【幹事必見】 新年会のお知らせテンプレート｜例文とデザインを紹介
「新年会の案内をしたいけれど、お知らせの書き方がわからない」
「新年会の案内状を簡単に作る方法はある？」
こんな悩みは、新年会のお知らせテンプレートで解決できます。
年が明けると、あちこちで新年会が開催されます。新たな年を祝う、チーム間の親睦を深めるなど目的は多様ですが、心躍る楽しいイベントといえるでしょう。
ただしそのためには、新年会の幹事がお知らせを作成しなければなりません。文面やデザインを考えて投函し、さらに出欠を管理するのは、なかなか大変な作業ですよね。
そこで本記事では、お知らせ作成に便利なテンプレートや、そのまま使える例文をご紹介します。ぜひ参考にして、お知らせ作成を効率化しましょう。
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新年会のお知らせを送る方法
新年会のお知らせを送るタイミングは、遅くても開催日の2週間前が目安です。年明けすぐに開催するなら12月中旬に、1月中旬〜下旬に開催するなら1月上旬には届くようにしましょう。年末年始は忙しい時期なので、この期間を外して送ると親切です。
お知らせはハガキで送ることが多いですが、フォーマルな会であれば封書も使われます。さらに近年では、メールやメッセージツールを使うことも珍しくありません。取引先にはハガキや封書を、友人間にはメールを使うなど、相手によって使い分けてくださいね。
往復ハガキの使い方
引用：往復はがき （170円）（10枚セット）｜郵便局のネットショップ
新年会の案内状をはじめ、出欠確認の必要なイベントには往復ハガキを使うことが多いです。往復ハガキには青の往信面と緑の返信面があるため、送付時はそのまま二つ折りにして、返信時は半分に切り取って使います。
往復ハガキに書く内容は、以下のとおりです。
往信面の宛先：受取人の名前と住所
往信面の右側：出欠確認など（差出人に返送される部分）
返信面の宛先：差出人の名前と住所
返信面の右側：新年会のお知らせ文（受け取り手の手元に残る部分）
なお往復ハガキは、郵便局や郵便局のネットショップ、一部のコンビニやスーパーなどで購入できます。
【文例紹介】新年会のお知らせを作成する3つのポイント
新年会のお知らせには、必ず次の4項目を記載します。
開催日時
開催場所
参加費用（社外向けには書かないことが多い）
幹事の連絡先、問い合わせ先
これに挨拶文や会場地図などを加えて、お知らせを完成させましょう。作成のポイントは、主に次の3点です。
１）季節に合った挨拶文を入れる
お知らせの書き出しは、時候の挨拶で始めます。たとえば12月中に送付する場合、以下のような文を使います。
歳末の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
師走の候、ご多用のことと拝察申し上げます。
今年も残すところあとわずかとなりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
一方でお知らせの送付が年明けになる場合は、新年の挨拶を入れるとよいですね。
謹んで新年のお慶びを申し上げます。
新年あけましておめでとうございます。
新春の候、皆さまにおかれましてはご健勝のことと存じます。
ただし社内向けや友人向けには、時候の挨拶を省略して「お疲れ様です」などとシンプルに書くことも多いです。
２）参加者にとって魅力的な文言を入れる
魅力的なお知らせは、受け取り手の期待感や参加率を高めます。楽しい企画を用意しているなら、ぜひお知らせにも盛り込んでください。「豪華景品」「美味しい料理」といった文言も、受け取り手の興味を引きますよ。
新年会の開催目的や、参加してほしい気持ちを伝えることも大切です。たとえば以下のような文を入れましょう。
社内の親睦を深め、新年の抱負を語る機会として、新年会を開催いたします。
チーム内の連携強化を目的として新年会を開催します。
ぜひご参加いただきたくご案内申し上げます。
万障お繰り合わせの上、ぜひご出席ください。
「ご多忙の折とは存じますが」「ご多用中恐縮ですが」など、相手に配慮した言葉も添えるとよいですね。
３）会場地図や駐車場の案内もあると親切
以下は記載必須ではないものの、できれば書いておきたい情報です。
会場アクセスや会場地図
駐車場所（例：駐車場の場所説明、「近隣のコインパーキングをご利用ください」）
二次会の有無
（必要な場合）ドレスコード
詳しい情報が載っていれば、参加者にとって親切です。一方で情報を詰め込み過ぎると文字が小さくなり、読みづらくなってしまいます。レイアウトや文字の大きさなどを工夫し、読みやすさも意識してくださいね。
新年会のお知らせに使えるテンプレート
新年会のお知らせをゼロから作る場合、どうしても時間や手間がかかります。特にデザインが苦手な人にとっては、読みやすいレイアウトを考えるのも、かわいいイラストを添えるのも大変。そんな時におすすめなのが、テンプレートを活用する方法です。
ここでは、新年会に使えるテンプレートサイトを3つご紹介します。「オシャレなデザインにしたい」「装飾よりも読みやすさを重視したい」など目的に合ったテンプレートを見つけて、効率よくお知らせを作成しましょう。
①Canva（キャンバ）｜パッと目を引くデザインが豊富
引用：新年会イラスト・画像・テンプレート
Canva（キャンバ）は、パソコンのブラウザやスマホアプリから利用できる無料のデザインツールです。オシャレなテンプレートが豊富にあるうえ、カスタマイズも簡単。どんな雰囲気の新年会にも合わせられるでしょう。
Canvaで作ったデザインは自宅で印刷してもよいですし、サイズや枚数を指定して印刷を依頼することも可能です。ハガキ以外のものにも印刷できるため、使い方の幅も広がります。
②Microsoft｜PowerPointに慣れていれば使いやすい
引用：チラシ (新年会・お知らせ) - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Office
仕事でWordやExcelを使っている人には、Microsoftのテンプレートもおすすめです。気に入ったテンプレートをクリックすれば、PowerPoint形式でダウンロードが完了。文章を変更して写真を差し替えるだけで、スピーディーにお知らせを作成できます。
お知らせテンプレートの種類は多くないものの、ビンゴやフォトムービーなど企画向けのテンプレートも豊富です。場面に合わせて活用するとよいですね。
③bizocean｜シンプルなお知らせ文の作成におすすめ
bizoceanは、さまざまな書類に対応している書式テンプレートサイトです。Word形式で簡単にダウンロードできるうえ、ダウンロード数が表示されるので、人気のあるテンプレートが一目でわかります。
書式テンプレートなので、文字だけのシンプルなお知らせを作りたい人におすすめです。とはいえ別でイラストテンプレートも用意されているので、ワンポイントを入れたい時はそちらを活用してもよいでしょう。
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新年会のお知らせ例文
ここでは、新年会のお知らせに使える例文を2パターンご紹介します。送る相手や新年会の雰囲気に合わせて、文言を調整しながら活用してください。
パターン１）取引先や上司向け・フォーマルな会向け
取引先や上司向けのお知らせ、あるいはフォーマルな会向けのお知らせでは、とにかく丁寧な文を心がけましょう。また取引先向けのお知らせでは、基本的に会費は載せないので注意してください。
～～
新年会のご案内
拝啓 年の瀬を迎え、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
つきましては、新たな年を迎えるにあたり、下記の通り新年会を開催致します。
皆様との親睦を深めつつ、更なる飛躍の糧としていただければと存じます。
ご多忙の折とは存じますが、是非ご参加くださいますようお願い申し上げます。 敬具
記
日時：令和 年〇月〇日（ ）AA:00～BB:00
場所：レストラン〇〇（△△駅より徒歩5分）
問い合わせ先：□□会社 総務部 鈴木 一郎 （電話番号 000-1234-5678）
恐れ入りますが、 月 日までに同封のハガキにて出欠のご回答をお願い致します。
パターン２）社内や友人向け・カジュアルな会向け
社内向けや友人向け、ならびにカジュアルな会であれば、「拝啓」「敬具」などの頭語・結語は省略可能です。よりくだけた雰囲気の会であれば、ユーモアを交えながら書いても構いません。
また会費の徴収方法についても記載しておくと、当日の集金がスムーズに進みます。
～～
新年会のご案内
寒い日が続きますが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、今年も毎年恒例の新年会を、下記の通り計画しております。
旧年中の疲れを癒し、気持ち新たに新年を迎える機会にしたいと思います。
ぜひご参加のほど、よろしくお願いいたします。
記
日時：令和 年〇月〇日（ ）AA:00～BB:00
場所：居酒屋〇〇（〇〇市△△～）
会費：4,000円（当日現金にて徴収、お釣りのないようお願いいたします）
問い合わせ先：幹事 鈴木 一郎 （メール：suzuki@～）
出欠の回答は、 月 日までにハガキまたは下記フォームにてお願いいたします。
郵便物管理にはメールメイトがおすすめ
ハガキで新年会のお知らせを出す場合、次のような悩みを持つ人は多いでしょう。
家を空けることが多くてこまめに郵便物のチェックができない
たくさんの返信ハガキが届くので保管場所がない
自宅の住所を書かなければいけないのが嫌
こうした悩みをまとめて解決できるのが、クラウド私書箱・メールメイトです。メールメイトの大きな特徴は、郵便物をデータ化してクラウド上で管理できる点。どこからでも郵便物のチェックができるようになり、保管場所にも困りません。
また私書箱機能も備えているので、自分の住所を書く必要もなくなります。他者に自宅を知られる心配がなくなるため、安心して幹事の仕事ができるでしょう。
メールメイトの使い方
メールメイトの使い方は、以下のとおりです。
メールメイトの住所に利用者宛のハガキが届く
届いたハガキがデータ化され、クラウド上のマイページにアップロードされる
利用者はマイページにアクセスし、データを確認する
往復ハガキを使う場合は、あらかじめ返送用ハガキの宛先欄にメールメイトの住所を記載しておきましょう。
幹事が複数人いる場合も、アカウントの共有ができるので安心です。データがアップロードされると通知が届くため、見逃す心配もありませんよ。
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新年会のお知らせ テンプレートに関するQ&A
最後に、新年会のお知らせやテンプレートに関してよくある質問をご紹介します。
Q１）お知らせ文の宛名はどう書けばいい？
個人宛のお知らせ文なら、「〇〇様」で構いません。ただしビジネス関係の相手であれば、会社名や部署名、役職名も付けることがあります。
一方、2人以上に宛てたお知らせ文には「各位」を使います。
取引先各位
社員各位
〇〇課各位
お客様各位
注意点は、「各位」自体が敬いの意味を持っていること。そのため「関係者様各位」のように「様」と併用して使うと、二重敬語になってしまいます。
なお「お客様各位」だけは例外で、通例として使われています。もちろん気になる人は、「各位」単体で使っても問題ありませんよ。
Q２）新年会の出欠確認はどうやって行う？
新年会の幹事にとって、出欠確認は大変な業務の一つです。出欠確認には、以下の3つがよく使われます。
往復ハガキの返信用部分、案内状に同封したハガキ
メールやメッセージツール
出欠確認ツール
スムーズに出欠確認を行うコツは、参加者の負担を減らすこと。ハガキを使う場合は、事前に宛先や本文などの必要事項を印刷し、受け取り手が丸を付ければ返送できる状態にしておきましょう。
Googleフォームや出欠確認ツールなども、参加者にとって手軽なうえ、出欠管理の手間も軽減できる便利な方法です。Googleフォームの場合は、ハガキにQRコードを印刷してもよいですね。
Q３）オンライン新年会の案内文はどう書けばいい？
コロナ禍以降、ZoomやGoogle Meetなどを利用したオンライン新年会も開催されるようになりました。なかには会場とオンラインを併用したハイブリッド形式もありますね。
オンラインやハイブリッド形式の新年会の場合は、お知らせに以下の項目を付け加えてください。
参加形式（例：Zoom）
URL
参加ID
パスコード
注意事項（例：開始5分前から入室可能です、事前にインターネット環境をご確認ください、当日はビデオをオンにしてご参加ください など）
オンライン新年会は、遠方からでも参加しやすいのが大きな特徴です。ただし当日の混乱を避けるため、必要な情報は事前にしっかり案内しておきましょう。
新年会のお知らせを作るならテンプレートが便利
本記事では新年会の幹事に向け、新年会のお知らせ作成に便利なテンプレートや、そのまま使える例文をご紹介しました。幹事のやるべきことはたくさんあるため、テンプレートを活用しながら、お知らせ作成を効率化できるとよいですね。
またハガキを使って案内や出欠確認をする場合は、メールメイトを活用すると便利です。インターネット環境さえあればどこからでもハガキの確認ができるようになるうえ、保管場所も必要ありません。自宅の住所を書く必要もなくなり、安心感も高まるでしょう。
30日間は全額返金保証が付いているため、試しに使ってみるのもおすすめです。ぜひ便利なツールを活用して、新年会を成功させましょう。
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