請求書は手書きでもOK！書き方や封筒の作成方法なども解説
「請求書は手書きで作成しても良いのか？」
「手書きで請求書を作成する場合の書き方は？」
「作成した請求書の送り方は？」
このようなお悩みをお持ちの方はぜひこの記事を参考にしてくだい。
本記事では、請求書を手書きで作成する際の書き方や郵送方法、手書きで作成するメリットやデメリットについて解説します。
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請求書は手書きでも大丈夫！インボイスも可
請求書を手書きで作成してもよいのかと疑問に思っている方もいるかもしれませんが、問題ありません。
現在の請求書作成方法はパソコンなどのデータによるものが増えてきていますが、手書きで請求書を出しているケースもあります。
法律的にも手書きの請求書を発行してはいけないというものはありません。
適格請求書（インボイス）の場合も手書きの請求書の発行が可能です。
※適格請求書を発行できるのは、「適格請求書発行事業者」に限られます。
手書きの請求書は100均や無料テンプレートでも作れる
請求書を手書きで作成するとなると、自分で請求書のフォーマットを作るのは大変です。
このような場合は、あらかじめ作成されているものを入手して作るのがよいでしょう。
請求書は100均などでも販売されている他、インターネットでもテンプレートを入手できます。
たとえば、以下のようなサイトからテンプレートをダウンロードして、印刷して手書きすれば購入しなくても済むため楽ですね。
このように、手書き請求書の作成に困ったら、販売されている請求書を購入するかダウンロードできるテンプレートを活用するのがおすすめです。
手書きの請求書の書き方
手書きで請求書を作成する場合、定められた必須項目を記入します。
記入する際は改ざんを防ぐために、書き換えが容易にできる水性ボールペンや鉛筆ではなく、油性ボールペンなどの文字を消せない筆記用具を使いましょう。
油性ボールペンなら、インクがにじまず、長期間保存しても文字が消えにくいので安心です。
また、数字などはクセが出やすいため、誰が見ても内容がわかるように丁寧に書くことが大切です。
必須項目は以下のとおりです。
請求者名
請求先名
取引年月日
取引内容と金額
インボイス制度に対応した請求書を作成する場合は、以下の項目も忘れずに記載します。
明細ごとの税率
税率ごとの消費税額と消費税の合計額
インボイス発行事業者の登録番号
また、それ以外に記載すべき項目には、以下のようなものがあります。
支払期限（振込期限）
請求書番号：発行者が管理に使う場合記載
源泉所得税：必要な場合記載
必要事項を記入したら、内容や金額に誤りがないかしっかりと確認しましょう。
業務委託として働いている方で詳しい書き方を知りたい場合は「【業務委託向け】請求書の書き方を項目ごとに解説！｜注意点も紹介」の記事を合わせてご参考ください。
請求書には添え状もつける
請求書を送付する際は、添え状（送付状）をつけるようにしましょう。
添え状は、マナー的な意味合いだけではなく、内容や部数を確認するためにも必要です。
添え状には以下の内容を記載します。
送付年月日
差出人名
送付先名
挨拶文
送付物の内容
送付部数
郵送をする場合も、FAXで送付する場合もこの添え状をつけておくとよいですね。
請求書を送る際の封筒の作成方法
請求書を送付する際は、封筒に「請求書在中」という添え字を記載しましょう。
必須ではありませんが、受け取る側の取引先や相手先のことを考えると添字があったほうが仕分けもしやすく親切です。
スタンプも販売されているため、毎回書くのが大変だという場合はそちらを利用するとよいでしょう。
宛先の書き方は、以下のとおりです。
郵便番号
住所
会社名＋御中 など（個人宛、担当者宛に送付する際は「様」）
もちろん、請求者の氏名または名称・住所なども忘れず記載しておきましょう。
そして、封をしたら「封」もしくは「緘（かん）」の文字を封の境目に記入するか、封緘印を押します。
こうすることで再封した際に封緘の文字がずれ、関係者以外が封を開けて改ざんするというようなトラブルを防止可能です。
請求書の郵送は原則、普通郵便で
作成した請求書は、普通郵便で郵送しましょう。なぜなら、請求書は信書だからです。
総務省によると、信書は総務大臣の許可を得た信書便事業者でのみ送ることができます。
信書の送達が許されているのは主に日本郵便です。
さらに日本郵便のうち、以下のサービスでは信書を送ることができません。
そのため、基本的には請求書は普通郵便や速達で送るとよいでしょう。
その他にも信書送付サービスを提供している事業者には以下のようなものがあります。
佐川急便
日本通運
西濃運輸
参考：日本郵便｜信書を送ることができるのはどのようなサービスですか？
手書きの請求書を訂正する時は再発行で
手書きの請求書に誤りがあった場合はできる限り再発行するようにしましょう。
二重線で訂正するというような対処方法は、金銭のやり取りが発生する書類においてはマナー違反となります。
すでに送付してしまった請求書にミスが見つかった時は、送り先に丁重に謝罪した後、備考などに再発行したことがわかる文言を入れるなどして、迅速に再送します。
このように、請求書に書き間違えなどがあった場合は、基本的に再発行で対応しましょう。
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請求書を手書きするメリット
請求書を手書きするメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
改ざんを防げる
機器の有無に左右されない
メリット①改ざんを防げる
請求書を手書きすることのメリットとして、改ざんを防ぎやすいというものがあります。
手書きの請求書は作成した人の筆跡が残るためですね。
データの場合はパソコンで書き換えることもできてしまうため、手書きよりもそういった面でのリスクが高くなる可能性があります。
メリット②機器の有無に左右されない
手書きの請求書は、パソコンやシステムがなくてもどこでも作成できるというのがメリットです。
最低限書類とペンがあれば作成できるため、出先にパソコンを持っていけないという場合でも問題なく請求書を作れます。
その他にも、パソコンやシステムの調子に左右されないというのも手書きの良さですね。
請求書を手書きするデメリット
最近は、パソコンなどを用いて電子請求書として作成されていることも多く、さらに世の中の電子化が進んでいることで手書きのデメリットも大きくなっています。
請求書を手書きするデメリットには、たとえば以下のようなものがあります。
物理的な保管スペースが必要
データで作成するより効率が劣る
デメリット①物理的な保管スペースが必要
請求書は、発行元も法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保管義務があります。
しかし、紙の請求書は整理や検索が困難なうえ、長期間にわたって保管するとなると物理的なファイルの管理が必要です。これにより、請求書が紛失したり、劣化したりするリスクが高まります。
さらに、送付する場合は郵送する際の費用がかかり、長期的なコストが増加する可能性があります。
関連記事：請求書保管方法を解説！法人・個人事業主の保管期間や紙・電子の保管の違い
デメリット②データで作成するより効率が劣る
手書きの請求書は、パソコンなどで作成するデータの請求書と比較して作成の効率が劣ります。
なぜなら、手書きの場合コピーなどができないためです。
パソコンを使って請求書を作成すれば、計算も自動でできるほか、日付なども自動入力することができます。
手書きではそれらが自動でできない上、ミスした場合再度書き直す必要があり、どうしてもデータで作成するより効率が劣ってしまうのがデメリットです。
このように、請求書を手書きする場合は作成にかかる労力や時間がパソコンなどと比較してかなり大きくなりがちなため、作成数が増えれば増えるほど担当者に負担がかかってしまいます。
手書き以外の請求書作成方法
手書き以外で請求書を作成する方法としては、以下のようなものが挙げられます。
エクセルやワード
請求書作成用ソフト
手書きではなくパソコンを使用して請求書を作成する場合、エクセルやワードなどのソフトを使うのが手軽な方法です。
その他にも、請求書作成用ソフトやクラウドの請求書作成プラットフォームなどを利用することでも、簡単に請求書を作成することができます。
請求書は手書きでもOK！ただし作成にかかる負担大
今回は、請求書を手書きで作成しても良いのかという点から、書き方や請求書に記載すべき項目について解説しました。
また、封筒の作成方法や郵送方法、手書きのメリット・デメリットや注意点についてもご紹介しました。
手書きで請求書を作成する際は、必要事項を漏れや誤りが無いように記載し、封筒に「請求書在中」という添え字を記載してしっかり封緘しましょう。
また送付する際は、添え状（送付状）を同封するようにしましょう。
発送方法は普通郵便または速達で送るのが一般的です。
請求書を手書きすることで、改ざんを防ぎやすいというメリットが得られる一方で、パソコンなどで作成する場合に比べてかなり労力やコストがかかってしまうことがデメリットとして挙げられます。
手書きで請求書を作成しなければならない方は、ぜひこの記事を参考に作成してみてください。
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請求書の作成や管理の業務でお悩みの方は、MailMateがおすすめです。
MailMateは使いやすい請求書テンプレートを提供しているだけでなく、AIを活用した重複内容の自動検出や勘定科目のデータ抽出などの機能を備えています。これにより、手作業でのミスを減らし、業務の効率化につながります。
また、電子で作成した請求書はもちろん、手書きで作成した請求書も一元管理が可能です。
30日の返金保証もあるため請求書業務が負担に感じている方は、ぜひMailMateを試してみてください。
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