【2024年最新】書類電子化サービス５選！注意点や法律についても解説

近年では、DX化や電子帳簿保存法改正、テレワークの増加といった背景を元に、書類の電子化が進んでいます。

書類電子化によって、ペーパーレスによる業務効率の改善やコストの削減が期待できるため、早めの電子化を検討しているという担当者様もいるのではないでしょうか。

一方で、どのように文書の電子化を進めていくべきかわからないというケースもあるでしょう。

本記事では、書類を電子化するための方法や、便利なサービス・アプリについて解説しています。

書類の電子化において注意すべき点についても解説していますので、計画を進めるうえでの参考になれば幸いです。

書類の電子化とは

書類の電子化とは、契約書や請求書、見積書などの文書をスキャンして、PDFなどにしてデータ化することです。

データ化をおこなえば、紙媒体での閲覧をする必要がなくなり、パソコンやスマホといったデジタルデバイスを使って、いつでもどこでもインターネットから書類を閲覧するということも可能です。

もともと電子で作成された電子文書に加えて、紙で発行された書類も電子化することで、検索性やセキュリティ性を高め、業務の効率化を進めることができます。

一方で、電子化文書を原本としてあつかうためには、保管に際して法律の要件を満たしている必要があるなど、注意点もあります。

関連記事：請求書はPDF形式で送っても良い？｜メリットや注意点を解説

書類を電子化するメリット６つ

書類の電子化におけるメリットには、以下のようなものがあります。

• 紙資源・コストの節約

• 環境面への配慮

• 保管スペースの節約

• 業務効率化

• 書類の劣化や紛失を防げる

• 外部ソフトウェアとの連携が可能になる

メリット１）コストの節約

文書電子化のメリットのひとつとして、コスト節約が挙げられます。

紙媒体の取り扱いにおいては、印刷等にかかるコストが必要です。

また、紙媒体の書類をやり取りするには、郵送するための作業・金銭的コストが発生します。

その他にも、紙媒体の書類を廃棄する際には、シュレッダーや溶解等の処理費用が必要です。

文書の電子化をすることで、それらのコストが不要になり、結果として費用の節約につながります。

メリット２）環境面への配慮

文書を電子化すれば、紙資源の浪費防止にもつながります。

紙の書類を電子化することによって無駄な印刷を削減すれば、紙、つまり木材等の資源を使いすぎることがなくなります。

書類の電子化を進めることで環境面への貢献も可能なのです。

ペーパーレス化はSDGsでも推奨されているため、電子化をすすめている企業として社会のイメージを向上させることにもつながります。

メリット３）保管スペースの節約

書類の電子化のメリットには、保管スペースの節約も挙げられます。

紙媒体の場合は分量が増えれば増えるほど物理的な保管スペースを必要としますが、電子化文書であればそれらのスペースを節約可能です。

このように、紙媒体の書類を電子化すれば、空いたスペースを有効活用したり、その分オフィスを縮小して固定費を削減するといった選択ができるようになります。

メリット４）業務効率化

書類をデジタル化することで、業務効率化にもつながります。

たとえば、紙媒体で書類を管理している場合、必要な書類を探すためには会社に行かなければいけません。しかし、電子化をおこなうことにより、テレワークや外出先でも書類を検索できるようになります。

また、紙書類を探す場合は目視で一つずつ確認しなければならないため、時間がかかってしまいます。それに対し、電子化されていれば書類タイトルを入力することですぐに目的の書類を見つけられるというのもメリットです。さらに、電子化の方法によっては、書類の中身までもデータ化し、検索できるものもあります。

出先で配布する大切な資料を忘れてしまった、という時も、電子化されていれば外出先からダウンロードして印刷できます。

このように、紙の書類を電子化することで、業務効率や生産性を高めることができます。

メリット５）書類の劣化や紛失を防げる

書類の電子化によって、資料の劣化や紛失を防止できます。

書類を紙媒体で管理している場合は、経年により劣化してしまうことも多々あります。

その他にも、災害や人的な事故により、思わぬ形で紛失してしまうということも考えられるでしょう。場合によっては、紛失や持ち出しによる重大な情報流出など、損害が発生する可能性もあります。

しかし、書類を電子化していれば、このような問題を防ぐことができます。

一方、データ化されている文書も破損の可能性がありますので、万が一に備えてバックアップを残しておくことが大切です。

メリット６）外部ソフトウェアとの連携が可能になる

書類をデータ化することで、RPAなどといった外部ツールとの連携が可能になります。

たとえば、文書に記載された内容を社内で利用しているソフトウェアに入力したいという場合、紙の書類の場合は手作業で打ち込む必要があります。

しかし、読み込んだ文書の文字を電子化すれば、その内容を外部システムなどの項目に記載するといった自動化も実現可能です。

このように、書類をデータ化すれば、自動化との組み合わせによりさらに業務を効率化することができます。

書類を電子化することのデメリット３つ

書類の電子化のメリットは多大ですが、デメリットについても考慮しておくことが重要です。

たとえば、書類の電子化には、以下のようなデメリットが考えられます。

• 時間とコストがかかる

• 視認性が下がり見づらくなることもある

• 電子化によるルールの変更が必要

デメリット１）時間とコストがかかる

書類の電子化におけるデメリットとして、時間やコストがかかってしまうことが挙げられます。

電子化の際には、その分人手やサービス利用料金をかける必要があります。また、電子化すべき書類の振り分けや整理といった準備にも時間がかかるため、考慮しておく必要があるでしょう。

また、電子化するデータの量によっては保管に必要なストレージが大きくなってしまうこともあるため、容量確保のための費用が発生することもあります。

しかし、電子化がもたらす効率性は時間とコストをいとわないようなメリットを与えてくれます。

デメリット２）視認性が下がり見づらくなることもある

書類の電子化によって起こりうる問題の一つとして、視認性の低下が挙げられます。

スキャンや撮影による文書の電子化では、紙面と比較して文字が見づらくなったり、見る人の媒体によっては画面が小さいため結局印刷したほうが見やすかったりといったケースも懸念されます。

そのような場合は一時的に印刷するなど、柔軟な対応が必要です。

デメリット３）電子化によるルールの変更が必要

書類を電子保存する運用に変更する場合、既存のルールを変更する必要もあります。

書類の作成方法や保存時の名前の付け方など、新たなルールが必要になる場合は、従業員の理解や協力が欠かせません。

ルールを定めずに電子化を進めてしまうと、従業員の理解が得られないだけではなく、現場の混乱をまねいてしまいかえって業務効率が下がってしまう可能性があります。

そのため、書類の電子化を推進する際は、あらかじめルールの制定や説明などをおこなう必要があります。

書類を電子化する方法

書類の電子化方法としては、以下の選択肢が考えられます。

自社の状況に合わせ、コストや紙媒体の分量に応じた方法で電子化を進めましょう。

• 自社でスキャンする

• サービスやアプリを利用する

①自社でスキャンする

サービスなどを利用せず自社でスキャンする場合にかかるコストは、作業で発生する人的コスト等のみで済みます。

また、外部サービスを利用する際に懸念される機密情報の取り扱いについても、自社作業であれば不安がありません。

一方で、多量の書類がある場合はスキャン作業に時間がかかってしまうほか、スキャン後の文書に名前をつける作業等も負担になりがちです。ファイル名が混在してしまったり、保管場所のミスでデータがどこにあるかわからなくなってしまうケースもあります。

このように、書類の電子化の方法として、自社でのスキャンが挙げられますが、作業負担が大きくコア業務を圧迫してしまう可能性も考えられるほか、ミスが発生するおそれもあります。

②サービスやアプリを利用する

書類を電子化するためのサービスやアプリを利用するという方法もあります。

サービスを利用する際には利用料金が発生しますが、自社でのスキャンと比較して効率よく精度の高い作業を実現してくれるため、作業量が多い場合には検討したいところです。

書類の電子化に役立つサービスの具体例

書類の電子化にまつわるサービスには、スキャンしたものをOCRで電子化するシステムから、スキャンそのものを代行してくれるといったものまで、さまざまなサービスがあります。

具体的には、以下のようなサービスです。

• 書類のスキャンサービス：書類のスキャンを代行するサービスです。自社で書類をスキャンするときに問題になりがちな大量の書類やファイリングされた書類なども、依頼するだけでスキャン、データ納品してくれます。電子化を進める際、まずは過去の書類を処理しなければいけないといった場合に便利です。

• スキャンした書類を自動読み取りするツール：書類に記載されている文字をOCR（光学文字認識）などで読み取りし、データ化してくれるツールです。文書内の文字をデータ化することで、より検索性や連携の利便性を上げることができます。

• スキャン機材の貸出サービス：書類の文書化に適した機材をレンタルできるサービスです。機密情報の取り扱いを厳重におこないたいといった場合など、自社での作業を希望する場面で役立ちます。

このように、書類の電子化にサービスやアプリを利用する場合は、利用料金等の費用がかかりますが、従業員の負担を低減しながらより効率的に電子化を進めることができます。

書類の電子化における注意点

書類の電子化は、厳密には、単に書類をスキャンすればよいというわけではありません。

正式な書類として保管しておくためには、以下のような注意点に気をつける必要があります。

• 法律

• セキュリティ面

法律

書類を電子化する際は、以下のような法律について確認すべきケースもあります。

e文書法

e文書法は「電子文書法」とも呼ばれます。

また、以下の2つの法律を総称したものがe文書法です。

• 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

• 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律

書類の電子保存を認める法律である「e文書法」では、対象文書は以下の要件を満たしている必要があります。

• 見読性の確保：データ化された文書の情報が明瞭に確認できること

• 完全性の確保：電子文書の破損や消失、改ざん防止ができること

• 機密性の確保：不正アクセス等によるデータの盗難などが防止できること

• 検索性の確保：文書データをすばやく引き出せる仕組みになっていること

なお、見読性以外の項目については、文書によっては不要です。

電子帳簿保存法

また、税務関係帳簿書類を電子化する場合は、電子化の際に「電子帳簿保存法」の内容を満たしている必要があります。電子帳簿保存法では、対象文書の真実性の確保や可視性の確保が適用条件として挙げられています。

このように、書類を電子化する場合は、上記のような法律の要件を満たしていないと、正式な文書として認められなかったり、罰則を受けたりする可能性があるため注意が必要です。

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 | e-Gov法令検索

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

セキュリティ面

書類の電子化において注意すべき点として、セキュリティ面も挙げられます。

紙媒体として管理している場合は、持ち出しや紛失による情報流出が懸念されますが、電子化しても不正アクセス等が考えられるため注意が必要です。

電子化サービスを利用する際も、業者のセキュリティ体制が整っているか確認したうえで契約しましょう。

プライバシーマークを取得しているか、社内の教育が徹底されているなど、セキュリティに関する項目をチェックしておくことが重要です。

書類を電子化できるおすすめサービス５選

本項目では、書類を電子化する際に便利なサービスやツールを紹介します。

今回紹介するのは、以下の5つのサービスです。

• DX Suite

• キンコーズの文書電子化

• そのままスキャン

• 大塚商会 スキャニングサービス

• AI JIMY Paperbot

DX Suite

出典：DX Suite

DX Suiteは、AI-OCRによって帳票の電子化が可能なシステムです。

自社開発の文字認識AIによる高精度の読み取り機能により、活字だけではなく、手書き文字や傾いた画像なども読み取り可能となっており、電子化する方法がとても効率的になっています。

わかりやすいインターフェースで誰でも使いやすく、さまざまな非定型帳簿にも対応しています。

また、こちらの製品にはクラウド型とオンプレミス型があるため、お使いの環境に合わせて選択可能です。

RPA製品との連携も可能なため、電子化した業務の自動化を進めたいという場合にもおすすめです。

【機能】

• Intelligent OCR

• 多言語対応

• 帳票の自動仕分け

• ファイル転記の自動化 など

【料金】

• DX Suite Lite：初期費用無料・月額費用30,000円〜

• DX Suite Standard：初期費用200,000円・月額費用100,000円〜

• DX Suite Pro：初期費用200,000円・月額費用200,000円〜

• その他オプション等あり

キンコーズの文書電子化

出典：キンコーズの文書電子化

キンコーズの文書電子化は、あらゆる文書の電子化に対応したスキャンサービスです。

契約書や人事総務関連書類、経理関連書類だけではなく、A0サイズの設計図面や絵画・古書といった特殊原稿まで対応しています。

その他にも、OCRによるデータ化や、図面のCADデータ化にも対応。

保存形式もPDFだけではなく、資料に合わせて指定可能となっています。

ISO/IEC27001（情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格）を取得しており、社外秘の重要書類も安心して預けられるのも魅力です。

【機能】

• 書類スキャン

• 図面スキャン

• 立体物スキャン

• ファイリング原稿のスキャン

• 図面のCADデータ化

• AI‐OCR など

【料金】

（参考費用）

• 10cmファイル一冊：12,500円程度

• 段ボール一箱：50,000円程度

• キャビネット一段：112,500円程度

そのままスキャン

出典：そのままスキャン

そのままスキャンは、実績5,000以上を誇るスキャンサービスです。

一般書類や重要書類をはじめとして、新聞や製本書類等の特殊なスキャンにも対応しています。文化財等の貴重資料のスキャン実績もあるため、破損させたくない資料を依頼したいという場合にもおすすめです。

10台以上の高速スキャナー稼働で、短納期での依頼が可能。

また、データ入力や文書の保管、文書管理システムへの最適化にも対応しています。

電子帳簿保存法やe文書法に対する知見もあるため、法律に対する不安がある場合も相談可能です。

セキュリティ面では、プライバシーマーク取得済み、オートロックや監視カメラの設置など、万全の体制が整っています。

【機能】

• 白黒文書スキャン

• カラー文書スキャン

• 文書保管

• 付箋・シール剥がし

• 出張スキャン

• 文書破棄 など

【料金】

• 1ページ4円から

• その他オプションサービス

大塚商会 スキャニングサービス

出典：大塚商会 スキャニングサービス

さまざまな事業を展開する大塚商会では、スキャニングサービスも提供しています。

プライバシーマークを取得済みの専門業者が担当するため、安心・安全に依頼することが可能です。

また、専用の高速機にてスキャンをおこなうため、大量の書類があっても短納期で対応可能とのこと。

電子化された書類データは、CD-RまたはDVDによって納品されます。

文書管理システムへの一括登録用データの作成も依頼可能で、この場合にはCSVデータも合わせて納品されるようです。

【機能】

• 契約書・ISO文書等さまざまな書類のスキャン

• 文書管理システムへの登録データ作成

• 製本書類のスキャン

• 機材持ち込みでのスキャン など

【料金】

• 1ページ5円から

AI JIMY Paperbot

出典：AI JIMY Paperbot

AI JIMY Paperbotは、画像取り込みからRPAによるデータ入力までを自動化するツールです。

たとえば、AI JIMY Paperbotを使えば、FAXで届いた紙の注文書であっても、スキャンするだけで文字認識からシステムへのデータ入力まで自動でおこなえます。

独自エンジンを加えた高精度の文字認識機能のほか、AIによる仕分け作業機能なども搭載。

一つのツールで紙のデジタル化に必要な機能が揃っているため、複数ツールの導入や連携がハードルとなっている場合にもおすすめです。

【機能】

• 文字認識（AI OCR）

• 自動トリミング

• フォルダ監視

• RPA機能

• AI傾き補正 など

【料金】

• Trial：無料（14日間）

• Starter：12,000円/月

• Standard：60,000円/月

• Pro：180,000円/月

• その他追加オプション

自社に合った方法でスムーズに書類の電子化を進めよう

本記事では、書類を電子化するための方法やサービスについて紹介しました。

紙書類を電子化することでペーパーレス化を推進し、検索性や業務効率を向上させることができます。保存スペースや、紙媒体を扱う上でかかっていたコストが削減できるのもメリットです。

一方で、書類の量が多い場合は、電子化に時間や手間がかかる場合もあります。

電子化をおこなうまでには、セキュリティ面の強化やシステムの導入、ルールの策定などといったさまざまな手順が必要になりますが、どこでもデータを共有できたり、日々の業務を大幅に削減できたりするというのは魅力的です。

自社の状況に合わせ、場合によってはサービスやアプリ・ツールを利用したり、電子化の優先順位を定めることで、結果としてスムーズに書類の電子化を進めることができるのではないでしょうか。

関連記事

• スキャニングサービス６選｜法人向け・紙文書を電子化しよう

• 電子署名におすすめのシステム12選！比較ポイントや特徴も解説