バーチャルチームとは？メリット・デメリットと成功のコツ３つを解説
昨今、働き方改革によってテレワークなど、柔軟な働き方が推進されるようになりました。
会社でバーチャルチームを編成するように指示を受けた担当者の中には、
「バーチャルチームってどういう意味？」
「バーチャルチームを上手く運用するにはどうすればいいの？」
とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、バーチャルチームの概要や注目されている理由、メリット・デメリットについて解説します。
バーチャルチームを運用する際のコツについても触れるので、記事を読み終わったときには、バーチャルチームの運用が上手くいくポイントについてイメージできるでしょう。
バーチャルチームとは？
バーチャルチームとは、仮想組織とも呼ばれ、物理的に離れた場所において、ITツールを活用してオンライン上でコミュニケーションを取りながら業務を推進するチームを指します。
ITツールを用いてコミュニケーションを取り、タスク管理ツールで状況を共有しながら業務を推進するチームのことです。
一方で、職場に出社して作業するチームを「リアル・チーム」や「オンサイト・チーム」と呼びます。
新型コロナウイルスや働き方改革の推進、ビジネスのグローバル化などの後押しもあり、バーチャルチームが増加傾向にあるようです。
バーチャルチームが注目されている理由５つ
ここでは、バーチャルチームが増加している背景についてご紹介いたします。
以下主な理由５つを挙げます。
1. 社会の変化に対して柔軟に対応できる（グローバル化など）
地理的な制限がないバーチャルチームでは、一つのチームとしてさまざまな場所にいるメンバーとITツールを活用して働くことができます。
グローバル化が進む今日、世界各地にオフィスがある企業などにとって非常に重要な役割を担っています。
2. 物理的な距離や時間に縛られずに柔軟にチームを編成できる
オンサイトチームは、近くに住む人しかメンバーになることができませんでしたが、仮想組織の場合優秀な人材が異なるタイムゾーンにいたとしても一緒に働くことができます。
そのため、人材不足の解消などにもつながります。
3. ワークライフバランスに合わせた勤務が可能
リモートワークのメリットの１つは、私生活の時間を持ちやすくなることです。
日本では、2019年から働き方改革が推進されているように、ワークライフバランスの見直しがされてきました。
特に通勤時間がなくなったり、仕事によっては私生活を軸に都合の良い時間で仕事を進めたりすることができるため、オンサイトチームに比べてワークライフバランスの確保がしやすくなっています。
4. 生産性の向上
バーチャルチームでは、ITツールを使って仕事をするため効率の悪い手作業がデジタル化されます。
さらに、リモートワークの場合は自由な働き方や仕事の進め方が可能であるため生産性の向上が期待できるのです。
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5. オフィスの賃料や交通費などコスト削減
オンサイトチームをバーチャルチームにすることでオフィスの賃料や経費、交通費などのコストを削減することができます。
web会議や業務管理、勤怠管理などのためのITツールを購入する必要はありますが、オフィスの賃料に比べるとコストが抑えられます。
バーチャルチームのメリット３つ
次にバーチャルチームのメリットを３つご紹介します。
具体的には、「地域や時間の制約を超えたチーム編成が可能」「多様な人材を集めることができる」「コスト削減の効果がある」について解説するのでチームを編成する際の参考にしてください。
1.地域や時間の制約を超えたチーム編成が可能
地理的な問題やそれに伴う時間の制約を超えて、バーチャルチームを編成することが可能です。
遠隔地にいる人でも、オンライン上で同じプロジェクトに参画できます。
チームを上手く編成すれば全世界の顧客に対して24時間体制のサポートが提供可能です。
タイムゾーンごとに海外の人材を採用することにより、どの国の顧客に対してもリアルタイムで対応することができるでしょう。
各チームメンバーは自分に合った場所やタイミングで勤務できるので、健康やモチベーション維持につながります。
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2.多様な人材を集めることができる
前述のとおり、海外の人材を採用できるため、多様な人材を集めたチームを編成することが可能です。
リアル・チームの場合、本社に通勤できる人を採用してチームを編成するため、バーチャルチームに比べると人材が偏ってしまいます。
バーチャルチームであれば、国内だけでなく海外も含めた多様な人材の獲得が可能になり、各スキルのプロフェッショナルを集めたチーム編成ができます。
地理的な制限を受けない点は、多様な人材を集めるメリットとなるでしょう。
3.コスト削減の効果がある
バーチャルチームは地理的な影響を受けないことから、オフィス賃料や交通費、電気代などのコストを削減できるメリットがあります。
一般的にオフィス賃料は売上総利益に対して10〜20％の範囲に収めるのが適正とされているため、オフィスを設けない場合は大幅なコスト削減の効果が期待できるでしょう。
削減して浮いたコストを事業発展に活用したり、スキルの高い人材を採用したりすることで、会社の売上に直接的に影響を与えられます。
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バーチャルチームのデメリット３つ
この章では、「コミュニケーションの課題」「チームビルディングの難しさ」「セキュリティ上のリスク」の３つのデメリットをご紹介します。
各デメリットに対する解決方法も解説するので参考にしてください。
1. コミュニケーションの課題
実際に顔を合わせることがなくなるため、気軽に雑談などのコミュニケーションが取りづらいデメリットがあります。
オンラインツールの特徴として、一方的なコミュニケーションになりがちな点があるでしょう。
同時に話してしまって譲り合ったり、通信のラグでスムーズに会話できなかったりします。
解決方法には、「意識的に雑談をする」「ミーティングのどこかで悩みを相談する時間を設ける」などがあり、いずれも意識的にコミュニケーションを取らなければなりません。
2. チームビルディングの難しさ
オンライン上でしか繋がりがないメンバーに対して、業務中の表情が汲み取れないデメリットがあります。普段のコミュニケーションが仕事のミーティングであるため、どうしてもメンバーの感情面に気づくことができず、コミュニケーションの質が落ちてしまうでしょう。
コミュニケーションの質の低下から、各メンバーのモチベーション低下、チームワークが悪化、そしてチームワークに欠かせない信頼関係を築きにくいといった恐れがあります。
信頼関係を構築するためには、まずは気軽に話せるような環境づくりを進めることがおすすめです。
最近流行りのメタバースを導入してみたり、雑談するためのミーティング時間を設けたり、雑談専用のチャットを立ち上げたりするのもよいでしょう。
3. セキュリティ上のリスク
バーチャルチームはネットワークを介して仕事を行うため、サイバー攻撃などのセキュリティリスクが高まります。
基本的には在宅勤務であるため、自宅の通信環境の脆弱性を狙ったサイバー攻撃に注意が必要です。通信環境の脆弱性からパソコンにウイルスを感染させ、社内システムに不正アクセスされるおそれがあるでしょう。
定期的にウイルススキャンしたり、ウイルス対策ソフトを導入したりとセキュリティ対策を講じることが重要です。
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バーチャルチームを運用する際のコツ3選
バーチャルチームを運用する際のコツ3選
ここからは、バーチャルチームを実際に運用する際のポイントを3つ解説します。
スムーズな運用をするために参考にしてください。
1. コミュニケーションの活性化
バーチャルチームにおいてチームの話すスキルや伝えるスキルが重要なポイントとなるでしょう。
チームメンバー同士が適切に意思疎通をし、情報共有がスムーズにできるような環境づくりが大切です。
テレワークの普及により発達したweb会議やチャットなどのITツールを活用することで、タイムゾーンや言語の違いによるコミュニケーションの課題を解決できます。
どのITツールを選べばよいか悩まれている方は、こちらの記事にて解説しているので参考にしてください。
2. チームビルディングの推進
バーチャルチームは、チームメンバーが離れた場所にいながらITツールなどを活用して１つのチームとして働くためオフィスで働くチームとは求められる能力も違います。
さらにオンライン上では顔と顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が限られているため、チームビルディングの推進が重要です。
オンラインでの定期的な交流や、雑談をするためのミーティングの設定など、できるだけ交流を深められるようなイベントを企画することでチームワークが向上するでしょう。
オンラインでできるチームビルディングなどを行うのも効果的です◎
3. 技術的なサポートの提供
バーチャルチームではネットワークを介して仕事をするため、仕事に慣れていない人への技術的なサポートが必要になることがあります。
リアル・チームの場合、OJTによって横の席からサポートできていましたが、オンラインではそうはいきません。
慣れていない人に対して、小まめに相談会を開いたり、業務に関するマニュアルを整備したりすることで、慣れていない人もチームメンバーもスムーズに仕事が行えるでしょう。
バーチャルチームを上手に活用しよう
本記事では、バーチャルチームの概要や注目されている理由、メリット・デメリットなどについて解説してきました。
バーチャルチームの編成に伴い、オフィスのレンタルをやめた方の課題の1つである郵便物処理について、MailMateなら解決可能です。
30日間の返金保証もありますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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