スキャナ保存の要件を解説|スキャナ保存制度導入のメリット・注意点

スキャナ保存の要件を解説|スキャナ保存制度導入のメリット・注意点

(※この記事は、2024年5月14日に更新されました。)

「スキャナ保存の要件が知りたい」

「何営業日以内に入力する必要がある?」

「電子帳簿保存法の改正後のスキャナ保存制度の要件が知りたい」

この記事は、上のような疑問をお持ちの方に向けて書かれています。

2022年1月1日に国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認める改正「電子帳簿保存法」施行され、国税関係書類を保管する際「電子取引に関するデータに関して、電子データで保存すること」が新たに義務となり、スキャナ保存、電子帳簿保存が認められました。

本記事では、スキャナ保存について、概要と要件についてわかりやすく解説します。

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「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類のデータ保存を認める法律


電子帳簿保存法

引用:電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止(令和3年度税制改正)に関する宥恕措置について

「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類の保存負担を軽減するために1998年に施行された、国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認める法律です。

電子データによる保存は、大きく3つに分類されます。

1. 電子帳簿保存

会計ソフトなどパソコンを使用して電子的に作成したデータをデータのまま保存すること(希望者のみ)

2. スキャナ保存 

書面で作成又は受領したデータをスキャンや読み取り機器を使用して画像データとして保存すること(希望者のみ)

3. 電子取引

メールやインターネットを介して行われた取引に関する情報をデータで保存する義務

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改正「電子帳簿保存法」いつから?


国税庁によると、令和5年(2023年)の12月31日までの電子取引に関しては、取引データをプリントアウトし提出しても問題ないが、令和6年(2024年)以降に行われる電子取引に関しては、データでの保存ができるように準備しておくようにということです。

参考:電子取引関係(国税庁)

一方で、スキャナ保存に関しては令和4年1月1日以降の書類の関しては届出等不要で任意のタイミングでスキャナ保存をすることができます。そのため令和4年以前の書類をスキャナ保存する場合は届出が必要です。

電子帳簿書類の電子化についてもスキャナ保存と同様令和4年1月1日以降に始めることができます。しかし、帳簿の電子化は、課税期間の途中に適用することはできません。

参考:電子帳簿・電子書類関係(国税庁)

「電子帳簿保存法」の対象とされる「国税関係帳簿書類」とは?


国税関係帳簿書類は、国税関係「帳簿」と国税関係「書類」の大きく2つに分けられます。

  1. 「帳簿」: 会社のお金の流れや取引を記録したもの

  2. 「書類」: 決算や取引のために作成された請求書や、領収書

分類は以下の表をご参照ください。

帳簿

書類

仕訳帳/現金出納帳

売掛金元帳/買掛金元帳

固定資産台帳

売上帳/総勘定元帳

・決算関係書類

賃貸対照表/損益計算書/棚卸表

・取引関係書類

領収書/請求書/契約書/納品書

見積書/注文書/検収書/送り状

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

この中でも、取引相手から紙で受け取った書類、自分で手書きで作成し取引相手に紙で渡す書類の写しなどをスキャン保存することができます。

改正電子帳簿保存法の対象者は?


対象者は、全ての事業者(個人・法人)です。

全ての事業者は、2023年(令和5年)の12月31日までに電子取引に関するデータ保存に対応する必要があります。

スキャナ保存と電子帳簿保存については、義務ではありませんが紙ではなく電子保存も認められるということです。

スキャナ保存制度とは?


スキャナ保存制度とは?

現在のように、手書きで作成された帳簿・書類を除く、ほとんどの国税関係帳簿書類を電子データで保存することを可能にしたのが、2005年に施行された「​​e-文書法」です。

取引先から郵送されてきた請求書や領収書のような、一度「紙」媒体に発行された国税関係書類を、スキャンし、PDF等の電子データに変換して保存することができるようになりました。

この制度を「スキャナ保存制度」といいます。

スキャナ保存の対象書類


国税関係書類のうち、規則第2条第4項に規定する書類を除く全ての書類が対象となります。

「規則第2条第4項に規定する書類」とは、具体的に貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類のことです。加えて、仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿もスキャナ保存の対象外です。

スキャナ保存の対象書類の例は以下のとおりです:

  • 契約書

  • 領収書

  • 預かり証

  • 借用証書

  • 請求書

  • 納品書

  • 見積書

  • 注文書 など

スキャナ保存の入力期間の制限は、書類の重要度によって違います。

「資金や物の流れに直結・連動する書類のうち重要な書類」、「資金や物の流れに直結・連動する書類」は、速やかに入力または業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力する必要があります。

一方、「資金や物の流れに直結・連動しない書類」は、適時に入力することができます。

「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは、最長で国税関係の書類の受領から2ヶ月と7営業日以内に入力するということです。

つまり、事務処理規定を設けていることで、余裕のある規定を適用することができます。

データ訂正削除の防止に関する「事務処理規定」を定める

中小企業・フリーランスなど多くの事業者にはこの方法がおすすめです。

特に決まったルールがあるわけではなく、しっかりと請求書などをデータで受け取った際の業務フローや変更や削除を行なうときの手順、管理方法など、一連の処理を規程として文書にしておくことで、データの訂正削除を疑われた際に「真実性」を証明することができます。

⑴ 自らの規程のみによって防止する場合 ① データの訂正削除を原則禁止 ② 業務処理上の都合により、データを訂正又は削除する場合(例えば、取引相手 方からの依頼により、入力漏れとなった取引年月日を追記する等)の事務処理手 続(訂正削除日、訂正削除理由、訂正削除内容、処理担当者の氏名の記録及び保 存) ③ データ管理責任者及び処理責任者の明確化 ⑵ 取引相手との契約によって防止する場合 ① 取引相手とデータ訂正等の防止に関する条項を含む契約を行うこと。 ② 事前に上記契約を行うこと。 ③ 電子取引の種類を問わないこと。

引用:訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程 第4条第1項第4号

国税関係書類に係る記録事項の入力とは?


国税関係書類に係る記録事項の入力とは、スキャニング作業の完了ではなく、タイムスタンプが付与された状態、または訂正や削除ができないシステムに格納された状態を指します。

そのため、最長で国税関係の書類の受領から2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与またはシステムへの格納を行う必要があります。

スキャナ保存制度の要件


スキャナ保存制度の要件

次に、スキャナ保存制度の要件を紹介します。

自社で使っているソフトウェアやスキャナー、スキャニングプロセスがスキャナ保存要件を満たしているか確認してみましょう。

また、国税庁は市販ソフトウェアに対して公益社団法人日本文書マネジメント協会(JIIMA)による認証制度を設けています。JIIMA認証情報リストの中のものでしたら安全であるため、これから導入を考えている方は、参考にしましょう。

国税関係書類をスキャナ保存する際には、以下のような要件を満たす必要があります:

  • 入力期間の制限

  • 一定水準以上の解像度(200dpi以上)*1

  • カラー画像による読み取り

  • タイムスタンプの付与 *2

  • バージョン管理

  • スキャンデータと帳簿の相互関係性の保持(重要書類のみ)*3

  • 見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ)

  • 整然・明瞭出力

  • 検索機能の確保 *4

  • 電子計算処理システムの開発関係書類の備え付け

一方で、以前まで国税関係書類のスキャナ保存には、税務署長への届出が必要でしたが、改正により届出が不要となりました。

しかし、過去の重要書類については、電磁的記録の保存に合わせて、電磁的記録の作成・保存に関する事務手続きを記録した書類の備え付けと、所轄税務署長への届出が必要です。

*1 解像度やカラー画像は、今日の一般的なスキャナーであれば満たしているはずの要件です。

一定水準以上の解像度(200dpi以上) カラー画像による読み取り(赤・緑・青それぞれ 256 階調(約 1677 万色)以上) 解像度及び階調情報の保存 大きさ情報の保存 見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等) 整然・明瞭出力 電子計算機処理システムの開発関係書類の備付け 検索機能の確保

引用:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

*2 タイムスタンプを付与する際は、国税庁から認められたTSA(時刻認証局)によってデータの真実性を証明するようなサービスを利用する必要があります。しかし、一般的に一件あたり数万〜と料金が高めとなっています。

一方で、使用するシステムにデータの改ざんができない措置(内容の訂正や削除等を行った際に履歴を残すことができる)が取られている場合は、必要ありません。

*3 重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類 例:契約書、納品書、請求書、領収書など)、一般書類(資金や物の流れに直結・連動しない書類 例:見積書、注文書、検収書など)

*4 「取引年月日」「取引金額」「取引先」が検索条件として検索できる、日付や金額の項目は期間を指定して検索できる、2条件以上を組み合わせて検索できる

タイムスタンプとは?


タイムスタンプとは?

総務大臣が認定するタイムスタンプとは、

「電子データがある時点に存在していたこと及び当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明する情報」と定義されています。

一般社団法人日本データ通信協会のタイムビジネス認定センターによると、時刻認証サービスとは、

「インターネット条の取引や手続き等が行われた時刻や電子文書の存在した日時を証明するサービス」

であり、「対象文書の改ざんの有無だけでなく、「過去のある時点に間違いなく存在していた」ことを証明すると同時に「それ以降変更がされていない」ことを証明する」ためのものであると定義されています。

引用:問27総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプとはどのようなものでしょうか。

タイムスタンプはなぜ重要なのか


タイムスタンプはなぜ重要なのか

データは、検索が簡単で素早く共有できるなどの利点がある一方、紙文書と比較して改ざんが容易で履歴も残らないため、後で改ざんを検出することが難しいというデメリットもあります。

そのため、電磁的記録が紙文書と同様の法的効果を保つために以下の要件を満たす必要があります:

  1. 見読性

  2. 完全性

  3. 機密性

  4. 検索性

このうち、タイムスタンプや電子署名は、完全性を確保するために利用されます。

タイムスタンプは、電子文書の「いつ」と「何を」を証明できる技術であり、電子署名は「誰が」「何を」を署名できます。

そのため、電子文書の完全性はタイムスタンプと電子署名を併用することでより強固なものとなります。

参考:タイムスタンプはなぜ必要か(タイムビジネス認定センター)

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スキャナ保存制度の改正点


改正前と改正後の電子帳簿保存法

引用:電子帳簿保存法が改正されました - 国税庁

電子化・ペーパーレス化のさらなる促進を目的とし、2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法のスキャナ保存制度の改正点は以下のとおりです:

  • タイムスタンプが不要になる要件(電磁的記録の保存が入力期間内に行われたことが確認できる場合はタイムスタンプの付与が不要になる)

  • 適正事務所利用権(相互けんせい、定期的な検査及び再発防止策の社内規定整備)が廃止

  • 保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電子的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は範囲を指定して条件を設定できる機能、条件を組み合わせて検索できる機能の確保が不要に

  • 国税関係書類をスキャナで読み取る際の解像度・階調及び大きさに関する要件が廃止

  • 国税関係書類の入力者に関する情報の要件が廃止

  • 相互関係性要件は、国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との間に開いて関連性を確認できるようにするとする書類が契約書や領収書などの重要書類に限定

参考:問1 スキャナ保存制度はどのような内容となっていますか。

スキャナ保存の入力期間を経過した書類は?


入力期間を過ぎてしまった場合の書類に関しては、スキャナ保存の要件を満たさない電磁的記録となることから、元の書類を紙のまま保存する必要があります。

また、スキャナ保存の要件を満たさずに保存された電磁的記録は、国税関係書類とみなされません。

そのため、スキャンして保存していたとしても入力期間を守っていなければ、国税関係書類とはみなされず仕入税額控除の否認や青色申告の承認取り消しの対象となる可能性があるため注意しましょう。

過去分重要書類のスキャナ保存は?


過去分重要書類が大量にある場合は、過去分重要書類には入力期間の要件がないため、数ヶ月にわたってスキャナ保存の作業を行うことができます。

スキャナ保存の承認を受けると、承認を受ける前に作成・受領した重要書類について所轄税務署長に適用届出書を提出した場合に、スキャナ保存をすることができます。

そのため、適用届出書を提出した後は、過去分重要書類については入力期間がなくなります。

スキャナの読み取りサイズよりも大きい書類


スキャナの読み取りサイズよりも大きい書類を受領した場合、複数回に分けてスキャナで読み取ることができます。

令和5年12月31日までの取り扱いに関するものは、国税関係書類の重要書類の大きさがA4を超える場合、書類の大きさに関する情報を保存する必要がありました。

しかし令和6年1月1日以後にスキャナ保存が行われる国税関係書類は、書類の大きさに関する情報、解像度、階調の情報の保存が不要になりました。

スキャナ保存制度を導入するメリット3つ


スキャン保存制度の導入メリット

スキャナ保存制度を導入するメリットをご紹介いたします。

1. 紙文書の保管スペースの確保が不要に

1つ目のメリットは、紙文書の保管スペースの確保が不要になる点です。

企業によっては、段ボールに紙文書を入れて、オフィスの端っこに重ねていたり、段ボールだけの部屋を確保していたり、倉庫を借りている場合などがあると思います。

しかし、スキャナ保存することで、原本の紙文書を処分することができるようになるため、オフィススペースを有効活用することができるようになります。

2. リモートワーク環境整備

2つ目のメリットは、リモートワーク環境が整備できる点です。

領収書などを経理担当に送る際にスマホで写真を取ったり、自宅でスキャンができれば原本の受け渡しの必要がないため、データのやり取りのみで完結させることができます。

紙文書のやりとりのために出社する必要がなくなります。

3. 業務効率化

スキャナ保存制度を導入することで、過去の書類を探すことに時間をかけたり、人に共有するために移動したり郵送したりなどの時間を削減することができます。

電磁的記録は、簡単に人に共有できたり、検索で一瞬で探し出すことができるという特徴があり、紙文書をデータ化することで業務を効率化させることができます。

スキャナ保存制度を導入する際の注意点3点


スキャナ保存制度を導入する際の注意点3点

次に、スキャナ保存制度を導入する際に気をつけたい3つの注意点をご紹介いたします。

1.使用するソフトウェアがスキャナ保存制度に対応しているか


新しくソフトウェアやシステムなどを導入する場合、スキャナ保存制度に対応しているか確認しましょう。

JIIMAのウェブサイトで電子帳簿保存法に対応しているソフトウェア事業者が公開されています。

このサイトに載っている事業者だけが対応している訳ではなく、JIIMAという第三者によって認証されているということですので、サイトに載っていなくても電子帳簿保存法に対応している事業者はあります。

認証されている事業者以外で導入したいソフトウェアやシステム等がある場合は、直接問い合わせてみることをおすすめします。

2. バックアップデータを検討しよう


バックアップデータは、スキャナ保存制度の要件になっていません。

しかし、電磁的記録は紙文書に比べて、意図せず記録が消滅しやすく経年変化などの影響で記録状態の劣化などが懸念されるため、バックアップデータを保存することが推奨されています。

データの保存に慣れるまで何かあった時のために、バックアップデータを取っておくと安心でしょう。

3. スキャナ保存をした後の原本は捨ててもいい?


令和4年1月1日以降にスキャナ保存を行うものについては、その画像データが書面と同等であることが確認できる場合、原本は捨てても構いません。

しかし、入力期間を経過した場合の書類については、電磁的記録と合わせて国税関係書類の紙文書を保存する必要があるため注意しましょう。

入力期間を経過しているにもかかわらず、電磁的記録のみで保存していると、国税関係書類として認められなくなります。

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

改正「電子帳簿保存法」義務化に向けて


2023年10月には「インボイス制度」が施行され、2023年12月31日以降は、電子取引に関する国税関係書類の電子データでの保存が義務化されます。

最初は電子データを検索するためのシステムを導入するなど、少しコストがかかるかもしれません。

それでも、一度導入すれば、従来の「紙」での保存は、整理・ファイリングの手間や保管スペースのコスト負担を大きく削減することができます。

電子データを管理するためのサービスやシステムをうまく利用すれば、業務の効率化を図ることもできます。

来るべき「ペーパーレス時代」に向けて今のうちに、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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