領収書に送付状はいらない？テンプレートや送り方、マナーも紹介！

• 領収書を送ることになったけれど、送付状は必要なのか

• 送り方やマナーを知って、失敗を防ぎたい！

• 簡単に使えるテンプレートがほしい

本記事では、上記のような方に向けた領収書の送付にまつわる内容をまとめています。

大切な取引先に送付する領収書を送る際には、失礼のないようにしたいところ。ぜひこちらの記事を参考にしてくださいね。

領収書を送るときは送付状をつけた方がいいの？

取引をおこない領収書を作成したものの、これをそのまま送っていいの……？と悩んでしまう方もいるでしょう。

結論、領収書にも送付状をつけるのがマナーです。

しかし、送付状をどのように書いたらよいのかわからない！という場合もあるかもしれません。

送付状は、書類を送付する際の挨拶とともに、どのような書類を何部送っているか記載する物です。ですので、それらの項目をしっかりと記載することが必要になります。

送付状をきちんと記載することで、相手方にとっても同封書類に不備がないか確認しやすく、マナー面からも好印象を持ってもらうことができますよ。

具体的な書き方やすぐに使えるテンプレートは、「送付状の書き方・テンプレート」の項目にて紹介しています。

送付状が必要ないケースはある？

領収書を取引先に渡す際に、送付状が必要ないケースもあります。

それは、たとえば以下のような場合です。

• 領収書を直接渡す時

• 領収書をメールで送る時 など

領収書を直接渡す時

領収書を直接渡す場合は、送付状を同封する必要はありません。

送付状は、直接書類を渡せない場合に、自らの代わりとして挨拶や書類の説明をおこなうものです。

直接手渡しできる場合は、取引先の方と顔を合わせて挨拶できますし、必要があれば領収書等の内容について説明もできます。そのため、送付状を同封する必要はありません。

領収書をメールで送る時

領収書をメールで送る場合にも、送付状を作成する必要はありません。

そのため、メールに添付するPDFデータは領収書のもののみでOKです。

ただし、送付状を添付しない代わりに、メール本文で挨拶や添付書類について記載する必要があります。

どのような文章を作成するべきかについては、以降の項目で解説しています。

送付状の書き方・テンプレート

領収書や請求書に同封する送付状には、決まった形式というのはありません。

しかし、ある程度送付状に記載すべき内容や、わかりやすい構成というものがありますので、こちらの項目で紹介します。

本項目では、送付状の書き方として、以下のような内容を解説しています。

• 領収書の送付状に書くべき項目

• 領収書を郵送・FAX等で送る場合の例文・テンプレート

• 領収書をメール等、電子データで送付する場合の例文・テンプレート

領収書の送付状に書くべき項目

領収書の送付状として記載すべき内容には、以下のようなものがあります。

• 取引先名

• 日付

• タイトル

• 挨拶

• 本文（お礼）

• 締めの挨拶

• 送付物の内容

• 送付物の部数

• 備考

• 差出人名

細かく項目を分けていますが、順を追って作成すれば難しいことはありません。

また、場合によって記載しなくてよい項目もあります。参考の一つとしてお読みください。

取引先名

取引先名には、領収書を送付する先方の社名や担当者名を記載します。

書き方は、たとえば、以下のようなイメージです。

• 株式会社○○御中

• 株式会社○○ △△部 □□様

上記のように、社名のみを記載する場合は敬称として末尾に「御中」を担当者名まで記載する場合は末尾に「様」を記載します。

日付

領収書を送付した日付を記載します。

例としては、

• 「令和○年○月○日」

というイメージですね。

タイトル

送付状を見た先方が要件をすぐに理解できるように、タイトルを記載しておくのがおすすめです。

たとえば、

• 「領収書送付のご案内」

などと記載すると、簡素かつわかりやすいでしょう。

また、タイトルは、他の文字と比べて少し大きめに、さらに太字にするとよりわかりやすくなります。

挨拶

文章の最初に、簡単な時候の挨拶等を記載するとよいでしょう。

基本的には、以下のような挨拶を記載することが多いです。

• 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜」

「ご清栄」の他に、「ご清祥」「ご多幸」といった言葉が入ることもありますが、これらはどちらかというと個人向けの言葉となります。「ご清栄」であれば、企業などの組織宛でも問題なく使うことができますよ。

本文（お礼）

本文には、領収書を送るにあたって代金を支払ってもらったお礼を記載します。

日付と代金の内訳をあわせて記載しておくと、よりわかりやすい内容になるでしょう。

具体的には、

• 「さて、令和○年○月○日に請求させていただきました○○の代金をご入金いただき、ありがとうございました。つきましては、領収書を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」

締めの挨拶

本文の最後には、

• 「敬具」

のみでも問題ありませんが、以下のような挨拶を間に置いても丁寧な印象です。

• 「まずは、ご入金の御礼と領収書の送付のご案内まで申し上げます。」

送付物の内容

同封する書類の内容を記載しておくと、領収書を受け取った担当者の方が実際に届いた書類と送付状を照らし合わせて確認しやすいため、おすすめです。以下の部数とあわせて記載しておきましょう。

送付物の部数

送付物が何通同封されているか記載しておくと、自分も相手も確認しやすいでしょう。

記載方法としては、以下のようなイメージです。

• 「領収書 ○通」

備考

送付物の内容以外に、支払やその他伝達事項がある場合は、備考欄を作成して記載しておくとよいでしょう。

差出人名

送付状の下部に差出人も明記しておきます。

会社名だけではなく、住所や電話番号もあわせて記載しておくことで、何かあった際に連絡しやすくなるでしょう。

領収書を郵送・FAX等で送る場合の例文・テンプレート

領収書や請求書を郵送やFAXで送る場合は、紙で送付状を作成することになります。

先の項目でお伝えした必要な項目を入れて、例文を作成しました。

たとえば、領収書を郵送する際には、送付状は以下のようなイメージで作成します。

例文

上記は送付状の一例となりますので、取引内容や相手との関係に応じて、内容を変更して送るとよいでしょう。

領収書をメール等、電子データで送付する場合の例文・テンプレート

領収書をスキャンしてデータとして送付する場合は、メールなどで送ることになります。

この場合、正確にはメールで文章を送るため送付状ではありませんが、近年では領収書等の書類をメールで送ることが多いためこちらに記載しています。

メールで領収書を送る時、どのような文章で送付すればいいかわからないという方はぜひ参考にしてみてください。

例文

メールタイトル「○○○領収書のご送付について【株式会社○○】」

本文「株式会社○○ ○○部 ○○様

いつも大変お世話になっております。 株式会社○○の○○です。

令和○年○月○日にご注文いただきました○○の代金につきまして、○月○日にお振込みを確認いたしました。お忙しい中、迅速なご対応をいただきありがとうございます。

つきましては、領収書のPDFデータを送付させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

添付書類につきまして不備などございましたら、お手数ですがご一報いただけますと幸いです。

‐‐‐‐‐‐‐‐‐

【添付内容】

・○○領収書（PDF）○通

‐‐‐‐‐‐‐‐‐

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」

関連記事：請求書の送り方を詳しく解説！｜郵便やメール添付のメリットも紹介

領収書を取引先に送付するときの注意点

領収書や請求書の送付にあたって送付状を作成する場合は、以下のような点に注意しましょう。

• 送付状のサイズはA4で

• 送付状は書類の1枚目になるように入れる

• 送付状の内容と同封書類に間違いがないか確認する

これらの点に気をつけることで、領収書の送付における失敗を減らすことができます。

送付状のサイズはA4で

送付状は、書類のサイズに合わせて作成します。

大抵の場合、領収書や請求書といった書類はA4サイズで作成することが一般的です。そのため、送付状も同封する書類に合わせてA4サイズで作成するのがおすすめです。

送付状は書類の1枚目になるように入れる

送付状は、領収書よりも前に入れます。

表紙のように、「開けた方に対して、まずは挨拶と同封書類の内容が見えるように」と考えるとわかりやすいですね。

領収書の上に送付状を重ねて、封筒に同封しましょう。

送付状の内容と同封書類等に間違いがないか確認する

送付状を作成したら、あらためて同封書類と照らし合わせて内容に相違がないか確認することをおすすめします。

ミスしやすい部分としては、たとえば以下のようなものがあるため注意が必要です。

• 取引先名

• 書類名

• 書類の部数

前回作成したデータをコピーして使う場合や、入手したテンプレートを使用する場合、上記の項目がそのままになっていることがあります。

念のため、一度目を通しておくとよいでしょう。

【領収書】送付状を正しく書いて取引先に送ろう

今回の記事では、領収書につける送付状の書き方や送り方について解説しました。

送付状を作成する際は、書き方を理解し、わかりやすい内容で作成することで、取引先との関係をより良好に保つことができるのではないでしょうか。

こちらの記事で記載した送付状のテンプレートや例文を参考に、取引の内容や先方にあわせて適切に編集して領収書に同封してください。

一度送付状を作成すれば、その後もそのデータを利用することができます。ぜひ一度、項目を揃えた使いやすいテンプレートを作成しておくのがおすすめです。

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