同窓会の出欠管理を効率化しよう！おすすめツールと使い方を解説

「同窓会の幹事になったものの、出欠確認が大変」

「案内状を送ったのに、未回答者が多くて困っている」

「簡単に同窓会の出欠確認ができる方法はないの？」

こんな悩みを抱えている方は、この記事を参考にしてください。

同窓会を開催するうえで、出欠確認は重要かつ大変な業務の一つです。ただ、なかには締切までに返事がない人や、連絡の付かない人もいるでしょう。思うように作業が進まず、苦労する主催者も少なくありません。

そこで本記事では、同窓会出欠確認を効率的に行う方法を詳しく解説します。方法次第では、主催者の負担が減らせるだけでなく、参加者にとっての利便性も高まりますよ。ぜひ同窓会に合った方法を取り入れてみましょう。

同窓会は出欠確認や取りまとめが大変！

多くの人にとって、同窓会は楽しいイベントの一つです。けれどもそれを取り仕切る幹事は、当日までに多くの仕事をこなさなければなりません。もちろん達成感ややりがいも大きい立場ではありますが、大変な部分も大きいでしょう。

余裕を持って準備を進めるためには、できれば半年前には準備を始めたいところ。長丁場になるため、一緒に幹事をしてくれる協力者を複数名探しておくとよいですね。

幹事の仕事は多岐にわたる

幹事の仕事には、たとえば以下があります。

• 企画立案

• 会場の選定・手配

• 案内状の作成・送付

• 出欠確認

• 当日の受付業務

• 当日の司会進行

このように仕事内容は多岐にわたりますが、特に手間がかかるのは出欠確認といえます。締切日までに回答がない人や連絡が取れない人もいれば、「出席で返事をしたけれど欠席にしたい」といった変更も起こるでしょう。出欠確認が終わらないと、プログラム内容や料理の手配等に影響を与える可能性もあります。

規模が大きくなるほど出欠確認は難しくなる

全員の連絡先を知っているような小規模な会なら、そこまで出欠確認は難しくありません。締め切りまでに返事が届かなければ個別に連絡し、返事を催促することもできます。

ただ、これが100人規模の同窓会になると、出欠はがきの管理だけでも大変な労力がかかります。件数が多いと個別のアプローチも難しいですし、そもそも連絡先がわからない人もいるでしょう。

そんななかで参加者情報の抜け漏れを防ぐためには、出欠状況を一覧化し、いつでも確認できる状態を作っておくことが大切です。手書きで情報をまとめていると時間がかかってしまうため、スプレッドシートなどを活用するとよいですね。

同窓会の出欠はがきを管理するならデジタル化するのが効率的

同窓会の案内状は、往復はがきで出すのが一般的です。その際、往信用はがきには同窓会の案内を、返信用はがきには出欠確認を記載します。案内状の作成をする際は、テンプレートを活用するのもおすすめですよ。

近年では往復はがきではなく、SNSやメールなどで同窓会のお知らせを行うケースも増えてきました。小規模な会や気軽な集まりならSNSを使う、フォーマルな会なら往復はがきを使うなど、会の規模やコンセプトによって使い分けるとよいでしょう。

同窓会の出欠確認に往復はがきを使うメリット・デメリット

案内状を往復はがきで送ることで、公的なイベントという信頼感が高まります。同窓会の案内を手元に残しておけるため、参加者が詳細を確認する際に便利な点もメリットです。

ただし往復はがきで送ると、出欠の返事もはがきで届くことになります。そのため管理が大変という点が大きなデメリット。規模が大きいと、保管場所にも困る可能性があります。

さらに返信用の宛先には、幹事の名前や住所を記載します。なかには自分の住所を知られたくないという方もいるでしょう。

また相手の住所を知らないと、そもそも送ることができません。往復はがきを使う際は、こうしたデメリットに注意が必要です。

クラウド私書箱の「メールメイト」で郵便物をデジタル管理

クラウド私書箱のメールメイトは、往復はがきのデメリットを解消できるツールです。メールメイトの仕組みは、以下のようになっています。

1. メールメイトの住所宛に郵便物が届く

2. 届いた郵便物はスキャンされ、画像データとして保存される

3. Web上の専用ページに画像データがアップロードされる

4. スマホやパソコンから画像データにアクセスする

つまりメールメイトを使えば、出欠の返事はすべてデータとして届くため、デジタル管理ができるようになります。手軽に検索や共有ができますし、保管スペースもとりません。

また返信用の宛先としてメールメイトの住所を使えるので、自分の住所を知らせる必要がありません。プライバシーが守られて安心です。

「メールメイトが便利そうなのは分かったけど、使い方や仕様が想像できない...」と思った方はぜひ下のメールメイトのサービス使い方動画をご覧ください！

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もしまだ不明や不安な点がある方は、「support@mailmate.jp」までお気軽にお問い合わせくださいね！

出欠確認を簡単に行いたい時はツールやアプリもおすすめ

出欠確認の効率化を目指す場合、必ずしも往復はがきにこだわる必要はありません。出欠確認機能が付いたツールやアプリを使えば、Web上で出欠確認が完了します。出欠はがきを取りまとめる必要がないので、幹事にとって便利ですよね。

ツールやアプリの多くは、Web上でフォームを作成し、そのURLを参加者に共有する形です。そのためメールやSNSでつながっている参加者が多ければ、スムーズに取り入れられる方法といえます。

今回は出欠確認ツールやアプリのなかでも、無料で使えるものを3つご紹介します。

同窓会の出欠確認にツールやアプリを使うメリット・デメリット

出欠確認ツールを使うことで、出欠はがきの取りまとめや保管といった幹事の負担はなくなります。多くの参加者にとっても、はがきを書いて投函するよりスマホやパソコンから出欠を入力するほうが楽でしょう。手軽に出欠を入力できるため、未回答者を減らせる可能性もあります。

ただし参加者の年齢層が高い場合は、ツールやアプリがうまく使えないケースも多いです。SNSなどのつながりがないと、URLの共有がしづらい点もデメリット。またフォーマルな会では往復はがきが好まれる傾向にあるため、場面に応じて使い分けるとよいでしょう。往復はがきと併行して使うという方法もありますよ。

①Googleフォーム｜無料で使えて利便性も高い！回答の取りまとめも楽々

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で使えるサービスです。作成方法は以下のとおりです。

1. 「Googleドライブ」＞「新規」＞「Googleフォーム」をクリック

2. 項目に沿って内容を登録・追加する

3. 登録できたら「送信」を押して、URLを発行する

発行したURLを共有すれば、参加者はそのURLからフォームに移動し、回答できます。URLをQRコード化すればはがきへの印刷もできるので、より利便性が高まるでしょう。

参加者の回答は、「回答」ページから見られます。さらに「スプレッドシートにリンク」をクリックすれば、スプレッドシートに回答が自動で集計されるため、取りまとめも簡単です。

②調整さん｜出欠確認に特化したシンプルな機能が使いやすい

引用：調整さん - 簡単スケジュール調整、出欠管理ツール

調整さんは、会員登録不要で出欠表の作成ができるツールです。使い方は簡単で、イベント名と日程を入力し、「出欠表をつくる」ボタンを押すだけ。すると自動でURLが発行されるので、それを共有すれば参加者は「〇」「△」「×」のいずれかを回答できます。

回答は自動的に一覧表示されるため、一目で出欠状況を把握できます。Googleフォームのように独自の質問を追加したり、回答に幅を持たせることはできませんが、シンプルに出欠だけを知りたい場合は役立ちます。

また調整さんは、複数の日程候補を挙げての日程調整ツールとしても役立ちます。小規模な同窓会や飲み会などで、日程調整をする時にも使えますよ。

③LINE｜多くの人が使い慣れているアプリなので便利

引用：【公式】LINE公式アカウント - アカウント作成はこちら

メッセージツールとして広く使われているLINEも、出欠確認アプリとして利用できます。「イベント」機能を使えば、手軽にイベントの作成が可能です。出欠確認をするなら、「参加確認」にチェックを入れてください。

個人アカウントでもイベント作成はできますが、より便利なのはLINE公式アカウント。個人LINEやグループLINEと違って、不要なメッセージのやり取りがなくなります。

メッセージ機能を使えば同窓会の案内を送信できますし、Googleフォームのリンクを共有すれば、出欠確認も簡単です。リッチメニューを活用するのもおすすめですよ。実際に東海大学をはじめ、多くの同窓会が公式LINEを作成・活用しています。

同窓会サイトを作ればその後のコミュニケーションにも役立つ

同窓会サイトとは、同窓会専用のWebサイトやホームページのことです。広く情報共有できるうえ、同窓会後もコミュニケーションの場として活用できます。同窓会の出欠確認に使う場合は、フォームを備えておきましょう。

同窓会サイトには、以下のような情報が載せられます。

• 同窓会の開催概要

• 申込フォーム

• 過去の同窓会の様子

• 問い合わせ先

そのほか挨拶やお知らせ、会則・規約などを載せるのもよいですね。さらに学校の歴史や沿革、先生方の紹介文などを載せることで、より充実したサイトになります。

同窓会サイトを作るメリット・デメリット

同窓会サイトを作れば、SNSなどでつながっていない人にも情報を届けられます。同窓会を開催した後は、コミュニケーションの場として活用できる点もメリット。次回以降の同窓会の案内にも使えますし、地元のニュースを発信してもよいですね。

ただし情報が古いまま、更新日が昔のままになっていると、訪問者が減ってしまい、本来のメリットも得られなくなります。定期的な更新が必要なので、運営側の負担は増えてしまうかもしれません。

また誰でもアクセスできるサイトだと、個人名などを出すのが心配という方も多いはず。プライバシーを守るために、同窓生しかアクセスできないクローズドサイト等を利用するなど、工夫が必要です。

①Doorkeeper｜写真共有にも便利なコミュニティ作成ツール

引用：セミナー・勉強会・イベント管理ツール | Doorkeeper

コミュニティ作成ツールのDoorkeeperには、同窓会に役立つ機能が豊富にあります。

• イベントページの作成

• 申込フォームの作成

• 写真共有

• メール配信

• 事前決済　など

Doorkeeperでコミュニティを作成すると、イベントの作成ができるようになります。専用の申し込みフォームを付けておけば、出欠確認にも便利。同窓会後の写真共有も簡単です。

管理者を複数設定できるため、複数人で運営できるのもポイント。実際に早稲田大学教育学部をはじめ、多くの学校の同窓会サイトとして利用されています。

②同窓会グラフ｜クローズドサイトなので個人名を出しても安心

引用：同窓会専用コミュニティーサイト | 笑屋の同窓会

同窓会グラフは、同窓会に特化したコミュニティサイトです。主な機能には、以下があります。

• 出欠申請

• 参加者一覧・不明者一覧の表示

• プロフィール登録

• 掲示板

• メッセージ　など

ボタン1つで出欠申請ができるため、参加者の負担を大きく軽減できます。Web上で参加者一覧が確認できるので、幹事が出欠状況を取りまとめる際も便利です。「あの人が行くなら出席しよう」など、自分の出欠を悩んでいる方にとっての後押しにもなりますね。

またWeb検索では表示されないクローズドサイトなので、個人情報を扱っても安心。掲示板やメッセージ機能もあるので、同窓会後のコミュニケーションツールとしても役立ちます。

出欠確認を効率よく行って同窓会を成功させよう

本記事では同窓会主催者に向けて、同窓会の出欠確認を効率化する方法について解説しました。出欠確認には往復はがきを使ってもよいですし、さまざまなツールを活用するのも手です。継続的に同窓会を開催するなら、同窓会サイトを作成しておくと後々まで役立ちます。

どの方法を選んでもメリット・デメリットがあるため、よく吟味して選んでください。どれか1つに絞るのではなく、「出欠確認用のフォームを作り、はがきにQRコードを載せて送る」「同窓会サイトを作り、出欠確認用のフォームを備える」など、組み合わせて使うのもよいでしょう。

往復はがきを使うなら私書箱を利用すると便利

さまざまな選択肢があるものの、やはり一般的なのは、往復はがきで同窓会の案内や出欠確認を行う方法です。ただし出欠はがきの管理は大変で、同窓会の規模が大きければ百枚近いはがきを保管する羽目にもなりかねません。それだけの人数に自宅の住所を伝えるのは、抵抗がある方もいるでしょう。

そんな時に便利なのが、クラウド私書箱・メールメイト。メールメイトの強みは、主に2点あります。

• メールメイトの住所宛に出欠はがきが届くため、プライバシーが守れる

• 届いた出欠はがきがすべてデータ化されるため、保管がしやすい

料金が1,500円/月〜とお手頃価格なのも嬉しいですね。往復はがきを使うなら、ぜひメールメイトを活用してください。