宛名・宛先など請求先の情報と発行者の情報を記載します。そしていつ行われた取引かわかるように請求書番号、発行日を記載します。押印が必要な場合は、印鑑の画像をアップロードします。

提供したサービスや販売した商品の内容や数量、単価、税率など取引内容を明確に記載します。取引内容を入力すれば小計、合計、源泉徴収額は自動計算で算出されます。

支払い期限や振込先口座情報、支払い方法など支払いに関する情報を記載します。支払い期限を明確にして、円滑な取引を行いましょう。

フリーランスとして働くにあたり、請求書の作成は必須ではありませんが、取引の証明にもなるため作成することが望ましいとされています。請求書を作成することで、金銭的なトラブルの防止だけではなく確定申告を効率的に行うことが可能になります。

フリーランスの請求書作成に必要とされている記載事項は以下の９つです。①宛名・宛先 ②取引内容③消費税表示 （必要な場合）④発行日 ⑤支払い期限 ⑥振込先 ⑦発行者名 ⑧請求書番号 ⑨備考欄

フリーランスに限らず、法律上、請求書に住所の記載義務はありません。しかし、拠点や事務所の住所を記載することで社会的信頼を得ることができるため、できる限り記載した方が良いでしょう。

原則、振込手数料は支払う側が負担しなければなりません。そのため、取引先の負担となります。ただし、契約時などに受け取る側の合意のもと、「受け取る側が負担する」と取り決めを交わした場合は、当然受け取る側の負担となります。

フリーランスの仕事の内容によっては、源泉徴収の対象となるケースがあります。たとえば、原稿料や講演料、弁護士への報酬、プロ野球選手やモデルなどへの報酬などが対象となります。その場合は、報酬から源泉徴収され取引先が税務署に納付します。そのため、確定申告を行う際には二重納税にならないよう正確な源泉徴収額の申告が重要となります。源泉徴収の対象になるのかは、国税庁のホームページであらかじめ確認しておきましょう。参考： 国税庁「No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」

請求書に源泉徴収税額を記載することは義務ではありません。しかし、請求書に源泉徴収税額を記載すれば、フリーランスなど報酬を受け取る側と取引先双方にとって、源泉所得税の算出がスムーズになるというメリットがあります。

電子メールで請求書を送付することは法的に問題ありませんが、電子メールで請求書を送付する場合は事前に取引先に了承を得ましょう。メールでの送付以外にも郵送や、オンライン請求書システムする方法などがあります。受け取る側と取引先双方にとって最適な方法を選択することが重要です。

法的には、Excelのまま請求書を送付しても問題はありません。しかし、Excelファイルで送付すると改ざんされる恐れがあるため、ExcelやWordで作成した請求書はPDF化して送付したほうがよいでしょう。

請求書を発行するタイミングは「都度方式」なのか「掛売方式」なのかによって異なります。新規の取引先や単発での取引の場合は、取引が完了したタイミングごとに請求書を発行する「都度方式」、継続的に取引がある場合は、毎月同じタイミングで請求書を発行する「掛売方式」が適しています。

フリーランス（個人事業主）の場合、青色申告・白色申告にかかわらず、5年間は請求書の保管が義務付けられています。起算点は、請求書の発行日ではなく確定申告期限の翌日から数えて5年間となります。また、消費税納税業者の場合は7年間保管しておく義務があります。たとえば、令和6年分の確定申告は令和7年3月15日が申告期限となるため、令和6年の間に発生した請求書は令和12年3月15日まで、5年間保管する必要があります。