うちの総務くんの類似サービス紹介！郵便物スキャン代行サービス
（※この記事は、2024年1月18日に更新されました。）
「うちの総務くんの類似サービスを探している」
「郵便物を受取代行・スキャンしてくれるサービスは？」
「リモートワークのためにオフィスに届く郵便物を管理してほしい」
この記事は、上のようなお悩みの方に向けて書かれています。本記事では、法人向けの郵便物スキャン代行サービスをご紹介いたします。
クラウド郵便MailMateが、会社の郵便物の受け取り代行・スキャン・PDF化・管理画面へ配信いたします。利用開始から３０日間は全額返金保証付き 🎉
うちの総務くんとは？
うちの総務くんとは、株式会社candee（本社：東京都港区 / 代表取締役社長：古岸 和樹）の提供する、リモートワーク環境整備に役立つ会社の郵便物のスキャン代行サービスです。
会社のオフィスに届く郵便物を指定の住所に転送することで、うちの総務くんのスタッフが郵便物を撮影してアップロードし、企業は写真を確認し、開封スキャンを指示することができます。
現在、残念ながらサービスの提供は終了されていますが、うちの総務くんと同じようなサービスをこの記事ではご紹介いたします。
うちの総務くん、主なサービス内容
郵便物を指定の住所に転送
郵便物の写真を確認
郵便物の開封スキャン
長期の原本保管
郵便を個別の担当者宅へ送付
利用料金
月額基本料金は、10,000円（税抜）です。100通の郵便物が含まれています。
101件目からは、１通につき200円（税抜）の従量課金制になっています。
法人用の郵便物管理サービスの特徴５つ
次に、うちの総務くんの類似サービスである法人用の郵便物受け取り・管理代行の特徴についてご紹介いたします。
1. 会社宛の郵便物の写真を確認できる
一般的なサービスは、会社に届く郵便物を受け取り代行しています。方法は主に二つあり、会社まで回収に行くか、指定の場所に郵便物の転送をするかです。
受け取った郵便物は、写真や未開封の状態でスキャンがされ電子データとして企業の郵便物管理画面に配信されます。
こうすることで、特にリモートワークを行なっている企業は郵便物を受け取るためだけに出社する必要がなくなります。
2. 郵便物の開封可否を確認、開封スキャン
次に、写真やデータの郵便物を開封してほしい場合は、開封スキャンを依頼することができます。
依頼されると、郵便物は開封され中身の写真やスキャンのデータが管理画面に配信されます。もし、原本が必要でない場合は、郵便物をデータとして管理することができます。
3. 長期の原本保管も可能
また、郵便物の原本を長期間保管してほしい場合はオプションなどで依頼することができます。
そのため、サービスを利用することでオフィスに郵便物の保管場所を設ける必要がなくなります。会社がバーチャルオフィスを使用していて全体でリモートワークをしている場合などは、特に便利です。
4. 郵便の担当者宅へ転送
また、個別の担当者宅へ郵便物を転送することもできます。届いた郵便物の転送先は、その都度管理画面から指定することが可能です。
誰が転送したのか、転送の日付などの記録を残すこともできます。
5. 郵便物の電子データを共有
郵便物のスキャンや写真は、他の従業員と簡単に共有することができ、リモートワーク中でもスムーズに業務を進めることができます。
サービスによっては、誰が誰にいつ郵便物のデータを共有したのかという記録も残るようになっています。
うちの総務くんの類似サービス紹介
次に、うちの総務くんの類似サービスである法人用の郵便物受け取り・スキャン代行サービスをご紹介いたします。
1. メールメイト
メールメイトは、2019年にサービスの提供を開始した日本初の郵便物テックソリューションです。
会社宛の郵便物を受け取り代行・スキャン・管理画面へ配信、郵便物の原本はメールメイトの施設で保管いたします。ユーザーは、郵便物の到着通知をメールやSlackで受け取ることができ、大切な郵便物の到着をリアルタイムに知ることができます。
ビジネス向けプランは、月額3,800円から利用可能で25通の開封スキャンが含まれています。26通目からは、180円/通の従量課金制です。サービスの利用開始から30日間は全額返金保証がついています。気になった方は、お気軽にお問い合わせください。
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2. アテナ
引用：アテナ
アテナは、上場企業から個人事業主までの累計25万通を超える郵便物をデジタル化してい郵便物スキャン代行サービスです。オフィスに届く郵便物をスキャンし電子データを企業ごとの管理画面へ配信してくれます。郵便の到着通知は、メールに加えて、Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどでも受け取りが可能です。
外側の写真を確認し、中身の開封スキャンを依頼すると、最短数分から〜２時間程度で開封され、中身を確認することができます。また、原本が不要な郵便物に関しては、破棄依頼をすることで溶解処分をされ、リサイクルされます。月額基本料金は、5,000円で50通の開封スキャンが含まれています。51通から150通までは、200円/通の従量課金制です。
郵便物のスキャン・転送サービスを利用するメリット３つ
次に、企業がオフィスに届く郵便物をPDF化、クラウド管理するメリットをご紹介いたします。
1. テレワークがしやすくなる
一つ目は、テレワークがしやすくなるという点です。郵便物が届いているかを確認するためだけに出社をしている人はいませんか？サービスを利用することで、郵便物の到着と何が届いているかをメールやSlackなどで通知を受けることができます。
さらに、開封して中身を確認したい場合も、開封スキャンを指示することで中身の写真を確認することができます。郵便物のデータは、チームメイトに共有しスムーズに業務を進めることが可能です。
2. 郵便物の保管場所が不要になる
企業はオフィスに書類の保管や郵便物の分類場所を設けていると思います。しかし、それらをデータ化し原本を保管してもらうことでオフィスにそのようなスペースを設ける必要がなくなります。
大量の段ボールを棚の上に積み重ねていたり、書類を保管するだけの部屋を確保している企業は、スペースを有効活用することができるようになります。
3. 過去の書類を簡単に見つけることができる
３つ目のメリットは、過去の書類を簡単に見つけることができるという点です。このようなサービスには、検索機能がついています。コクヨ株式会社の行った調査によると、1日のうち書類を探す時間は20分であることがわかっています。これを一年に換算すると、約80時間も書類を探すために時間を使っていることになります。
一方で、データ化されていれば名前を入力すれば一瞬で書類を見つけ出すことが可能です。
オフィスに届く郵便物をデジタル化しよう
以上、本記事ではうちの総務くんの類似サービスをご紹介いたしました。テレワーク環境を整備したいため郵便物の受取代行・開封スキャン・原本保管や郵便物の宛先別に個別の担当者に送ってほしいという場合は、郵便物の管理サービスを利用することをお勧めします。
郵便物をデジタル化して、業務の効率化・柔軟な働き方が可能な環境を作りましょう！
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