電子契約のデメリット・普及しない理由を解説！導入検討中の方必見

「電子契約のデメリットが知りたい」

「そもそも電子契約とは？」

「電子契約の導入を考えている」

この記事は、上のようにお考えの方に向けて書かれています。

本記事では、電子契約とは？電子契約サービスのメリット、デメリット、契約サービスを利用する際の注意点、電子契約と書面契約の違い、おすすめの電子契約サービスなどを解説いたします。

そもそも電子契約書とは？わかりやすく解説

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電子契約書とは、紙ではなく電子書面上に電子署名を施すことで契約を行う書類です。ただし、紙の契約書をスキャンしただけでは、電子契約書とはなりません。

電子契約書として効力を持たせるためには、紙の契約で使用していたサインやハンコの代わりに、「電子署名」という証明が必要になります。

電子署名とは？

電子署名は、紙の契約書の押印やサインと同様の効力を持つ仕組みです。電子署名は「電子証明書」と「タイムスタンプ」によって構成されています。

電子証明書

電子証明書とは、認証局という第三者機関が発行する証明書です。この電子証明書を発行するためには本人確認が必要であり、証明書を利用できるのも本人のみとなります。

この電子証明書により、電子契約書に対する本人性を証明することができます。

タイムスタンプ

タイムスタンプとは、電子証明書が作成された日付・時刻を記録する技術です。電子証明書では誰が署名を作成したかを証明できますが、作成した日付までは証明できません。

そのため、いつ契約書が作成されたか、そしてその後契約書が改ざんされていないということを証明するために、タイムスタンプが必要なのです。このタイムスタンプにより、電子証明書の信頼性を高めることができます。

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約では、たとえば以下のような点が異なります。表を見ると、紙面かデータかという違いだけではなく、収入印紙の有無や送付方法などさまざまな違いがわかりますね。

	紙の契約書	電子契約書
作成方式・形式	紙面	データ
押印	印鑑	電子署名
本人性の証明方法	印鑑証明書	電子証明書
非改ざん性の証明方法	割印・契印	タイムスタンプ
収入印紙	必要	不要
送付	郵送や手渡しなど	オンライン
保管場所	棚や保管庫など	サーバーなど

電子契約の「当事者型」「立会人型」とは？

電子契約には、以下の2種類が存在します。

• 当事者型

• 立会人型

当事者型

当事者型は、本人の電子証明書により電子署名を付与する仕組みです。電子証明書の発行が必要ですが、より本人性の高い契約を締結することができます。

立会人型

立会人型は、取引企業の間に電子契約システム事業者が入り電子署名を付与する仕組みです。メール認証を用いることで負担も少なく迅速に契約を行えるのが特徴となっていますが、一方でなりすましのリスクもあります。

電子契約の利用企業は増加中

電子契約の利用企業は徐々に拡大しており、2023年に行われた調査では前年の69.7％から73.9％に増加しています。このことから、今後電子契約を求められる可能性が高くなったり、システムを導入する必要がでてきたりすることが考えられるのではないでしょうか。

参考：JIPDECとITRが『企業IT利活用動向調査2023』の速報結果を発表

電子契約の導入メリット５つ

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近年普及しつつある電子契約書ですが、そのメリットには以下のようなものがあります。それぞれのメリットについては、以下の項目で詳しく解説しています。

1. 印紙税などの費用削減につながる

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電子契約書のメリットとして、費用削減につながることが挙げられます。

たとえば、紙の契約書には収入印紙を貼る必要がありますよね。一方、電子契約書の場合は電磁的記録により作成されたものであり現物で作成されていないため印紙が不要で、費用がかかりません。

その他にも、紙を印刷する用紙代や、郵送に使う封筒や発送費など、さまざまな費用を一度に削減することができます。このように、電子契約では、紙の契約書を作成する場合と比較して大幅にコストを抑えることができるのです。

2. 契約手続きの可視化につながる

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電子契約書は、紙の契約書と比較して手続きを可視化しやすいといえます。なぜなら、電子契約ではシステム上で承認ルートやフローを確認できるためです。

紙の契約書ではなりすまし・代理押印などによるリスクが発生するケースがありますが、電子契約ではそういったなりすましを防ぐこともできます。

3. 業務効率化を期待できる

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電子契約書を導入することで、業務や書類保管において効率改善が期待できます。理由としては、紙面で契約書を作成・保管する際の手間や時間が、電子契約では大幅にカットできるためです。

たとえば、紙の契約書を作成する場合、印刷や製本、郵送などの手間が発生します。また、郵送でやり取りするとなると、取引先によっては契約に何週間もの時間が必要なこともあるでしょう。

さらに、書面を紛失しないよう保管しておく必要もあります。一方で、電子契約書であれば、手続きがオンラインで完結するため、紙の契約書で行っていた作業時間を大きく短縮することが可能です。

契約書もデータとして一元管理でき、必要になったらいつでも見つけることができます。

4. セキュリティ強化につながる

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電子契約を導入すると、改ざんや紛失などを防止することができるため、セキュリティ強化につながります。

紙の契約書の場合、災害や盗難、持ち出しなどによる紛失のリスクが考えられます。一方で、電子契約書の場合、データとして保管するため、紛失してしまう可能性を減らすことが可能です。

また、紙の契約書の場合は改ざん等のおそれがあります。電子契約書を利用すれば閲覧権限の設定などもできるため、上記のようなリスクを減らすことが可能です。

5. テレワークに対応しやすい

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電子契約は、書面契約と比較してテレワークに対応しやすいという特徴を持っています。

たとえば、書面契約の場合、押印のためだけに出社しなければならないケースもあるのではないでしょうか。一方で、電子契約の場合は、オンライン上で手続きが可能なため、出社しなくともテレワークで業務を完結することができます。

契約書に関連する業務があるためにリモートワークができない、といった課題も、電子契約を導入することで解決することができるのではないでしょうか。

電子契約のデメリット６つと対処法

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電子契約書には、多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。これらのデメリットについて把握しておくことで、対処法を考えることができるのではないでしょうか。

1. 電子契約書が認められていない契約も

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電子契約書は多くの契約に対応していますが、一部の契約においては電子契約書が認められていません。そのため書面で交わさなければならない場合もあるというのがデメリットです。

たとえば、現在以下のような契約は電子契約で対応することはできません。

• 事業用定期借地契約

• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約

• 任意後見契約書

その他にも、工事・建設請負契約書など、電子契約するにあたって相手側の事前承諾が必要な契約もあります。

とはいえ、2021年のデジタル改革関連法・2022年の改正宅地建物取引業法などの施行により大部分の契約が電子契約可能になっているため、今後もその範囲は広がるかもしれません。

2. 業務フローの変更・社内調整が必要になる

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電子契約を導入する上でハードルになりがちなのが、今までの業務フローを変更する必要があるという点です。また、それに伴って、社内調整も必要になります。

業務のやり方が変わってしまう事に対し、不安を持つ社員などもいるかもしれません。このように、電子契約を導入するとなると社内における調整に労力をかけなければならない可能性があります。

3. 取引先への依頼や説明が必要になる

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取引先との契約で電子契約を利用したいという場合、一方の会社が電子契約システムを導入していれば締結することができます。

しかし、必ずしも相手方が電子契約について理解しているとは限りません。その場合、電子契約についての依頼や説明が必要になります。

また、取引先が電子契約書を利用するメリットを感じられないと紙面で契約してほしいと言われてしまう可能性もあるため、そのような場合は慎重に説明する必要があるでしょう。

4. サイバー攻撃の可能性がある

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電子契約書のデメリットとしては、サイバー攻撃などの可能性があるという点が挙げられます。紙の契約書に発生しがちな盗難や災害で紛失してしまうというリスクを避けられる電子契約書にも、サイバー攻撃・ハッキングなどが起こり得る可能性があるのです。

そのため、セキュリティに関しても対策を考えておく必要があります。

5. 一度導入するとシステムの変更が難しい

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電子契約システムを導入する上では、一度導入すると他のサービスに変更するのが難しくなるというデメリットがあります。

たとえば、システムを移行するために解約する場合、システム上に保管されているデータをダウンロードする手間なども発生します。また、他のサービスに移行する際に重要な署名情報が残らないケースもあるため、注意が必要です。

6. 紙との混在・並行利用が負担になる場合も

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電子契約書を導入しても、すべての契約書を電子化できるとは限らないため、紙の契約書との並行利用が必要になる可能性があります。この場合、混在する紙と電子の契約書の管理が負担になってしまうケースもあるでしょう。

また、書面契約と電子契約を利用するにあたって、社内ルールを変更・追加する必要も出てくるかもしれません。このように、電子契約書の導入により、紙の契約書との並行利用が発生し負担がかかる可能性があります。

電子契約導入の注意点３つ

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電子契約を導入する際に注意すべき点には、以下のようなものがあります。

• 社内のヒアリング・反対意見に対応する

• 他社サービスへの移行が難しいシステムの見分け方を知る

• 電子帳簿保存法に対応しているか

それぞれの注意点については、以下の項目で詳しく解説しています。

1. 社内のヒアリング・反対意見に対応する

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電子契約を導入する際に注意すべき点として、社内のヒアリングが挙げられます。

システムを使用することになる部署の抱える課題や、現状維持したいといった気持ちによる反対意見が発生することを予測し、対応できるようにしておきましょう。突然システムの導入開始を告知してしまうと、反発の原因にもなります。

電子契約のメリットや業務フローの変更点などをしっかりと共有しておくのがおすすめです。

2. 他社サービスへの移行が難しいシステムの見分け方を知る

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電子契約システムの中には、他社サービスへの移行が難しいものもあります。そういったサービスの特徴を知ることで、今後システムの移行がしやすいサービスを見分けることができます。

対処法として確認しておくべきなのは、サーバー上だけでなく契約締結ファイルに契約者の電子署名が記録されるかという点です。また、そのファイルを他社サービスへ移行する際に、上記の記録が長期間保持されるかという点も確認しましょう。

3. 電子帳簿保存法に対応しているか

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改正電子帳簿保存法は、2022年1月1日より施行されており、電子契約などの電子取引の要件を満たしたデータ保存が義務付けられています。

データ保管の期間や発行の際のタイムスタンプ、または保存の際の書類への訂正削除の履歴などの要件を満たしていないと、国税関係帳簿書類として認められなくなってしまいます。

そのため、電子契約システムの導入前に電子帳簿保存法にサービスが対応しているかどうかを確認することをおすすめいたします。

電子契約を求められたら？電子契約のやり方

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取引先から電子契約を求められた場合、どのように対応したらよいのでしょうか。こちらの項目では、電子契約を求められた場合にチェックすべき内容について解説しています。

• 電子契約できる内容かチェックする

• 契約期間の長さを確認する

• 社内規定を確認する

• 指定された電子契約サービスをチェックする

• 契約書の文言が電子契約に対応しているか確認

1. 電子契約できる内容かチェック

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まず、契約の内容が電子契約できるものであるかチェックしましょう。現在大体の契約は電子契約できますが、中には電子化できないものもあるため注意が必要です。

→電子契約ではすべての契約には対応できない

2. 契約期間の長さを確認する

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契約期間の長さについても確認しておきましょう。電子署名の有効期間は、通常1〜3年程度です。そのため、それ以上続く契約については、長期署名が必要になる場合があります。

長期署名とは

長期署名とは、保管タイムスタンプを付加することで電子証明書の有効期間後も電子契約書の有効期限を延長できる技術です。

3. 社内規定を確認する

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社内における契約に関するルールもチェックしておきましょう。

たとえば、「契約を行う場合は書面契約のみ可能」などのルールが決められている可能性があります。このような場合はルールを整備しないと電子契約を行うことはできません。

4. 指定された電子契約サービスをチェックする

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取引先から指定された電子契約サービスについても、内容を確認しておきましょう。

また、電子契約の方法についても、当事者型か立会人型で準備する内容が異なります。合わせて確認し、必要であれば電子証明書の発行を行いましょう。

→電子契約の「当事者型」「立会人型」とは？

5. 契約書の文言が電子契約に対応しているか確認する

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契約書の文言が電子契約に対応しているかについても確認しましょう。たとえば、後文などに紙の契約書特有の文言が入っている場合は、電子契約に合わせて変更するとよいでしょう。

例（後文）：

• 書面契約：本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、甲乙各自記名押印の上、各1通を保有する。

• 電子契約：本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、甲乙合意の後電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。

電子契約の法的効力はある？

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電子契約書にも、紙面の契約書と同様に効力があります。

そもそも、契約自体は口頭でも成立するのですが、契約書を残しておくことで「言った、言わない」を防いだり、証拠として活用できるのです。

また、電子署名法第3条では、「本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」となっているため、電子契約書であっても押印された紙と同等の証拠として扱うことができます。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

おすすめの電子契約サービスを２つ紹介

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次に、おすすめの電子契約サービスを２つご紹介いたします。

1. サインタイム（SignTime）

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引用：サインタイム

サインタイムは、コスパNo.1の電子契約サービスです。低価格と言っても、法務省の認定を受けている質の高いサービスを利用が可能です。さらに、宮崎市や宮崎市水道局との協定を締結しており、行政のDX施策の推進とサービスの向上を支援する取り組みなども行っています。

使い方は非常に簡単で、ワードなどで作成した資料をアップロードするだけで契約書の電子化を行うことができるため、１分程度で契約書の作成が完了します。ワードやエクセル等を利用している方であれば簡単に電子契約が可能です。

また署名者は、サインタイムでメールアドレスやパスワードを設定することなく契約締結までのプロセスを行うことができます。

フリープランでは、無料で合計25通まで無料で契約の作成が可能なため、まずは電子契約書を使ってみたいという方におすすめです。

2. クラウドサイン（CLOUDSIGN）

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引用：クラウドサイン

クラウドサインは、ドラッグ&ドロップーアビスの導入率No.1の電子契約サービスです。導入実績は、250万社超え、累計送信件数1000万件超えの国内で最大のシェアを保有しています。

電子契約って法的に問題がないのか？セキュリティはどうなっているのか？と心配な方でも、クラウドサインであれば官公庁や金融機関も導入しているため安心して利用することができます。

さらに、MicrosoftやTeams、Kintoneなどの外部サービスとの連携も可能で業務の効率化を図ることが可能です。無料プランでは、１ヶ月に３件まで契約書の作成が可能で個人法人問わずにお使いいただくことができます。

電子契約の導入で業務効率化

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以上本記事では、電子契約のメリット、デメリット、電子契約導入の際の注意点、そしておすすめの電子契約サービスをご紹介いたしました。

電子契約は、書面の契約書同様に法的な効力を持ちますが、現時点ではごく一部の契約に関しては対応していません。しかし、それ以外の契約書に関しては電子契約の導入を行うことで保管スペースの削減や業務の効率化など多くのメリットがあります。

まずは、電子契約サービスの無料プランなどを試してみて書面契約と使いやすさなどを比較してみることをおすすめします。

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