総務代行で業務効率化！解決できる課題やおすすめサービスを紹介

「バックオフィス業務に追われてコア業務が進まない」

「総務部門の属人化が進んで困っている」

「総務業務をアウトソーシングしたい」

こんな悩みを抱えている方には、総務代行サービスがおすすめです。

多くの企業には総務部があり、日々さまざまなバックオフィス業務を行っています。企業にとって重要性の高い部署ではありますが、人材不足や業務の属人化、非効率的な業務の多さなど、さまざまな課題も抱えています。

そこで本記事では、総務業務を外注する「総務代行サービス」について解説します。総務代行のメリットやデメリット、おすすめのサービスなどをご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

総務代行（総務アウトソーシング）とは？

総務代行とは、総務業務を外部業者に委託することです。近年増えているサービス形態の一つで、総務アウトソーシングと呼ばれることもあります。

主となるサービス形態は、オンライン上で業務が完結する「オンライン型」。それに対して「オフライン型」では、代行サービスのスタッフが依頼元の企業に常駐して業務を行います。

関連記事：BPOサービスを提供する会社１０社｜BPOとは？導入メリット・デメリット

総務代行サービスに依頼できる業務内容

総務の業務内容は多岐にわたるため、「庶務業務を外部委託したい」「メール室管理を任せたい」など、企業によって委託する範囲は異なります。総務代行サービスで代行できる業務内容には、たとえば以下があります。

• 庶務業務：来客対応、電話対応、備品管理　など

• オフィス管理：固定資産の管理、棚卸し　など

• 文書管理：書類の保管、ファイリング　など

• メール室：郵便物の仕分け、発送など

• 業務改善：マニュアル作成、経費の見直し　など

企業によっては、総務担当者が人事業務や経理業務なども担っている場合もあるでしょう。総務代行サービスのなかには、そうした業務までカバーしてくれるものもありますよ。

総務代行サービスの料金相場

サービスを外注する際、料金が気になるところです。選ぶサービスやプランによって異なりますが、総務代行サービスの料金相場は以下のとおりです。

• 時間単位制の場合：1時間あたり2,000円～4,000円

• 月額制の場合：1ヶ月あたり5万円～15万円

• 業務単位制の場合：1業務あたり1万円～数十万円

時間単位制では1時間あたりの料金が決まっており、「〇時間分の人手が欲しい」という形で依頼ができます。時期によって業務量が大きく変動する場合におすすめです。

一方で月額制は、毎月の稼働時間と料金が決まっているため、毎月一定量の業務を任せる場合に向いています。また業務単位制なら、特定の業務だけを依頼することもできますよ。

総務代行サービスを使う5つのメリット

企業に総務代行サービスを導入することで、得られるメリットは大きいです。ここでは5点ご紹介します。

１）生産性が向上する

多くの総務担当者は、電話対応や備品管理などの日常業務に追われがちです。そのため思うように業務が進まず、悩んでいる方も多いはず。特に中小企業などでは、経営陣がノンコア業務に追われてコア業務に集中できないことも珍しくありません。

その点、総務代行サービスを使ってノンコア業務を外部委託すれば、企業の人材をコア業務に注力できます。生産性が向上し、利益創出にもつながるでしょう。これは大きなメリットといえます。

２）総務業務の属人化を防げる

総務の抱える課題の一つに、業務の属人化が挙げられます。それは人手不足が原因で担当者が固定化され、「この人でなければ対応できない」という業務が増えてしまうため。教育期間を設ける余裕がなく、人材が育たない場合もあります。

業務が属人化すると、退職時や異動時の引継ぎに時間がかかる、担当者の不在時に業務が滞るなど、さまざまな問題が発生します。担当者によって仕事の質が変わってしまうのも困りますよね。

総務代行サービスを使えば、専門スタッフが総務業務を見える化し、必要に応じてマニュアルも作成します。業務の属人化が防げるうえ、引継ぎの手間も軽くなるでしょう。

３）人件費が削減できる

総務業務は手間がかかるため、どうしても人手が必要です。けれども社員を増やすと、社会保険や福利厚生なども必要なので、人件費が高くなりがち。時期によっては残業が増え、残業代もかさんでしまいます。

そこで総務代行サービスを活用すれば、社員を増やさずに人手を増やすことが可能です。コア業務を社員に任せ、ノンコア業務は外部に委託することで、必要な人員を確保しながらも人件費は抑えられます。繁忙期だけ、あるいは特定の業務だけの依頼もできますよ。

もちろんサービスの利用料金は発生しますが、人件費と比較すると安く済むため、コスト削減につながるケースが多いです。不安な方は、事前に試算しておくとよいですね。

４）仕事の質が安定する

業務が属人化していると、担当者によって仕事の質にバラつきが出てしまいます。ところがアウトソーシングを利用することで、こうしたバラつきがなくなり、質が安定します。

また総務代行サービスのスタッフは、その分野のエキスパートです。経験豊富な方も多く、高いスキルやノウハウを持っているのが大きな強み。単に業務をこなすだけでなく、業務品質の向上も期待できるでしょう。

５）テレワークができるようになる

総務省の報告によると、IT系技術職のテレワーク率は63.2%であるのに対し、総務・人事のテレワーク率は35.6%にとどまります。

引用：テレワークの現状とこれからの課題（総務省資料)

総務部が出社しなければならない要因としては、たとえば以下が挙げられます。

• 企業に届く郵便物への対応

• 書類への押印（ハンコ出社）

• 電話対応、来客対応

• 紙書類の管理

総務では紙を扱うことが多く、それゆえにテレワークがしづらい状況となっています。

ただしこれは、書類の電子化が進めばテレワーク率も上げられるということ。総務代行サービスのなかにはオンライン型も多いため、うまく活用すればテレワーク率の向上につながります。

総務代行サービスを使う4つのデメリット

総務代行サービスを使うメリットは大きいですが、デメリットがあることも知っておかなければなりません。ここでは4点ご紹介します。

１）社内にノウハウが溜まらない

一部業務を完全に外部委託していると、社内にノウハウが溜まりません。その状態が続いていると、いざ社内に業務を戻した時に、担当できる人材がいなくなってしまいます。

業務をアウトソーシングする状態がずっと続くとは限らないので、担当した業務をマニュアル化してもらう、社員に情報共有してもらうなどの対策をとっておきましょう。

２）情報漏洩のリスクがある

総務で扱う情報には、社員の個人情報や取引先の機密情報も含まれます。そうした情報を扱う際は、漏洩リスクに十分注意しなければなりません。外部秘の情報は社内の担当者が扱うなど、ルールを作っておくことが重要です。

機密性の高い情報を外部委託する可能性があるなら、プライバシーマークを取得している、セキュリティ教育を行っているなど、信頼性の高いサービスを選んでおくと安心です。

３）柔軟な対応が難しい

総務代行サービスを利用する際は、「書類管理を依頼する」「電話対応と来客対応を任せる」など、事前に対応する業務を定めたうえで契約するケースが多いです。またオンライン型のサービスの場合は、対面作業が必要な業務はお願いできません。そのため柔軟な対応が難しいというデメリットがあります。

総務代行サービスをうまく活用するためには、あらかじめ総務業務を精査したうえで、依頼するものとしないものを明確に分けておくとよいでしょう。

４）コミュニケーションがとりにくい

オンライン型のサービスを利用する場合、直接スタッフと顔を合わせるわけではないため、コミュニケーションがとりにくい面があります。それによって業務の進捗状況がわからない、細かな指示が出しにくいといった問題が起こるかもしれません。

さらにコミュニケーションが不足していると、業務の品質低下や不満につながるリスクがあります。コミュニケーションツールや情報共有ツールを活用し、なるべくコミュニケーションのとりやすい環境を作っておきましょう。

総務代行サービスの選び方

総務代行サービスにはたくさんの種類がありますが、成果を上げるためには企業に合ったものを選ぶことが重要です。選ぶポイントは3つあるので、順に確認していきましょう。

自社の課題や目的に合っているか

1つめのポイントは、自社の課題や目的に合ったサービスを選ぶこと。たとえば「常に人手が足りない」という課題があるなら、毎月一定量の業務を任せられる月額制のサービスがおすすめです。一方で「経理処理をサポートしてほしい」という目的があれば、経理業務だけを依頼できるサービスがよいでしょう。

課題や目的に適したサービスを選ぶには、事前に業務整理をして、どのような課題があるのか明確にしなければなりません。サービスのなかには、導入前の業務整理をサポートしてくれるものもあるので、必要に応じて活用してください。また導入後には成果チェックを行い、さらなる業務改善につなげたいですね。

サービス料金は予算内におさまるか

どれだけ良いサービスであっても、予算を上回るものは導入すべきではありません。まずは現在かかっているコストを算出し、それを元に予算を立てましょう。

料金を見る際は、単にプランの金額だけを比較するのではなく、業務内容も比較してください。プランによって稼働時間や対応可能な業務が変わるため、細かいチェックが必要です。

業務の質や安全性に納得できるか

信頼できる総務代行サービスとは、仕事の質が高く、かつ安全性も高いものです。仕事の質を見たければ、これまでの導入実績や口コミ、導入事例などを参考にするとよいですね。スタッフの研修体制が充実しているサービスや、採用基準が厳しいサービスも、品質の高さにこだわっていると考えられます。

そして安全性を示す基準の一つに、プライバシーマークなどの認証制度があります。個人情報を扱うことも多いなら、プライバシーマーク取得済みの企業を選ぶと安心ですよ。そのほかセキュリティ教育が整っていること、秘密保持契約書を交わしていることなども、安全性の高さを示しています。

メール室の業務を効率化するならメールメイトがおすすめ

総務担当者の抱える課題は企業によってさまざまですが、郵便物の仕分けや管理を負担に感じている企業は多いはず。テレワーク中でも郵便物を受け取るために出社しなければならず、不満が溜まっている方もいるでしょう。

そんな時におすすめなのが、スマートメール室・メールメイト。郵便物の管理に特化したサービスで、オンライン上で郵便物の受け取りや確認ができるのです。

クラウド上で郵便物を管理するのでテレワークができる

メールメイトの仕組みは、次のようになっています。

1. メールメイトの住所に郵便物が届く

2. メールメイトの担当者が郵便物をスキャンし、マイページにアップロードする

3. 企業の総務担当者が、アップロードされた郵便物データを確認する

4. 総務担当者が人ごと、部署ごと、拠点ごとに郵便物データを送る

メールメイトの大きな魅力は、郵便物をデータとしてやり取りするため、どこにいても郵便物を確認できる点。パソコン作業で完結するので、テレワークも可能になります。

郵便物をデータで扱うため、紙と比べて管理しやすい点もメリットです。検索や共有が簡単ですし、郵便物の保管に場所がとられることもありません。

気になる方は下の利用方法動画をチェックしてみてください。

文書のペーパーレス化を進めてデジタル管理を可能に

近年では業務を効率化するため、DXを促進するため、セキュリティを強化するためなど、さまざまな理由でペーパーレス化が進められています。そしてメールメイトを使えば、紙の郵便物ではなくPDFデータを配信するようになるため、ペーパーレス化が促進されます。

郵便物をデータ化することで、文書の汚破損や紛失リスクがなくなるのもポイント。将来的にペーパーレス化を考えている企業は、まず郵便物から始めてみるのもよいでしょう。

関連記事：書類電子化サービス５選！注意点や法律についても解説

おすすめの総務代行サービス5選

ここでは数ある総務代行サービスのなかから、おすすめ5選をご紹介します。複数の総務業務をまとめて代行してくれるサービス、アウトソーシングを活用して業務改善に活かすサービスなど、それぞれに特徴があります。

気になるサービスがあれば、公式ページもチェックしてみてくださいね。

①HELP YOU｜業務内容の変更にも柔軟に対応してくれる

引用：オンライン秘書 | HELP YOUアシスタント

• 料金：（6カ月）30時間10万円～

• 業務内容例：スケジュール管理、問い合わせ対応、備品手配など

• オンライン型

HELP YOUはオンライン型の総務代行サービスで、累計クライアント数は800社以上にのぼります。厳しい試験を乗り越えた経験豊富なアシスタントが、パソコン業務を幅広く代行してくれます。

稼働時間に応じて月額料金が変動するシステムなので、月ごとに業務内容を変えたり、さまざまな業務を組み合わせたりと、柔軟な依頼が可能です。総務アウトソーシングのほかにも、営業事務や経理、マーケティングや広報など、さまざまな業務のアウトソーシングに対応しています。

②FOC 総務アウトソーシング・総務代行サービス｜実績豊富な老舗サービス

引用：総務アウトソーシング・総務代行サービス | FOC

• 料金：成果報酬型

• 業務内容例：書類管理、備品管理、電話対応、請求書処理など

• オフライン型

FOCは、30年にわたってアウトソーシングサービスを提供してきた老舗の総務代行サービスです。実績数は1,000社にも上り、利用者からは「約200時間分の定型業務をアウトソーシングできた」「引継ぎの負担が減った」などの声があがっています。

FOCの総務アウトソーシングは、品質の高さが大きな魅力。経験豊富なプロジェクトマネージャーやサービスに精通した現場リーダーなど、プロフェッショナルが一丸となって代行業務に当たります。プライバシーマーク認証企業なので、信頼性も高いです。

③i-STAFF｜質の高いサポートが魅力！土日対応プランもあり

引用：i-STAFF｜優秀なオンライン秘書（オンラインアシスタント）

• 料金：（6カ月）102,300円～

• 業務内容例：電話受付、文書管理、スケジュール調整、出張手配など

• オンライン型・オフライン型

i-STAFFの特徴は、アシスタントの質の高さ。採用率1%という厳しい門をくぐった人材ばかりで、対応が速く正確です。利用者からも「一歩踏み込んだ気遣いができる」「非常に丁寧な対応」と高い評価を得ています。

また平日限定の総務代行サービスが多いなか、i-STAFFには土日対応プラン、深夜対応プランが用意されているのも嬉しいところ。経理や人事、Web運用サポートにも対応しているため、要望にあわせた柔軟な対応が可能です。

④フジ子さん｜さまざまな料金プランがあって使いやすい

引用：オンラインアシスタントならフジ子さん | 経理・人事・総務などバックオフィス業務を代行

• 料金：（1ヶ月）20時間65,560円～

• 業務内容例：資料作成、備品購入、翻訳、ECサイトの運用代行など

• オンライン型・オフライン型

フジ子さんにはさまざまな料金プランがあり、使いやすいのが魅力です。最低契約期間は1ヶ月なのでスポット利用に便利ですし、稼働時間が余れば翌月へ繰り越せるプランもあります。稼働時間ではなく稼働人数単位の料金プランも選択できるため、「今月は1人で十分」「繁忙期だから3人プランにしよう」といった選び方も可能です。

導入前にはWeb面談を実施し、業務内容や求める人材・スキルについてすり合わせがあるのも安心。1週間・2時間以内のトライアルもありますよ。

⑤ゼロイン 総務アウトソーシング・総務代行サービス｜オンラインもオフラインもOK

引用：総務アウトソーシング・総務代行サービス｜ゼロイン

• 料金：要見積もり

• 業務内容例：文書管理、備品管理、電話・受付対応、オフィス管理など

• オンライン型・オフライン型

ゼロインは25年もの間、ベンチャーや大手企業、日系企業や外資系企業など、企業の規模やタイプを問わずサポートしてきました。さらに毎月業務工数を記録して分析する、改善できる業務を積極的に提案するなど、業務改善につながるサポートもしてくれます。

またゼロインの総務アウトソーシングは、オンライン業務とオフライン業務の両立も可能。「月末月初だけオフィスに来てほしい」といった細かな注文も受け付けています。イベントや健康診断など、出張でのサポートにも対応できますよ。

総務代行に関するよくある質問

最後によくある質問をご紹介します。

１）総務代行サービスはどこまで対応してもらえますか？

企業によって委託できる業務の範囲は異なりますが、一般的には庶務業務（来客・電話対応、備品管理）やオフィス管理、文書管理、郵便物の仕分け・管理、業務改善のサポートまで幅広く対応できます。なかには、人事や経理など総務以外のバックオフィス業務までカバーしてくれるサービスもあります。導入前に業務範囲をしっかり確認しましょう。

２）総務代行サービスの利用料金はどれくらいですか？

料金はサービス内容やプランによって異なりますが、目安として以下が一般的です。

• 時間単位制： 1時間あたり2,000～4,000円

• 月額制： 1ヶ月あたり5万～15万円

• 業務単位制： 1業務あたり1万～数十万円

スポット利用から継続的な依頼まで、ニーズに合わせて選べます。コストと業務内容をよく比較して、自社に合ったプランを選ぶのがおすすめです。

総務業務をアウトソーシングして企業の生産性を高めよう

本記事では総務アウトソーシングを考えている方に向け、総務代行サービスの概要やメリット、おすすめサービスについてご紹介しました。総務にはさまざまな業務や課題があり、人材不足に悩んでいるところも少なくありません。そんな時は総務アウトソーシングを活用し、生産性を高めていきましょう。

また郵便物を管理する際には、スマートメール室・メールメイトをおすすめします。郵便物をデータ化することでオンライン上のやり取りが可能になるため、パソコンさえあれば郵便物の受け取り・仕分け・配達が完了。郵便物のために出社する必要がなくなるため、テレワークも進みます。

こうした外部サービスをうまく利用しながら、総務業務の効率化を進めましょう。