【保存版】大事な書類の郵送方法は？簡易書留とレターパックの使い分けやマナーを解説

大事な契約書や履歴書、証明書など、失敗が許されない「大事な書類」を郵送する際、どの方法が最も確実なのか迷うことはありませんか。普通郵便では紛失や誤配送のリスクが拭えず、万が一の際の補償もありません。

本記事では、重要書類の郵送に最適な方法を徹底解説します。信書の扱いから、相手に失礼のないマナー、さらには届いた書類の効率的な管理方法まで、ビジネスとプライベートの両面で役立つ情報をまとめました。

大事な書類を郵送する際、結局どの方法がよいのか

大事な書類を郵送する際は、普通郵便ではなく、送達過程が記録され補償もつく「書留（かきとめ）」を利用するのが最も確実です。

普通郵便はコスト面で優れていますが、追跡機能がなく、万が一配送事故が起きても郵便局側での調査や賠償が受けられません。ビジネスシーンや公的な手続きにおいて、書類が届かないという事態は信頼に関わる重大なリスクとなります。

そのため、重要書類を送る際は必ず郵便局の窓口へ足を運び、受領証を受け取れる方法を選びましょう。窓口で差し出すことで、発送した日時が公的に証明されるため、期限のある書類の提出時にも安心です。

重要書類を送付する際に理解しておきたい各郵送方法の特徴

こちらの項目では、郵便局で重要書類を送る際に利用できる主要な配送サービスの特徴と、それぞれの「確実性」や「コスト」について解説します。

送る書類の重要度や、相手が対面での受け取りを求めているかどうかに応じて最適な手段を選びましょう。

サービス名	料金	追跡	補償	受取方法	特徴
一般書留	郵便物（手紙・はがき）：基本料金＋480円 ゆうメール：基本運賃＋420円	〇	〇	対面	配送過程を詳細に記録。高額な損害賠償が可能。（上限500万円）
簡易書留	郵便物（手紙・はがき）：基本料金＋350円 ゆうメール：基本運賃＋350円	〇	〇	対面	引き受けと配達のみ記録。5万円までの実損補償。
レターパックプラス	日本全国一律600円	〇	×	対面	A4サイズ・4kgまで一律料金。速達に近いスピード。
レターパックライト	日本全国一律430円	〇	×	ポスト	厚さ3cm、4kgまで。受取人の受領印が不要。
特定記録郵便	郵便物（手紙・はがき）：基本料金＋210円 ゆうメール：基本運賃＋160円	〇	×	ポスト	差し出しの記録のみ。普通郵便より安心。

参考： 書留 | 日本郵便株式会社 レターパック | 日本郵便株式会社 特定記録 | 日本郵便株式会社

一般書留と簡易書留の違い

一般書留と簡易書留の最大の違いは、賠償の対象となる損害要償額と、送達過程の記録範囲にあります。

一般書留は損害要償額を任意で増額できるため、重要な有価証券の送付などに適しています。一方で簡易書留は、原則5万円までの賠償となりますが、一般書留よりも基本料金に加算される料金が安いのが特徴です。

日常的なビジネス書類や契約書の送付であれば、確実性とコストのバランスがよい簡易書留で十分対応できるケースがほとんどでしょう。

書類の資産価値に応じて、どちらの郵送方法が適切か判断するのがおすすめです。

レターパック（プラス・ライト）

レターパックは、専用封筒を購入するだけで追跡サービスが利用でき、コンビニなどからも投函できる利便性の高いサービスです。

「レターパックプラス」は対面受取で受領印が必要なため、重要書類の送付において高い安心感を得られます。「レターパックライト」は郵便受けへの投函となりますが、厚さ3cmまでなら一律料金で送れるため、カタログや厚みのある書類を安価に追跡付きで送りたい場合に最適です。

どちらも土日祝日の配達が行われるため、急ぎの際にも重宝します。

ゆうパックや宅配便

ゆうパックや民間の宅配便は、原則として「信書」に該当する書類を送ることができないため注意が必要です。

契約書や免許証、履歴書などの信書を定められた方法以外（宅配便の荷物など）で送ることは、郵便法違反に問われるリスクがあります。

荷物の添え物として無封の添え状を同封することは認められていますが、書類そのものをメインに送る場合は、必ず日本郵便の書留やレターパックなどの適切なサービスを選択してください。

【シーン別】契約書や確定申告など重要書類の送付におすすめの方法

送る書類の種類によって、マナーや送付の際に求められる確実性は異なります。

ここでは、ビジネスや公的手続きでよくある3つのシーン別に、推奨される郵送方法を具体的に紹介します。

契約書を郵送する場合

ビジネス上の「契約書」は信書にあたるため、確実性を重視して「簡易書留」または「レターパックプラス」で送るのが一般的です。

契約書は紛失した際の再発行に手間がかかるだけでなく、企業の機密情報も含まれるため、対面で確実に手渡される方法を選ぶべきでしょう。

また、返送が必要な場合は、あらかじめ宛名を書き切手を貼った返信用封筒を同封するのがビジネスマナーです。発送後は、相手方に追跡番号をメール等で伝えておくと、より丁寧で安心感のある対応となります。

履歴書（就活・転職）を郵送する場合

履歴書を郵送する際は、期限厳守を証明できる「簡易書留」か、相手側の手間を考慮した「特定記録郵便」を選ぶのが無難です。

書留は確実ですが、相手企業の担当者が不在の場合、再配達の手間をかけさせてしまう懸念もあります。そのため、最近では追跡記録は残しつつポスト投函される「レターパックライト」や「特定記録郵便」を利用する求職者も増えています。

どちらを選ぶにせよ、募集要項に指定がない限り、普通郵便で送るのは「届かないリスク」があるため避けるべきです。

確定申告書を税務署へ郵送する場合

確定申告書などの公的書類は、発送日を証明できる「特定記録郵便」や「簡易書留」を利用して税務署へ送付します。

税務署では、郵便物の消印日付を提出日とみなす「発信主義」が適用されるため、窓口から差し出して記録を残すことが非常に重要です。

また、申告書の控えに受領印をもらいたい場合は、控えのコピーと切手を貼った返信用封筒を必ず同封してください。レターパックも利用可能ですが、サイズや厚みに合わせて最も経済的な方法を選ぶとよいでしょう。

重要書類の送付における法的なルール！「信書」とは？

重要書類を郵送する際、必ず知っておかなければならないのが「信書」に関する規制です。

総務省の定義によれば、信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」を指します。契約書や請求書はこれに該当し、日本郵便の郵便物やレターパックなど、法律で定められた方法で送る必要があります。

近年は電子契約の普及も進んでいますが、紙の書類（信書）を郵送する際は、ゆうパック等の宅配便サービスでは送れないという注意点を再確認しておきましょう。

参考：総務省｜信書便事業｜信書のガイドライン

大事な書類を郵送する際のマナーと封筒の書き方

発送方法を決めた後は、中身の保護や宛名書きといった細かな配慮が、送り主の信頼性を左右します。

相手が封筒を手にした際、一目で「重要書類である」と認識できるような、丁寧な梱包と記載を心がけましょう。

書類を送付する際の基本的なマナー・注意点

重要書類を郵送する際は、必ず透明なクリアファイルに入れてから封筒に入れることで、水濡れや折れ曲がりを防ぎます。

万が一、配達中に雨が降ったり封筒が破損したりしても、クリアファイルが一枚あるだけで中の書類を守ることができるということですね。

また、封筒のサイズは書類を折らずに入れられる「角形2号（A4サイズ対応）」を使用するのが一般的です。こうした細かな配慮を忘れないことで、「書類を大切に扱っている」と相手に好印象を与えられるでしょう。

送付状（添え状）の役割

送付状は、「誰が・何を・何のために送ったか」を明確にし、内容物の過不足を防ぐための重要な書類です。

ビジネスマナーとして同封するのはもちろん、受取人が内容を素早く確認できるメリットもあります。送付状には、以下の内容を簡潔に記載するとよいでしょう。

• 宛先：「株式会社○○御中」または「株式会社○○　○○部○○様」　など

• 日付：書類の送付日

• 差出人の連絡先：企業名・住所・氏名・電話番号　など

• 簡単な挨拶

• 同封書類：送付した書類

• 書類の部数：請求書　1部　などと記載する

関連記事：領収書に送付状はいらない？テンプレートや送り方、マナーも紹介！ | MailMate

例文

なお、「書類送付のご案内」部分や本文部分については、送付する書類にあわせて変えるとよいです。たとえば、応募書類の場合は、タイトルを「応募書類の送付につきまして」などとし、挨拶文の下に簡単な自己PRを記載するなどがよいでしょう。

封筒の記載マナー

封筒の表面には、縦の場合は左下、横の場合は右下に赤字で「重要」や「契約書在中」と記載して四角で囲い、中身が重要であることを注意喚起します。囲みの線は歪まないよう、定規を使って真っすぐ引くのが丁寧な印象です。

封筒に記載される赤字の例としては、以下のようなものが挙げられます。中身の書類に合わせて記載するとよいです。専用のスタンプなども販売されています。

• 重要

• 親展

• 契約書在中

• 請求書在中

• 履歴書在中

• 見積書在中

• 納品書在中

• 応募書類在中

• エントリーシート在中

また、宛名は略さず、会社名や部署名、役職名まで正確に記入してください。裏面には自分の氏名と住所、発送日を忘れずに書きましょう。

封をした箇所には「〆」や「封」などの封印をすることで、途中で誰かに開けられていないことを証明する役割を果たします。

追跡サービスとは？メリットとトラブル時の対策

大事な書類は「送って終わり」ではなく、相手の手元に確実に届いたことを確認して初めて、その業務が完了したと言えます。

どれほど丁寧に梱包し、適切な郵送方法を選んだとしても、交通状況や予期せぬ事故による遅延・紛失のリスクをゼロにすることはできません。

ここでは、発送後の不安を解消し、万が一の事態に迅速に対応するための「追跡サービスの活用法」と「トラブル対策」を解説します。

「お問い合わせ番号」で配送状況がわかる

書留やレターパックを利用すると発行される「お問い合わせ番号」は、配送状況をリアルタイムで把握するための鍵となります。

書留や特定記録郵便物を窓口で差し出すと、郵便物等差出票の控えを受け取ることが可能です。

この控えに記載された番号を日本郵便の郵便追跡サービスに入力することで、郵便物等の送達過程を詳しく確認できます。

届かない・遅れている場合の「調査制度」と受領証

予定日を過ぎても書類が届かない、あるいは追跡ステータスが更新されない場合は、速やかに郵便局へ「調査依頼」を出しましょう。調査依頼は、窓口のほかにインターネットから出すことも可能です。

なお、この調査を依頼する際は、「お問い合わせ番号」や「発送日時・場所」の正確な情報が必要になる場合があります。発送時に窓口で受け取った「受領証（お客様控え）」には、これらの情報が記載されています。

手元に受領証がないと、正確な情報がわからず調査が難航したり、万が一の紛失時にスムーズな賠償手続きが受けられなかったりすることもあるため、注意が必要です。相手の受領が確認できるまで、控えは大切に保管しておくとよいでしょう。

参考：郵便物等事故調査依頼処理システム-  INAA00G00:インターネット申告受付トップページ

届く重要書類の管理は「MailMate」におまかせ

ここまで重要書類の「送り方」を解説しましたが、逆にあなたが「受け取る側」になった時、その管理に困っていませんか？

せっかく確実に届いた書類も、オフィスに山積みになっていたり、テレワーク中に確認できなかったりしては意味がありません。紙の契約書や請求書が増えるほど、紛失リスクや検索の手間は増大していきます。

そんな課題を解決するのが、デジタル時代のクラウド私書箱サービス「MailMate（メールメイト）」です。

MailMateで解決できること

MailMateは、会社に届く物理的な郵便物をクラウド上で受け取り・管理できる画期的なサービスです。MailMateでは、以下のサービスを利用できます。

• クラウド私書箱：郵便物をMailMateのセンターで一括受取。どこにいてもスマホやPCから内容を確認できます。

• PDF化・データ保存：届いた書類をスキャンして自動でデータ化。紛失リスクをゼロにし、キーワード検索で過去の書類も即座に見つかります。

• チーム共有：管理画面から担当者へ簡単に回覧・共有が可能。テレワーク下でも業務を止めることがありません。

大事な書類を「送る」確実性だけでなく、届いた後の「管理」の確実性も高めたいなら、MailMateの導入が非常に有効な解決策といえるでしょう。

大事な書類の郵送方法に関するよくある質問

こちらの項目では、大事な書類の郵送に関するよくある質問に回答しています。

Q.大事な書類はコンビニから送れますか？

A.レターパックであれば、ローソンなどの一部コンビニで購入・投函が可能です。ただし、書留（一般・簡易）は郵便局の窓口でのみ受け付けています。確実な引受記録を残したい場合は、郵便局へ行くことをおすすめします。

Q.一般書留と簡易書留、どちらを選ぶべきですか？

A.送る書類に10万円を超える金銭的価値（商品券など）がある場合は、損害要償額を増額できる一般書留が適しています。一方、一般的な契約書や履歴書なら、5万円までの補償がある簡易書留が最も一般的です。

なお、現金を送る場合は専用の封筒を用いる「現金書留」で発送するのが定められたルールですので、郵送する際には十分注意してください。

Q.ゆうパックで信書を送ってもいいですか？

A.荷物と一緒に送る添え状以外、原則として信書をゆうパックで送ることはできません。重要書類は、郵便物としての「書留」や「レターパック」を利用するのがルールの観点からも正解です。

参考：日本郵便「ゆうパックで信書は送れますか？」

Q:レターパックライトで重要書類は送れますか？

A.レターパックライトの場合、送付した書類の追跡は可能ですが、配達方法は「ポスト投函」となります。紛失や盗難のリスクを最小限にしたい、あるいは確実に本人が受け取った証拠が欲しい場合は、対面受渡しの「レターパックプラス」か「簡易書留」がおすすめです。

大事な書類郵送まとめ

大事な書類を郵送する際は、中身が「信書」であることを意識し、確実性を担保するために「簡易書留」や「レターパック」を適切に使い分けることが大切です。

正しい発送方法を選び、送付状の同封や封筒の書き方などのマナーを守ることは、相手への誠実さを示すことにもつながります。確実な郵送は、ビジネスの信頼関係を築く第一歩といえるでしょう。

また、送る側としての配慮だけでなく、届いた後の書類管理を効率化することも忘れてはいけません。紙の書類に縛られない自由な働き方を実現するために、クラウド私書箱「MailMate」の活用もぜひ検討してみてください。