請求書作成に使える無料ツール6選！【請求書の書き方・注意点も解説】

「無料で請求書を作成できるツールを探している」

「請求書に記載すべき内容は？」

「請求書を送る際の注意点は？」

この記事は、上のようなお悩みをお持ちの方に向けて書かれています。

本記事では請求書を作成する方に向け、無料で使えるおすすめのツールを6つご紹介します。

請求書の形式やルールには決まりがない

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請求書は、商品やサービスを提供した際に代金の支払いを求めるための書類です。法律上は請求書の発行義務はないものの、請求忘れ等のトラブルを防ぐため、多くの企業が請求書を利用しています。

請求書の保存期間は、個人事業主の場合は5年間、法人の場合は7年間です。ただ、法人で欠損金が生じた場合には10年間の保管が必要となるので、あらかじめ10年間保管しておくと安心でしょう。また電子帳簿保存法により、データで受け取った請求書を紙の状態で保管することはできないため、注意してください。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

自分で請求書を作る方法は3種類

請求書の作成方法には、主に3種類あります。

• 市販の請求書を使って手書きで作成する

• ExcelやWordを使って自分で作成する

• インターネット上のテンプレートを利用して作成する

請求書の形式やルールは特に決まっていないので、取引先と確認したうえで使いやすいものを選ぶとよいでしょう。

請求書／見積書の違いは書類を発行するタイミング

請求書と混同しやすい書類の一つに、見積書があります。見積書とは契約前に発行し、「実際に契約したらいくらかかるのか」を伝える参考資料です。そのため見積書の段階で支払い義務は発生しませんし、実際にその金額を支払うかどうかも確定していません。

一方で請求書は、実際に契約して取引も完了した後に発行する書類です。場合によっては見積書と金額が異なることもありますが、受け取った側は請求書に記載された金額を支払う必要があります。

納品書と請求書はまとめることもできる

納品書も取引完了後に発行する書類ですが、目的は取引内容を確認することです。そのため納品書そのものに支払い義務は発生しませんし、「振込先」などの情報も不要です。

あるいは納品書と請求書の機能をまとめて、「納品書兼請求書」を発行することもできます。1枚で納品書と請求書の役割を果たすので、書類保管がしやすいですね。納品書と請求書を同じタイミングで発行する場合に使えます。

請求書に記載すべき内容

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請求書作成の際に、必ず記載すべき内容は7点です。

1. 請求先：取引相手の名前や会社名

2. 発行者：請求書の発行者の名前や会社名

3. 発行日

4. 請求内容：商品名や個数、サービス内容など

5. 消費税

6. 支払期日

7. 振込先：振込先の口座情報

必要に応じて請求書の番号も記載しておくと、問い合わせの際などにスムーズな対応が可能です。特記事項がある場合は、別途記載しておきましょう。

インボイス制度に対応した請求書を作成する場合

2023年からインボイス制度がスタートしており、登録した人は「適格請求書発行事業者」としてTから始まる登録番号が与えられます。請求書には、上記項目に加えて以下の3点も記載が必要です。

• 適格請求書発行事業者の登録番号

• 適用税率

• 税率ごとに分けた消費税額等

インボイス制度の対応有無によって請求書の書き方が変わるので、自分がどちらに該当するのか確認しておきましょう。

おすすめ記事：【業務委託向け】請求書の書き方を項目ごとに解説！｜注意点も紹介

参考：No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）｜国税庁

請求書作成の注意点

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請求書に決まった形式はないものの、請求書作成にあたってはマナーや注意点があります。ここでは3点ご紹介するので、留意したうえで丁寧な請求書作成を目指してください。

「発行日」は相手の都合に合わせる

「発行日」というと、請求書を書いた日、あるいは請求書を提出した日と考える方もいるかもしれません。ところが請求書を作成するうえでは、取引先の締め日など、相手の指定した日に合わせることが一般的です。

たとえば相手の締め日が7月31日であれば、請求書の発行日は7月31日にします。もし8月1日付で請求書を出してしまった場合、8月31日が締め日となるため、支払いを受けるのは9月になってしまうでしょう。スムーズに精算を進めるためにも、発行日は事前に取引先と確認しておくことが重要です。

「振込先」はコードも記しておくと親切

銀行コードや支店コードの記載は必須ではありませんが、特に初めて請求書を発行する取引先の場合は、銀行名・支店名とあわせてコードも記しておくと親切ですね。また口座名義人はカタカナ表記することで、読み間違いなどのトラブルを防ぐことが可能です。

そして振込手数料がかかる場合は、どちらが負担するのか明確にしておかなければなりません。請求書作成時に慌てないよう、手数料については契約時に話し合っておくと良いでしょう。

消費税は「別」で記載するべき

一般的に、商品やサービスは消費税を含めた税込表示が義務付けられています。ただし請求書においては、取引先の経理負担を軽減するためにも、消費税を分けた「税別」表記が無難です。税込で表記する場合は、別項目で消費税分がいくらなのか分かるようにしておいてください。

また異なる消費税率の商品が混在している場合は、「消費税（8%対象）」「消費税（10%対象）」のように区別してまとめる必要があります。

参考：No.6902 「総額表示」の義務付け｜国税庁

【おすすめ】請求書作成に使える無料テンプレート3選

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ここでは請求書作成に使える無料のテンプレートを3つご紹介します。自分で一から作成すると時間がかかってしまいますが、テンプレートを利用することで、簡単に見やすい請求書が作成できます。会員登録の必要がないものも多く、必要な時だけ気軽に利用できるのも嬉しいですね。

①メールメイト｜Web上で簡単に操作可能！電子印鑑にも対応

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• ダウンロード形式：PDF

• 使い方：必要事項を入力してからダウンロード

メールメイトの請求書テンプレートは、登録不要で誰でも気軽に利用することができます。インボイス制度に対応しているので、適格請求書発行事業者として登録している個人事業主にもおすすめです。

Web上でフォームに入力してからダウンロードするので、「修正しているうちに元データの形が崩れてしまった」などの失敗もありません。誰でも簡単に作成できるうえ、作成した請求書はPDF出力できるので便利です。電子印鑑を使っている方は、ファイルを挿入するだけで捺印も完了します。

②bizocean｜第三者の評価が見られるので安心して利用できる

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引用：bizocean

• ダウンロード形式：Excel、Word、PDF

• 使い方：ダウンロードしてから必要事項を入力

bizoceanは、ビジネスで使える書式テンプレートを30,000点以上も揃えているWebサイトです。請求書に使えるパターンは200種類以上あるので、使いやすいものが見つかるでしょう。無料で使えるものが多いですが、なかには有料の場合もあるので注意してください。

bizoceanの大きな特徴は、実際にダウンロードした方の口コミやダウンロードされている数、レビューに付いた星の数が見られる点です。第三者の評価を参考にして選ぶのも良い方法ですね。

③Microsoft｜自分でカスタマイズして利用することも可能

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引用：Microsoft Create

• ダウンロード形式：Excel、Word

• 使い方：ダウンロードしてから必要事項を入力、カスタマイズしてダウンロード

Microsoftが提供している請求書テンプレートはそのままダウンロードして使えるほか、アカウントを連携することでカスタマイズにも対応しています。そのため請求書のデザインや数式を変えるなど、柔軟なアレンジが可能です。

日本語の請求書作成だけでなく、英語版の請求書や、インボイス制度対応型の請求書 も作成することができます。用途に合ったものを選ぶと良いでしょう。

無料で使える請求書作成ツール3選

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ここでは請求書を発行するにあたって、無料で使えるツールを3つご紹介します。請求書作成以外にも豊富な機能が利用できるため、請求業務の効率化につながる点がメリットです。無料プランもありますが、より充実した機能を求める方は有料プランを選ぶのも良いですね。

①freee請求書｜スマートフォンでも操作OK！請求書作成アプリも登場

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引用：freee請求書

• 料金プラン：無料プラン、1,980円/月、10,000円/月

• 会員登録：必要

freee請求書はフォームに入力して請求書を作成する仕組みで、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットからも操作できるため、いつでも気軽に請求書の作成が可能。さらに2023年9月には、スマホアプリも登場しました。

40種類のテンプレートがあり、請求書のほか見積書や納品書の作成も可能です。freee会計と連携することもできるので、併せて使えばより請求業務を効率化できるでしょう。

②MISOCA｜見積書や請求書・納品書の作成に対応しているので便利

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引用：Misoca

• 料金プラン：無料プラン、8,800円/年＋税～

• 会員登録：必要

MISOCAはクラウド請求書作成ソフトの一つで、見積書や納品書の作成にも対応しています。請求書の作成枚数によってプランが異なり、無料プランでは毎月10通まで作成可能。簡単弥生の会計ソフトをはじめ、さまざまなツールと連携することもできます。

無料で使えるテンプレートが充実しているのも特徴で、こちらは会員登録しなくてもエクセル形式でのダウンロードが可能です。デザインもシンプルなものからカラフルなもの、イラスト付きのものまで幅広く、なかにはユニークなデザイナーズ請求書もありますよ。

③Square請求書｜全世界で広く利用されている請求書作成ツール

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引用：Square 請求書

• 料金プラン：無料プラン、その他業種による

• 会員登録：必要

Square請求書には2億件以上の送信実績があり、顧客数は7,000万人を超えています。日本だけでなく全世界で広く利用されているため、信頼性も高いツールの一つです。

請求書の作成だけでなく、支払い管理や電子レシートの発行ができるのも嬉しいところ。Squareではブラウザ決済、オンラインビジネス、顧客リストなどさまざまなサービスを提供しているため、組み合わせての利用もおすすめです。

請求書を送る際に気を付けたいマナー

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請求書が作成できたら、取引先に送付します。従来は郵送やFAXでの送付が一般的でしたが、近年はメールに請求書を添付するケースも増えてきました。ここでは請求書送付時のマナーについて、送付方法ごとに解説します。

郵送する場合は送付状も同封する

郵送する際は請求書のみを送るのではなく、送付状を同封します。送付状の内容に決まりはありませんが、以下の項目を含めると良いでしょう。

• 請求書の送付日（記入日）

• 取引先の名前や社名

• 送信者の名前や社名

• あいさつ文

• 請求書の種類と枚数

送付状・請求書共にA4サイズが基本で、封筒に入れる際は送付状を1番上に重ねて三つ折りにします。すぐに「請求書」という件名が見えるように、下から折るようにすると親切ですね。また封筒の表面には、「請求書在中」と記載してから郵送します。

FAXを使う場合は原本の扱いに注意する

請求書を急いで送る場合などは、FAXを使うこともあるかもしれません。FAXで送る際も1枚目に送付状を、2枚目以降に請求書を送信します。

ただしFAXはすぐに届く反面、紛失のリスクが高い手段でもあります。「請求書を送ったのに届いていない」などのトラブルを防ぐためにも、あらかじめ電話などで送るタイミングを伝えておくと安心です。

またFAXで請求書を送った場合は、原本をその場で破棄しないようにしてください。後日郵送で原本も送る、あるいは原本を保管しておくなど、取引先と対応を確認しておきましょう。

メールで送るのは取引先が了承した場合のみ

メールでの請求書送付は法律上問題なく、スムーズなやり取りができる方法です。とはいえ書類改ざんや情報漏洩などのリスクがゼロではないため、紙でのやり取りを希望する企業もあるでしょう。そのため相手の同意がないままに、一方的にメールで送付するのはマナー違反となります。

取引先がメールでの送付に了承した場合は、誤送信を防ぐためにもよく宛先を確認してください。保存形式が異なるとファイルが開けない場合もあるので、事前に相手とすり合わせておく必要があります。

請求書は無料で作成できる！ツールもさまざま！

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今回は、請求書を作成する方に向け、無料で使えるおすすめのテンプレート3つとツール3つの合計6つをご紹介しました。

請求書は、商品やサービスを提供した際に代金の支払いを求めるための書類で、書き方には特に決まったルールがなく、法律上定められた形式やフォーマットもありません。

他にも、請求書の必須項目、請求書作成時の注意点についても解説したので、これから請求書を発行する方はぜひ今回の記事を参考にしてください。

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