AI-OCRとは？OCRとの違いや利点・導入時の注意点を解説

「紙の書類を効率よくデータ化したい」

「従来型のOCRとAI-OCRとは何が違うの？」

「AI-OCRを使う時の注意点が知りたい」

こんな悩みや疑問を抱えている方は、この記事を参考にしてください。

以前は紙の書類をデジタル化する際、手作業でデータ入力をしていました。その作業を効率化したのが、従来型のOCR技術です。さらに近年では、AI技術を活用したAI-OCRが登場して、これまで以上に業務効率化が進むようになりました。

そこで本記事では、AI-OCRの概要をはじめ、これまで使っていたOCRとの違いやAI-OCRを使うメリット、導入時の注意点などを解説します。詳しく見ていきましょう。

AI-OCRとは

OCR（Optical Character Recognition）とは、紙に記載されている文字を読み取り、テキストデータに変換する技術のこと。光学文字認識ともいいます。

たとえば「AI」と記された紙を、OCR機器で読み込んだとしましょう。するとパソコン上には、「AI」と入力されたテキストデータが自動作成されるのです。自分で入力作業を行う必要がなくなるため、データ化のスピードを速めることができます。

そしてAI-OCRは、AI（Artificial Intelligence：人工知能）とOCRを組み合わせた技術のことです。従来のOCR技術にAIが組み込まれているため、より高度な文字認識が可能になります。

AI-OCRとOCRの違いは文字認識の精度

従来のOCRは、定型フォーマットの帳票をデータ化する際に役立ちます。一方で複雑なフォーマットの帳票や手書き文字の認識精度は、あまり高くありません。帳票のフォーマットが変わるたびに設定も変えなければならず、手間もかかります。

一方でAI-OCRは、従来のOCRでは苦手だった複雑なフォーマットの帳票、手書き文字やかすれた文字にも対応可能。帳票のフォーマットが変わっても設定を変える必要がないため、手間も削減できます。

そしてAI-OCRの場合、ディープラーニング（深層学習）ができるのも特徴です。初めは読み取りミスがあっても、AIが文字データを学習し続けるため、使うほどに認識精度を高められます。

AI-OCRを導入する3つのメリット

OCRを導入すると、データを手入力する場合と比べて作業スピードが圧倒的に速くなります。そのため、業務の効率化を進められるという大きなメリットがあります。紙の書類を効率よくテキストデータに変換できるので、社内のペーパーレス化も進むでしょう。

さらに従来のOCRではなくAI-OCRを導入するメリットは、大きく3点挙げられます。

メリット１）文字の読み取り精度が高い

AI-OCRを導入する大きなメリットは、文字の読み取り精度が高い点です。製品によって多少の差はありますが、文字認識率が99％を超えるものも少なくありません。印字された書類も手書きの書類も同じように読み取れるため、利便性も高いです。

またデータを手入力する場合は、どうしても誤字・脱字などのヒューマンエラーが起きることもあります。その点、高精度のAI-OCRを使えば、こうしたミスを減らすことが可能です。データの正確性が高まる点もメリットといえるでしょう。

メリット２）対応できる書類が多い

企業で扱う書類は、契約書や請求書、発注書など多岐にわたります。さらに企業によって使うフォーマットが異なるため、必要な項目が記載されている位置も異なります。従来のOCRでは、フォーマットが変わるごとに読み込み位置の設定を変える必要があったため、多様な書類を扱う際の負担が大きくなっていました。

ところがAI-OCRなら、帳票のフォーマットを問わず、読み込みが必要な項目の位置を自動検出してくれます。フォーマットが変わっても人が設定を変える手間がかからないため、スムーズにデータ化作業が進むのです。これは大きなメリットといえますね。

メリット３）RPAとの連携ができる

RPAはRobotic Process Automationの略称。これまで人の手で行っていた定型業務を、コンピュータ上で自動化する技術のことです。

AIと違って、RPAではコンピュータが判断や学習をすることはありません。「ソフトウェアロボットが人の動きを真似して実行する」という技術であり、決まった流れがあるデータ入力やデータ転記、請求書の発行などの作業に向いています。

そしてAI-OCRは、RPAとの連携も得意。AI-OCRとRPAを連携すれば、AI-OCRで帳票を読み取り、そのデータをRPAで集計するなど、一連の業務フローを丸ごと自動化できるようになります。従業員の作業負担を大幅に削減できますよ。

【導入事例】AI-OCRの活用方法

ここでは、実際にAI-OCRを導入した事例を2つご紹介します。「AI-OCRの導入に興味はあるけれど、使用イメージがわかない」という方は、ぜひ参考にしてください。AI-OCRの活用方法を知ることで、自社に導入する際のイメージもしやすくなります。

事例１）シロカ株式会社（スマートOCR）

参考：読み取り精度や価格など総合力に惹かれ導入。1人あたり約10時間も残業を削減できた！｜導入事例｜AI-OCR対応のスマートOCR

• 帳票の種類：発注書

• 利用した製品：スマートOCR

以前のシロカ株式会社はアナログ作業が多く、紙の書類・PDFの書類をすべて手入力していました。それゆえ書類処理を担当する部署の残業時間が多いという課題を抱えていたのです。

それがAI-OCRの導入によって、発注書1枚あたりの処理時間が1/3から半分にまで減少しました。1人あたり10時間もの残業時間を削減できたのです。ゆとりをもって業務ができるようになったため、チーム内のコミュニケーションがとりやすくなるという効果も生まれました。

癖の強い手書きの文字は読み取れないこともあるとはいえ、読取精度は約9割と高く、大幅な業務効率化につながりました。

事例２）東京建物株式会社（DX Suite）

参考：約92%の業務時間削減に成功。「DX Suite はもう1人の社員のような存在」

• 帳票の種類：請求書、契約書

• 利用した製品：DX Suite

東京建物株式会社では、もともと年間9,000枚の請求書と3,000枚の契約書を手入力していました。そのため効率が悪いだけでなく、ヒューマンエラーも発生しやすい状況だったのです。さらに時期によって繁閑の差が激しいという問題も抱えていました。

そこでAI-OCRを導入したところ、これまで約2時間かかっていた請求書の処理が、20分で終わるようになったのです。さらに契約書の処理にかかる時間は92％も減ったとのこと。これまで5〜6時間かかっていた作業が、なんと30分で終わるようになりました。

業務時間が減ったため、残業時間の減少や人員コストの削減も実現できたとのことです。

AI-OCRの種類

AI-OCRにはさまざまな製品があります。ただし帳票の種類とフォーマットの組み合わせによって、大きく3つの種類に分けられます。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、一つずつ見ていきましょう。

①汎用×定型フォーマット型

• メリット：文字・データの抽出精度が高い

• デメリット：事前の準備に時間と手間がかかる

• 同じフォーマットの書類を大量に扱う場合におすすめ

帳票の種類が「汎用」なので、どんな帳票にも対応しているタイプです。ただしフォーマットは「定型」なので、決まった型にしか対応できません。つまり事前に帳票のフォーマットを登録しておく必要があるのです。抽出精度が高い一方で、事前の登録に手間と時間がかかる点に注意しましょう。

たとえばアンケートの集計や、毎月同じ形式で届く注文書、請求書の処理など、同じフォーマットの書類を大量に扱う際に向いています。

②汎用×非定型フォーマット型

• メリット：さまざまなフォーマットに対応できる

• デメリット：あらかじめAIにフォーマットを学習させねばならない

• 異なるフォーマットの書類をあれこれ扱う場合におすすめ

帳票の種類は「汎用」ですが、「非定型」フォーマットを扱えるタイプです。つまり事前にフォーマットの型を登録する必要がなく、形式の異なる書類でもまとめて扱うことができます。多くの企業から納品書や請求書が届く場合などにおすすめです。

一方でこのタイプを使う場合は、あらかじめAIにフォーマットの学習をさせなければなりません。AIに学習データが溜まっていれば抽出精度は高くなりますが、未学習のフォーマットだと精度が低くなる可能性があるため、注意して扱いましょう。

③業務特化×非定型フォーマット型

• メリット：ほとんど事前準備をしなくても高精度の抽出が期待できる

• デメリット：特定の業務以外には使うことができない

• 特定の業務で使うことが決まっている場合におすすめ

帳票の種類が「業務特化」なので、請求書や納品書、契約書など、特定の業務に限定した帳票のみを扱うことができます。その他の業務では活用できないため、「経理業務で使いたい」など、明確な目的がある場合におすすめです。

また「非定型」フォーマットであるうえ、提供会社がAIにフォーマットの学習をさせた状態で出荷しているため、企業でフォーマットの登録をする必要や、AIに学習をさせる必要はありません。つまりほとんど事前準備をしなくても、高精度の抽出が可能というメリットがあります。

AI-OCRを選ぶ際のポイント4点

AI-OCRの導入にあたっては、扱う書類の種類や導入目的を明確にしておくことが大切です。たとえばフォーマットの違う書類をいくつも扱うなら「汎用×非定型フォーマット型」のAI-OCRが向いていますし、一部の業務のみで使用するなら「業務特化×非定型フォーマット型」のAI-OCRがよいでしょう。

そのうえで自分に合ったAI-OCRを選ぶには、以下4つのポイントを参考にしてください。

１）使いやすく連携しやすいか

どれだけ性能のよいAI-OCRであっても、操作方法が難しければ使いこなすのは大変です。社内にも浸透しないため、思うように活用することができません。

そうした事態を防ぐためにも、導入前に操作方法を確認しておくとよいでしょう。できればトライアル契約をして、実際の使い勝手を確かめるようにしたいですね。

またRPAをはじめ他システムとの連携を考えている場合は、連携しやすさのチェックも必要です。AI-OCRの導入目的を明確にしたうえで、必要な機能が揃っているものを選んでください。

２）読み取り精度は十分か

AI-OCRの文字認識が高精度とはいえ、すべての製品が同じように読み取れるわけではありません。印字書類の読み取りに強い製品もあれば、手書き書類の読み取りに強い製品もありますし、日本語の認識率は高くても、英語は苦手という製品もあります。

読み取りミスが多くなると、その修正に時間がとられてしまい、思うように業務効率化が進まないかもしれません。導入前にテストを行い、運用できる質であることを確かめるようにしましょう。

３）セキュリティ性が高いか

AI-OCRが扱う書類のなかには、企業の機密情報や個人情報が載っているものもあるはず。万が一こうした情報が流出することになれば、企業は多大な損害を受けますし、信頼性にも傷がついてしまいます。

そうしたトラブルを防ぐためには、データの暗号化や二段階認証を導入している、ISMS認証を取得しているなど、安心して利用できるものを選んでください。あわせて社内でも使い方の規定を定めておくと、よりセキュリティ性が高まりますよ。

より高いセキュリティを求めるならオンプレミス型がおすすめ

AI-OCRにはクラウド型とオンプレミス型があり、近年ではインターネットを通じてサービスを利用するクラウド型が主流です。クラウド型は導入しやすいうえコストも安く済みますが、インターネット環境が必須。そのためサイバー攻撃や不正アクセスなど、セキュリティ面が不安という方もいるかもしれません。

それに対してオンプレミス型は、自社のサーバー内でデータの管理を行います。インターネットをつながなくても作業ができるため、外部からのアクセスを防止できるのが大きな強み。より高い安全性を実現できるため、強固なセキュリティを求める方におすすめです。

４）サポート体制は整っているか

導入時、あるいは導入後に思わぬトラブルが起きた際、相談できる窓口があることも重要です。特にAI-OCRの導入が初めてという場合、社内では問題が解決できないこともあるでしょう。そんな時に適切なサポートが受けられないと、業務が滞ってしまうかもしれません。

サポート体制には電話やメール、チャットなどさまざまなパターンがあり、それぞれ対応時間が異なります。もし海外のサービスを利用する場合は、日本語でのサポートが受けられるかどうかも確認が必要です。

また導入時の不安を解消するために、導入サポートが付いている製品もあります。うまく活用しながら、安心して利用していきたいですね。

AI-OCRを導入する際の注意点

AI-OCRの導入によって、手作業でデータを入力する必要がなくなるため、業務効率化が期待されます。とはいえ、必ずしも導入すればよいというわけではありません。いくつか注意点もあるので、確認して対策をとっておきましょう。

導入にはコストがかかる

AI-OCRのなかには無料で使えるものもありますが、処理速度や扱える書類の量、文字認識の精度などが制限されています。そのためビジネスの場面で使用するなら、やはり有料のAI-OCRがおすすめです。

ただし初期費用だけでなく月額料金がかかりますし、選ぶ機能によってはオプション料金もかかります。従量課金制の製品も多いため、書類数によっては料金が高くなる可能性もあるでしょう。あらかじめ試算して、予算内に収まることを確認しておくと安心です。

確認作業は人間が行う必要がある

AI-OCRには文字認識率が99％を超えるものもありますが、決して100％にはなりません。特にAIの事前学習が不十分なうちは、ある程度人の手で修正しなければならないでしょう。学習を繰り返すなかで認識精度が高まっていきますが、最終的な確認作業は人の目で行う必要があります。

また製品によっても、認識精度に違いが生じます。フォーマットによって得意・不得意がある製品もありますし、縦書きの場合は精度が落ちる製品も多いため、依存し過ぎないようにしてください。

AI-OCRを利用したサービス「Mailmate」

Mailmate（メールメイト）は、AI-OCR技術を搭載したクラウド型のサービスです。紙の書類をテキストデータに変換できるだけでなく、郵便物をPDFデータに変換してクラウド上で管理することも可能。社内のペーパーレス化を促進し、業務効率化につなげます。

ここでは、AI-OCR技術を活用したメールメイトの機能をご紹介します。

メールメイトで効率化できる業務

メールメイトで効率化できる業務は、主に以下の3つです。

• 請求書管理

• 名刺管理

• 領収書の電子化

一つずつ見ていきましょう。

請求書管理

請求書管理においては、紙の請求書と電子データの請求書をまとめて管理できるのが大きなポイントです。電子帳簿保存法にも対応しているので、安心して利用できますよ。AIがデータ抽出と分析を行うため、自動でレポート作成まで完了します。

名刺管理

名刺管理においても同様に、AIがデータの抽出や集約を行います。データベースに名刺を保存することで、紛失の心配がなくなるのも嬉しいポイント。データ検索もしやすいので、必要な情報をすぐ見つけられます。

領収書の電子化

領収書の電子化をすることで、経理業務の効率化を実現します。スマホアプリで領収書をスキャンするだけで、項目別のデータ抽出と、データベースへの保管が完了。財務準備まで自動化されるため、手間を大幅に削減できます。

郵便物の電子化も可能

メールメイトはクラウド私書箱としても使われており、紙の郵便物を電子化することが可能です。クラウド私書箱の仕組みは、以下のとおりです。

1. メールメイトの住所宛に会社の郵便物が届く

2. （スタッフ）郵便物の開封・スキャンを行いデータ化する

3. （スタッフ）郵便物のPDFデータをマイページにアップロードする

4. （利用者）マイページ上で郵便物を確認する

郵便物を電子化するメリットは、どこからでも郵便物の確認ができることと、共有や検索がしやすいこと、そして保管に場所をとらないこと。自宅からでも郵便物の確認ができるため、リモートワーク中も安心です。

郵便物の電子化も併行して行えば、よりペーパーレス化・業務効率化につながりますよ。

AI-OCRについてよくある質問

最後に、AI-OCRについてよくある質問に回答していきます。導入する前にぜひ確認してください。

Q1）AI-OCRの読取精度を上げるにはどうすればいい？

AI-OCRの読み取り精度は、AIが学習したデータの量や質に左右されます。そのため精度を高めるには、使い続けて学習量を増やすことが大切です。

またスキャン前の書類が歪んでいたり汚れていたりする時も、読取精度は落ちてしまいます。カラーの用紙に印字された文字も読み取りにくい場合があるため、なるべく白い紙を用いてくださいね。

スキャン時の解像度を上げることでも、読取精度は高められます。ただし解像度を上げた場合、データのサイズも大きくなるため注意が必要です。

Q2）どんな書類に対応している？

AI-OCRは、契約書や請求書、納品書といった定型帳票の読み取りに向いています。印字された書類はもちろん、手書きの書類にも対応しており、データ入力の効率化につながります。

さらにAIの学習データが溜まれば、複雑な帳票の読み取りも可能です。なかには業務特化のAI-OCRもあり、専門用語や独自のフォーマットにも対応できますよ。

Q3）AI-OCRの安全性は高い？

クラウド型のAI-OCRは、インターネット上で情報を管理するため、セキュリティリスクがゼロとはいえません。そのなかでも安全性の高いAI-OCRを見分ける指標としては、たとえば以下が挙げられます。

• PマークやISMS認証を取得している

• データを暗号化している

• 二段階認証を導入している

• アクセスログが残る

安全性を重視する方は、このようなAI-OCRを選ぶとよいでしょう。

またオンプレミス型のAI-OCRは、オフラインでも作業を継続できるため、クラウド型よりも安全に利用できます。ただクラウド型よりも導入コストや時間がかかるため、よく考えて選ぶようにしてください。

AI-OCRを活用して入力業務の効率化を進めよう

本記事ではAI-OCRとは何かをはじめ、OCRとの違いや導入時のメリット、注意点などを解説しました。

AI-OCRは紙に書かれている文字を自動で読み取り、読み取った情報をテキストデータとしてパソコン上に保存する技術。従来のOCRよりも文字認識の精度が高く、対応できる書類も多いのが特徴です。AI-OCRを活用すれば、人の手でデータ入力を行う必要がなくなるため、業務効率化の手段として期待されています。

そしてMailmateは、AI-OCR技術を使ったサービスの一つ。請求書や名刺、領収書などの電子管理に役立ちます。データの暗号化や二段階認証などセキュリティ体制も整っているため、安心して利用できますよ。