請求書の送り方を詳しく解説！｜郵送やメール添付のメリットも紹介

「請求書の送り方が分からない」

「請求書はどんな封筒で郵送すれば良いの？」

「メールで請求書を送っても問題ない？」

この記事では、このような悩み・疑問を解決していきます。

これまでは請求書を封筒に入れて郵送するのが一般的でしたが、近年ではメールやチャットツールに添付して送るケースも増えてきました。一方で、正しい封筒の選び方や書き方、メールに記載する内容等が分からずに悩んでいる方も多いでしょう。

そこで本記事では、請求書の送付方法を4つご紹介します。それぞれのメリットや注意点についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

請求書とは

請求書とは、商品やサービスを提供した際に、取引先に対して対価を請求するための書類です。

請求書の発行を義務づけた法律はありませんが、ビジネスにおいては請求書の発行が慣習となっているため、取引先から提出を求められるケースも多いでしょう。請求書があれば、取引の証拠となり、トラブル防止にも役立ちます。

請求書の作成方法

請求書の作成方法はいくつかあります。

• 市販の請求書に手書きする

• WordやExcelなどに打ち込む

• テンプレートや請求書作成ツールを利用する

これまでは手書きや印刷した請求書が多く使われていましたが、近年ではペーパーレス化やテレワークの促進に伴い、電子請求書を使うケースも増えてきました。それぞれメリットが異なるため、自分に合った方法を選ぶと良いですね。

インターネットから利用できる無料のテンプレートや請求書作成ツールも多いので、必要に応じて活用すると良いでしょう。

請求書の書き方

請求書の書き方には、決まった形式がありません。ただし下記の項目については記載が必要です。

• 宛先

• 発行日 ※クライアントの締め日を記載することが多い

• 支払期限

• 請求者の情報

• 取引内容：商品やサービスの品目、単価や数量、金額など

• 消費税、源泉徴収額、請求金額

• 振込先：銀行名、支店名、口座の種類、名義、番号

またインボイス制度の開始に伴い、適格請求書を発行する方も増えてきました。その場合は、以下の4項目を追記します。

• 書類作成者の登録番号

• 軽減税率の対象である旨

• 税率ごとに分けて合計した税込対価（税抜対価）の金額・税率

• 税率ごとに分けた消費税額等

引用：請求書作成ツール・テンプレート！登録不要・無料で簡単作成｜MailMate

適格請求書を発行するには登録手続きが必要なので、事前に済ませておいてくださいね。

請求書は何で送るのが良いか

請求書には紙とデータの2種類がありますが、いずれも法的有効性は変わりません。そのため取引先と相談のうえ、使いやすい形を選ぶと良いでしょう。

また請求書を送るには、4つの方法があります。

• 郵送する

• FAXする

• メールに添付する

• 電子請求書システムを利用する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

請求書の郵送方法

紙の請求書の場合は、A4サイズの請求書を郵送で送るのが一般的です。請求書は信書扱いなので、普通郵便か速達で送りましょう。ゆうパックやゆうメール等で送ることはできません。

また請求書を郵送する際は、あわせて送付状を添えるのがビジネスマナーとなっています。

請求書の郵送方法は以下のとおりです。

1. 請求書・送付状を作成する

2. 封筒に送付先の郵便番号や住所などを記載する

3. 請求書・送付状を封入する

4. 切手を貼って投函する

難しい作業ではありませんが、枚数が多くなるとかなりの時間と手間がかかるため、効率化が重要になります。

請求書を郵送するメリットを解説

請求書の郵送には、大きく2つのメリットがあります。

• 一般的な方法なので、取引先からの承諾が得やすい

• 痕跡が残るため、改ざんリスクが低い

電子請求書の場合、取引先によっては対応できない可能性もあります。それに対して紙の請求書であれば、ほとんどの企業が対応可能です。そして郵送が拒否されることはほとんどないでしょう。

また紙に添削を加えると必ず痕跡が残るため、改ざんリスクが低いのもメリットです。安心して使える方法といえますね。

送付状の書き方

送付状はビジネスマナーとして必要なだけでなく、送付書類に誤りがないか確認する役割もあります。封筒に入れる際は一番上に送付状を置き、その下に請求書を重ねましょう。

送付状を書く際は、下記項目の記載が必要です。

• 送付日：発送日でも可

• 宛先：取引先の会社名、部署名、担当者名など

• 差出人の情報：住所やメールアドレス、会社名、氏名など

• 本文：挨拶と送付書類に関する説明などを記す

• 送付内容：送付書類を箇条書きでまとめる

ビジネス文書なので時候の挨拶は不要ですが、「拝啓 貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」等の簡単な挨拶は入れると良いですね。請求書に関する補足事項があれば、本文中に記載してください。

請求書には封筒の長形3号か角形2号を使う

請求書の封筒サイズは、長形3号または角形2号を使うのが一般的です。透かした時に中身が見えないもので、白色か薄い青色の封筒、あるいは茶色のクラフト封筒を使用してください。向きは縦横のどちらでも問題ありません。

請求書の折り方は、三つ折または片袖折（Z折）です。一般的な長形3号を使う場合は三つ折にして、開いた時に「請求書」の文字が目に入る向きで封筒に入れましょう。窓付き封筒を使う場合は片袖折にして、窓から宛先が見えるように入れます。

角形2号を使う場合は、請求書を折る必要はありません。請求書を封筒にそのまま入れるか、水濡れ防止のためにクリアファイルに入れた状態で送付します。

請求書の封筒の書き方

請求書を入れる封筒の書き方は、一般的な郵便物と大きくは変わりません。封筒の表面に取引先の郵便番号や住所、会社名、氏名等を書き、裏面には差出人の住所や会社名、氏名を書きましょう。

ただし以下の2点には注意が必要です。

• 封筒の表面に「請求書在中」と記載する

• 封筒の裏面に継ぎ目があれば、右に差出人の住所、左に差出人の会社名、氏名を書く

「請求書在中」の文字はゴム印でも手書きでも良いですが、できれば青色で記載します。赤や黒が使われることもありますが、赤は赤字を連想させること、黒は目立たないことから避ける企業も多いです。

また封筒の裏面に継ぎ目がなければ、住所もすべて左側に寄せて書くようにしてください。

請求書を郵送する際の注意点

請求書を郵送する際に注意すべきは、以下の4点です。

• 宛先の会社名を書く際は省略しない

• 修正テープは使わない

• 封入する前に記載内容を確認する

• 封筒の裏面に封じ目を付ける

送付状や封筒の宛先を書く際は、「（株）」ではなく「株式会社」と書きます。また途中で書き損じた場合は修正テープ等で直さず、新しい封筒に書き直してください。

最後に請求書の内容や宛名などを見直し、誤りがないことを確認します。封じ目は郵便物が未開封であることを示す印なので、付けておくと文書の信頼性が増しますよ。

そして上述のとおり、請求書は信書扱いになります。ほかのサービスで送ると懲役や罰金を科せられることがあるため、普通郵便や速達で送りましょう。

請求書をFAXで送る方法

紙の請求書を送るには、FAXを使う方法もあります。

郵送だと手元に届くまで数日かかってしまいますが、FAXであればすぐに届くため、急いでいる場合には便利です。請求書を封筒に入れる、切手を貼るといった手間もかかりません。

FAXの場合も、郵送時と同様に送付状を添えて送ります。FAXの送付状には送信枚数を記載し、何枚届くのか分かるようにしておきましょう。

ただしFAXは、請求書を送る手段として一般的ではありません。とり急ぎFAXを使った場合も、後日改めて請求書を郵送すると良いですね。

またFAX送信前に取引先からの同意を得ること、送付後は取引先へ電話を入れて届いたことを確認するのも、大切なポイントです。

請求書をメールで送る方法

近年では電子請求書を作成し、メールに添付して送るケースも増えてきました。時にはSlackやChatworkなど、チャットツールに添付するケースもあります。

メールで送る方法は、送付先のメールアドレスを入力し、件名と本文を書き、ファイルを添付して送信するだけです。郵送よりも手軽ですが、ファイルの添付忘れなどのミスが起きやすいので注意しましょう。私もメール添付を忘れて、不要なやり取りを増やしてしまった経験があります。

またメールで送った請求書でも、法的には全く問題ありません。ただし電子データで受領した書類は、電子帳簿保存法の要件に則って保管してください。

請求書をメールで送るメリットを解説

請求書をメールで送るメリットは、以下の2点です。

• 請求書の郵送にかかるコストや手間を削減できる

• 内容の修正や再発行がしやすい

請求書を郵送する場合、印刷に必要な用紙代・インク代に加え、封筒代や切手代もかかります。一方で電子請求書をメール送付する場合は、こうしたコストが一切かかりません。パソコン作業のみで送付が完了するので、封入や投函作業が必要な郵送と比べて手間もかからないでしょう。

またリアルタイムで取引先に届くため、すぐに内容を確認してもらえる点もメリットです。何か問題があった時の修正、再発行もスムーズにできますよ。

メールの件名・本文の書き方

請求書をメールで送る際は、メールを開かなくとも請求書を送付したことが分かる件名を付けましょう。「20XX年〇月分 請求書送付のご案内」など、いつの請求書か分かるようにすると尚良いですね。

そしてメール本文には、以下の内容を記載します。

• 宛先：取引先の会社名、部署名、担当者名など

• 本文：挨拶と添付ファイルに関する説明などを記す

• 添付内容：添付ファイルの種類や数を記す

• 請求内容や支払期日

• 差出人の情報：住所やメールアドレス、会社名、氏名など

なかには取引先の希望によって、電子請求書と原本を両方送るケースもあるでしょう。その場合は「あわせて請求書原本も郵送いたしました」等の文言も記載しておくと親切です。

ファイル形式はPDFがおすすめ

電子請求書を作成する際、多くの方はWordやExcel、Googleスプレッドシートなどを使うでしょう。

ただ、こうしたファイルは容易に改ざんできてしまうので、そのままメール添付することは避けるべきです。電子請求書を送付する際は、必ずPDFに変換してから送ってください。

たとえばExcelで作成した請求書は、以下の手順でPDF化が可能です。

1. 左上に表示される「ファイル」から、「名前を付けて保存」を選択

2. データの保存先を選択し、ファイルの種類を「PDF」にする

3. 「保存」を押す

さらにPDFファイルにパスワードを設定して送付すれば、より文書のセキュリティを高めることができますよ。

請求書をメール添付する際の注意点

請求書をメールに添付して送る際は、以下の3点に注意が必要です。

• 事前に取引先の承諾を得ておく

• 押印や原本の必要性を確認しておく

• 検索しやすいファイル名を付ける

電子帳簿保存法では、請求書を電子データとして受け取った場合、電子データとして保管することが義務付けられています。つまり電子請求書を受け取った取引先には、電子保管の必要性が生じるため、事前に承諾を得ておくことが重要です。

そして企業によって電子印鑑や原本が必要かどうかが異なるため、あらかじめ確認しておく必要があります。ファイル名を付ける際は、検索性も考慮して「取引年月日＋社名」のような分かりやすいものにしましょう。

電子請求書システムを使って送る方法

電子請求書システムや請求書作成システムを使えば、請求書の作成から発行まで一つのシステムで完了させることができます。近年ではクラウド型のシステムが主流で、コストや手間をかけずに導入できるものが多いです。

あるいは請求代行サービスを利用して、請求業務を外部委託するという方法もあります。ただし外部委託の場合は、請求業務にかける手間が省ける反面、社内にノウハウが蓄積できないというデメリットもあります。導入する際は注意してくださいね。

電子請求書システムを使うメリットを解説

電子請求書システムには、主に3つのメリットがあります。

• 誤送信などのヒューマンエラーを減らせる

• 請求書関連業務を効率化できる

• 法令への対応がスムーズ

手作業で請求書の送付をする場合、誤字や計算ミス、誤送信などのヒューマンエラーが起こりがちです。一方、電子請求書システムを使えば手作業の場面が減るため、ヒューマンエラーを少なくすることができます。

また請求書の作成や発送、保存業務などを自動化することで、業務を効率化できるのもメリットです。場所を選ばず請求書関連業務が進められるので、テレワークの推進にもつながるでしょう。電子帳簿保存法やインボイス制度など最新の法令に対応しやすいのも、便利なポイントですね。

電子請求書システムの機能

電子請求書システムが持つ機能の一つは、請求書の作成です。社内の販売管理システム等と連携してデータを取り込み、請求書を自動で作成するシステムも多いので、請求書の作成時間が短縮できます。

請求書の発行も、システム経由で行います。メールアドレスの入力などの手間がかからないうえ、設定やシステムによっては一括発行も可能。なかには郵送やFAX送付が選べるシステムもありますよ。

さらに入金の確認や消込作業なども、システム上で行うことができます。サポート体制が整っているシステムを選べば、初めての方でも安心して利用できるでしょう。

電子請求書システムを使う際の注意点

電子請求書システムの利用にあたっては、以下の2点に注意が必要です。

• 毎月システム利用料が発生する

• 事前に取引先の同意を得る必要がある

紙の請求書と違って印刷費や郵送費がかからない反面、システム利用料が発生する点には注意が必要です。請求書の発行枚数によっては、システムを導入することでコストが上がる可能性もあるでしょう。あらかじめかかるコストを試算しておくと良いですね。

またメール送付の際と同様に、取引先の同意を得ておく必要があります。さらに選ぶシステムによっては、取引先にもシステムを導入してもらう必要があるかもしれません。その場合は丁寧な説明をしたうえで、導入のお願いをしましょう。

正しい請求書の送り方を確認して気持ちよく取引しよう

本記事では請求書業務に携わる方に向け、請求書の送り方と、そのメリットや注意点について解説しました。

請求書の送付には4つの方法がありますが、簡単に特徴をまとめると以下のようになります。

• 郵送：一般的な方法で改ざんリスクは低いが、コストと手間がかかる

• FAX：すぐに届くため急ぎの際に有効だが、後日原本の郵送が必要

• メール：かかる手間やコストは少ないが、ヒューマンエラーのリスクがある

• 電子請求書システム：取引先の同意が必須でコストもかかるが、業務効率化やミス軽減につながる

それぞれの特徴を押さえたうえで、取引先に合わせた送付方法を選び、気持ちの良い取引をしましょう。

請求書管理におすすめのシステムは「メールメイト」！

請求書は作成や発行だけでなく、その後の管理も重要です。原則法人の場合は7年、個人事業主の場合は5年間の保管義務があるため、適切に管理しなければなりません。

そこで管理業務の負担を減らしたい方におすすめなのが、請求書管理システムです。

請求書管理システムの一つ・メールメイトでは、AIを活用して請求書を管理しています。電子請求書はもちろん、紙の請求書も一元管理できて便利ですよ。何かアクションがあれば履歴に残るので、文書の安全性も保つことができます。

またクラウド私書箱として利用する際は、請求書の支払い代行も可能。ほかにも日々のビジネスに役立つ機能が豊富なので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。