請求書の書き方を解説！個人から会社へ発行する際のポイントは？
「個人事業主の請求書に記載すべき項目は何？」
「個人から会社へ出す請求書の作成方法を知りたい」
「請求書を発行する際の送付方法は？」
この記事では、こうした疑問を解決していきます。
請求書は、ビジネスにおける重要書類の一つです。企業間の取引で使われることもあれば、フリーランスや個人事業主が請求書を発行することも多いでしょう。
ただ、請求書には決まった形式がないため、書き方が分からずに悩む方も珍しくありません。
そこで本記事では、個人が会社に向けた請求書を作成する方法をご紹介します。請求書の記載項目や取引先との確認事項、注意点など幅広く解説するので、ぜひ参考にしてください。
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請求書は重要な証憑書類
請求書とは、提供した商品やサービスに対して代金を支払ってもらうための書類であり、取引があったことを証明する証憑（しょうひょう）書類の一つでもあります。
請求書の発行を義務付ける法律はありませんが、取引上のトラブルや経理の不正を防ぐためにも、支払いを受ける際には請求書を発行するのが一般的です。
また2023年10月よりインボイス制度がスタートし、買い手側が仕入税額控除を受けるためには適格請求書が必要となりました。適格請求書を発行できるのは適格請求書発行事業者だけなので、必要な方は事前に登録しておきましょう。
納品書とは役割が異なる
納品書も請求書と同様に、取引の証となる書類です。ただし納品書の役割は、提供した商品やサービスの内容を確認することであり、支払いが目的の請求書とは異なります。そのため取引が終わったら、納品書と請求書をそれぞれ作成する必要があります。
とはいえ納品書と請求書を送付するタイミングが重なる場合などは、「納品書兼請求書」として発行することが可能です。その際は請求書の必須項目をすべて記載したうえで、請求書として管理するようにしましょう。
一般的な請求書の記載項目
請求書に決まった形式はないものの、必ず記載すべき項目はいくつかあります。取引先とのトラブルを防止するため、ならびに取引内容を正確に証明するためにも、以下の項目は必ず記載してください。
①タイトル・請求書番号
まずは何に関する書類かが一目で分かるように、タイトルや件名を請求書に記載します。
書き方は「請求書」あるいは「御請求書」で構いません。同じ企業と継続的に取引があるなら、「〇月分請求書」のように記載すると分かりやすいですね。基本的には書類の上部中央に、大きめの文字で記します。
また必須ではありませんが、請求書には番号を記載しておくと便利です。見積書等と紐づけて管理できる、取引先からの問い合わせにスムーズに答えられるなど、さまざまなメリットが得られます。
請求書番号の付け方は自由ですが、企業内でルールを統一してください。顧客番号と取引日時等の組み合わせや、通し番号を使うのが一般的です。
②宛先（請求書の交付を受ける事業者名）
宛先を明確にするために、請求書の左上には請求書を受け取る側の情報を記載します。
企業名や担当者名の記載は必須であり、場合によっては住所や電話番号を記載することもあります。
企業名を書く際は（株）などの略称を使わず、正式名称で記載するようにしましょう。また敬称を付ける際は、以下のルールに則ってください。
企業名や部署名＋御中 （例：株式会社〇〇 御中）
個人名＋様 （例：株式会社〇〇 タナカ様）
担当者名が分からない場合は、「ご担当者様」と書くこともできます。ただ、なかには取引の担当者と請求書の宛先が異なるケースもあるので、あらかじめ取引先に確認しておくと安心です。
③差出人名（書類作成者の氏名）
誰が作成した請求書なのか分かるようにするため、差出人名を明記する必要があります。自分が取引に使っている個人名、または屋号を記載してください。
注意すべきは、差出人名と振込口座の名義人が異なる場合です。そのままだと混乱を招く可能性があるため、屋号と個人名を併記するなど、間違いのないことが分かるように工夫しましょう。
住所や電話番号の記載義務はありませんが、連絡先を記すことでスムーズにやり取りが進む場合もあります。必要に応じて住所や電話番号、メールアドレスも記載すると良いですね。
④発行日／請求日
これは請求書を発行した日、つまり取引先の債務が確定した日を表す項目です。
請求書を受け取った側は、発行日から支払期日までの間に金額の支払いを行います。
ただしこの発行日は、必ずしも請求書の作成日と一致するわけではありません。たとえばひと月に複数回の取引を行い、それをまとめて請求する「掛売方式」の場合、発行日は取引先の締め日に合わせるのが一般的です。もし25日締めであるなら、発行日は「20XX年〇月25日」となります。
一方で納品と同時に請求書を発行する「都度方式」の場合は、納品日に合わせて発行日を記載すると良いでしょう。
⑤支払期日
ここには、契約時に取引先と定めた期日を記載します。
「25日締め、翌月10日払い」という契約だとしたら、支払期日には「20XX年△月10日」と記載すれば問題ありません。支払期日を明記することで、支払い忘れなどのトラブル防止につながります。
また下請代金支払遅延等防止法では、取引終了からなるべく早く、基本的には60日以内に支払いを行うように定められています。支払期日を定める際の参考にしてください。
⑥取引内容
取引内容には、提供したサービスや商品について具体的に書くことが重要です。
NG例：デザイン料
OK例：〇〇サイト デザイン料
取引内容は表形式で、品名またはサービス名、単価、数量、金額を記載するのが一般的です。件数が多くなる場合は、別途「明細書」という形で取引内容だけを明記した書類を作る方法もありますよ。
取引日 |
商品名 |
単価 |
数量 |
金額 |
|---|---|---|---|---|
◯月×日 |
商品A |
2,500 |
10 |
25,000 |
掛売方式の場合は取引日も記しておけば、より分かりやすくなるでしょう。
⑦請求金額
取引内容に記載された金額と消費税を合算すると、請求金額が出ます。税込みの金額を記すのが一般的ですが、税率の異なる商品が混在している場合は、区分ごとに合計した金額を明記してください。
例：請求金額 50,000円（8%対象 32,400円、10%対象 17,600円）
また金額を記載する際は、「円」と「￥」のどちらを使っても問題ありません。ただし同じ請求書内では、表記を統一するようにしましょう。
⑧振込先の情報
スムーズに振込を受けるには、以下の情報が必要です。
銀行名（銀行コード）
支店名（支店コード）
預金種別
口座番号
口座名義
銀行コードや支店コードの記載は必須でないものの、取引先の負担を軽減するためにも記載したほうが良いでしょう。預金種別については記載漏れが多い項目なので、注意してください。
たとえ継続的に取引を行っている企業であっても、振込先の情報は請求書ごとに必ず記載します。また振込先の情報が変わった場合は、概要欄や備考欄で報告すると丁寧です。
適格請求書の記載項目
インボイス制度に対応した適格請求書を作成する際は、以下の項目も追記します。
適格請求書発行事業者の登録番号：Tから始まる13桁のもの
税率ごとに区分して合計した税込対価と適用税率
税率ごとに区分した消費税額
税率が10%のみ、あるいは8%のみの場合は、いずれかのみ記載すれば問題ありません。ただし「10%対象 〇〇円 消費税△△円」のように、必ず適用した税率を明記しましょう。
一方で税率が混在する場合は、書き方に注意してください。「10%対象 〇〇円 8%対象 □□円」のように、税率と金額を分かりやすく記載します。また軽減税率を適用する場合は、「軽減税率」あるいはそれに準ずる記号表記なども必要です。
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請求書作成前に取引先との確認が必要なポイント５つ
請求書には、取引先ごとに対応の異なる部分があります。その部分については事前に取引先と確認し、対応を統一しておきましょう。ここのすり合わせが不十分なままだと、後に請求書の不受理や支払額の相違などのトラブルを招きかねません。
主な確認ポイントは、以下の5点です。
ポイント１）押印の必要性
「請求書には押印が必要」と思っている方もいるかもしれませんが、実は押印がなくても法律的には問題ありません。近年では電子請求書の普及に伴い、電子印鑑を使用する企業や、押印なしの企業も増えてきました。
ただ、日本の企業には長年ハンコ文化が根付いていたこともあり、「押印がないと受理しない」という考え方の企業も多いです。押印があると、請求書の偽造が防げる、信頼性が高まるといったメリットもあります。ただ、電子請求書には対応できないというデメリットもありますね。
押印がなくても請求書の効力はある一方で、押印によるメリットもあります。取引先がどう考えているのか確認し、それに合った対応をしてください。
ポイント２）振込手数料をどちらが負担するか
記載した請求金額は、指定した銀行口座に振り込まれるのが一般的です。その際にどちらが振込手数料の負担をするのか決めておかないと、トラブルの要因となってしまいます。
原則的には、振込手数料の負担は発注側、つまり取引先です。とはいえ受注側が手数料を負担するケースもあるので、事前に確認しておくのが安心でしょう。
そのうえで気になる方は、備考欄に「振込手数料は御社ご負担にてお願いいたします」等の文言を入れると良いですね。
ポイント３）消費税の端数処理
最終的な税込金額を出すには、税抜金額に消費税を加算します。この時、金額によっては消費税に端数が生じるため、その端数を処理しなければなりません。
主な処理方法としては、以下の3つがあります。
端数を切り捨てる
端数を切り上げる
四捨五入する
一般的には端数を切り捨てることが多いものの、端数の処理方法については各企業に判断が委ねられています。そのため、事前にどの方法で処理するか確認しておく必要があるのです。
ポイント４）源泉徴収税を記載する必要があるか
源泉徴収税とは、あらかじめ企業が報酬額から天引き徴収する所得税のことです。源泉徴収税の対象として代表的なものは会社員の給与ですが、フリーランスや個人事業主のなかにも、源泉徴収税の対象となる業務があります。
ライターの原稿料
デザイナーのデザイン料
講演料 など
対象業務の請求書作成を行う場合は、請求書に「源泉徴収税」の項目を記載する必要があります。1度に受け取る金額が100万円以下の場合は、支払金額×10.21%で計算し、その金額を引いて請求してください。
ただし取引先によっては、源泉徴収義務者でない場合もあります。その場合は、対象業務を行っても源泉徴収は行われないため、事前の確認が必要です。
ポイント５）請求書を送付するタイミング
上述のとおり、請求書には掛売方式と都度方式があります。掛売方式の場合は、毎月決まったタイミングで請求書の送付が必要です。あらかじめ取引先と締め日や支払日を確認しておき、間に合うように送付しましょう。
一方で都度方式の場合は、納品時に請求書を送付します。継続依頼の場合は掛売方式が多いですが、単発の依頼の場合は都度方式をとることも多いです。どちらの方式をとるのか確認しておきましょう。
個人で請求書を作成する際の注意点
請求書を作成・発行する際には、いくつか注意点もあります。ビジネスマナーとしての注意点もあれば、法律上の注意点もあるので、きちんと知っておきましょう。
ここでは請求書の作成時、送付時、保管時の注意点をそれぞれご紹介します。
【請求書の作成時】内容にミスがないことを確認する
当然のことではありますが、請求書を作成する際は、必須項目の記載漏れや誤字、計算ミスなどに注意してください。請求書の記載内容にミスがあると、スムーズな支払作業に進むことができません。請求書の再発行となれば、その分手間もかかってしまいます。
請求書を作成した後は、必ず内容にミスがないことをチェックするようにしましょう。
【請求書の送付時】送付状を添える
請求書の送付方法は、主に4種類あります。
郵送する
FAXで送る
メールに添付する
電子請求書システムを使う
電子請求書システムを使う場合を除いて、請求書を送付する際は送付状を同封、あるいは添付します。送付状はビジネスマナーであると同時に、送付内容に差異がないことを確認する役割も持っていますよ。
また郵送の場合は封筒に「請求書在中」と書く、メールの場合は件名に「請求書」という文言を入れるなど、一目で何の書類か分かるようにする工夫も大切です。
請求書の送付方法によっては取引先の事前同意が必要
請求書の送付方法として、最も一般的なのは郵送です。封筒を準備し、切手を貼って投函するという手間はかかりますが、改ざんのリスクも少なく、多くの企業で使われている方法です。
とはいえ近年ではペーパーレス化も進んでおり、メールや電子請求書システム等を使った取引も増えています。ただ、取引先のなかには電子請求書に対応していない企業もあるため、メールや電子請求書システムを使う場合は、事前に承認を得ておく必要があります。
そしてFAXは緊急時のみに使われる方法であり、あまり一般的ではありません。やむを得ずFAXで送付した場合は、後日原本を郵送すると良いでしょう。
【請求書の保管時】保管期間と保管方法を遵守する
個人事業主の場合は、最低5年間の請求書保管が義務付けられています。ただし帳簿類の保管は7年間なので、どちらも7年間保管しておくと安心ですね。一方で適格請求書については、7年間の保管義務があります。
保管期間を超えて保管する分には問題ありませんが、それより早く破棄してしまうのは問題です。支払いが済んだからと破棄することはせず、ファイリングや電子保存を行ってください。
電子データは電子帳簿保存法に基づく形で保管する
電子帳簿保存法の改定によって、メールなどでやり取りした電子データは、電子データのまま保管することとなりました。また電子データには保存要件が定められているので、それを満たす形で保管する必要があります。
真実性の確保：データの改ざんを防ぐため、タイムスタンプの付与等を行う
可視性の確保：誰でもデータの検索や確認ができるように、環境を整える
紙の請求書をスキャンした電子データにも、同様に保存要件が定められています。電子データを効率よく管理したい方には、電子帳簿保存法対応のシステムもおすすめですよ。
請求書を個人から会社へ発行する際はテンプレートが便利
請求書は手書きで作成しても良いですし、ExcelやWordを使って自作しても構いません。とはいえ請求書には必須項目が多く、計算ミスなどの心配もあります。そんな時はテンプレートを利用すると便利です。
たとえばメールメイトのテンプレートは、Web上で必須項目を埋めていくだけで簡単に請求書を作成することが可能です。完成したデータはPDFデータとしてダウンロードできるため、そのまま取引先に送付することもできますよ。インボイス制度に対応しているので、適格請求書発行事業者にもおすすめです。
請求書テンプレートを利用するメリット
手書きの請求書や自作のデータを使うと、必須項目を記載し忘れる、見た目のバランスが悪くなるといった問題が起こる場合があります。特に適格請求書には記載項目が多く、バランスを整えるのも難しいですよね。
一方で請求書テンプレートを利用すれば、請求書に記載すべき項目を漏れなく入れることができます。短時間で見栄えの良い請求書を作成できるのも、大きなメリットです。
あらかじめ計算式が入ったテンプレートを使えば、計算ミスもなくすことができますね。
完成した請求書は印刷して郵送するか、PDF化してメール添付することができます。ただしExcelやWordデータのまま送付すると、改ざんリスクが高まるので注意しましょう。
おすすめの無料請求書テンプレート3選
請求書テンプレートのなかには、登録不要かつ無料で使える便利なものも多いです。
種類が多くて悩んでいる方には、以下のテンプレートがおすすめです。
メールメイト：Web上で入力できるので手軽、自分でPDF化する必要がない
freee請求書：繰越金や源泉徴収税など、用途に合ったものを選べる
みんなのExcelテンプレート：窓付き封筒に対応しているので郵送に便利
インボイス制度に対応したものや、源泉徴収税の計算もできるものなど、インターネット上には多くの無料テンプレートがあります。
私もテンプレートを使用して請求書を作ったことがありますが、簡単に作成できましたよ。ぜひ使いやすいテンプレートを探してみてください。
個人から法人への請求書の書き方をマスターしよう
本記事では、個人から会社へ発行する請求書の書き方や、取引先との確認事項、請求書に関する注意点などをご紹介しました。
インボイス制度や電子帳簿保存法についても触れているので、企業と取引することの多いフリーランスや個人事業主は、ぜひ参考にしてください。
また効率よく請求書を作成したい方には、テンプレートの利用もおすすめです。必要な項目を埋めていくだけで請求書が完成するので、請求書の書き方に悩む必要はありません。見た目のバランスが整うのも嬉しいですね。
フリーランスや個人事業主にとって、請求書の作成は避けて通れない業務の一つです。ぜひテンプレートをうまく活用し、業務効率化を図りましょう。
請求書作成・管理にはメールメイトが便利
メールメイトには請求書の無料テンプレートがあり、登録不要で誰でも請求書の作成が可能です。
フリーランスの請求書、インボイス対応の請求書などがあり、電子印鑑にも対応しています。ダウンロードしてから使うのではなく、Web上で直接入力できるので便利ですよ。
さらに、AIを活用した請求書管理システムとしても利用できます。電子請求書はもちろん、紙の請求書との一元管理にも対応。データの抽出やレポートの自動化を可能にするので、業務効率化も進みます。
請求書の作成や管理に悩んでいる方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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