メール室のアウトソーシング｜郵便物の受け取り・スキャン代行をお探しですか？
「メールルームの従業員のモチベーション管理が難しい」
「メール室の人材確保に悩んでいる」
「総務部からメール室を独立させたい！」
上のようなお悩みを抱えている企業に向けてこの記事を書いています。
独立したメール室がある企業、総務部がメール室業務を担っている企業がありますが、いずれにせよ会社の郵便物管理業務は大きな負担になります。
総務部の中でも一部の社員に負担がかかり、不平等感を抱く場合もあるかもしれません。
そんな悩みを解決するには、メール室のアウトソーシングがおすすめです。業務効率化にもつながるでしょう。
本記事ではメール室のアウトソーシングについて、メリットやデメリット、おすすめのサービスについて紹介します。
メール室業務に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
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どんな役割？メール室の業務内容
メール室（メールルーム）とは、会社に届く荷物や郵便物、会社から発送する荷物や郵便物、そして社内の荷物や郵便物を管理する場所を指します。
メール室の業務には、主に以下のようなものがあります：
郵便物の受け取り
郵便物の仕分け（フロアごと、エリアごとなど）
各フロア、エリアへの配達
社外への発送
社内便の回収、仕分け
切手などの備品管理
その他庶務業務 など
企業規模が大きくなるほど、受け取る郵便物の数は増えます。そのため大企業やグループ会社の多い企業では、メール室を設置しているところが多いでしょう。
一方で企業規模によっては、メール室を設置していないことも珍しくありません。その場合は総務をはじめとする社員が、コア業務の合間にメール室業務を行っています。
メール室を設置するメリット３つ
メール室を設置することで、さまざまなメリットがあります。ここでは、３つのメリットをご紹介いたします。
メリット1. 従業員の生産性が向上する
メール室を設置する大きなメリットは、生産性が向上することです。
上述のとおりメール室の業務内容は細かく、本業の別にある社員が他業務の合間にメールルーム業務を行うと生産性が落ちます。
しかし、企業のメール業務をメール室専門スタッフが行うことにより、従業員は本業に集中できるようになります。
また「気づいた人がやる」「新人社員がやる」という形式では、一部の人に負担が偏る傾向にあります。
一方で担当者が決まっていれば、平等性を保てる点もメリットの一つです。
メリット2. セキュリティ対策
郵便物や荷物を受け取った従業員が、各々宛先の従業員や部署に配達する場合、特に重要な郵便物に対して、セキュリティ上の不安が残ります。
しかし、メール室を設置することで郵便物や荷物が配達される場所が一箇所に限られる上にメール室に出入りする人もスタッフのみに制限することができセキュリティを高めることが可能です。
メリット3. 郵便物の紛失をなくす
郵便物や宅配便の受け取りや配達がそれを受け取った従業員の裁量に任されている場合、郵便物の紛失や郵便物を受け取ったか受け取ってないか問題などが発生する恐れがあります。
メールルームを設置し専門のスタッフが規定の郵送物の管理プロセスに従って管理することでこのような問題を解決することができます。
メール室を設置するデメリット３つ
では、メール室を社内に設置する場合にどのようなデメリットがあるのでしょうか？
デメリット1. メールルームの人員確保
メール室には多くのメリットがあるものの、部署として設置するにはある程度の人員が必要です。
ところが人員確保を課題としている企業は多く、メール室にまで人員を割けないこともあるでしょう。
デメリット2. 担当者のモチベーション維持が難しい
どうしてもルーチンワークが多くなるため、担当者がやりがいを感じにくい点もデメリットといえます。
ミスをしてはならないというプレッシャーがあり、負担に感じる方もいるかもしれません。
郵便物の仕分けは手作業になるため、テレワークができないのも課題です。
デメリット3. 繁閑の差が激しい
会社に届く郵送物の量は、一定ではありません。
特に、年末調整などの時期になると請求書が増えたりするためメール室の業務量も増えます。一方で、閑散期では１ヶ月に５通しか郵便物が届かないというケースもあります。
そのため、メール室専門のスタッフを配置するよりも、郵送物関係の仕事がない場合はファシリティ業務ができるようにメール室を総務が担当しているということがよくあります。
そしてこうした課題は、メール室業務をアウトソーシングすることで解決できるのではないでしょうか。
メール室の業務をアウトソーシングして業務の効率化
初めに、アウトソーシングとは「業務に必要な人材やノウハウを社外から調達する」という意味です。
メール室の担当者を外部委託すれば、社内の人員を割く必要がなくなり、社員の負担も減らすことができるでしょう。
メール室業務をアウトソーシングするということは、メール室業務のプロに頼むということです。知識や経験が豊富であるため業務上のトラブルやミスが減り、業務のクオリティ向上が期待できます。
レイアウトやシステムなどに改善点があれば指摘してくれるので、業務効率も上げられます。あわせて業務の属人化も防ぐことができるでしょう。
さらにアウトソーシング先によってはメール室業務だけでなく、総務業務やオフィス管理業務の一部まで委託できます。ルーチンワークを外部に委ねれば、全社員がコア業務に集中できるため、企業としての生産性がさらに高まります。
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メール室のアウトソーシングにおすすめのサービス３選
ここではおすすめのアウトソーシングサービスを3つご紹介します。
1. 会社の郵便物やPDFデータを一元管理！クラウド郵便サービス
クラウド郵便サービスのMailMateを利用すると、会社の書類や請求書のPDFデータや会社宛の紙の郵便物をダッシュボードで一元管理することができます。
会社宛の郵便物をMailMateが受け取り代行、スキャン、PDF化し、会社や部署ごとの管理ページにアップロードいたします。
届いた郵便物のPDFデータは、クラウド上に保管されるので、過去の書類検索や共有がワンクリックでできるのも便利なポイントです。
他にも会社の郵便物管理を助けるために以下の機能がついています。
封筒のスキャン
開封スキャン
不要な郵便物の破棄
郵便物の転送
請求書等の支払い代行
MailMateでは備品の管理や社外への発送など、メール室業務のすべてを担うことはできません。一方でコストを抑えながら業務改善を進めたい企業にとっては、大きなメリットが得られるのではないでしょうか。
料金プラン
料金プランは3種類あり、使える機能の種類や数が異なります。
ビジネス：9,800円/月 （無制限の封筒・ハガキスキャン、月60件まで開封スキャン、郵便物の転送先住所、郵便物の到着通知、法人登記用住所）
プレミアム：3,800円/月（無制限の封筒・ハガキスキャン、月25件まで開封スキャン、郵便物の転送先住所、郵便物の到着通知）
スタンダード：1,500円/月（無制限の封筒・ハガキスキャン、月5件まで開封スキャン、郵便物の転送先住所、郵便物の到着通知）
その他のプランは応相談となっています。
2. 総務業務を丸ごと！コクヨ＆パートナーズ株式会社のオフィスサービス
コクヨ株式会社は文具や家具で有名な企業です。
私と同じように「コクヨの文具を使ったことがある」という方も多いのではないでしょうか。
そしてそのグループ会社であるコクヨ＆パートナーズ株式会社は、幅広いオフィスサービスを提供しています。
メール室（郵便、宅配便の管理、仕分け、配布、郵便料金計器など）
総務・庶務
受付
コンシェルジュデスク
ファシリティマネジメントサポート
これまで200社ほどの導入実績があり、単に任された業務をこなすだけでなく、より働きやすい環境を作るための工夫をしています。
抜本的な業務改善を考えているなら、相談してみるのもよいでしょう。
3. 東京の総務なら！NOCの「総務アウトソーシング」
引用：NOC
30年で1,000社以上の運用実績があるNOCでは、総務業務のアウトソーシングを行っています。
庶務業務
メール室サービス（郵便物、宅配物の管理）
労務管理
コスト削減
ファシリティマネジメント
IT
このように業務の幅が広いうえに、企業の状況を把握したうえで必要な改善提案を出してくれるのが特徴です。業務の見える化・マニュアル化が進むので、業務の属人化に困っている方にもおすすめできます。
ただ一都三県のみの対応なので、地方の企業ではサービスを受けることができないため、注意してください。
メール室業務の効率化にはクラウド郵便サービスがおすすめ
ここまでメール室業務を効率化するために、アウトソーシングのメリットやデメリット、おすすめサービスについてご紹介しました。企業によって課題は異なるため、「何を改善したいか」という点を明確にしてから適するサービスを選ぶとよいでしょう。
なかでも「総務部のテレワーク導入が進まない」「郵便物に関する煩雑な作業を改善したい」と考えている方には、クラウド郵便サービスがおすすめです。MailMateには1ヵ月の返金保証がついております。
気になった方はぜひまずはお気軽にご相談ください。
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