会社全体の生産性向上！メール室業務を効率化する３つの方法
今回は、メール室について解説します。
本記事は、以下のような方におすすめです。
「社内便を効率化したいと考えている」
「本業とメール室の業務・郵便物の管理業務を兼任している社員の負担を減らしたい」
「メール室に関するアウトソーシングや自動化について知りたい」
こちらの記事では、メール室とは？という基本的な部分から、メール室の業務における課題やその解決方法を紹介していきます。
ビジネスではどうしてもやり取りが発生してしまう郵便物ですが、より効率的に業務を進める方法を知っておけば課題解決の糸口になるはずです。
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メール室（メールルーム）とは？
メール室（メールルーム）とは、企業で郵便物の受取や仕分けなどの管理を行う部署です。
このメール室は、大手やグループ会社の多い企業になるほど設置されていることが多くなります。
理由は、企業規模が大きくなるほど郵便物のやり取りが多くなってくるためです。
また、郵便物の管理だけではなく、社内便や総務業務（ファシリティ業務）を行っていることもあります。
仮に多くの郵便物が発生する企業でこのような部署がない場合、各社員が書類の振り分け等を担当することになり、業務負担が生じてしまいます。
そこでメールルームで郵便物に関する業務をまとめて担当することで、上記のような状況を避けることができます。
このように、メール室は配達された荷物の管理を通して会社において業務の効率化の役割も担っているのです。
メール室の業務内容とは？
メール室の仕事内容は企業によって異なりますが、主に以下のようなものがあります。
・宅配物、郵便物の受取
・受け取った荷物の仕分け・管理
・従業員宛の荷物の配達
・切手等の管理
・社内便等のやり取り など
このように、郵便物や届いた荷物の管理をメインとして、それに関連する切手管理などの業務も行っています。
主に社内外からの書類を仕分けて配達するという作業を行い、配達先の従業員が不在であれば一時的に荷物を保管するなどの作業も必要です。
また、メール室では、会社から郵便物や宅配物を発送する出荷業務も行っています。
このように、メール室では社内外の郵便物のやり取りをメインとして、さらに場合によっては各企業でその他の関連業務を行っているケースもあります。
メール室を導入するメリット3つ
メール室を導入するメリットを４つご紹介いたします。
1. 社内で郵便物の紛失
１つ目は、会社の宅配便や郵便の紛失を防ぐことができます。
メール室に全ての配送物が集められ、仕分けられるため紛失のリスクが下がります。
2. 社員が本業に集中できる
次のメリットは、社員が本業に集中できるようになる点です。
郵便物の管理を全てメールルームに任せることで仕事を分け、社員が片手間に仕分け作業をすることがなくなります。
3. セキュリティを高める
メール室を導入することで、宅配便や郵便などの配送物を一箇所でまとめて担当者が管理することで、外部の人が出入りすることがなくなります。
自分の郵便を受け取りに来ても他の人の個人情報が見えてしまったりする可能性をなくすことができます。
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メール室は大変？担当部署が抱える課題とは
メール室での仕事は配達された荷物の管理がメインですが、企業規模や仕事の進め方によってはさまざまな課題が発生します。
それでは、それぞれの課題について具体的に解説していきます。
メール室が抱える課題①社員の負担
総務業務担当者やメール室担当者が抱える課題としてあげられるのが、社員の負担です。
メール室が必要な企業は多くの部署や従業員を抱えていることが多く、郵便物の仕分けや社内便業務が大変です。
また、近年では人手不足も問題になっており、それが理由で業務を兼任しなければならない従業員がいたり、メール室自体の人手が不足して社員の業務負担が増加していたりする可能性もあります。
社内郵便物仕分け業務などの仕事内容は、非常に単調なものであることに加え、柔軟な働き方ができないため、人を見つけることが難しいようです。
メール室が抱える課題②従業員に荷物が届くのが遅くなる
次に、重要な郵便物への対応や確認が遅くなるという問題です。
メール室が設置されている場合、郵便物は一度メール室に届くことになります。
そのため直接郵便物が従業員に配達される場合と比較して、荷物の到着が遅くなるということが考えられます。
さらに多くの郵便物が届く時期などは仕分けに時間がかかり、その分社内便が遅れてしまう可能性も考えられるのです。
急ぎの書類をやりとりしている従業員にとっては配達が遅くなることは大きな問題になります。
メール室が抱える課題③テレワークに対応できない
そして、総務や庶務業務の担当者は、テレワークに対応できないという点も挙げられます。
郵便物を受け取るためには出社しなければならないため、郵便物の担当者はテレワークに対応できないということになります。
このように、会社に届く郵便物を管理する総務部はどうしても出社しなければいけないため、それに伴って不公平感が発生する可能性があるのです。
以下の記事でも、テレワークに関連する不公平感について解説していますので、気になる方は参考にしていただければと思います。
テレワーク勤務者はずるい！不公平感を解消するため取り組むべきこと７つ | MailMate
メール室の業務を効率化する方法
メール室の業務における課題を改善し、効率化していくためには、以下のような方法が有効です。
レイアウトの改善
システムの導入
アウトソーシング
それぞれの方法について、具体的に解説していきます。
メール室業務を効率化する方法①レイアウトの改善
メール室の業務を効率化するためには、部署内のレイアウトを改善するというのもおすすめです。
荷物を保管しておくための棚の位置や、場合によっては部署の設置されている部屋の移動なども考えてみる必要があります。
たとえば、「荷物の受取を素早く行うために出入り口付近に部署の位置を移動する」などですね。
改善案の考案や移動などが大変ですが、効率よく業務を進められるよう業務内容の流れとともにレイアウトを改善してみましょう。
メール室業務を効率化する方法②システムの導入
郵便物管理などの庶務業務を効率化する方法として、システムの導入も挙げられます。
業務の中で、手作業で行っている部分をシステム化することで生産性の向上が期待できるのです。
たとえば、荷物の管理簿などを郵便物を見ながら手入力している場合は、OCR機能で写真から管理簿を作成するシステムなどを使ってみるのもおすすめです。
その他にも、郵便物の集計業務に活用できるシステムなどもあります。
これらの郵便物管理システムを活用することでも、業務を効率化することができます。
メール室業務を効率化する方法③アウトソーシング
メール室の業務を効率化するための方法として、アウトソーシングも挙げられます。
業務を外注することで、今まで従業員にのしかかっていた業務負担を一度に解消することが可能です。
また、社内でノウハウの少ない従業員が業務を行うよりも、マニュアルや研修をしっかり備えたプロにお任せすることで今までよりも安定した管理体制を実現できます。
サービスによっては、テレワークでも郵便物を確認できるというものも存在します。
このように、メール室・郵便物管理を代わりにプロに依頼することで、時間や労力をかけずに社内全体の生産性を向上させることができるでしょう。
企業のメール室業務をDX化したいとお考えの方に
「総務部の業務負担を減らしたい」
「メール室をDX化し生産性を向上させたい」
とお考えの企業におすすめのサービスを２つご紹介いたします。
1. クラウド郵便MailMate
クラウド郵便MailMateは、会社宛の郵便物をパソコン上で受け取り・管理できるサービスです。
会社のダッシュボードは、複数人で管理することが可能であるため離れた場所から働くチームメイトともリアルタイムに郵便をシェアすることができます。
日本を含め世界中のお客様に使っていただくことが可能です（郵便物の宛先は日本の住所のみ）。
【プラン】
スタンダードプラン：月5件まで開封スキャン、無開封PDFは無料 （月額1,500円、法人登記用の住所は無し）
プレミアムプラン：月25件まで開封スキャン、無開封PDFは無料 （月額3,800円）
ビジネスプラン：月60件まで開封スキャン、無開封PDFは無料（月額9,800円）
【機能】
郵便物の転送先住所
法人登記用住所
郵便物の通知メール
郵便のPDFスキャン
郵便転送サービス
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2. クラウドメール室トドケール
トドケール は、オフィスの郵便物や配達物を全てクラウドメール室でデジタル管理をすることができます。
プランが二つあり、回収プランの場合はなんとお申し込みから最短で二日後からサービスを利用開始することができます。
【プラン】
回収プラン：トドケールスタッフが企業へ出向いて会社の郵便を回収後、郵便を社員へ通知）
(提供エリア) 東京都千代田区、中央区、港区、渋谷区、新宿区、文京区、中野区、品川区、豊島区
転送プラン：トドケールの拠点を郵便物の転送先や送付先にすることで郵便物をトドケールへ転送して受け取り後社員へ郵便を通知）
(提供エリア) 全国
*月額料金については、直接「トドケール」へお問合せください。
【機能】
郵便の転送先住所
郵便のメール通知
PDFスキャン配信
郵便転送サービス
メール室業務を効率化して会社全体の生産性向上！
メール室は企業の郵便物を管理する部署ですが、メール室自体の業務を軽減することができればさらに生産性を向上させることができるでしょう。
そのためには、メール室のレイアウトの変更の他、システムの導入やアウトソーシングの活用が有効です。
また、メール室の業務負担を減らしたいとお考えの方や、他業務と郵便物管理の作業で大変な思いをしている担当者の方には、Mailmateがおすすめです。
便利なサービスを活用しながら、業務を効率化していきましょう！
また、以下のような記事もおすすめです。
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