オフィスの郵便物の仕分け業務を効率化できます！【総務必見】
（※この記事は、2023年2月10日に更新されました。）
本記事は、
「会社に届く郵便物の管理を効率化したい」
「どうすれば郵便物の仕分け業務の効率化ができる？」
このようなお悩みをお持ちの会社に向けて書いております。
テレワーク/ 在宅勤務を導入している会社も増えていると思いますが、そんな中会社に届く郵便物に対応するためだけに出社しなければいけない人がいることも事実です。
この記事では、そんな問題を解決してくれるツール、クラウド郵便サービスについて解説いたします。
メールルームの業務効率化や郵便物のペーパーレス化をお考えの方、会社に届く郵便物の管理にお困りの方は、ぜひこの記事をお読みください。
クラウド郵便で会社に届く紙の郵便物をパソコン上でリアルタイムに受け取ることができます。
総務部の郵便物の仕分け業務とは？
郵便物の仕分け作業とは、オフィスに毎日届く膨大な郵便物を
企業内の宛先ごと
「到着したら早く届けて欲しい」というリクエストが来る重要な郵便物
請求書
全く業務に必要のない広告を含むダイレクトメール
など仕分けるというような業務のことです。
メール室を設けている大企業であれば、専業で郵便物の仕分けや各部署への配送などを行う担当者がいます。
中小企業であれば、総務や庶務などの部署が、郵便物の仕分け業務を引き受けている場合が多いようです。
問題は、毎日似たような業務を何度も繰り返していると、机の上に放置した郵便物が紛失したり、届け先を間違えたりなどのミスが起こり、時間のロスにもつながるということです。
参考：オフィスの書類を整理する3つのポイント｜書類整理は効率アップの近道
郵便物への対応がテレワーク実施の壁に
『月間総務』の調査によると、テレワークの課題や悩みとして
「客先から届く郵便物の対応」
が挙げられています。
他にも、
コミュニケーションが取りづらい
押印や原本が必要な書類の対応
勤怠管理が難しい
といった課題があるようです。
また同調査では、８割以上の企業が「テレワークを実施している」と回答しましたが、テレワーク継続の意向に関しては約半数が「テレワークと出社のハイブリッドにする」と回答しています。
引用：コロナ禍のBCPは見直す必要があるも未対応。テレワークは出社とのハイブリッドで継続が半数
完全なテレワークの導入を行うためには、最初に挙げられたような課題の解決が必要です。
参考：リモートワークの必須ツール10選！選び方と注意点も紹介します。
郵便物の仕分けを効率化するには？
もし、あなたが会社の郵便物の仕分けで困っている総務の担当者であれば、
クラウド郵便サービスの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
クラウド郵便サービスとは？
クラウド郵便サービスとは、会社宛に届く郵便物をPCやスマホから確認・管理できるツールです。
このツールを導入することで以下ようなメリットがあります：
郵便物仕分けにかかる人件費を削減
郵便物管理の業務を効率化
郵便物をクラウド管理
ポストに郵便物を取りに行く必要がなくなる
業務に必要ない単純作業に割くコストは少ない方がいいですし、成果が生まれないルーティンワークは、社員としてもモチベーションの維持が簡単ではありません。
郵便物の仕分け業務を、総務や庶務が慣例で引き受けているのだとしたら、その時間を他の業務に費やすべきでしょう。
メール室を持たない中小企業の場合、総務部が「何でも屋」のように扱われてしまい、誰がやるか担当者が決まっていない場合もあります。
面倒事を押し付け合って、揉め事になるのも避けたいですね。
クラウド郵便サービスの機能
「郵便の仕分けくらい、外注しなくても自社で出来ますよ」
と思う方もいるかもしれません。
しかし、クラウド郵便の機能はそれだけではありません。
具体的には、
郵便物の到着通知
郵便物の閲覧・管理
PC上で郵便物を社内共有
必要な郵便物をすぐに探せる検索機能
などの機能がついています！
郵便物の仕分け業務というのは、単純作業であるため派遣社員やバイトに任せる場合も多いと思います。
しかし、仕分けを外注することにはリスクもあります。
会社に届く紙の郵便物のPDFをパソコン上で受け取ることができるクラウド郵便がおすすめ！
メール室業務をアルバイトに任せるリスク
もし、メール室業務をアウトソーシングすれば、人件費などの管理コストを削減することは出来ますが、結局業務を委託する契約料もそこまで安くありません。
中小企業であれば、メール室を設けるほどの郵便物の量は多くないし、数人アルバイトを雇えば郵便物の仕分けができると思われます。
しかし、人を雇うリスクというのは確かに存在します。
簡単に挙げても、以下の4つが考えられます。
１．アルバイト管理のコスト
２．ヒューマンエラー
３．情報流出などのセキュリティ
４．テレワークができない
１つずつ確認してみましょう。
１．アルバイト管理のコスト
言うまでもないですが、アルバイトを雇うと、給与をはじめ、福利厚生や個人情報の管理、シフトの管理などのコストがかかります。
アルバイトが仕事に慣れるまでは研修のコストもかかります。
自己都合で退職となれば新しい人材の採用が必要になりますし、会社側の都合で辞めてもらう事になった場合も、本人にしっかりと納得してもらわなければなりません。
そのうえ、日常的に郵便物の仕分け業務が発生するのならいいのですが、閑散期があるとその期間の人件費が無駄になってしまいます。
クラウド郵便サービスであれば月額の定額制ですし、契約の際の時間もほとんどかかりません。
２．ヒューマンエラー
前述したように、仕分け担当者や他の社員との兼ね合いでの郵便物の紛失や受け渡しのミスによって、業務が効率的でなくなる可能性があります。
必要な書類なのに、間違えてシュレッダーに掛けてしまうなどのミスも起こり得るでしょう。
クラウド郵便サービスであれば、届いた郵便物をすぐに通知し、依頼を受けるまで開封することはありません。届いた郵便物ごとにシリアルナンバーで一元管理され、ロッカーで大切に保管されます。
３．情報漏洩などセキュリティ
最近ではオンライン化によって情報の漏洩が増えている印象を受ける方も多いようですが、実際の情報漏洩は社内の従業員が起こすことが多いと言われています。
短期アルバイトや派遣社員を雇う場合、比較的容易に採用されて社内情報に触れることが出来るので、故意に社内の情報を盗み出そうと考える人間にとっては好都合です。
過去のキャリアに総務の経験があるからといって採用しても、本当にそうかわかりません。
メール室業務をアウトソーシングする場合も、情報管理がしっかりとしている業者へ依頼するべきです。
４．テレワークができない
近年、テレワークのような在宅勤務が一般化してきたとはいえ、オフィスへ郵便物が届く限り完全にテレワークへ移行することは出来ません。
他の部署がテレワークで仕事をしているのに、郵便物管理の担当者だけが毎朝通勤しなければならない不公平感は、モチベーションを大きく下げる原因になります。
株式会社パーソル総合研究所の調査によると、
出社者のうちの32.1%が「不公平感を感じることがある」
と回答しています。
引用：テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査
クラウド郵便サービスを利用すれば、郵便物の仕分けをする総務の担当者がわざわざ出社する必要もなければ、郵便物が必要な社員とクラウドで情報を共有することもできます。
そうなると、テレワークによってさらに効率的に業務を遂行できます。
参考：テレワーク勤務者はずるい！不公平感を解消するため取り組むべきこと７つ
郵便物の管理業務の効率化は MailMate で！
面倒な業務というのは、点で見るのではなく、その先の業務まで見通して改善した方が全体の業務を効率化しやすいです。
郵便物の仕分けの場合、仕分けた後の書類の管理・保管・共有・廃棄までの業務が効率化できるのかを見通す必要があります。
最後にご紹介したいのは、クラウド郵便サービスの MailMate です。
MailMate は、郵便物の仕分けのみならず、管理や転送手続きまでオンラインで可能です。
会社の規模に応じた各種プランをご用意していますので、お気軽にお問い合わせください。
サービスの利用開始から30日間は返金保証がありますので、お試しで使ってみてはいかがでしょうか。
MailMate は、個人や中小企業がより成長できるようなサポートをお届けします。
おすすめ記事：【2023年】クラウド郵便サービス４選！仕組みと導入メリットも紹介
郵便物を受け取るためだけに帰宅や出社してませんか？
クラウド郵便で世界中どこにいてもあなたに届く紙の郵便物をリアルタイムにオンラインで確認することができます。
