した後、それを適切に保管あるいは廃棄するまでの流れを指します。
取り出しやすく片付けておくだけでは「保管」にすぎず、「文書管理」とはいえないので注意しましょう。
そして文書管理システムとは、コンピュータ上で文書の管理ができるシステムのこと。社内で扱う以下のような書類を管理することができます。
契約書
申請書
請求書
報告書
稟議書 など
証憑書類、社内書類のいずれにも対応しているほか、システムによっては会議資料やマニュアルなどの大きなファイルも対応可能です。
電子帳簿保存法に対応しているシステムも多く、近年注目を集めています。
文書管理システムの主な機能とメリット
文書管理システムの機能は、主に6つあります。機能の詳細と、文書管理システムのメリットについて確認していきましょう。
保管機能｜ペーパーレス化・業務効率化につながる
文書をクラウド上などにまとめて保管できる機能です。
クラウド型の保管とも言われています。
紙の文書と違って保管スペースを用意する必要がないので、どれだけ文書が増えても問題ありません。
ペーパーレス化にもつながるので、コスト削減に役立ちます。
社内で作成した書類データはもちろん、紙の書類をスキャンしたデータ、メールなどで受け取ったデータにも対応しています。
文書管理の一括管理ができるため、業務を効率化できます。
検索機能｜必要な文書を探しやすくする
文書管理システムに保管された書類のなかから、必要なものを探し出す機能です。
ファイル名や保存者、書類内のキーワードなど、さまざまな検索条件を設定できるため、スピーディーな検索が可能です。
書類をアップロードする際にタグを設定しておけば、より検索性を高めることができるでしょう。
アクセス権の設定｜文書の安全性を高める
書類にアクセスする人物を限定することで、文書の安全性を高められる機能です。
基本的にシステム内の書類は全社員がアクセス可能ですが、特定の部署のみ、あるいは特定の役職のみに公開したい時に使います。
アクセス権を設定し要件を満たすことでログインできるようになるので、機密文書の持ち出しを防ぐことができ、セキュリティ対策としても有効です。
ワークフロー機能｜スピーディーな文書共有を行う
システム内で書類の承認や決裁を行う機能です。
日本の企業にはハンコ文化が根付いており、多くの場面で承認印や決裁印が必要でした。
そのため
「部長がいないから承認印がもらえない」
「決裁印がないから計画を進められない」
といった問題も起こっていたのです。
その点、ワークフロー機能を使えば、システム内で承認・決裁ができるので、スムーズに仕事を進めることができます。
セキュリティ機能｜文書の改ざんや差し替えを防ぐ
文書の暗号化やアクセスログの記録などを行い、文書の安全性を保つための機能です。
なかには透かしを入れたりコピーを制限したりと、不正な改ざん・差し替えを防ぐシステムもあります。
外部の不正アクセスを防ぐだけでなく、社内の内部統制としても役立ちます。
セキュリティ面は、文書管理システムが紙媒体よりも優れている点の１つですね。
バージョン管理｜操作ミスによるトラブルを防ぐ
書類を編集した際に、自動で新版と旧版を残しておく機能です。
新版にすぐアクセスできるだけでなく、必要であれば旧版の閲覧や復元が可能です。
「間違えて過去のファイルを見ていた」「誤って上書きしてしまった」というトラブルの防止につながります。
文書管理システムのデメリット
文書管理システムには多くのメリットがある反面、以下のようなデメリットもあります。
あらかじめ知ったうえで、対策を練っておきましょう。
コストがかかる
業務フローの見直しが必要
システムを導入するには、必ずコストがかかります。
クラウド型であれば数千円～数万円、オンプレミス型であれば数十万円～数百万円かかることもあります。
また従来の文書管理方法と変わる場合、業務フローの見直しが必要です。
場合によっては、使い方の研修を行うなどのフォローも求められるかもしれません。
特に、電子取引の場合、初めて利用する際は手間取ってしまうことがよくあります。
システムの利用方法について、マニュアルやルールを整備しておくことも大切です。
文書管理システムは電子帳簿保存法にも対応可能
電子帳簿保存法は1998年に制定され、2022年には大幅に改定された「改正電子帳簿保存法」として施行されました。
主に国税関係書類を電子化した状態で保管する方法を規定した法律で、電子保存時の要件などが細かく定められています。
まずは電子帳簿保存法で規定されている要点を確認しておきましょう。
電子帳簿保存法における文書管理規定の要点
電子帳簿保存法で対象となる書類は、3種類に分けられます。
電子帳簿・電子書類：会計ソフト等を使って社内で作成した電子データ
スキャナ保存：紙の書類をスキャンした電子データ
電子取引情報：メール等でやり取りした電子データ
以前はスキャナ保存の際に税務署長への届出が必要とされていましたが、現在は届出不要でスキャナ保存を進めることができます。
また2024年1月より、電子取引情報については電子データのまま保存することが義務付けられました。
紙に印刷する場合も要件に則って電子データを保存しなければならないので、注意が必要です。
参考：国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト
電子帳簿保存法の要件
電子化したデータを保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」が重要です。
つまり文書の改ざんを防止するとともに、誰でも見られるようにしておかなければなりません。
書類の種類によって違いはありますが、基本的に以下のような保存要件があります。
タイムスタンプを付与する、訂正や削除の履歴を残す
システムの使い方やマニュアルなどの関連書類を備え付ける
取引の日付、取引金額、取引先から検索できる状態にしておく
ディスプレイやプリンタなどを準備し、文書を見られる状態にしておく
電子帳簿保存法に対応した文書管理システムであれば、上の要件を満たす機能を備えています。
手作業で行うよりも、スムーズに帳票類の管理ができるでしょう。
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さまざまな書類に対応可能な文書管理システム5選
文書管理システムの種類は多く、それぞれ「請求書の管理に強い」「領収書関連の管理がしやすい」などの特徴があります。
そのなかでも、ここでは幅広い書類を扱う方におすすめのシステムを5つご紹介します。
①OPTiM電子帳簿保存｜情報の解析や台帳記入はAIにお任せ
引用：OPTiM電子帳簿保存初期費用
月額料金：9,980円＋税～
無料トライアル：あり（ファイル保存は6カ月）
JIIMA認証：取得済み
OPTiM電子帳簿保存は、AIを活用した文書管理システムです。
文書のタイトルや取引先企業名、取引金額などの必須項目は自動入力されるので、手作業で打ち込む必要がありません。
請求書や注文書などの多様な文書を、効率よく一元管理することができます。
また、ファイルの容量や保存期間、ユーザー作成数は無制限という点もポイントです。
取引関係書類を無制限で保管できるような機能を備えているのは、他のサービスをよりも優れていますね。
さらには、アップロードする文書の件数に応じて、適するプランを選びましょう。
②バクラク電子帳簿保存｜無料プランあり！直感的に操作できて使いやすい
引用：バクラク電子帳簿保存月額料金
無料プラン：あり
JIIMA認証：取得済み
バクラク電子帳簿保存は操作性が高く、多くの人にとって使いやすい文書管理システムです。
保存方法のフローなどが分かりやすいのは、利用者にとっても嬉しい点ですね。
また、無料プランもあるため、「まずは試してみたい」という方にもおすすめです。
サービスの継続率は99%を誇っており、「マニュアルを読む必要がないほど使いやすかった」という声も挙がっています。
バクラクシリーズには電子帳簿保存だけでなく、領収書管理向けの「バクラク経費精算」、請求書管理向けの「バクラク請求書受取」など、目的別に6種類があります。
③楽々Document Plus｜機能が充実しており導入実績も900社以上
引用：楽々Document Plus
月額料金：要見積もり
JIIMA認証：取得済み
楽々Document Plusは豊富な機能を備えており、音声や動画ファイルの再生もできる文書管理システムです。
多様な文書を管理することが可能で、導入実績は900社以上。
従来はオンプレミス型で提供されていましたが、2024年4月からクラウド型も登場します。
クラウドストレージ「Box」、電子契約サービス「クラウドサイン」「GMOサイン」など連携できる外部ツールも多いので、より効率的な文書管理が可能になるでしょう。
④DenHo（デンホ―）｜官公庁でも使われる高精度なAI-OCRが強み
引用：DenHo（デンホ―）
月額料金：9,000円～
無料トライアル：あり（5日間）
JIIMA認証：取得済み
DenHoは国税庁や大手企業でも使われているAI-OCRの「スマートOCR」を搭載した文書管理システムです。
画像や手書き文字であっても、高精度かつ高速で読み取ることができます。
電子帳簿保存法の要件を満たしており、範囲検索やタイムスタンプも備わっていますよ。
初期設定が簡単で機能もシンプルなので、スムーズに導入できる点も魅力です。
すぐに使い始めたい方、複雑な機能は必要ないという方におすすめです。
⑤invox電子帳簿保存｜コストパフォーマンスが高く手軽に始められる
引用：invox電子帳簿保存
初期費用：0円
月額料金：2,178円（税込）～
無料トライアル：あり（10件まで）
JIIMA認証：取得済み
invox電子帳簿保存は、文書管理システムのなかでもコストパフォーマンスの高さが特徴です。
書類の取り込みにAI-OCRを使う場合は従量課金制となっており、自分で入力する場合は追加料金がかかりません。
いずれの場合も取り込んで電子化したデータは、検索要件に沿って自動でデータ化されます。
invoxのシリーズにはinvox受け取り請求書、invox発行請求書があり、累計導入社数は15,000社以上。
「安いのにセキュリティは厳しい」「無理なく始められる」といった理由から多くの企業に選ばれています。
請求書管理におすすめの文書管理システム3選
請求書はお金の流れを明確化し、企業の透明性を確保するために重要な証憑書類です。
ただ企業間でのやり取りが多く、管理が大変な書類ともいえるでしょう。
ここでは請求書の管理に強い文書管理システムを3つご紹介します。
①invoiceAgent文書管理｜インボイス制度にも対応！自動仕分けで業務を効率化
引用：invoiceAgent文書管理
初期費用：0円～
月額料金：30,000円/10ユーザー～
無料トライアル：あり（30日間）
JIIMA認証：取得済み
invoiceAgent文書管理は、電帳法対応かつインボイス制度対応の文書管理システムです。
適格請求書かどうか、国税庁への登録があるかどうかを自動で判定するため、仕分け作業が効率化できます。
原本を保護しながら、透かしや墨消し、タイムスタンプの付与、ページの切り出しなどの加工も可能。
法令で定められている保存期間に応じて、文書を自動削除することもできますよ。
またinvoiceAgentは電子取引・電子契約・AI OCRのサービスも展開しています。
②sweeep｜受け取った請求書は自動で取り込み！手作業を大きく削減
引用：sweeep
初期費用：0円
月額料金：5,280円～ ※支払方法による割引あり
無料トライアル：あり
JIIMA認証：取得済み
sweeepは請求書に特化した機能が豊富な文書管理システムです。
たとえば専用のメールアドレスに届いた請求書は、自動でシステム内へ取り込むことが可能。請求書の処理状況も確認しやすいので、支払漏れなどのミスが防止できます。
さらにオプションを使えば、紙の請求書を受け取りからスキャンまでまとめて代行してもらえます。
freee会計のユーザーは初期設定をせずに利用できるうえ、freee会計との連携があれば仕訳入力もワンクリックで完了しますよ。
③Bill One｜請求書の受け取りからデータ化まで0円で対応
引用：Bill One
初期費用：0円
月額料金：0円～
無料プラン：あり（請求書の受領件数は100件/月まで）
JIIMA認証：取得済み
Bill Oneには、無料で利用できるスモールビジネスプランがあります。
請求書の受け取り枚数には制限があるものの、請求書のデータ化やスキャン代行、請求書の閲覧が可能です。
機能を追加したい場合は、有料プランの見積もりをとってみましょう。
多くの外部サービスとの連携ができる点もポイント。
弥生会計やfreee会計などの会計システムや、kintoneなどのクラウドサービスと連携することができますよ。
経費精算に特化した文書管理システム2選
領収書をはじめとする経費関連の書類は、管理の手間がかかる文書の一つです。
手作業で領収書を仕分け、日付を書いて糊付けするのは大変ですよね。
ここでは経費精算業務の効率化につながる文書管理システムを2つご紹介します。
①TOKIUM経費精算｜業務時間を1/10に削減！ペーパーレスな経費精算を実現
引用：TOKIUM経費精算
月額料金：10,000円～＋従量課金制
JIIMA認証：取得済み
TOKIUM経費精算は、シリーズ累計で2,000社以上に導入されている文書管理システムです。領収書の枚数に応じた従量課金制なので、無駄なコストがかかりません。
TOKIUM経費精算を使えば、申請者がスマホ等で撮影した領収書は自動でデータ化されます。
承認者が領収書の画像データを確認すれば、そこで経費精算は完了。
原本の保管や確認などの作業が不要になるので、およそ1/10の業務時間で経費精算を行うことができます。
社内のペーパーレス化も促進できますよ。
②ジンジャー経費｜経費精算だけでなく労務全般の効率化にもつながる
引用：ジンジャー経費
初期費用：0円
月額料金：300円×利用者数
無料プラン：あり（1ヶ月まで）
ジンジャー経費は従業員数10名ほどの中小企業から10,000名ほどの大企業まで、さまざまな規模・業種に対応している文書管理システムです。
タイムスタンプや検索機能の充実など、電子帳簿保存法にも対応。スマホアプリからも操作できるので、場所を選ばず作業ができます。
ジンジャーにはほかにも勤怠管理や給与計算など、多くのシステムがあり、すべて同じID・パスワードが使えます。
経費精算だけでなく、労務全般の効率化を進めることもできるでしょう。
文書管理システムの選び方
数ある文書管理システムのなかから自分に合ったものを選ぶためには、ポイントを絞って比較すると良いでしょう。
ぜひチェックしたいのは、以下の5点です。
コストに見合った機能があるか
外部ツールとの連携
操作性
電子帳簿保存に対応しているか
サポート体制は整っているか
大きく2つに分けて解説していきます。
使いやすいシステムを選ぶには搭載機能・外部連携・操作性をチェック
基本的に機能がシンプルなものはコストが安く、反対にコストが高いものは充実した機能が搭載されています。
単にコストだけを比較するのではなく、機能とコストのバランスを見るようにしてください。
また社内ですでに使っているツールがある場合、外部ツールと連携しやすいものを選ぶことも大切です。
API連携ができる文書管理システムも多いので、確認してみましょう。
多くの人が利用するため、操作性も重要です。
マニュアルを読み込まなければ利用できないようなシステムは、社内になかなか浸透しません。
直感的に操作できるものが良いですね。
安心して利用できるシステムを選ぶには法律への対応やサポート体制をチェック
日本文書情報マネジメント協会のJIIMAでは、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度、ならびに電子帳簿ソフト法的要件認証制度を設けています。
電子帳簿保存法対応の文書管理システムには「JIIMA認証」が付いており、国税庁のHPでも認証情報リストが公開されているため、参考にすると良いでしょう。
そして万が一のトラブルに備えて、サポート体制の整ったシステムを選ぶことも重要です。
導入時のサポートがきめ細かいものもあるので、心配な方はそうしたシステムを選ぶと安心ですね。
あわせて運営会社についても確認し、信頼できるところを選んでください。
文書管理システムを導入して効率的かつ適切に文書管理をしよう
本記事では文書管理にお悩みの方に向け、おすすめの文書管理システムを10種類ご紹介しました。
文書管理システムを導入することで、効率的に文書管理ができるうえ、電子帳簿保存法への対応もスムーズに進みます。
無料トライアルができるシステムも多いので、まずはお試し利用をするのも良いですね。
国税関係書類を扱うのは大変な労力がかかります。
文書管理システムをうまく使って、業務の効率化につなげていきましょう。
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