おすすめの電話代行サービス5選!|サービスの特徴や選び方も解説

おすすめの電話代行サービス5選!|サービスの特徴や選び方も解説

(※この記事は、2023年12月11日に更新されました。)

「電話代行サービスとは?」

「電話代行サービスを使うメリットは?」

「おすすめの電話代行サービスは?」

この記事は、上のような疑問をお持ちの方に向けて書かれています。

本記事では、個人事業主から大企業まで、多くの人におすすめの電話代行サービスを紹介いたします。

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電話対応を代行してくれる「電話代行サービス」


電話対応を代行してくれる「電話代行サービス」

電話代行サービスとは、社員に代わって電話に対応するサービスです。重要な連絡は社員に伝え、営業電話はその場で断ってくれるほか、クレームに対応してくれるサービスもあります。

電話代行サービスは、たとえば以下の場面で利用されています。

  • 社員がテレワークをしていて、オフィスに人がいない時

  • 終業時刻以降あるいは休業日にも、顧客からの電話がくる時

  • 人手が不足しており、電話対応に人員が割けない時

特に近年ではテレワークや働き方改革が進んでいるため、電話代行サービスの需要は高くなってきています。

コールセンターや秘書代行サービスとの違い


電話代行サービスとコールセンターは混同しやすいですが、以下のような違いがあります。

  • 電話代行サービス:個人事業主でも利用可能、電話の一次対応を行って社員へ引き継ぐ

  • コールセンター:主に大手企業が利用する、マニュアルに沿って問い合わせ対応を行う

またコールセンターの場合は数十名規模で対応するため、電話代行サービスと比べて、オペレーターの質にバラつきが出やすいのも特徴です。

ほかにも混同しやすいものとして、秘書代行サービスや電話秘書サービスがあります。明確な違いはないものの、こちらは電話代行だけでなくメール対応やスケジュール調整、来客対応など、幅広い対応をしているケースが多いです。

電話代行サービスを使うメリット


電話代行サービスを使うメリット

電話代行サービスは基本的に有料なので、コストがかかります。けれどもそれ以上にメリットが大きいため、多くの企業で利用されているのです。電話代行サービスを使うメリットは、大きく3つあります。

社員の負担軽減につながる


会社には、日々多くの電話がかかってきます。取引先からの連絡や顧客からの問い合わせのほか、なかには営業電話や間違い電話など迷惑な電話もあるでしょう。通常業務の合間に対応していると、多くの電話対応に追われて本来の業務が滞ることもあるかもしれません。

電話代行サービスを使えば、社員に代わって電話対応をしてくれます。そのため社員の時間的負担、迷惑電話やクレーム対応による精神的負担を軽減することが可能です。通常業務に集中できるようになれば、仕事の効率も上がるでしょう。

ビジネスの機会損失を防ぐ


会社には終業時刻や休業日があるため、オフィスに誰もいない時間帯が発生します。そんな時に新規ビジネスに関する電話があっても、対応できず機会損失につながってしまいます。

一方で電話代行サービスの場合、オフィスに人がいるかどうかに関わらず、希望に合わせた時間の電話対応が可能です。オフィスの電話番として活用できるので、機会損失を防ぐことができます。

電話対応の品質が上がる


電話対応は会社の印象に関わる重要な業務であり、「会社の顔」と言われることもあります。ただ、電話対応にはさまざまなスキルが必要なので、社員向けに研修を行っている会社も多いです。それでも社内で電話対応の品質を均一化することは、なかなか難しいのではないでしょうか。

それに対して電話代行サービスには、研修を積んだプロの電話対応スタッフがいます。電話対応の品質向上が見込めるため、取引先や顧客の信頼感も高まるでしょう。

電話代行サービスの比較ポイント


電話代行サービスの比較ポイント

電話代行サービスには多くの種類があります。より大きなメリットを得るためにも、会社に合ったサービスを選びましょう。以下に比較ポイントを5つ挙げますので、サービスを選ぶ際の参考にしてください。

業界・業種とサービス内容の相性


電話代行サービスの得意分野はそれぞれ違います。なかには「士業専門」のように業界・業種を絞ったサービスもあるので、導入実績や口コミを参考にして、近い業界・業種があるものを選ぶとよいでしょう。

また「クレーム対応に特化している」「スケジュール調整も可能」など、サービス内容にもそれぞれ特徴があります。あらかじめ求めるサービス内容をはっきりさせておくと選びやすいですね。カスタマイズ性が高いものを選べば、より会社に合った形で導入できます。

利用できる期間や時間帯


電話代行サービスが必要となるシーンは、会社によってさまざまです。

  • 夜間や休日

  • 忙しい時間帯

  • 繁忙期のみ、あるいは1日のみ

サービスによって対応している時間が違うので、希望の期間・時間帯で利用できることを確認してください。なかには、24時間365日の対応ができるものもありますが、その分費用は高い傾向にあるので注意しましょう。

電話対応スタッフの質


上述のとおり、電話対応は「会社の顔」です。電話代行サービスによってスタッフの育成方法や教育システムは異なるので、安心して任せられるところを選んでください。

スタッフの質を知るには、口コミや実績が参考になります。また多くのサービスで無料トライアル期間が設けられているので、それを活用するのもよいでしょう。

電話内容の共有方法


電話内容の共有方法として最も多いのは、メールの利用です。それに加えて、近年ではチャットツールを使った共有が可能なサービスも増えています。すでに社内で利用しているチャットツールに合わせて導入できれば、より手軽に情報共有ができますね。

サービスによっては電話の内容を録音し、企業に公開してくれるものもあります。録音が聞ければスタッフの対応や顧客の様子を確認し、その後の対応に活かすことができるでしょう。必要に応じて録音の有無も確認しておくと安心です。

受けられるコール数と料金のバランス


電話代行サービスの相場には開きがあり、基本料金は5,000円~30,000円ほどです。また、従量課金制で一定のコール数を超えると加算されるサービスが多いため、基本料金が安くてもコール数によっては高額になるかもしれません。

そのほか、サービス内容や利用する時間帯によって料金プランが変わることもあります。試算する際は、実際の利用シーンを想定してください。

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おすすめの電話代行サービス5選


ここではおすすめの電話代行サービスを5つご紹介します。気になるものがあれば、まずは無料トライアルを試してみるのもよいでしょう。

①fondesk|シンプルゆえに使いやすさ抜群の電話代行サービス


①fondesk|シンプルゆえに使いやすさ抜群の電話代行サービス

引用:fondesk シンプルで使いやすい電話代行サービス

  • 料金:10,000円/月+従量課金制(51件目以降は+200円/件)

  • 契約単位:1カ月

  • 応対時間:平日9:00~19:00

  • 通知方法:Chatwork、Teams、LINE、メールなど

fondeskは企業ごとに特化したサービスではないため、応答内容や報告内容を個別にカスタマイズすることはできません。その分どんな業種にも向いており、機能がシンプルで使いやすいサービスです。

オンライン上の手続きのみですぐに開通できるほか、その他の設定も全てオンラインで完結します。利用者からは「全ての電話を受けられるようになった」「問い合わせに対応するまでの時間を短縮できた」という声が出ています。

参考:導入事例: 旭化成ワッカーシリコーン株式会社

②CUBE電話代行サービス|サービス内容が充実しており多くの業種に対応している


②CUBE電話代行サービス|サービス内容が充実しており多くの業種に対応している

引用:電話代行・秘書代行サービスのCUBE

  • 料金:10,000円/月~+従量課金制(51件目以降は+200円/件)

  • 初期登録料:5,000円

  • 応対時間:平日9:00~18:00

  • 通知方法:電話転送、メールなど ※オプションにチャットツールあり

CUBEには「スタンダードプラン」「シンプルプラン」「英語対応プラン」があり、大手企業だけでなく、個人事業主やグローバル企業にも対応しています。ネットショップや通販の注文の電話受付を行うこともできるほか、オプションサービスが充実しているのも特徴です。

効果を感じられなければ返金が受けられる「サービス保証制度」がある一方で、継続率は99.2%にも上ります。初めての方も安心して利用できるでしょう。

③BusinessCall|低価格で使いやすさ◎小規模事業の経営者にもおすすめ


③BusinessCall|低価格で使いやすさ◎小規模事業の経営者にもおすすめ

引用:電話代行のBusinessCall(ビジネスコール)

  • 料金:5,500円/月+従量課金制(41件目以降は+176円/件)

  • 初回設定費用:15,000円

  • 契約単位:3カ月~

  • 応対時間:全日9:00~21:00(最大7時間)

  • 通知方法:Chatwork、LINE、Slack、メール

BusinessCallは基本料金が安く、個人事業主やスタートアップ企業にも使いやすいサービスです。土日や長期休みの利用、30分単位で忙しい時間帯だけの利用など、状況に合わせて柔軟に対応できます。

社内のチャットツールと連携もしやすいので、ストレスなく導入できるでしょう。利用者からは「外出中でも電話内容が確認でき、電話対応のために出社することがなくなった」などの声が上がっています。

参考:山下綜合法務事務所-導入事例

④e-秘書|豊富な実績と対応品質の高さが魅力!24時間365日の対応もOK


④e-秘書|豊富な実績と対応品質の高さが魅力!24時間365日の対応もOK

引用:電話代行・秘書代行サービスのベルシステム24|e秘書®

  • 料金:10,000円/月~+従量課金制(81件目以降は+150円/件)

  • 契約単位:1日~

  • 応対時間:24時間365日

  • 通知方法:メール

e秘書には、コールセンター代行・電話代行事業を35年以上続けているという大きな実績があります。24,000社以上との契約実績があり、2017年に楽天リサーチが行ったインターネット調査によると、調査対象800名中51%が「利用したことのある電話代行サービス」としてe秘書を挙げていました。

夜間・休日電話代行が可能なうえ、オペレーターの質が高い点もポイント。利用者からも「専門用語も正確に伝えてくれる」「とても丁寧に対応してくれる」など、品質を評価する声が多いです。

参考:事例紹介・お客様の声(評判・口コミ)

⑤電話代行サービス株式会社|カスタマイズ性が高く柔軟な対応が可能


⑤電話代行サービス株式会社|カスタマイズ性が高く柔軟な対応が可能

引用:電話代行・秘書代行なら満足度NO.1|電話代行サービス株式会社

  • 料金:7,000円/月~+従量課金制(規定数を超えると+280円/件)※税別

  • 契約単位:初めは3カ月、それ以降は1カ月

  • 応対時間:24時間365日

  • 通知方法:Chatwork、Teams、LINE、Slack、メールなど

電話代行サービス株式会社は、相手によって報告有無や対応方法を変えるなど、カスタマイズ性の高さが特徴です。時間帯や曜日によって細かく対応できるのも、オーダーメイド型サービスの魅力です。

通常の電話代行や夜間休日電話代行に加え、コールセンター代行や業種別の電話代行も可能。2022年にゼネラルリサーチが行ったインターネット調査では、電話代行サービス内容の満足度No.1に輝いています。

電話代行サービスを活用して電話対応の品質と仕事の効率をUP!


今回は、電話代行サービスがどのようなサービスなのか、コールセンターや秘書代行サービスとの違いについて、使うメリットやおすすめの電話代行サービスをご紹介しました。

電話代行サービスは、個人事業主から大企業まで様々な場面で活用することができ、特に近年ではテレワークや働き方改革が進んでいることもあり、電話代行サービスの需要はますます高まっています。

サービスの利用にはコストがかかりますが、それ以上に利用することで得られるメリットも大きいです。

【主なメリット】

  • 社員の負担軽減

  • ビジネスの機会損失を防止

  • 電話対応の品質向上

電話代行サービスには多くの種類がありますが、今回紹介した比較のポイントやおすすめの電話代行サービスを参考にしながら、ぜひ要件に合った電話代行サービスを見つけて、電話対応の品質と仕事の効率を向上させましょう!

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