メール室とは？課題・解決方法・業務効率化ツールも解説

「会社に届いた郵便物や荷物の仕分けが大変」

「郵便物の管理があるからテレワークができない」

こんな悩みをお持ちの方には、この記事が参考になるでしょう。

企業に設置されているメール室とは、会社に届く郵便物や宅配物を一括管理する部署です。郵便物を部署ごとに仕分けて届ける、郵便物を差し出すなど、郵便物に関するあらゆる業務を担当しています。

このようにメール室は、企業にとって重要な役割を担っています。一方で課題も多く、業務効率化が必要な部署でもあるのです。

そこで本記事では、メール室の業務内容やメール室のメリット、課題や解決策まで広く解説します。企業の郵便物管理に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

メール室とは？

メール室とは、会社宛の郵便物や宅配物、メール便などの管理を行う部署のこと。企業によっては、メールルームや郵便管理室と呼ばれることもあります。受け取った郵便物を部署ごとに仕分けて届けたり、切手類の管理をしたりと、多様な業務を担っています。

大企業では独立した部署として設置されているケースも多いですが、独立した部署ではなく、総務業務の一つとして扱っている企業も珍しくありません。なかには明確な担当部署を設けず、「郵便物に気づいた人が対応する」「新入社員のルーティン業務の一つ」としている企業もあります。

メール室の業務内容

メール室の業務とは、郵便物の受け取りや仕分けだけではありません。以下はメール室の業務内容例です。

• 郵便物や宅配物の発送（郵便局への持ち込み、集荷依頼など）

• 郵便物や宅配物の受け取り

• 受け取った郵便物の仕分けや各部署への配送

• 社内郵便の回収や仕分け

• 切手等の管理

こうした業務に加えて、施設管理や備品管理などのファシリティ業務を行うこともあります。

メール室を設置するメリット2点

メール室を設置していない企業もあるため、「メール室って本当に必要？」と感じる方もいるかもしれません。そこでここでは、メール室を設置する2つのメリットをご紹介します。

１）郵便物のトラブルを減らせる

メール室がなく、特定の担当者が決まっていない場合、郵便物の紛失や誤配が起きやすくなります。不特定多数が郵便物に触れる状況なので、誰が受け取ったかわからなくなる場合もありますし、盗難のリスクも避けられません。最悪の場合、情報漏洩などの大問題に発展する恐れもあるでしょう。

一方でメール室を設置し、ルールに則った管理をすれば、郵便物の紛失や誤配、そして「誰が対応したかわからない」というトラブルを減らすことができます。郵便物に触れる人が限られるため、セキュリティも強化されますね。郵便物にまつわるトラブルを減らせるのが、メール室の持つメリットの一つです。

２）社内全体の生産性向上につながる

メール室を設置することで、社内の生産性を上げられる点もメリットです。部署ごと、あるいは従業員それぞれが郵便物を管理する場合、コア業務にかける時間を削り、仕事の合間に対応することになるでしょう。

まして気付いた人が対応するシステムでは、人によって負担に大きな差が出ます。業務負担が偏った状態では、不満にもつながりますね。

その点メール室では、会社の郵便物を一括して管理します。それゆえ従業員は郵便物管理に時間をとられることなく、自分の業務に集中できるようになります。また「自分ばかりが郵便物に対応している」などの不満も起きにくくなるでしょう。それによって、社内全体の生産性向上が見込めます。

メール室が抱える4つの課題

メリットが大きい反面、メール室のデメリットも見逃せません。ここではメール室が抱える4つの課題を紹介するので、メール室の設置を検討している方は、よく確認してください。

１）繁閑の差が大きく安定した人材確保が難しい

メール室では、郵便物の届く量、あるいは郵送する量を調整することはできません。そのため郵便物の多い時は忙しくなりますし、郵便物が少なければ空き時間ができてしまいます。

忙しい時には人員を補充する、手が空く時には他部署の仕事を手伝うなど、柔軟な人員配置が求められますが、なかなか実現は難しいでしょう。

２）担当者のモチベーション維持やキャリアアップがしにくい

メール室の業務は、ほとんどがルーチンワークです。目に見える成果が出にくく、キャリアアップにもつながりにくいため、担当者のモチベーション維持が難しい環境です。人によっては、「雑用をしている」と感じる可能性もあります。

従業員の代わりに再雇用職員やシルバー人材等を活用することもできますが、メール室の業務はミスが許されません。紛失や誤配を防ぐには、やはり正社員を置きたいと考える方も多いでしょう。

３）郵便物が届くまでに時間がかかる

会社に届いた郵便物は、メール室を経由してから受取り手である従業員の元に届きます。従業員が直接受け取る場合と比べると、郵便物が届くまでに時間がかかってしまうでしょう。

またメール室の担当者が不在にしている間、あるいは忙しくしている間は、仕分け・配達業務が滞る可能性があります。すると郵便物が届くまでさらに時間がかかるため、急ぎの郵便物を抱えていると困ってしまいますね。

４）テレワークがしづらい

郵便物の受け取りや仕分けを行うには、実際に郵便物を触らなければなりません。そのためテレワーク中でも出社しなければならず、部署による不平等感が生まれてしまいます。

実際にテレワークができない理由として、「紙での処理・押印、電話対応、郵便物の受け取り・発送等で職場での作業が必要」という理由を挙げている企業は多いです。

引用：令和5年度テレワーク人口自体調査（国土交通省）

メール室の業務を効率化する方法

メール室の業務を効率化するためには、まず郵便物の受け取りに関するルール設定を行いましょう。たとえば以下の点を明確化しておくとよいですね。

• ポストを確認するタイミング

• 発送物の締め切り時間

• 書留などの受け取り記録をとるか否か

• 受取り手への渡し方（直接手渡し、専用トレイに入れる、机に置くなど）

ただ、ここまでルールを決めても、繁閑の差やモチベーションの低下、テレワークができないことによる不平等感は払拭できません。

メール室の業務効率化を進め、さらに課題を解決するには、外部サービスを活用するのも有効です。ここではクラウド郵便サービスとアウトソーシングサービスの2つをご紹介します。

①クラウド郵便｜どこにいてもクラウド上で郵便物を管理できる

クラウド郵便とは、クラウド上で郵便物を管理するサービスです。インターネット環境さえあれば、パソコンやスマホから郵便物の確認・破棄・共有が可能になります。自宅からでも操作できるため、テレワークにも対応できますよ。

郵便物の到着時には通知が届くため、見逃す心配もありません。簡単な操作で部署ごとの仕分け・送付ができるので、スピーディーな確認ができます。

またクラウド郵便を使えば、書類のデジタル化にも役立ちます。近年ではペーパーレス化が進み、さまざまな書類が電子管理されるようになりました。請求書や契約書を郵便ではなく、システム上でやりとりする企業も増えていますが、クラウド郵便はその一助となるでしょう。

クラウド郵便サービス3選

クラウド郵便サービスには、たとえば以下があります。

• メールメイト：郵便物の管理業務と仕分け業務を効率化できる

• トドケール：郵便物の受け取り、発送管理、社内便管理に対応している

• atena（アテナ）：ISO認定を受けており、セキュリティ面でも安心

たとえばメールメイトなら、郵便物データの受け取りや転送、コメントやタグ付けなどが可能。アクション履歴も残るので、安心して管理できますよ。複数人の管理者を設定できるため、業務の属人化も避けられます。

サービスごとに強みが異なるので、自社の課題に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。

②アウトソーシング｜メール室を含めたさまざまな業務をまとめてお任せできる

アウトソーシングとは、「自社の業務を外部企業に委託すること」。メール室の場合、アウトソーシングできるのは以下のような業務です。

• 郵便物や宅配便の受け取り

• 郵便物の仕分けや配布

• 社内便の回収や配布

• バイク便への対応

• 郵便計器の管理

メール室の業務はほとんど代行できるうえ、なかには備品管理や文書管理などの総務業務まで対応しているサービスもあります。導入企業からは「属人化していた業務が改善できた」「一定レベルの品質が保てるようになった」といった声があがっています。

郵便物の管理を効率化したい場合はクラウド郵便サービスを、より広い業務を外注したい場合はアウトソーシングサービスを検討するとよいですね。

アウトソーシング先の選び方

さまざまなアウトソーシングサービスがありますが、選ぶポイントは主に次の2点です。

• 十分なセキュリティ教育がされているか

• サービスの内容とコストが見合っているか

メール室業務、ならびに総務業務では、個人情報や機密情報を扱う場面も多いです。万が一の情報漏洩を防ぐためには、スタッフに対するセキュリティ教育が十分なサービスを選ぶことが大切。プライバシーマークなど、信頼できる認証や資格を取得していると安心ですね。

またアウトソーシングできる業務の範囲についても、事前の確認が必要です。単に料金を比較するのではなく、「どこまでできていくらなのか」という視点でチェックするようにしましょう。

会社での郵便物管理に関するよくある質問（FAQ）

最後によくある質問をご紹介します。

うちの会社にメール室は必要ですか？

企業規模や郵便物の量によって必要性は変わりますが、以下に該当する場合は設置を検討することをおすすめします：

• 従業員数が多く、郵便物の量が多い

• 機密情報を含む郵便物が多い

• 郵便物の紛失や誤配を防ぎたい

• 従業員にコア業務に集中してもらいたい

• 郵便物対応の負担が特定の人に偏っている

会社の郵便物業務を効率化する方法はありますか？

基本的な業務効率化策として、以下の点を見直すことをおすすめします。

• ポスト確認のタイミング設定

• 発送物の締め切り時間明確化

• 受け取り記録の取り方統一

• 受取り手への渡し方ルール化

外部サービスの活用も業務効率化には効果的です。

• クラウド郵便サービスの導入

• アウトソーシングサービスの利用

メール室業務の効率化には外部サービスが有効！

本記事では、会社の郵便物や宅配物の管理を行う方に向け、メール室の役割、メール室のメリット・デメリット等を解説しました。メール室とは企業の郵便物管理を一手に担う重要な部署ですが、課題も多く、従業員の不満も溜まりがちです。

メール室の課題を解決し、業務を効率よく進めるには、アウトソーシングやクラウド郵便サービスの導入など、外部サービスを活用するのもよい方法。たとえばスマートメール室・メールメイトは、届いた郵便物をデータ化するため、パソコン上で管理可能です。PDFデータなので、検索や共有もしやすいですよ。

利用方法が気になる方は下の動画を参考にしてみてくださいね。

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