【2024年】クラウド郵便サービス4選!仕組みと導入メリットも紹介

【2024年】クラウド郵便サービス4選!仕組みと導入メリットも紹介

(※この記事は、2024年6月11日に更新されました。)

自宅やオフィスに届く郵便物をいつでもどこからでもPCやスマホ上で確認・管理できるクラウド郵便サービス。

「名前は聞いたことがあるけど詳しくは知らない」

「どんなサービスがあるの?」

という方のためにこの記事を書いております。

今回は、近年急速に普及しているクラウド郵便サービスについて、

  • サービス内容

  • 仕組み

  • 解決できる課題

  • 代表的なサービス

を紹介します。

ぜひ最後までご覧ください。

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クラウド郵便MailMateが、会社の郵便物の受け取り代行・スキャン・PDF化・管理画面へ配信いたします。利用開始から30日は全額返金保証付き 🎉

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クラウド郵便サービスとは?


クラウド郵便サービスとは?

クラウド郵便サービスとは、

「届いた郵便物をメールのようにPCやスマホから確認・管理することを可能にするサービス」

です。

クラウド郵便サービスは、2020年からのコロナウイルスの流行によって、企業がテレワークを推進する中で課題となった「テレワーク時の郵便物の受け取り問題」を解決するサービスとして注目を集めています。

オフィスや自宅宛の郵便物をいつでもどこからでも確認・管理できるという特徴から以下のような方々に利用されています:

  • テレワークをしている人

  • バーチャルオフィスの利用者

  • ノマドワーカー

  • 多拠点生活をしている人

  • 出張の多い人

  • オフィスの郵便物仕分け作業を効率化したい企業

など...

クラウド郵便サービスの仕組みとは?


クラウド郵便サービスの仕組みとは?

クラウド郵便サービスの細かい仕組みは事業者ごとに異なるため、今回は大まかな仕組みについて解説します。

  1. クラウド郵便サービスの運営事業者が郵便物を代わりに受け取る

  2. 郵便物をスキャンしアップロード

  3. ユーザーに郵便物到着の通知がくる

  4. ユーザーは郵便物を確認し、開封・指定住所へ転送・廃棄などを選択する

サービス運営事業者が郵便物を受け取る方法は主に3つあります。

1. 送付される郵便物の宛先を事業者が指定した住所に変更する

事業者が用意した住所へ最初から郵便物を送ることで郵便物を事業者へ郵送する手間が省けます。この方法のデメリットは、既存の取引先すべてに住所の変更を伝えなくてはいけない点です。

2. 郵便物をユーザー自身で事業者へ郵送または転送する

郵便物を自身で郵送する手間はかかりますが、宛先の変更を行う必要はありません。

3. 企業のポストまで事業者が定期的に回収する

事業者が定期的に企業まで来て郵便物を回収してくれるので、ユーザーの負担はありません。

しかし、この方法は一部の地域に限定して提供されることが多いので、利用を希望する場合は自分の地域が対象内かどうか事前に確認が必要です。

クラウド郵便サービスが解決する課題とは?


クラウド郵便サービスが解決する課題とは?

クラウド郵便サービスは、以下のような悩みを解決します:

  • テレワーク中に郵便物のためだけに出社しなければいけない

  • 会社の郵便受けまで毎回確認に行く時間が無駄

  • バーチャルオフィスや私書箱に届く郵便物の転送が遅い

  • 海外に滞在中でも日本の住所に届く郵便物を受け取りたい

  • 自宅の住所を公開せず郵便物を受け取りたい

  • 同居している人と分けて郵便物を受け取りたい

  • 多拠点生活をしているが郵便物が1つの住所にしか届かない

など...

柔軟な働き方が推進されるなか、特定の住所にしか届かない紙の郵便物の管理は、解決すべき課題になっているようです。

以下の統計をご覧ください。

1. バーチャルオフィスを利用すると郵便物を届くのが遅い


バーチャルオフィスのデメリット

株式会社ゼニスの行った「バーチャルオフィスの実態調査」によると、バーチャルオフィスを利用するデメリットとして最も多く挙げられたのは、「郵便物の受け取りが遅くなってしまう」(45.7%)ということでした。

2. リモートワーク中でも会社に届く郵便物を受け取る必要がある


リモートワーク期間に総務が出社した理由トップ5

月間総務の行った「総務のリモートワークの実態」に関する調査によると、総務がリモートワーク期間中に出社した理由の第一位は、「会社に届く郵便物の対応」(79.7%) ということでした。

クラウド郵便サービスを導入することで一つの住所に縛られることがなくなるため、これらの課題を解決することができます!

クラウド郵便サービスの紹介

ここからは代表的なクラウド郵便サービスを4つご紹介します。

1. MailMate


MailMate

MailMate」は、郵便物の管理からチームメイトへの共有、支払い代行まで任せられるクラウド郵便サービスです。

ワンクリックで、郵便物の保管や開封スキャン、仕分け、転送、破棄の依頼を行えます。

以下のプランでは、「ユーザーの追加」と「受信ボックス」の追加が無制限!郵便物の回収方法は、下記の4つがございます。

  1. メールメイトの発行する住所を書類の送付先として利用

  2. 転居届を利用

  3. 東京都港区での利用の場合弊社スタッフが直接回収

  4. 封筒や段ボールに入れてメールメイトへまとめて郵送

MailMateには全てのプランに30日間の全額返金保証がついているので、気軽に始めることができます。まずは、5秒で無料アカウントを作成して実際にダッシュボードを見てみましょう!

【代表的な機能・特徴】

  • 24時間以内に対応する郵便物のスキャン

  • 郵便物到着をメール又はSlackで通知

  • 依頼から2営業日に原本転送

  • 郵便物の検索とバックアップ機能

  • アクティビティ履歴

  • コメント機能

  • ユーザーの追加(無制限)

  • 受信ボックスの追加(無制限)

  • AIを活用したデータ抽出

  • AIを活用したファイル自動分類 など

【料金プラン】

初期費用:無料

月額料金

  • 小規模事業者向け:月額¥3,800

  • 中小企業向け:月額¥9,800

  • ファイルストレージのみ:要問い合わせ

「小規模事業者向け」と「中小企業向け」プランでは、郵便物の開封件数が異なります。

またすべてのプランに30日間の全額返金保証がつきます。

詳しくは公式HPをご覧ください。

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2. トドケール クラウドメール室


トドケール クラウドメール室

引用:トドケールクラウドメール室

トドケール クラウドメール室 」は、郵便物・配達物のミニBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)サービスです。

従業員10名以下のオフィスレス企業から、1,000名超のハイブリッドワークを実施している上場企業・外資系企業が利用しています。

届いた郵便物はメールやSlackで通知を受け取ることができ、1クリックでPDFスキャンを依頼できます。

PDFスキャンは基本的に無料で、最短10分で完了することが特徴です。

郵便物の回収は、「回収プラン」と「転送プラン」から選ぶことができます。

回収プランでは、トドケール クラウドメール室のスタッフが企業まで郵便物を回収します。

「出社している人の分は回収しない」という選択も可能なため、出社している人と在宅の人、それぞれが活用しやすい形になっています。

現在の回収エリアは都内9区(千代田区、中央区、港区、渋谷区、新宿区、文京区、中野区、品川区、豊島区)です。

転送プランは、ユーザー自身がトドケール クラウドメール室宛に郵便物を転送して利用するプランです。

【代表的な機能・特徴】

  • メールやSlackで配送を通知

  • 1クリック最短10分でPDFスキャンができる

  • PDFスキャンが基本無料

  • 「回収プラン」では出社している人の分を回収しないこともできる

  • 「転送プラン」があるので住所を変更しなくても利用可能

  • ISO2701(ISMS)、プライバシーマークの両方を取得している

【料金プラン】

初期費用:無料

月額利用料:

要問合わせ

詳しくは公式HP をご覧ください。

3. atena


atena

引用:atena

atena 」は、個人事業主から上場企業まで累計16万通をデジタル化しているクラウド郵便サービスです。

メールボックスのような管理画面で、未対応の郵便物やスキャンした郵便物を一覧で表示することができます。

郵便物の転送は定期で行っていますが、希望する場合は有料オプションで「お急ぎ便」を選択することも可能です。

郵便物の回収方法は2つあります。

  1. atenaの住所を郵便物の送付先として指定する方法

  2. 有料となりますがatenaのスタッフが企業のポストなどに直接回収しに行く方法

atenaは「バクラク」などの請求書処理を効率化するサービスとも連携できるため、経理業務の効率化にも活用できます。

【代表的な機能・特徴】

  • 未対応の郵便物の一覧

  • 最短当日で対応する郵便物のスキャン依頼

  • 郵便物を分類するためのラベル機能

  • ほかのユーザーへのメンション機能

  • 回収・配送状況の一覧

  • 他サービスとの連携ができる

【料金プラン】

初期費用:無料

月額利用料

  • 郵便物数100通以下:初月無料、10,000円/月

  • 郵便物数101通以上:10,000円〜/月

詳しくは公式HP をご覧ください。

4. PostCast


PostCast

引用:PostCast

PostCast 」は、累積ユーザー15,000人を超える私書箱サービスです。

ユーザーに代わって郵便物を受け取り、指定の場所へ転送またはPostCast自身で保管することができます。

郵便物の回収方法は、PostCastが用意した住所を郵便物の送付先に指定するというものです。

郵便物が到着するとユーザーにEメールでお知らせし、規定のサイズ内であれば定期転送日の前日までに届いた郵便物を無料で配送します。(サイズ規定有り)

定期転送日よりも早く転送してほしい場合は有料で対応してもらえます。

反対に転送が必要ない場合は、定期転送日より前にweb上から廃棄を選択することができます。

代引きや着払いにもオプションで対応できることが特徴です。

PostCastにはPDFスキャンなどの機能は無いのでご注意ください。

※現在は保管サービスの定員が満員のため募集を停止しています。

【代表的な機能・特徴】

  • 規定サイズ内なら無料配送

  • 代引きや着払いにも対応可能(有料オプション)

  • 配送先は世田谷と目黒が選択可能

  • ニックネームや本名以外で登録可能

【料金プラン】

入会費

法人:5,245円

個人:無料

月額利用料

法人:5,245円

個人:2,098円

詳しくは公式HP を御覧ください。

まとめ


まとめ

今回は、クラウド郵便サービスについて、サービス内容とその仕組み、代表的なサービスを紹介しました。

クラウド郵便サービスは、郵便物をメールのように確認・管理できるサービスです。

無駄な出社や煩雑な業務を減らし、業務の効率化やテレワークの推進につながります。

サービス事業者ごとで、基本プランに含まれるサービス内容や回収方法、オプションが異なります。

届く郵便物の数や立地、使用目的などから自社にあったサービスを選び、業務の効率化に役立てましょう。

関連記事:テレワーク中の郵便物どうする?出社せずに会社の郵便物を受け取る方法!

関連記事:レターパックの転送は法人も使える!会社の郵便物を転送する3つの方法

人手不足で郵便物管理に手が回らない...😓

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