スキャニングサービス６選｜法人向け・紙文書を電子化しよう

「オフィスの紙文書を電子化したい」

「スキャニング業務をアウトソースしたい」

「書類の電子化をするメリットは？」

この記事は、上のようにお考えの方に向けて書かれています。

本記事では、スキャニングサービス６選と電子化のメリットをご紹介いたします。

スキャニングサービスとは？

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スキャニングサービスとは、紙面で管理されている契約書や請求書などの書類をスキャンして、電子化してくれるサービスです。

紙文書の電子化のメリット３つ

紙文書を電子化するメリット、以下のようなものが挙げられます。

1. BCP対策

2. 書類を探すのが簡単になる

3. 原本の管理スペースなどを削減できることがある

メリット1. BCP対策

紙文書を電子化しておくことは、BCP対策になります。

担当者とデジタルデータのやり取りのみで業務が完結すれば、柔軟な働き方が可能になり、パンデミックや自然災害で出社できない事態が起きても、通常どうり業務を進行することができます。

メリット2. 書類を探すのが簡単になる

スキャニングサービスを利用して紙文書を電子化することで、書類の検索性が向上します。なぜなら、スキャンされた書類はファイル名をつけられるだけではなく、書類内のテキストも認識させることができ、書類の内容でも検索できるようになるためです。

自社でスキャンした書類内のテキストを認識させるためには、

• OCR（光学文字認識）機能が搭載された複合機などでスキャンする

• ソフトを使って文字認識を行う

などの作業が必要です。

こういった作業についてもうまく文字認識ができていなかった場合はやり直しや手作業による修正が必要ですので、サービスにおまかせするのがおすすめと言えるでしょう

メリット3. 原本の後整理作業や管理スペースなどを削減できることがある

紙文書を電子化することで、スキャナ保存制度を導入していれば、スキャン後の原本を廃棄することができます。

国税関係書類の紙文書などをオフィスで保管している場合、電子データ化することでオフィススペースを有効活用することができます。

また、原本をスキャンしたけれど一応取っておきたい、という場合は、保管庫を提供しているサービスもおすすめです。

⇨またインボイス制度対応の請求書を登録不要無料で作成するなら「MailMate 請求書作成ツール・テンプレート！」がお勧めです。

法人向けのスキャニングサービス６選

こちらの項目では、法人向けのおすすめスキャニングサービスを紹介します。

1. クラウド郵便メールメイト

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クラウド郵便メールメイトは、会社宛に届く郵便物（請求書、納品書、領収書、契約書などを含む）を受け取り代行・スキャン・PDF化しダッシュボードへ配信するサービスです。

メールメイトを導入することで、会社に届く紙の郵便物をWEB上で確認・クラウド管理をすることができます。

離れているチームや複数の拠点宛の郵便物もクラウドで一元管理・部署、チーム、個人ごとのダッシュボードへ郵便物の仕分け作業可能です。

また、原本は福岡の施設で最長７年間保管することができます。

【価格】

• プレミアムプラン　月額3,800円　開封スキャン月25件

• ビジネスプラン　月額9,800円　開封スキャン月60件

• カスタムプラン　見積り

【機能・サービス】

• 郵便物の転送先住所

• 郵便物・書類スキャニング

• 不要書類の廃棄

• クラウドストレージ

• 到着通知

• 複数人管理できるダッシュボード

• 管理履歴

• 郵便物お預かり

2. 大塚商会のスキャニングサービス

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出典：大塚商会のスキャニングサービス（紙文書のスキャン＜電子化＞）

スキャニングサービスの大塚商会は、1枚5円から利用できる法人向けサービスです。

機密保持契約書や業務委託契約書などの契約書類だけではなく、カタログや社内報、手書き帳票のスキャンなどさまざまな書類に対応しています。

【価格】

• 要問い合わせ

• 合計金額40,000円以上から依頼可能

【機能・サービス】

• 自動送りスキャン（カラー・モノクロ）

• 手置きスキャン（カラー・モノクロ）

• 文書管理システムへの登録データ作成オプションあり

• 短納期対応可能

• セキュリティ万全

3. うるるBPOのスキャン代行サービス

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出典：うるる BPOのスキャン代行サービス

うるるBPOのスキャン代行サービスは、大手上場企業を含む5,000社以上の取引実績を持つスキャニングサービスです。

ノウハウをベースにした業務フローによって高品質で短納期を実現しており、作業の効率化にもこだわりが感じられます。

また、大規模なスキャニング専用センターを自社保有しているため、セキュリティ体制についても万全です。

【価格】

【機能・サービス】

• 休日対応

• ワンストップ対応

• 検品作業

• 自社倉庫にて保管

• 現地調査

• 出張スキャン

• チャーター便での搬出も可能

• データ入力

• 電帳法対応にも協力

4. 鈴与株式会社のスキャニングサービス

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出典：文書スキャニングサービス | サービス | データソリューション | 鈴与株式会社

スキャニングサービスの鈴与株式会社は、書類の集配送から溶解処理まですべて自社管理で提供しているサービスです。

スキャン作業も高いセキュリティ設備と災害対策の施された施設で行われ、書類保管の際の書類の移動もないためリスクが徹底的に抑えられています。

【価格】

• 要問い合わせ

【機能・サービス】

• キャビネット調査

• 書類仕分け

• 検索用属性データ作成

• OCR処理

• 文書保管

• 溶解処理

• 検索システム

ジェイ・アイ・エム

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出典：ジェイ・アイ・エム

スキャニングサービスのジェイ・アイ・エムは、現場調査による課題の明確化からオフィスの紙文書の電子化まで業務改善をサポートしてくれます。

書類、伝票、図面などのあらゆる文書のPDF化に対応しており、OCR処理や属性情報のデータ入力、管理ツール・データベースの作成なども行なっています。さらに、不要な紙文書の廃棄や倉庫移管にも対応しています。ジェイ・アイ・エムは、書類スキャニングをすべて任せたい際におすすめの業者です。

【価格】

見積り

【機能・サービス】

• 現場調査・ヒアリング

• スキャニング

• データ入力

• 管理ツール作成

• 仕分け

• 点検

• 整理

• 倉庫移管

• 不要文書の廃棄　など

詳細は、ホームページをご確認ください。

⑥スキャンビズ(株式会社Brainew) | 紙の資料を"まるごと"デジタル化

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引用：スキャンビズ

• オーダーメイド：５円/ページ～　（カラー）

• 段ボール詰め放題プラン：35,800円/箱～ (すべてモノクロ）

• 段ボール詰め放題プラン：39,800円/箱～ (カラー）

高度なスキャン技術で解像度は2,400dpi、写真は4,800dpiまで高精細加工、多言語混在文書の認識率ほぼ100％！

経験豊富な作業管理者が難題にも柔軟に対応してくれる高品質でリーズナブルなスキャンサービスです。お客様は書類・ファイルを所定のダンボールに詰めて発送するだけ！ホチキス・クリップ止め資料も、そのまま送信可能だから発送ストレスを最小にできます。

料金は安心のボックス単位で明朗会計。モノクロ10%OFF。定期取引OFF。納期も最速対応していただけます！

紙文書の電子化ならスキャニングサービス

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特に、大量の紙文書の電子化を行う際はスキャニングサービスにスキャニング作業をお任せすることをお勧めします。

文書のスキャニング業務は、単調な作業であるため人を雇うことも難しく、繁閑の差があるため業者に依頼することでコストを削減することができます。

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