【忘年会の幹事向け】出欠確認に使えるテンプレート3選！文例も紹介

「忘年会の幹事になったけれど、出欠確認が大変そう」

「忘年会の出欠確認に使えるテンプレートがほしい」

「忘年会でスムーズに出欠確認を行うためのコツはある？」

この記事では、こうした悩みを解消していきます。

年末になると、あちこちで忘年会が開催されます。参加者にとって、仲間と1年の労をねぎらう飲み会は楽しいイベントですよね。

一方、幹事にとってはやることが多いイベントといえます。なかでも出欠確認は、全員に連絡して返事を集める、ハガキの作成・管理をするなど、負担の大きい業務です。

そこで本記事では、出欠確認の連絡に役立つテンプレートや、出欠確認をスムーズに行うポイントを紹介します。ぜひ参考にしてください。

忘年会を開催するまでの流れ

忘年会の開催までの大まかな流れは、以下のとおりです。

1. 日程を決める

2. 会場を決める

3. 参加者への連絡・出欠確認を行う

4. 会場への連絡・調整を行う

忘年会の日程調整をする際は、「調整さん」などの日程調整ツールを使うと便利です。職場の忘年会では、上司にも候補を聞いておくとよいですね。年末は予約が立て込むため、開催の2カ月前〜1ヶ月前には会場を抑えておきましょう。

会場が決まったら参加者へ連絡し、出欠確認を済ませます。正確な人数が分かった時点で会場へ報告を入れ、当日に向けて準備を進めてください。

なお忘年会の規模によっては、幹事1人では負担が大きい場合もあります。その場合は、幹事の協力者を確保しておくと安心ですよ。

忘年会の出欠確認に使えるテンプレート3選

近年では、メールやLINEで出欠確認を行うケースも増えてきました。さまざまな出欠確認アプリも出ているため、友人間や職場内のちょっとした集まりには便利ですよね。

ただし大人数が集まる忘年会やホテル開催の忘年会、上役や年配者の多い忘年会など、忘年会の規模や参加者層によっては、ハガキでの出欠確認がおすすめです。特に往信ハガキと返信ハガキが一体となった「往復ハガキ」を使うことが多いでしょう。

ここでは、忘年会の出欠確認に役立つ3つのテンプレートを紹介します。無料で使えるので、ぜひ気になるものを試してみてください。

①Canva｜デザイン性の高いハガキを作成できる

引用：出欠表無料テンプレートデザイン - Canva(キャンバ)

Canva（キャンバ）は、テンプレートやフリー素材を使ってオリジナルデザインを作成するためのツールです。登録すれば誰でも無料で利用できるうえ、スマホからも操作可能。写真や動画の編集、QRコードの作成など、使える機能も豊富です。

Canvaには多くのテンプレートがあり、少しカスタマイズするだけで出欠確認ハガキを作成できます。出欠表のテンプレートを活用すれば、当日の出欠確認にも便利でしょう。無料でもデザイン性の高いハガキが作れますが、よりクオリティを高めたい人には有料プランもおすすめですよ。

②Googleフォーム｜ハガキにもメールにも活用できる

引用：イベント出欠確認 - Google フォーム

Googleフォームには「イベントの出欠確認」というテンプレートがあります。このテンプレートを選択すれば、イベント説明の追加、項目の削除や変更を行うだけで、簡単に出欠確認フォームの作成が可能。直観的に操作できるため、初心者でも使いやすいです。

作成したフォームのURLを共有することで、参加者はスマホから出欠を入力できるようになります。忘年会の案内文にQRコードを載せてもよいですし、案内メールにURLを貼り付けてもよいですね。ハガキにもメールにも使えるうえ、集計がしやすいのも大きなメリットです。

③Microsoft｜案内状の作成から出欠確認まで丸ごとサポート

Microsoftには、「幹事用イベント管理ノート」というファイルが用意されています。なかには出欠確認表のテンプレートもあり、スプレッドシートを挿入するだけでデータの貼り付けができるようになっていますよ。

さらにファイル内には、出欠確認表だけでなく案内状や当日写真の共有など、さまざまなテンプレートが含まれています。うまく活用すれば、幹事の仕事を丸ごと効率化できるでしょう。

出欠確認の連絡に使える文例集

出欠確認を行う際の案内文は、以下の構成で作成します。

• 挨拶

• 開催日時

• 会場情報

• 会費（※社外の人向けの案内文には記載しない）

• 出欠確認方法

• 締めの挨拶

• 幹事の連絡先、問い合わせ先

このほか会場の地図やアクセス、キャンセル期限についても明記しておくと親切です。

これを踏まえて、以下に具体的な基本文例をご紹介します。ビジネス関係の忘年会向け、プライベートの忘年会向けの2パターンをご用意したので、ぜひアレンジしてご活用ください。

ビジネス関係の忘年会向け

ビジネス関係の忘年会では、フォーマルな場に合った書き方が求められます。特に取引先も交えた大規模な忘年会であれば、なるべく丁寧な文を心がけましょう。また社外向けの案内文には、会費を記載しないのが一般的です。

社内向けの案内文であれば、多少フランクになっても構いません。以下の文例は社外向けなので、社内向けの場合は冒頭の挨拶を省略するか、「お疲れ様です」などの簡潔な表現にするとよいですね。

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拝啓

歳末の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。

さて、今年も余すところ後わずかとなりました。

つきましては皆様方と親睦を深め、来年に向けた更なる飛躍への機会とすべく、忘年会を開催する運びとなりました。

ご多用中とは存じますが、ご都合よろしければぜひご参加いただけますと幸いです。

記

日時：令和〇年12月△日（曜日）19:00～

場所：会場名（住所）

会費：〇〇円（当日現金にて徴収させていただきます）

出欠につきましては、12月×日までにハガキまたは下記フォームよりお知らせください。

皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

幹事　（名前、部署名、連絡先）

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このほか「楽しい企画も準備しています」「豪華景品を用意しています」など、忘年会の魅力を伝える文言を付け加えるのもよいでしょう。

プライベートの忘年会向け

サークルやゼミ、町内会などプライベートな忘年会の場合は、かしこまった文面よりも、ほどよくカジュアルな表現のほうが自然です。忘年会の雰囲気に応じて、ユーモアを交えながら書くのもおすすめですよ。ただし項目の抜け漏れがないよう、注意は必要です。

～～

肌寒い日々が続きますが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

いよいよ今年も残すところあとわずかとなりました。

そこで、下記のとおり毎年恒例の忘年会を開催いたします。

この一年間を振り返りながら、皆さまと楽しいひと時を過ごしたいと思います。

ぜひふるってご参加ください。

記

日時：令和〇年12月△日（曜日）19:00～

場所：会場名（住所）

会費：〇〇円（会場にて現金徴収）

12月×日までに、出欠をハガキ、または下記フォームよりお知らせください。

今年最後のイベントとなります。

楽しいひと時を過ごしましょう。

幹事（名前、連絡先）

～～

参加者層に合わせてデザインも変えることで、より参加意欲が高まります。楽しい雰囲気を伝えられるように工夫してみましょう。

忘年会の出欠確認をメールで行う場合は「件名」を工夫する

忘年会の出欠確認をメールで行う場合は、スマホで読むことを想定し、文が長くなりすぎないよう注意します。改行を入れる、記号を使うなどして、なるべく読みやすくしましょう。出欠確認の方法としてはGoogleフォームのURLを載せてもよいですし、直接メールに返信してもらってもよいですね。

ただしメールの場合、ほかのメールに埋もれて読まれない、あるいはスルーされてしまう可能性があります。それを避けるには、以下のように件名に工夫が必要です。

• 例１）【12/〇締切】忘年会（12/△開催）のご案内

• 例２）【要返信】忘年会開催のお知らせ

このように一目で要件を伝えられれば、比較的すぐに読んでもらえるでしょう。

宛先の入れ方にも注意が必要

宛先を入力する際は、上席者から順にするのが一般的です。また「TO」と「BCC」の使い分けも重要。「BCC」を使うと、受信者のメールアドレスが他の受信者に表示されないので、たとえば参加者同士が互いのメールアドレスを知らない場合などに適しています。

スムーズに出欠確認を行うためのポイント

忘年会の幹事にとって大きな悩みとなるのが、締め切りを過ぎても出欠の回答が揃わないこと。なるべくスムーズに出欠確認を行うためのポイントは、主に3点あります。

１）案内文を早めに出す

忘年会の多くは、12月中旬〜下旬にかけて開催されます。これは参加者にとっても忙しい時期なので、直前に忘年会の案内が届くと、出欠確認の連絡を忘れる人が増えてしまいます。

そのため開催直前ではなく、余裕のあるタイミングで案内文を出すように心がけてください。加えて締め切り直前にリマインドメールを送ることで、より連絡忘れを防ぐことができますよ。

２）回答期限を明確にする

出欠の回答期限を明確にすることも重要です。いつまでに、どのように、誰に返事をすべきなのか、具体的に記しておきましょう。案内文に幹事の名前や連絡先も載せておけば、個別の連絡や質問も受け付けられますね。

あわせて変更やキャンセルの期限も明示しておけば、トラブル防止につながります。

３）参加者が回答しやすい形で行う

たとえば参加者自身がハガキに「参加（不参加）」と書き、宛先を書いてポストに投函する形では、参加者にかかる負担が大きくなってしまいます。参加者の負担が増えるほど出欠の連絡は集まりにくくなるため、幹事も出欠確認が大変になるでしょう。

それを防ぐには、参加者が回答しやすいような工夫が必要です。ハガキの本文や宛先を印刷しておく、スマホから回答できるようにしておくなど、参加者の負担が少ない形を取り入れてください。

ハガキで出欠確認するならメールメイトが便利

忘年会の出欠確認をハガキで行う場合、宛先住所や差出人住所として幹事自身の住所を書くケースは多いです。ただし友人ならともかく、「単なる知人や取引先に自分の住所を知られるのは嫌」と感じる人もいますよね。そんな時は、クラウド私書箱・メールメイトが便利です。

クラウド私書箱とは、利用者に代わって紙の郵便物を受け取り、データ化してクラウド上にアップロードするサービスです。つまり自分で郵便物を受け取らなくても、インターネット上で郵便物データが確認できるということ。うまく活用すれば、忙しい幹事の負担を軽減することができます。

メールメイトを活用する3つのメリット

忘年会の出欠確認にメールメイトを活用するメリットは、主に3点あります。

• 相手に住所を知られない

• デジタル管理できる

• 共有しやすい

メールメイトの利用者には、それぞれ専用の住所が割り当てられます。同窓会の出欠確認にはその住所を使えるので、他者に自分の住所を知られる不安がありません。

また郵便物をデジタル管理できるため、出先からでも内容の確認が可能です。テキスト検索にも対応しているのも便利ですよ。紙の郵便物と違って、保管場所に困ることもなくなります。

幹事が複数名いる場合も、アカウントを共有できるので問題ありません。ユーザー追加による料金加算がないのも嬉しいですね。

忘年会　出欠確認テンプレートに関するQ&A

最後に、よくある質問に回答していきます。

Q１）往復ハガキの書き方がわからない

引用：往復はがき （170円）（10枚セット）｜郵便局のネットショップ

往復ハガキとは、往信ハガキと返信ハガキが一体になったもの。青色の表側が往信ハガキ、緑色の裏側が返信ハガキとなっており、差出人は半分に折った状態で、受け取り手は中央で半分に切った状態で使用します。

忘年会の出欠確認をする際に書く内容は、以下のとおりです。

• 往信ハガキ（青色）の宛先部分：参加者の住所・名前

• 往信ハガキの右側部分：出欠確認欄

• 返信ハガキ（緑色）の宛先部分：幹事の住所・名前

• 返信ハガキの右側部分：忘年会の案内文

そのまま印刷もできるので、テンプレートなどを活用すると便利です。

Q２）出欠確認の締め切りはいつ頃に設定するべき？

参加者の負担を考えると、出欠確認の回答期間は1〜2週間が適切です。つまり12月1日に案内文を届けるのであれば、締め切りは12月8日〜15日頃に設定するとよいでしょう。

ただ、開催日の直前に締め切りがこないように注意しなければなりません。出欠連絡がない人への確認期間、会場への連絡期間などを考慮したうえで、適切な締切日を設定してくださいね。

Q３）締め切りを過ぎても返事がない場合はどうする？

締め切りを過ぎても出欠の返事がない人には、リマインドを行います。対面や電話で伝えてもよいですし、メールやLINEを使っても構いません。

催促の際は強い表現になりすぎないよう、「念のためご連絡しました」「お忙しいところ恐縮ですが〇日までにご連絡をお願いいたします」など、柔らかく伝えるようにしましょう。

テンプレートを活用して忘年会の出欠確認を効率化しよう

本記事では忘年会の幹事向けに、出欠確認で使えるテンプレートや文例、出欠確認をスムーズに行うためのポイントなどをご紹介しました。忘年会の規模が大きくなるほど幹事の仕事も増えるため、便利なツールを使って効率化していきましょう。

忘年会は、日ごろお世話になっている人へ感謝を伝える場であり、仲間内の親睦を深める場です。ぜひ幹事自身も楽しむ場にしたいですね。

特に出欠確認を紙のハガキで行う場合は、どうしても労力がかかります。メールメイトを使えば出欠をデジタル管理できるため、負担軽減につながりますよ。幹事の自宅住所を書く必要もなくなるため、安心感も高いです。気になる人は、ぜひ1度お試しください。