【個人事業主・フリーランス】請求書の書き方と注意点を解説
本記事では、個人事業主が請求書を発行する場合の書き方について解説しています。
インボイス制度の導入により請求書に必要な項目が追加されたことで、どのような書き方をすればよいかわからないという個人事業主の方もいるでしょう。
今回は、請求書の必要項目だけではなく、請求書を発行する際の注意点についても記載していますので、よろしければ参考にしてみてください。
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個人事業主が請求書を書く際に必要な項目
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個人事業主の請求書を発行する際に記載すべき項目は、以下の通りです。従来の制度による記載項目のほか、課税事業者の場合は、インボイス制度により追加された項目についても記載が必要です。
追加された項目については、太字で表記しました。
請求書の送付先名
取引内容
請求書の発行日
支払期限
請求書の発行者名
振込先情報
特記事項
管理用の請求書番号等
税率ごとに区分した合計金額と適用税率
税率ごとに区分した消費税額等
登録番号
インボイス制度については後述の項目で触れていますので、そもそも制度のことやインボイス対応請求書の発行条件がわからないという場合はそちらもあわせてご覧ください。
1. 請求書の送付先名
請求書を送る取引先の名前や会社名を記載します。
個人名を記載する場合は「様」を、屋号や会社名を記載する場合は「御中」を末尾に記載します。
また、「株式会社」などの表記については、（株）といった略はせず、すべて記載するのが基本です。
念のため、漢字や綴りの間違いがないかチェックしましょう。
2. 取引内容
請求書の取引内容には、品名や数量、金額等を記載します。
取引内容が8％の軽減税率の対象である場合は、その旨もあわせて記載します。
記載方法としては、8%の場合、取引に内容の行には「※」などの記号を記載しておき、欄外下部などに「※は軽減税率対象」といった表記をしておくのが一般的です。
3. 請求書の発行日
請求書の発行日部分には、請求書を作成した日付ではなく、取引先と決めた請求日を記載することが多いです。
一方で、取引をおこなった日を記載する場合もありますので、取引先から指示があった場合はそれに従って記載しましょう。
4. 支払期限
支払期限は、請求書を受け取った会社が請求金額を支払う期日のことです。
大抵は請求書の送り先である企業から「月末締め翌15日支払い」のように指定されるケースが多いため、それに従って記載しましょう。
支払期限の指定がなくわからない場合であっても、自分で一方的に決めることはできないため、送り先の企業に確認してください。
5. 請求書の発行者名
請求書の発行者名には、請求書を作成した人間が他者であっても、取引をおこなった屋号や個人事業主名を記載します。
あわせてメールアドレスや電話番号などを記載しておくと、何かあった際の連絡先となりますので、必要に応じて記入しておきましょう。
また、押印については、法律において義務はありませんが、企業によっては押印がある請求書のみを受け付けるとしている場合もあります。取引先に確認するか、あらかじめ押印しておくのがよいかもしれません。
6. 振込先情報
振込先情報は、代金を振り込んでほしい口座等の情報です。
基本的に、以下の情報を記載します。
銀行名
支店名
口座種別
口座番号
口座名義
記載内容 |
例 |
|---|---|
銀行名 |
◯◯銀行 など |
支店名 |
◯◯支店 など |
口座種別 |
普通 普） など |
口座番号 |
1234567 など |
口座名義 |
ヤマダ タロウ など |
また、振込先情報は、最初の取引だけではなく、常に記載しておきましょう。
振込先情報は誤りがあると振込ができない重要な事項ですので、ミスのないようにしっかりとチェックしてください。
もし振込先に変更がある場合は、請求書に記載するだけではなく、取引相手に直接知らせることが重要です。
7. 特記事項
振込手数料の負担等、伝達したいことがある場合には、特記事項の欄に記入します。
ただし、振込手数料を負担してもらいたい旨を記載する場合には、勝手に記載するのではなく、事前に取引先と相談してから記入しましょう。
8. 管理用の請求書番号等
請求書の管理をしやすくするために、番号等を振っておくのもよいでしょう。
たとえば、「取引先番号＋日付＋数字（例：001-20240626-001）」などで管理しておくという方法があります。
請求書番号等を振り分けておくと、入金確認等の作業がおこないやすくなるほか、取引先に確認事項があった際も間違いが起こりにくくなります。
9. 税率ごとに区分した合計金額と適用税率
インボイス制度に対応した請求書の場合は、税率ごとに区分した合計金額と適用税率の記載が必要です。
現在、税率は8%と10％のものがあります。
そのため、取引内容に応じて、税率を明確に表記する必要があるということです。
取引内容の項目とは別に、8％の税が適用される報酬の合計金額と10％の税が適用される報酬の合計金額を記載しておく必要があります。
10. 税率ごとに区分した消費税額等
税率ごとに区分した消費税額等の部分には、それぞれの税率ごとに合計した消費税額を記載します。
具体的には、8%の税率の消費税の合計額、10％の税率の消費税の合計額といった形です。
端数が発生した時の処理は切り上げ、切り捨て、四捨五入など任意となっています。
11. 登録番号
適格請求書の発行の際には、インボイス発行事業者の登録番号もあわせて記載します。
登録番号は、発行事業者として登録していなければ記載することができません。
申請が済んでおり、登録番号を持っている場合は、Tから始まる13桁の番号を記載しておきましょう。
インボイス制度について
インボイス制度とは、2023年10月に導入された制度です。
税率の明確化やミスや不正の防止を目的とした制度となっており、今後課税事業者が消費税の仕入税額控除を受けるためには、インボイス対応の請求書（適格請求書）が必要になります。
そこで、個人事業主やフリーランスの方々は、企業からインボイス対応の請求書を依頼されることがあるかもしれません。
一方で、インボイス制度にはメリットだけではなく、デメリットもあります。
そのため、自身の取引先や状況に合わせ、対応するかどうか検討するとよいでしょう。
インボイス制度に対応するメリット
インボイス制度に対応するメリットは、取引中止のおそれが減ることです。
現在はインボイス制度の経過措置として、インボイス発行事業者として登録していない免税事業者であっても、取引先は一定の仕入税額控除を受けることができます。
しかし、経過措置が終了すると、免税事業者との取引では、課税事業者は仕入税額控除を受けることができなくなります。
そのため、インボイス制度に対応していない免税事業者は取引を中止されてしまう可能性も考えられるのです。
インボイス制度に対応することで、このような取引中止のおそれを減らすことができます。
インボイス制度に対応するデメリット
インボイス制度に対応するためには、後述するように登録事業者になる必要があります。
また、そもそも免税事業者はインボイスを発行することができません。
つまり、インボイス制度に対応するということは、課税事業者になるということなのです。
課税事業者になると、いままで免除されていた消費税を納税する必要が出てきます。消費税の納税にあたっては、消費税額の計算等も必要になるため、費用と作業の両面で負担となるでしょう。
取引先が課税事業者ではない場合にはインボイス制度に対応する必要はないので、自身の状況にあわせてどうすべきか検討してみるとよいですね。
インボイス制度に対応した請求書を発行するには？
個人事業主がインボイス制度に対応した請求書を発行するためには、請求書の書き方を変えればよいというだけではありません。
たとえば、以下のような対応をおこなったうえで、請求書の追加項目を記載する必要があります。
適格請求書発行事業者登録
請求書に登録番号を記載する
適格請求書発行事業者の登録が必要
インボイス対応の請求書を発行するためには、発行事業者として登録する必要があります。
登録するには、課税事業者になる必要があるほか、国税庁への申請が必要です。
申請方法については、以下の項目で記載しています。
インボイス発行事業者の申請方法
インボイス発行事業者の申請をするには、以下のような方法があります。
e-Tax
郵送等による提出
e-Taxではインターネットで申請書類を提出可能です。
郵送等で書面提出する場合は、納税地を管轄する「インボイス登録センター」に書類を送付する必要があります。
以下の国税庁のウェブサイトには、登録申請前のフローチャートのほか、申請手続きに関する提出方法や、申請書様式についても記載されています。
インボイス発行事業者として登録申請しようとお考えの方は、確認しておくとよいでしょう。
参考：D1-64 適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）
請求書に登録番号の記載が必要
インボイス発行事業者として登録したら、請求書に登録番号を記載します。
登録番号は、Tから始まる13桁の数字で、発行事業者として登録後に発行されます。
免税事業者が請求書を発行する場合
インボイス発行事業者として登録していない場合や、免税事業者が請求書を発行する場合は、従来の書き方（区分記載請求書）で請求書を発行することになります。
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個人事業主が請求書を発行する際の注意点
個人事業主が請求書を発行する際の注意点としては、以下のようなものが挙げられます。
消費税の表記方法は取引先と確認
源泉徴収が必要な業種も
Excel等で作成する場合、情報の更新漏れに注意
請求書を発行したら控えを保管しておく
請求書は支払いに関する重要な書類となりますので、注意点をチェックし、トラブルを未然に防ぐことが大切です。
消費税の表記方法は取引先と確認
消費税の表記方法には、税込・税抜などがありますが、どのように表記するかは取引先に確認しましょう。
税抜で記載するよう指示があった場合は、そのとおりに記載して問題ありません。
源泉徴収が必要な業種も
業種や取引の内容（提供する役務）によっては、所得税の源泉徴収が必要になる場合があります。
たとえば、以下のような業種・取引内容では、源泉徴収が必要です。
弁護士・司法書士
モデル等
原稿料
講演料
プロスポーツ選手 など
源泉徴収の対象となる請求内容の場合、税抜きの報酬金額に対して税率を掛けた金額が差し引かれて支払われます。
Excel等で作成する場合、情報の更新漏れに注意
請求書をExcel等で作成している方も多いと思いますが、その場合は記載ミスだけではなく情報の更新を忘れないように注意しましょう。
たとえば、前回使用した請求書をコピーして使うというケースでは、前月の支払い期限日等の日付に関する項目をそのまま使ってしまうというミスがありえます。
金額等だけではなく、日付の変え忘れには注意しましょう。
数式などを用いて自動で日付が変わるようにしておいてもよいかもしれません。
郵送等で送付する場合は送付状も作成する
郵送やFAXで請求書を送付するという場合には、送付状も添付します。
送付状には、取引の年月日や挨拶文のほか、送付する文書の内容や部数についても記載しておくとよいでしょう。
請求書を発行したら控えを保管しておく
請求書を発行したらそれで終わりではなく、控えを保管しておくことが重要です。
インボイスを発行した事業者には、発行した請求書の写しか電磁的記録を保存しておく義務があります。
保存期間は「請求書交付日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日より7年間」となりますので、誤ってデータや書類を破棄してしまわないよう管理しておきましょう。
請求書の送付方法
請求書の送付方法には、以下のようなものがあります。
郵送
FAX
メール（PDF） など
郵送
一般的な請求書の送付方法として、郵送での送付が挙げられます。
請求書は信書のため普通郵便で郵送するのが基本ですが、速達で送ることもできます。
FAX
請求書内容をすぐに送りたいという場合に、FAXが使われることもあります。
FAXを送付した場合は、相手先に到着しているかどうか確認の連絡を入れると安心です。
さらに、後日郵送などで正式に請求書を送ると丁寧な印象になります。
メール（PDF）など
請求書は、紙の書類として印刷し郵送する方法の他にも、PDF等のデータとしてメールで送付することもできます。
PDFで請求書を送付する場合には、送付先のメールアドレスや、その他CCなどに付ける必要があるアドレスがあるかどうかなどをあらかじめ確認しておきましょう。
電子データで請求書を送った場合、紙の書類を後日送る必要はありませんが、企業によっては郵送を希望するところもあるので、取引先の指示に従います。
関連記事：請求書はPDF形式で送っても良い？｜メリットや注意点を解説
請求書の封筒の書き方【個人事業主】
請求書を郵送する場合、封筒に記載する項目は以下の通りです。
あて先情報
送り主の情報
「請求書在中」の記載
あて先情報
請求書の封筒には当然ながら、請求書を送りたい相手のあて先情報を記載する必要があります。
たとえば、以下のような情報ですね。
送り先の住所
「〇〇会社御中」等
請求書を記載するときと同様に、漢字や綴りに誤りがないよう注意しましょう。
送り主の情報
封筒には、請求書を送る側の情報も記載しておきます。
送り主の住所
氏名や屋号など
これらの情報を記載しておかないと、相手側は送り主がわからないため、トラブルに繋がる可能性もあります。忘れずに記載しましょう。
「請求書在中」の記載
封筒に「請求書在中」の記載は必須ではありません。ただし、多くの郵便物が届く会社などでは、請求書であれば経理に振り分ける、などの作業をしている場合があります。
記載がないと担当者は封を開けるなどして内容を確認しなければならず、作業の負担になってしまうのです。
「請求書在中」の記載があれば振り分ける人にとってもわかりやすいため、相手先のことを考えてできる限り記載するようにしましょう。
手書きは大変だという場合には、スタンプなども販売されています。
書き方を理解して正確な請求書を発行しましょう
今回は、個人事業主・フリーランスの請求書の書き方について解説しました。
請求書には決められたフォーマットがないため、取引先からの指示がない場合書き方に迷ってしまうこともあるかもしれません。
一方で、必要項目を記載すれば請求書として成立するため、自分で使いやすい請求書の書式を作ることも可能です。
また、自分で請求書を作るのが難しいと感じる方は、テンプレートやツールを使うのもおすすめといえます。無料で使えるものも多いため、チェックしてみてください。
請求書の作成方法を理解しておき、記載ミスや項目の漏れがないよう注意して請求書を発行しましょう。
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