仕事を効率化する！オフィスの書類整理のコツと習慣を紹介
この記事は、
「会社の書類整理のルールを決めたい」
「オフィスの書類整理のコツは？」
「書類整理をして仕事を効率化させたい」
のようにお考えの方に向けて書かれています。
仕事をしていると、どうしてもデスク周りに書類が増えていきます。
整理できていれば良いのですが、なかには捨てられない書類が山積み状態…という方もいるでしょう。
本記事では、オフィスの書類整理のコツと書類整理を行う重要性についてご紹介いたします。
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オフィスの書類整理の５つのコツ
書類整理に役立つ５つのコツをご紹介いたします。５つの観点から分類し、書類の保管先を決めてください。
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1. 必要な書類を不要な書類から分ける
「必要になるかもと思い一時的に保管しておいたが、見直したら不要な書類だった」という経験がある方は、多いのではないでしょうか。
「不要な書類かどうか判断できないからとっておく」と考える方もいるかもしれません。
ところがナレムコ（国際記録管理協議会(National Records Management Council)の研究によると、事務員が1年以上前の書類を参照する確率は、なんと1%以下だそうです。
つまり1年以上見ていない書類は、ほとんどが不要な書類であるといえます。
改めて「保管が必要な書類」「不要な書類」に分けてみましょう。
2. 進行中の書類と完成した書類で分ける
保管が必要な書類は、次に「進行中の書類」と「完成した書類」で分けてみてください。
「進行中の書類」とはプロジェクトの経過報告書などを指し、「フロー書類」とも呼ばれます。
頻繁に使うので、書類をすぐに取り出しやすい場所に保管しておくと良いでしょう。
一方で社内ルールや事業計画書などは「完成した書類」となります。
「ストック書類」とも呼ばれ、何かあった時に参照するものです。
そのため取り出しやすさよりも、どこに何があるのかすぐに分かる整理・保管方法が適しています。
3. 期限あり書類と期限なし書類で分ける
請求書や頻繁に更新する書類などの「期限あり書類」は、こまめに情報を更新する必要があります。
入れ替わりが多い書類なので、一時的な保管場所があれば問題ありません。
なかでもすぐに対応すべき書類は、机の上のトレイなどにおいて目につくようにしておきましょう。
それに対して「期限なし書類」は、長期的に収納することになります。
ただ紙の情報は古くなるスピードも速いため、定期的に「保管が必要な書類」かどうか確かめると良いでしょう。
4. 全体保管の書類と個人保管の書類で分ける
オフィス全体で共有すべき書類は「全体保管の書類」に当たります。
それに対して個人の業務に関わるものは「個人保管の書類」です。
「全体保管の書類」は、基本的に誰にでも分かりやすい場所保管スペースを設けて保管します。
期限のある書類であれば社内で回覧してもらい、不要になった時点で破棄すれば良いのです。
「個人保管の書類」は、机の上や個人のデスクの引き出し等に書類ケースやクリアファイルを使い保管します。
5. PDF保存できるものはスキャンして原本を捨てる
電子帳簿保存法が改正されたことにより、国税関係書類のスキャナ保存に必要な要件が大幅に緩和されました。
これにより、スキャナーを持っていなくともスマホの写真でも適用されるようになったり、タイムスタンプが不要になったり、入力者の情報が不要になったりとペーパーレス化が今まで以上に推進しやすい状況になっています。
そのため、スキャナ保存が可能な書類はスキャンすることで原本を捨てることで保管スペースやボックスなどの削減が可能です。
オフィスやデスク周りの書類整理が続く習慣５つ
書類の分類ができたらそれぞれ「キレイ」に保管して、書類を探しやすい環境を整えましょう。書類の整理整頓を維持するテクニックは５つあります。
1. 置き場所を決めて使ったら元に戻す
「あった場所に片づける」という基本が徹底されていれば、書類が散らかることはありません。
それでも「書類が山積みで、目的物が見つからない」という状態が生まれるのは、そもそも書類を決まった位置に置いていないことが原因です。
進行中のプロジェクトに関する書類：デスク上のクリアファイルやファイルボックス
すぐに対応が必要な書類：デスク上のトレイやボックス
必要があれば参照するマニュアル：オフィスの書類保管スペース
たとえばこのように決まった場所に書類を置いておくことで、書類が増えても探し物をする時間を短縮することができます。コツは、使った後に忘れずに元の場所に書類を戻すことです。
2. 書類は縦向きに収納する
書類探しの効率を上げるためには、すぐに対応すべき書類を除き、基本的に書類は縦向きに収納することをおすすめします。
横向きに収納してしまうと、書類の山が出来上がってしまい下の書類は探すのも取り出すのも一苦労です。
ファイルスタンドや棚などに縦向きに収納しておけばファイルにラベリングもしやすく、何の書類かすぐに分かります。
3. ファイルのラベルで何の書類か一目でわかるように
ファイルの背にラベルを貼る、インデックスや見出しをつける、ファイルの色分けをするなど、何の書類か一目で分かりやすいようにする工夫も大切です。
ファイルの背に番号をつけておけば、使った後も元の場所に戻しやすくなります。
4. すべての書類に保存期間を決める
永久保存の書類を除いて、ぜひすべての書類に保存期間を決めてください。
「期限なし書類」であっても、時間が経てば情報は古くなります。
書類の種類によって「10年保管」「3年保管」などの目安を決めておき、期間が経ったら忘れずに処分しましょう。
5. ルールを作る
新しく書類の保管場所や保管方法を定めたり、スキャナ保存を活用する場合、会社の一部の人が取り組んでいても意味がありません。
そのため、まずは上司や経営層などに話をして会社全体での取り組みとしてルールを決めるようにしましょう。
そうすることで書類整理が一時的な試みで終わるのではなく、会社の文化として根付いていくことができるのではないのでしょうか。
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オフィスの書類整理で仕事の効率アップ！
オフィスの書類を整理することには、主に3つのメリットがあります。
書類の整理をするメリット１：仕事の効率化
大きなメリットの1つは、無駄な時間が減り仕事効率が向上することです。
コクヨ株式会社の調査によると、1日のうち「書類を探す時間」はなんと20分にも上ります。
これは非常にもったいない時間ですね。
オフィスの書類が整理されていれば無駄な時間がぐっと減り、さらに書類を探すストレスも緩和されます。その分効率的に仕事を進めることができるのです。
書類の整理をするメリット２：業務管理がしやすい
2つめのメリットは、業務管理がしやすい点です。
書類を分類して保管しておけば、「対応すべき書類がある」と気付いたときにすぐ動けます。
特に「期限付きの提出物をうっかり忘れてしまった」
「社内で回覧する書類を止めてしまった」という経験がある方にとっては、重要なポイントといえるでしょう。
書類の整理をするメリット３：集中力アップ
そして仕事に集中しやすくなるというメリットもあります。
雑然とした環境では気が散ってしまい、なかなか集中できません。
その結果ミスや失敗につながることもあります。
デスク周りをキレイにしておけば、落ち着いた環境で集中して仕事ができます。
もちろん集中できれば仕事がはかどり、効率よく業務が進められるでしょう。
メリット４：来客者に良い印象を与える
日本トレンドリサーチの行った「オフィスの綺麗さ」に関する調査によると、
51.7%の回答者が「他社のオフィスを訪問した際に、オフィスの綺麗さまたは汚さが気になった」と回答しています。
さらに、どのような点が気になったかという質問では、36.4%が「汚くて気になった」、22.2%が「綺麗で気になった」41.3%が「どちらも経験がある」と回答しています。
特に汚れていたことが気になったと回答した人からは、
「デスクの上で書類が山積みになっていて、その上に埃がかぶっていたのが気になった」などの声が上がっています。
また、86.5%の人が面接で来社したオフィスの綺麗さは、その会社のイメージに影響すると回答しています。
このように、オフィスの書類を整理整頓すること・または整理整頓しないことは会社が来客者に与えるイメージに大きく影響していることがわかります。
オフィス宛の紙の郵便物をパソコン上で管理できるツール
最後に、会社へ届く紙の郵便物をパソコン上で管理できるツール、クラウド郵便MailMateをご紹介いたします。
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主な特徴・機能：
郵便物の受け取り・PDFデータ配信
郵便物原本の転送
郵便物データの転送
請求書支払い代行
法人登記用住所貸出
ダッシュボードを複数人で管理（チーム共有）
これでオフィス内に郵便物の置き場所を設ける必要も書類の整理整頓を行う作業もなくなります。
オフィスの書類を整理し、効率よく仕事をしよう
オフィスの書類を整理整頓することには、仕事の効率化、来客に与える印象を含めてたくさんのメリットがあります。
今、デスクが大量の書類の山に埋もれている・特に書類保管する場所が決まっていない・書類探しに時間がかかっているという場合、本記事を参考に書類整理をしてみてはいかがでしょうか？
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