おすすめのスキャン代行サービス６選！～選び方のポイントも解説～

「書類の電子化を代行してくれるスキャンサービスを探している」

「そもそも電子化サービスとは？」

この記事は、上のような方に向けて書かれています。

本記事では、スキャン代行サービスを利用するメリット、選び方、そして主なスキャンサービスを６つご紹介いたします。

スキャン代行サービスとは？

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近年ではペーパーレス化、電子化の流れが進んでいます。紙と違って電子データは長期間劣化させずに保管できるうえ、保管に場所をとることもありません。

一方で紙ベースの書類を電子化するには、書類をスキャンしPDF化する必要があります。数枚なら容易にできますが、書類の量が膨大である場合、かなりの労力がかかるでしょう。

スキャン代行サービスを使えば、書類のスキャンから電子化まで一連の作業を代行してくれます。なかには契約書や請求書などの書類はもちろん、タイムカードや名刺、大判の書類に対応している場合もあります。テレワーク推進の背景もあり、スキャン代行サービスの需要は拡大しているのです。

書籍の自炊は違法になることもあるので注意

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「自炊」とは、紙の書籍を電子化して、電子書籍にする行為です。自炊でPDF化した書籍をKindleで読むなど、スマートフォンで書籍の持ち運びが可能になります。これはプライベートの範囲で行う分には適法ですし、著作権者の許可を得ている場合も問題ないです。

ただし自炊代行業者は書籍データを利用する本人ではないため、「私的利用」に当たる複製とは言えません。そのため書籍の複製を自炊代行サービスに依頼する場合は、著作権法に抵触する可能性があります。

対策として、自炊代行業者からスキャナーを借り受け、利用者自身がスキャンするのであれば、違法にはならないケースもあります。書籍の自炊については、慎重な対応が必要です。

参考：複製権とは | 公益社団法人日本複製権センター(JRRC)

スキャン代行サービスを使う３つのメリット

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書籍の自炊には注意が必要ですが、基本的にはスキャン代行サービスを利用することで、多くのメリットが得られます。具体的に３点ご紹介します。

スキャニングにかかる時間や手間を削減できる

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最も大きなメリットはここにあります。１枚の紙であれば比較的スムーズにスキャニングできますが、資料によっては以下の作業が必要です。

1. クリップやホチキスを外す

2. 書類をスキャンする

3. クリップやホチキスを戻す

4. スキャンしたデータにタイトルを付ける

5. 適切なファイルに保存する

こうした細かな作業が連続するため、かなりの時間や手間がかかります。人手が必要になるため、人件費もかかるでしょう。

スキャン代行サービスを使うことで、従業員の負担が大きく減り、本来の業務に注力することが可能です。時間や手間だけでなく、人件費の削減にもつながります。

よい状態で保存できる

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手作業でスキャニングや電子化を進めていると、時には以下のトラブルが起こります。

• 裏写りがある

• 折れや穴がある

• 原稿がずれて文字が伸びる

• スキャン時にゴミが混入する

• 完成データのサイズや角度がまちまち

これでは読み返した時に、読みづらくなってしまうでしょう。

一方、スキャン代行サービスを使えば、きれいな状態で保存できます。さらにデータの分類やタイトル付けを行ってもらえば、データの検索性も高まります。

大判の書類や小さな書類にも対応できる

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A3までのサイズであれば、社内のスキャナーで対応できることも多いでしょう。ただポスターや図面など、大判の書類には対応していないかもしれません。反対に名刺サイズの小さな書類も、スキャンしづらいですよね。

スキャン代行サービスに任せることで、サイズを問わずに電子化することが可能になります。業者によって対応サイズが異なるので、事前に確認してください。

スキャン代行サービスの選び方

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スキャン代行サービスには多くの種類があります。そのなかから適切な業者を選ぶためには、以下のポイントをチェックするとよいでしょう。

スキャン後の対応に納得できるか

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書類をデータとして活用するには、スキャン後の対応が重要です。「データ化したうえで分類やタイトル作成もしてほしい」「原本は返却してほしい」「廃棄してほしい」など、企業によって求めることは違うので、必要な対応ができる業者を選びましょう。

また、企業の情報を第三者に預けることになるので、情報漏洩のリスクが気になる方もいるかもしれません。サービス業者がプライバシーマーク（Pマーク）やISMS（ISO27001）を取得しているなど、セキュリティ対応も確認しておくと安心して依頼が出来ます。

価格帯が適切か

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一般的に、紙の白黒スキャンは1ページあたり6円前後という価格帯が多く、紙のサイズや画像の解像度などに応じて料金が変わります。カラーの場合はさらに料金が上がりますし、オプション機能を利用した場合も料金は異なります。

多くのサービスは枚数×単価で料金を計算しますが、枚数が少ない場合は「最低〇〇円」と決まっていることがあるので、注意が必要です。

必要な機能が付いているか

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スキャン代行サービスによっては、豊富なオプション機能をそろえているものもあります。

• ホチキス外し、ホチキス留め

• 大判サイズへの対応

• 原本の溶解処理

• データ化したファイルを時系列で並び替え

たとえばこうした機能が必要であれば、それができるサービスを選ばなければなりません。

スキャン代行サービスのおすすめ6選

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ここでは数あるスキャン代行サービスのなかから、おすすめの６つをご紹介します。選び方を参考にしつつ、自分に合ったサービスを見つけてください。

①スキャン代行サービス（うるるBPO）｜確かな実績と万全のセキュリティが強み

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引用：うるるBPO

白黒（200dpi）	4円/ページ～
カラー（200dpi）	8円/ページ～

• Pマーク、ISMS取得

うるるBPOのスキャン代行サービスは、契約書などの一般書類はもちろん、新聞やポスター、大判書類やレシートなど、さまざまな書類のスキャンに対応しており、さまざまな企業で利用されています。そのため5,000社以上、29,000件を超える確かな実績を誇っています。

「セキュリティ面で最も安心して任せそうだと感じたのが、うるるBPOでした」という声も挙がっているように、セキュリティ体制も万全です。マーク取得だけでなく、入退室の管理や監視カメラによる24時間監視体制も整っており、機密情報も安心して任せられるでしょう。

引用：株式会社 明治 様

②MAMORU電子化サービス（日本パープル）｜さまざまな要望にも柔軟に対応可能

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引用：MAMORU

料金

要見積もり

• Pマーク、ISMS取得

MAMORUの魅力は、サービスの対応幅が広い点です。「DVDに記録してほしい」「ファイル形式を変更してほしい」「原本は保管してほしい」などの注文にも、柔軟に応えることができます。

文書管理システムのMAMORU ONEと連携すれば、電子化した書類の確認や共有も容易です。データはクラウドで管理されるので、テレワークの際も役立つでしょう。必要に応じて閲覧制限をかけるなど、細かな調整も可能です。

③スキャニング.com（オフィスあしずみ）｜高品質なのに低価格で使いやすい

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引用：スキャニング.com

白黒（自動読み取り機使用）	4円/ページ～
カラー（自動読み取り機使用）	8円/ページ～
最低発注額	50,000円～

• Pマーク取得

スキャニング.comでは低価格にも関わらず、高品質なサービスを提供しています。初期費用や月額料金、システム管理料はすべて無料なので、単発の依頼にも長期的な依頼にも向いているでしょう。

また、シンプルな単純作業が得意で、スタッフが丁寧に手作業でスキャンしているのも特徴です。作成したデータは基本的にPDF化のうえ納品されますが、相談すればそれ以外の形式にも対応できます。

④そのままスキャン（株式会社誠勝）｜対応素材もサービスの幅も広い

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引用：そのままスキャン

白黒（200dpi）	4円/ページ～
カラー（200dpi）	7円/ページ～

• Pマーク取得

そのままスキャンには10種類以上のスキャナーがあるため、さまざまな資料を電子化することができます。ポジフィルムなど特殊な素材にも対応できるうえ、種類の違う書類が混ざっていても依頼可能です。セキュリティ対策が万全なこともあり、5,000社以上の利用実績を誇ります。

最短で当日のデータ納品、黄ばんだ書類の白色処理、サンプルデータの無料作成など、きめ細やかなサービスも魅力です。納品方法やファイル形式の選択もできるので、企業に合った形で依頼できるでしょう。

⑤スッキリ隊（株式会社ユウトハンズ）｜豊富なプランから用途に応じて選択可能

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引用：スッキリ隊

出来高プラン	4円/ページ～
お委せプラン	38,000円/箱～

• Pマーク取得

スッキリ隊はプランの豊富さが特徴です。ページごとに料金が発生する「出来高プラン」、異なるサイズが混在していても箱単位で精算できる「お委せプラン」があるので、用途に応じて使い分けるとよいですね。さらに新電子帳簿保存法に対応した、証憑書類の定期プランもあります。

画像の向き修正や、自動OCRが無料というのも嬉しいポイントです。一般にはオプションとなることが多いホチキス外しも料金に含まれているため、料金計算がしやすいでしょう。

⑥スキャンビズ(株式会社Brainew) | 紙の資料を"まるごと"デジタル化

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引用：スキャンビズ

オーダーメイド	5円/ページ～　（カラー）
段ボール詰め放題プラン	35,800円/箱～ (すべてモノクロ）
段ボール詰め放題プラン	39,800円/箱～ (カラー）

高度なスキャン技術で解像度は2,400dpi、写真は4,800dpiまで高精細加工、多言語混在文書の認識率ほぼ100％！

経験豊富な作業管理者が難題にも柔軟に対応してくれる高品質でリーズナブルなスキャンサービスです。お客様は書類・ファイルを所定のダンボールに詰めて発送するだけ！ホチキス・クリップ止め資料も、そのまま送信可能だから発送ストレスを最小にできます。

料金は安心のボックス単位で明朗会計。モノクロ10%OFF。定期取引OFF。納期も最速対応していただけます！

書類のスキャン代行ならスキャンサービス

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以上本記事では、紙媒体のものをスキャン・電子化してくれるサービスをご紹介いたしました。

郵便物や領収書、納品書などを電子化、クラウド保管するなら、クラウド郵便のメールメイトがお勧めです。

メールメイトを利用することで、会社宛の紙の郵便物をパソコンやスマホのWEB上で確認・管理することができます。

紙類の保管場所を設ける必要がなくなり、いつでもどこでも必要なデータにアクセスすることが可能になります。

現在サービスの利用開始から30日間は全額返金保証をおつけしています。気になった方は、お気軽にお問い合わせください。

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