社内便を効率化するには？コスト削減・業務効率化につながるツールを紹介

本記事は、

「会社の郵便物や社内便業務を効率化したい」

「郵便物や書類の仕分け・配送などの業務にかけるコストを削減したい」

「ペーパーレス化を進めたい」

というような方に向けて書かれています。

今回は、会社の郵便管理業務と社内便を効率化する方法をご紹介いたします。

社内便とは？

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社内便とは、「本社⇔支店」や工場間など、同一企業の社内間での書類などのやり取りで使われる配達便のことです。

社内便でやり取りされる荷物には、たとえば以下のようなものがあります。

• 会議資料や報告書などの内部書類

• 試作品などのサンプル　など

このような、社内の異なる場所で受け渡しが必要な荷物の配達に使われるのが社内便です。

社内便の仕組み

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社内便の仕組みは企業によって異なります。

たとえば、本社社員が支店に行く際についでに持っていくというケースや、専用袋に入れて投函や集荷にて定期的に発送するというのも一つの方法です。

以下は一般的な流れです：

1. 配送する必要のある郵便物をまとめる

2. 送付状を書く

3. 郵便と送付状を封筒やケースに入れる

4. 定期集荷を契約している配送車両に配送してもらう

5. 郵便を受け取ったら送付状の宛先に配布

社内便のメリット３つ

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社内便を利用するメリットには、以下のようなものがあります。

1. 定期的な配送で効率的に

社内便を利用することで、たとえば社内間の荷物のやり取りが定期的になり、それにより荷物の配送が効率的になる可能性があります。

書類のやり取りのたびに発送するよりも、まとめて定期的に発送するほうが手間も減りますよね。

2. 業務負担の軽減につながる

社内便を利用することで、業務負担の軽減につながる可能性があります。

上記の項目で記したように荷物の配送の手間が減るのはもちろん、専用袋などで送ることで管理しやすくなるというのも理由の一つです。

社内便として袋でまとめリストをつけて発送したり、サービスを利用して発送したりすれば、受け取る側も送られたものが管理しやすくなります。

3. 配送コストの削減につながる

社内便を利用することで、配送コストを削減できる可能性があります。

その都度荷物を発送するよりも、まとめて社内便として発送したほうが、配送料などを削減できる可能性があるということです。

社内便のデメリット３つ

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一方で、社内便を利用することで発生しがちなデメリットには、以下のようなものもあります。

1. 急な発送ができないことも

社内便のデメリットとして挙げられるのが、急な発送ができない場合がある、という点です。

社内便の方法は企業によって異なりますが、「毎週◯曜日」など定期的に発送スケジュールが決まっている場合は、その日を待たなければなりません。

2. 他業務との兼任が発生すると負担になる可能性がある

社内便のデメリットとして、他業務との兼任が発生すると負担になるという可能性が考えられます。

社内便をアウトソーシングなどではなく自社のスタッフが担当する場合、本来の業務と兼任するケースもあります。

この場合、社内便業務と本来の業務の両方をこなさなければならないため、負担になってしまう可能性もあるのです。

3. 管理不足だと紛失などのおそれがある

社内便を利用するにあたって、管理不足だと書類などの荷物の紛失のおそれがあります。

ただ定期的に書類を袋にまとめて発送する場合、なんの書類が発送されたのかわからず、紛失や「送った・送っていない」のトラブルが発生する可能性があります。

そのため、まとめて荷物を送る際には、送付する書類のリストなどをつけておくのがよいでしょう。

クラウド郵便で社内便・郵便物管理をアウトソーシング！

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さらに、より効率よく社内便をやり取りしたいという方におすすめなのが、クラウド郵便管理サービスのMailmateです。

Mailmateは郵便物をクラウド上で確認できるサービスです。

ダッシュボードシステムとスキャナーを提供する社内便ようのプランもあります。（※要問い合わせ）

たとえば、このプランを活用すれば、支店などに送りたい書類をスキャンしてMailMateのダッシュボードにアップロードするだけでやり取りが完了するのです。

クラウド郵便MailMate３つの特長

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ここでは、社内便を効率化・デジタル化したい方へ向けてクラウド郵便MailMateの３つの特長をご紹介いたします。

1. 時間や紙のコストカット

通常の社内便では、実際に書類を営業所や工場に配送する必要があるため、紙や封筒、送り状などが必要になりますよね。

しかし、MailMateで郵便物や書類の管理をすることで、紙のものはスキャンしてPDFデータをアップロードするだけ、元々データのものはそのままアップロードするだけになります。

このように情報をダッシュボードで一元管理できるため、紙や封筒、そして保管場所の確保も不要です。

さらに、「すぐに送りたい書類があるけれど、社内便は毎週水曜日だから郵便局に持って行かないと……」という経験はありませんか？

そのような場合でも、MailMateならダッシュボードに書類をアップロードすれば一瞬で他の営業所にデータを共有できます。

2. 社内便を配布する必要がなくなる

他店舗から受け取った郵便を会社内を巡回して配布していませんか？

それでは、

・配送状況によっては受け取りまでに時間がかかる

・誤配のリスクがある

・セキュリティが万全でない

・人件費がかかる

という問題があります。

しかし、MailMateを利用することで、郵便は直接宛先のダッシュボードへ配信されるため配布する必要がなくなります。

さらに、第三者を介さずに差出人と受取人がやりとりをできるため、機密事項や個人情報などが書かれている郵便でもセキュリティを保ったまま送ることができます。

3. 会社の郵便物管理を大幅に効率化！

MailMateを運用することで、大幅な業務の効率化が可能です。

MailMateの基本機能：

・郵便物の受取代行・管理・破棄

・郵便物の到着通知

・郵便物の転送

・郵便物のスキャン

・法人登記可能な住所

・請求書の支払い代行　など

上記のプランを合わせて活用できれば、社内間でやり取りする書類と郵便物のPDFを一元管理することが可能です。

社内外両方の荷物をまとめて管理できるため、業務負担も大幅に減るのではないでしょうか。

その他にも、社内の郵便物管理を効率化したいという方には以下のような記事がおすすめです。

会社全体の生産性向上！メール室業務を効率化する３つの方法 | MailMate

郵便物の管理を効率化｜「郵便私書箱」と「私設私書箱」の特徴を解説！ | MailMate