支払管理・債務管理システム6選！｜業務の重要性や課題についても解説

「支払管理業務が煩雑で負担が大きい」

「債務管理をExcelで行うのは大変」

「支払いミスをして取引先の信用を損なってしまった」

この記事は、こんな悩みを抱えている方向けに書いています。

企業にとって支払管理、債務管理は非常に重要な業務の一つです。

一方でやるべきことが多いうえにリスクが付きまとい、負担の大きい業務でもあります。

本記事ではそうした業務負担を軽減するために、支払管理・債務管理におすすめのシステムを6種類ご紹介します。

経理の方をはじめ、支払業務に携わる方はぜひ参考にしてください。また支払管理や債務管理についてもわかりやすく解説していきます。

支払管理・債務管理とは？

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取引のたびに現金をやり取りせず、掛取引としてまとめて支払いをしている上場 企業は珍しくありません。

支払管理は、これから企業が支払うお金、あるいはすでに支払ったお金について管理することを指します。

自社の資金繰りを考えるうえで、欠かせない業務といえるでしょう。

そして債務管理とは、購入した商品やサービスについての支払状況を管理することです。

企業が抱える債務について把握し、実際に代金を支払うまでの流れをまとめて管理します。

その為、ほとんどの企業が会計システムとして、支払管理・債務管理サービスを利用しています。

支払管理の主な業務

支払管理を行うためにはまず請求書を確認し、支払管理表を作成する必要があります。支払管理表には、主に以下の項目を記載します。

• 支払日／引落日

• 取引先名

• 取引内容

• 支払金額

• 支払完了チェック

そのうえで作成した支払管理表をもとに、期日までに振込を行います。

取引内容を記帳して消込作業を行えば、一通りの支払業務が完了します。

債務管理の主な業務

債務管理業務を進めるには、仕入先別買掛金元帳が必要となります。以下の項目を含めて作成しておくのが一般的です。

• 仕入先名

• 繰越金額

• 当月支払額

• 当月残高

これを基に支払い期日と支払金額をまとめておき、スムーズに支払いを進めましょう。支払った請求書にはスタンプを押すなど、二重支払を防ぐ工夫も必要です。

債権と債務の違い

そもそも「債務」とは、相手に特定の行為や給付を行うという意味の法律用語です。

つまりお金の支払いだけでなく、物を渡す、家を貸すなどの行為も債務にあたります。

そして「債権」とは、相手に特定の行為や給付を求める権利を指します。

債務の対義語と考えれば分かりやすいですね。

たとえば、A社がB社から仕入れを行うケースを考えてみます。

B社からはすでに材料が納品されたものの、A社はまだ支払いをしていないとしましょう。

この時A社はB社に対して代金を支払うという「債務」があり、B社はA社に支払いを要求する「債権」があるといえるのです。

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企業にとって支払管理・債権債務管理が重要な理由

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支払管理業務と債権債務管理業務には違いがあるものの、いずれも企業にとって重要です。

その理由は主に3点挙げられます。

• 支払予定を把握できる

• 支払ミスを防止できる

• 企業の信頼性を保てる

企業を存続させるには、資金繰りを考える必要があります。

そのために支払予定表を作成する、買掛金元帳を作成するなどして、正確な支払予定を把握するのです。

もちろんその際は金額間違いや期限超過などのミスをせず、正確な支払いをしなければなりません。

スムーズに支払いを進めることは、取引先との信頼関係構築にもつながります。

こうした理由から、企業は支払管理ならびに債務管理を行っているのです。

支払管理・債権債務管理業務の課題

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一方で支払管理・債権債権管理業務には、大きな課題もあります。

一般的に事業規模が大きくなるほど取引先数も増え、支払業務も煩雑になるでしょう。

ここでは特に大きな3つの課題をご紹介します。

情報の一元管理が難しい

たとえば複数拠点を持っていても、支払処理や債務処理については本社で一括管理しているという企業は珍しくありません。

ところが一カ所に情報を集約するには、多大な手間と時間がかかってしまいます。

またExcelを使って管理している場合は、共同編集ができないというデメリットもあるでしょう。

時には複数のファイルが乱立して最新版が分からなくなってしまう、編集しようとした時に他者が使っていたため入力しないまま忘れてしまう、といったトラブルも起こり得ます。

業務が属人化しやすい

支払管理や債務管理などの経理業務は、以下の理由から属人化する傾向にあります。

• 人手が少ない

• 多くの知識やスキルが求められる

• マニュアル化されていない部分が多い

• タイトなスケジュールで回っており業務効率化ができない

さらに紙の請求書があるとテレワークができない、法律に基づいた書類保管が必要など、業務そのものの負担も大きいといえます。

ヒューマンエラーのリスクが高い

業務フローが煩雑であるうえに一元管理も難しいことから、ヒューマンエラーのリスクが高いのも大きな課題です。

最悪の場合、一つの入力忘れが支払いミスにつながり、取引先からの信用を失って取引失敗…というケースが発生してしまうかもしれません。

ダブルチェックやスタンプの活用などの工夫をしていても、ヒューマンエラーを０にするのはかなり至難の業といえるのではないでしょうか。

支払管理・債権債務管理システムを導入するメリット

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上述の課題をまとめて解決する方法が、支払管理システムや債務管理システムの導入です。

ここではシステムを導入することで得られるメリットを、大きく4つ解説します。

情報をまとめて把握できる

大きなメリットの一つは、部署ごと、拠点ごとに散らばっている情報を一括管理できる点です。

クラウド上で全てのデータを集約するため、場所を選ばず情報の提供・参照ができます。

またExcel管理の「共同編集ができない」というデメリットも解消されるため、スムーズな請求書のデータや債務データの情報共有が可能となります。

支払処理や消込処理などを自動化できる

支払管理システム・債務管理システムを使うことで、支払予定表の作成や支払処理、消込処理などの業務フローを自動化できる場合があります。そのため業務にかかる時間が削減され、支払管理・債権債務管理を効率化することができます。

担当者のスキルや専門性に頼ることなく業務が進むため、業務の属人化を避けることにもつながるでしょう。

ヒューマンエラーを減らせる

手作業が多く、さらに担当者に余裕がなければ、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。そして支払管理におけるエラーは、取引先との信頼関係にもひびが入る事態になりかねません。

その点支払管理システム・債務管理システムは、自動化される部分が増えるため、ヒューマンエラーのリスクが下がる点がメリットです。なかには条件に応じてアラート表示してくれるものもありますよ。

おすすめの支払管理システム＆債権債務管理システム6選

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ここでは数あるシステムのなかから、おすすめの6種類をご紹介します。既存のシステムと外部連携できるものや、債権管理にも対応しているものなど、システムによってさまざまな特徴がありますよ。ぜひ参考にして、企業に合ったものを見つけてください。

①債務奉行クラウド｜数々のデータを一元管理！自動集約で正確性も向上

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引用：債務奉行クラウド

• 初期費用：0円～

• 月額料金：6,500円～

• API連携：Microsoft Office

• 他シリーズ：債権奉行クラウド、勘定奉行クラウドなど

債務奉行クラウドは、仕入データや購買データ、経費データ、請求書データを一元管理できるシステムです。

自動でデータ集約されるため、経費精算や支払予定表の作成にかかる負担が激減。

手作業が減る分、ヒューマンエラーの防止にもなります。

すでにExcelなどで情報を管理している場合も、最短1日でデータ移行ができるので安心です。

システムの管理・運用にはMicrosoft Azureを使用しているため、セキュリティ体制も万全ですよ。

②支払管理の達人｜今あるデータを活用して支払管理をスムーズに！

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引用：支払管理の達人

• 製品価格：30万円 ※別途 年間保守料 4万円/年

• 他システムとの連携：勘定奉行クラウド、会計DXなど

• 他シリーズ：手形の達人、電子債権の達人

支払管理の達人は、すでにあるデータを活用することで支払予定表の作成、総合振込データの作成、支払通知書の作成を自動で行うシステムです。

手作業を大きく削減できるため、負担もミスも減らせます。

より業務の効率化を進めたい方は、「電子債権の達人」とセットで使うのがおすすめです。

支払手形の発行から、電債発生データの出力まで対応できるようになりますよ。

無料で90日間のトライアル利用ができるので、まずは試してみても良いでしょう。

③マネーフォワードクラウド債務支払｜インボイス・電帳法にも対応しており安心

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引用：マネーフォワードクラウド債務支払

• 月額料金：2,980円～ ※年額プランの場合

• CSV連携・API連携が可能

• 他シリーズ：マネーフォワードクラウド会計、マネーフォワードクラウド経費など

マネーフォワードクラウド債務支払は、請求書の電子管理を可能にするシステムです。

インボイス制度や電子帳簿保存法など、近年の法改正にも対応されているので、安心して利用できます。

メールで請求書を受け取ったら、AI-OCRが内容を読み込み、支払依頼の下書きを自動作成。

銀行によってはボタン1つで支払先の振込指示まで可能です。

実際に導入した企業からは、「毎月120時間の業務短縮ができた」といった声が挙がっています。

④Vicsell支払管理Ⅱ｜市販の会計ソフトと連携できるため導入負担が少ない

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引用：Vicsell支払管理Ⅱ

• 利用料金：要問合せ

• 他シリーズ：Vicsell支払調書、Vicsell電債管理など

Viscell支払管理Ⅱは、市販の会計ソフトと連携し、支払債務（買掛金など）の抽出、支払方法の設定、支払処理という一連の操作をまとめて実施できるシステムです。

導入の決め手を「PCA会計と連動できること」と答えている企業もあります。

大幅に業務フローを変える必要がないため、導入にかかる負担が少なく済むでしょう。

オプション機能も充実しており、支払手形・受取手形の対応や電子債権の管理、部門別・支店別の支払管理が可能です。

業務内容に最適な形で導入できますよ。

⑤freee支出管理 Fullプラン｜経費申請はスマホアプリでOK！紙の請求書データにも対応可

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引用：freee支出管理 Fullプラン

• 利用料金：要問合せ

• 他シリーズ：freee会計、freee人事労務など多数

freee支出管理Fullプランは、事前申請から実際の支払い、消込までまとめて対応できるシステムです。

経費申請の際は、スマートフォンのアプリから申請・承認が可能。給与情報と連携すれば、振込データを自動で作成することもできます。

紙の請求書・電子請求書のいずれでも受け取ることができるうえ、自動で読み取りや仕訳を行います。

もちろん振込データも自動作成できるので、管理業務の効率化が可能です。

利用枚数に応じて料金が発生するので、月によって請求書枚数が違っても無駄なく利用できます。

⑥アラジンオフィス｜自社の債権・債務をまとめて管理できる

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引用：アラジンオフィス

• 利用料金：要問合せ

• 他システムとの連携：会計システム、オンライン請求書など多数

• 他シリーズ：アラジンECなど

アラジンオフィスには販売管理ソフト、在庫管理ソフトなど、業種に応じてさまざまなソフトが用意されています。

そして販売管理ソフトには債務管理機能が付いており、支払締切処理や支払処理、消込管理まで対応。買掛金として仕入計上するだけでなく、経費計上も可能です。

また債権管理機能も付いているため、請求書の発行や入金・回収処理、債権関連の帳票作成も可能です。

債権・債務の並行管理ができるため、「A社に対しては債務があり、B社に対しては債権がある」といった企業には便利でしょう。

支払管理・債務管理システムを導入して経理業務を効率化しよう

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本記事では支払管理システム、債務管理システムのなかから、おすすめの6種類をご紹介しました。

支払管理業務、ならびに債務管理業務は、適切に処理を行わなければ取引先からの信用失墜につながってしまいます。

その一方で業務負担が大きく、取引先が増えるほど処理工程も増えてしまうでしょう。

そんな悩みを解決できるのが、支払管理・債務管理システムです。

ぜひ企業に応じたシステムを導入し、経理業務の効率化かつ正確化につなげてください。

またこちらでも社内の業務効率化につながるシステムを紹介しているので、必要な方は参考にしてくださいね。

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