郵便物の仕分け・メール室業務を効率化する方法５選
本記事は、
「メールルームの業務を効率化したい」
「どうすれば郵便物の仕分け業務の効率化ができる？」
「郵便受けまで確認に行くのが面倒...」
このようなお悩みをお持ちの会社に向けて書いております。
テレワーク/ 在宅勤務を導入している会社も増えていると思いますが、そんな中会社に届く郵便物に対応するためだけに出社しなければいけない人がいることも事実です。
この記事では、メール室の業務を効率化する方法をご紹介いたします。
郵便物管理・社内便業務効率化や郵便物のペーパーレス化をお考えの方、会社に届く郵便物の管理にお困りの方は、ぜひこの記事をお読みください。
クラウド郵便メールメイトが、会社の郵便物の受け取り代行・スキャン・PDF化・管理画面へ配信いたします。利用開始から３０日は全額返金保証付き。
総務部の郵便物の仕分け業務とは？
郵便物の仕分け作業とは、オフィスに毎日届く膨大な郵便物を部署や宛名ごとに仕分ける業務のことです。
一見簡単な作業のように思えますが、大量にある割にはいらない広告が多かったり、いちいち時間をみて郵便受けを確認しにいく必要があったり、企業名御中とだけ書かれていて宛名が不明のものがあったりと大変です。
メール室を設けている大企業であれば、専業で郵便物の仕分けや各部署への配送などを行う担当者がいます。
中小企業であれば、総務や庶務などの部署が、郵便物の仕分け業務を引き受けている場合が多いようです。
参考：オフィスの書類を整理する3つのポイント｜書類整理は効率アップの近道
郵便物への対応がテレワーク実施の壁に
『月間総務』の調査によると、８割以上の企業が「テレワークを実施している」と回答、テレワーク継続の意向に関しては約半数が「テレワークと出社のハイブリッドにする」と回答しています。
一方でテレワークの課題や悩みとして「客先から届く郵便物の対応」が挙げられています。
総務部のテレワークの実施状況に関する調査では、「７割弱の総務担当者がテレワークはしていない」と回答しています。
テレワークの出社理由を見ると最も多かったのがハンコ出社（41.9%）で二番目に多かったのは郵送出社（40.7%）でした。
さらに、同調査によると、総務部は人数が少ない割に幅広い業務を抱えていることから総務担当の５人に1人が月に20時間以上も残業をしているという結果になっています。
定型的な業務を効率化・ペーパーレス化を推進させることで、完全なテレワークの導入に加えて、総務の負担を削減することができます。
参考：リモートワークの必須ツール10選！選び方と注意点も紹介します。
郵便物の仕分けを効率化する方法５選
次に、オフィスの郵便物の仕分け作業・メール室作業・社内便を効率化する方法を５つご紹介いたします。
人手不足で郵便物作業を削減したい方、担当者が本業に集中できる環境を整備したい方は、ぜひ参考にしてください。
1. 郵便トレイやボックスを設置
もし、郵便物を一人ひとりの従業員に配って回っている場合は、郵便物を受け取る担当者が部署やチームごとのトレイやボックスに仕分けておくことで、配達・受け取りが簡単になります。
フリーアドレス制のオフィスの場合でも、各部署ごとにトレイを設置することで、従業員がどこにいるかわからなくても郵便物を仕分けておくことができます。
2. 取引先に請求書のメール送付を依頼
請求書を郵便で受け取ることが多い場合、取引先に請求書の電子化をお願いすることで郵便物業務の量を削減・請求書のペーパーレス化を推進することができます。
取引先に協力してもらえるよう、ペーパーレス化を進めたい旨を伝えなければなりません。
3. 開封機を利用する
大量の郵便物を開封するのに時間がかかってしまう点を課題に感じている場合、開封機の利用がおすすめです。
開封機には、１分間に最大400通もの封筒を開封することができるものもあります。
開封時に中身を切ってしまうことがない設計になっており、切り屑なども出ないため素早く効率的に郵便物を開封することが可能です。
4. クラウド郵便を利用する
クラウド郵便サービスとは、会社宛に届く郵便物をPCやスマホから確認・管理できるツールです。
このツールを導入することで以下ようなメリットがあります：
郵便物仕分けにかかる人件費を削減
郵便物管理の業務を効率化
郵便物をクラウド管理
ポストに郵便物を取りに行く必要がなくなる
生産性のある業務ができる時間を単純作業に割く時間を最小限に抑えることができ、モチベーションの意地が難しいルーチーンワークをデジタル化&アウトソースすることができます。
クラウド郵便サービスの機能
クラウド郵便メールメイトの機能には、以下のようなものがあります：
郵便物の到着通知
郵便物の閲覧・管理
PC上で郵便物を社内共有
必要な郵便物をすぐに探せる検索機能
郵便物へのコメント・メモ
アクティビティ履歴 など
5. メール室で一元管理
次に郵便物の担当者が本業の業務に集中できていない問題を抱えている場合、郵便物の管理をメール室が全て行うことで郵便物の仕分け作業や郵送を専門に行う部署や担当者を作ることができます。
さらに、会社に届いた郵送物を受け取った人が宛先の従業員へ配達していては郵便物の紛失などにつながる恐れがあります。郵便物は全てメール室が管理するようにすることで、業務効率化を図ることができます。
次に、メール室で社内の郵便物を一元管理するメリットとデメリットをご紹介いたします。
参考：会社全体の生産性向上！メール室業務を効率化する３つの方法
クラウド郵便メールメイトが、会社の郵便物の受け取り代行・スキャン・PDF化・管理画面へ配信いたします。利用開始から３０日は全額返金保証付き。
メール室を設置するメリット2つ
次に、メール室を設置するメリットを２つご紹介いたします。
1. 郵便物を一元管理できる
企業がメール室を設置することで、会社に届いた郵便物をメール室で一元管理することができます。
メール室の担当者のみが郵便物を受け取り・仕分け・配達をすることで、郵便物の紛失や個人情報の漏洩などの可能性を下げることができます。
2. 従業員が生産性のある業務に集中できる
特に、郵便物の受け取りや仕分けの担当者が決まっていない場合、本業のある従業員が郵便物の仕分け作業をすることになります。
郵便物が多い時期などには、従業員は仕分け作業に時間を取られて本業に集中できなくなる可能性があります。
しかし、メール室を設置することで郵便物に関係する業務をメール室の担当者が専門的に行うことができます。
メール室を設置するデメリット3つ
次に、メール室を設置するデメリットを3つご紹介いたします。
1. テレワークができない
メール室の担当者は、会社に届く郵便物を受け取り・メールなどで従業員へお知らせ・郵送などの業務を行う必要があるため出社をする必要があります。
しかし、郵便物業務を担当する総務部など１部の部署だけが出社していると不公平感が生まれてしまいます。
株式会社パーソル総合研究所の調査によると、出社者のうちの32.1%が「不公平感を感じることがある」と回答しています。
そのため、テレワークを導入する際には全ての社員が家から働けるように環境整備に取り組む必要があります。
参考：テレワーク勤務者はずるい！不公平感を解消するため取り組むべきこと７つ
2. 郵便がない月もある
会社に届く郵便物の量は時期によって異なります。
月に５〜６通しか届かない時もあれば、月に５０通以上届く場合もあります。そのため、一度メール室を設置して担当者を雇うと、コストやスペースの無駄になる可能性があります。
効率的に郵便の仕分け業務を行いたい場合は、郵便物の量が多い際にのみ利用できるサービスがおすすめです。
3. モチベーションの維持が難しい
メール室の業務は、非常に重要な業務ですが定型的な業務であることから社員のモチベーションを維持することが難しいです。さらに、メール室の中では社内のキャリアアップなども難しいとされています。
社員のモチベーションを維持するためには、業務に多様性を持たせたり、成果を評価するための仕組みを整備する必要があるでしょう。
郵便物の管理業務の効率化ならメールメイト
社内便やメール室の業務を効率化したい場合、メールメイトがおすすめです。
メールメイトは、会社に届く郵便物を受け取り代行またはピックアップ（場所はお問合せください）し、スキャン・管理画面へアップロードいたします。
また、郵便物の原本は、福岡または東京のメールメイトの施設で最長７年間保管いたします。
社内の郵便物の管理業務を効率化したい、社内便をデジタル化したい、テレワーク環境を整備したい場合は、ぜひ一度お問合せください。
おすすめ記事：【2023年】クラウド郵便サービス４選！仕組みと導入メリットも紹介
おすすめ記事：社内便を効率化するには？コスト削減・業務効率化につながるツールを紹介 | MailMate
おすすめ記事：無料のメール配信システム10選を比較！特徴や選び方のポイントを解説
クラウド郵便メールメイトが、会社の郵便物の受け取り代行・スキャン・PDF化・管理画面へ配信いたします。利用開始から３０日は全額返金保証付き。
郵便物を受け取るためだけに帰宅や出社してませんか？
クラウド郵便で世界中どこにいてもあなたに届く紙の郵便物をリアルタイムにオンラインで確認することができます。
