【幹事必見】同窓会往復はがきの無料テンプレート＆出欠管理のコツ
同窓会やクラス会、同期会にOB会などでは、今でもはがきの案内状・招待状が使われることが多くあります。
Googleフォームなどの出欠確認ツールやLINE・メールなどを利用することも増えてきましたが、やはりフォーマルな集まりの場合や母校の恩師・先生方を招待する場合は、紙の案内状の方が丁寧で気持ちがこもっていると好まれがちです。
本記事では無料で使える同窓会の往復はがきテンプレートと同窓会案内状の作成方法を紹介します。ぜひ最後までお読みください。
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往復はがきの仕組みと利用方法
まずは往復はがきの基本構成と、どこに何をどう書くべきなのかを解説していきます。
往復はがきとは？
「往復はがき」とは「往信用はがき」と「返信用はがき」が一つになったものです。
往信用はがきは差出人が相手にメッセージを送るためのもので、返信用は受け取った相手が差出人に返信するためのものです。
往復はがきを送る際には、受け取り相手の宛名が表になるように真ん中を二つに折り、ポストに投函します。
そして受け取った相手は、往復はがきの真ん中を切り取り、返信用はがきのみを差出人に送り返します。
参考の画像は郵便局で購入できる往復はがきです。
以下では郵便局で購入できるはがきでの往復はがきの基本構成を解説していきます。
①緑の返信面には差出人（幹事）の住所と名前
まず緑の「返信」と書いてある部分は差出人（幹事）に返ってくる部分なので、差出人（幹事）の住所と名前を記入します。
この際、自分に帰ってくるものなので「様」ではなく「行」と書きましょう。
②緑の返信面の右側には同窓会の案内
緑の返信面の右側は、受取人（参加者）が保管する部分です。
ここには同窓会の日時や場所などの案内を書きましょう。
③④青の往信面には受取人（参加者）の住所と名前を、左下には差出人（幹事）の住所と名前
そして反対側にひっくり返した青の「往信」と書いてある部分は、受取人（参加者）が保管する部分です。
なので、ここには受取人（参加者）の住所と名前を書きましょう。そして左下には差出人がわかるように、差出人（幹事）の住所と名前を添えましょう。
⑤青の往信面の右側には出欠確認
青の往信面の右側は、差出人（幹事）に返ってくる部分なので、同窓会の出欠確認についてを書きましょう。
以上四項目が裏表になって真ん中を切り取ると「往信用はがき」と「返信用はがき」になる
画像で見ると少しわかりづらいですが、この四項目が裏表に合わさって真ん中を切ると二つのはがきになります。
引用：日本郵便
画像に書いてある通り、往信の際は往信の宛名が外側になるように真ん中で折る必要があります。
こうすることで間違いのないうように受取人の元へ届き、受取人は中央の線に沿って切り取り、往信部分は保管。そして返信部分は出欠についての返信を書いた上でポストに投函、という流れになります。
往復はがきは全国すべての郵便局で購入することができますが、東京都の郵便局では在庫が品薄になることがあるので、同窓会シーズンには早めの準備をおすすめします。
無料で使える！往復はがきテンプレート一覧（Word・Excel対応）
この項目では、無料で使える同窓会用の往復はがきのテンプレートを紹介していきます。
1) Microsoft Office公式テンプレート（Word形式）
こちらはMicrosoftの公式の同窓会テンプレートです。
Word形式なのでカスタマイズしやすいのが特徴です。
2) Canva（キャンバ）無料テンプレート
引用：Canva
Canvaでも同窓会のテンプレートが豊富に揃っており、無料で使うことができます。
おしゃれなデザインを簡単に作ることができ、写真や地図の挿入、またはフォントやテーマの変更も簡単に操作できます。パソコンがなくても、スマホで作成することもできます。
カジュアルなクラス会や同級生み向けての同窓会案内状におすすめなテンプレートです。
3)マツオ印刷無料テンプレート
引用: マツオ印刷
こちらのテンプレートはWord・PowerPoint形式の例文付きのテンプレートがあり縦書ききと横書きの両方に対応しています。
シンプルなレイアウトなので、フォーマルな同窓会や目上の方や卒業した母校の恩師に送るのにおすすめなテンプレートです。
往復はがきの文例集（そのまま使える！）
利用したいテンプレートが決まったら、書く内容の準備をしましょう。文章は丁寧かつ温かい文面を心がけましょう。
同窓会の案内状や挨拶状は、形式に沿った書き方をすることで信頼感のある印象を与えることができます。
▶ 同窓会案内の文例
同窓会のご案内
拝啓 皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、あの懐かしい学び舎を巣立ってから、○○年の歳月が流れました。 このたび、旧友との再会の場を設けたく、〇〇高校〇〇年卒業生による同窓会を開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
慌ただしい日々の中、なかなか顔を合わせる機会も少なくなりましたが、 この機会に昔話に花を咲かせ、皆様と心あたたまるひとときを過ごせればと存じます。
御多忙ところ誠に恐縮ではございますが、ぜひともご出席賜り、旧交を温める機会となれば幸いです。
敬具
日程：〇月〇日（日）〇時～
会場：〇〇〇〇（地図参照）
会費：〇〇〇〇円
服装：平服にてお越しください。二次会も予定しております。
幹事：〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇（〇〇〇〇）〇〇〇〇
ご多用の上とは存じますが、準備の都合上、返信用はがきにて〇月〇日までに出席のご返信をご投函くださいますようお願い申し上げます。
▶ 返信面の文例
〇〇高校〇〇年卒同窓会に
□ ご出席
□ ご欠席
（どちらか一方に○印をお付けください）
二 次会参加可否：
お名前： （旧姓）
ご住所：
電話番号：
Eメールアドレス：
メッセージ欄：
はがきの作成・印刷・投函の手順
はがき作成から投函までの手順は以下のようになります。
テンプレートをダウンロードしたのち、WordまたはExcelで内容を編集
自宅または印刷会社で印刷（プリンタはがき設定に注意）
宛名を記入し、返信用には幹事住所を印刷または記入
まとめて郵送、または個別に手渡し・投函
幹事の案内状準備と返信管理
幹事の方は、往復はがきの準備・投函が終わった後も、返信はがきの管理をしなければなりません。
往復はがきの注文は郵便局でできたり、印刷サービスでもテンプレート付きで発注できるところもあるので、はがき準備の方はそこまで手間はかからないでしょう。
しかし、返信はがきが戻ってきた後に、何十人・何百人分ものはがきを集計・管理する作業は、大変な手間と時間を要します。
「そんな時間はない！集計の作業とはがきの管理をもっと楽にしたい！」という方にはおすすめのサービスがあります！
同窓会の“出欠はがき管理”はメールメイトでらくらく解決！
メールメイトとは？メールメイトで何ができる？
メールメイトはデジタル私書箱サービスを提供しています。具体的に何ができるかというと...
1.自宅の住所を相手に知られずにはがきを送れます
例えば、同窓会の出欠確認はがきの返送先を自宅にしたくない場合、メールメイトサービスを利用すると、あなたの代わりに「メールメイトの専用住所」ではがきが受け取られるので個人情報を守ることができます。
幹事や主催者の住所を公開せずに案内状が送れるので、プライバシーも保護できて安心です！
2.届いたはがきは逐一スマホやパソコンで確認可能！
『メールメイトの専用住所』に届いたはがきは、スタッフが一枚ずつスキャンし、その画像をあなた専用のウェブページにアップロードします。
返信はがきが届くたびに、その画像をスマホやパソコンで確認ができ、紙のはがきをメールのようにデジタル管理することができます。
3.複数の人と一緒に共有・管理もできます！
同窓会や集まり、イベントの主催者が複数いる場合でも大丈夫！
メールメイトでは、返信はがきを複数人で共有し、同時に管理できるシステムも備わっています。
集計もれが出ることが少なくなり、作業効率も格段に上がります。
4.はがきが届いたらすぐにスマホやパソコンに通知が来ます！
はがきが届いたら、メールメイトからあなたのスマホやパソコンに通知・連絡が送信されます。
こうすることで、はがきを見逃すなんてことが無くなり、対応漏れを防ぐことができます。
メールメイトのことが「まだよくわからない」と感じる人は動画を参考に！
「メールメイトが便利そうなのは分かったけど、使い方や仕様が想像できない...」とおもった方はぜひ下のメールメイトのサービス使い方動画をご覧ください！
さらに詳しくサービス内容を知りたい方は公式Webページもご覧ください！
メールメイトは月額最安1,500円から利用でき、30日間の返金保証もついているので、まずはお試しでサービス利用していただけます。
もしまだ不明や不安な点がある方は、「support@mailmate.jp」までお気軽にお問い合わせくださいね！
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「同窓会 往復はがき テンプレート 無料」に関するよくある質問
最後によくある質問を紹介していきます。
Q：同窓会での往復はがきとはなんですか？
A：往復はがきとは「往信用はがき（相手の手元に残る案内ハガキ）」と「返信用はがき（幹事の元に返ってくる出欠確認）」が一体になったはがきのことです。書き方が少しわかりづらいですが、記事内で詳しく図解・説明しています。
Q：パソコンで往復はがきを作成するにはどうすればいいですか？
A：インターネット上に無料・有料の往復はがきテンプレートがあるので、好きなデザインをダウンロードし、WordやPowerpointなどで編集・書き換えが可能です。Canvaを利用すればカジュアルでおしゃれなデザインを簡単に作ることができます。
Q：自宅のプリンターで往復はがきを印刷するにはどうしたらいいですか？
A：１. 郵便局などで白紙の往復はがきを必要枚数購入する。２. インターネット上でテンプレートを選び往復はがきを作成。３. パソコンとプリンターを接続する。４. パソコン上で作成したらデータ画面から「印刷」を選択し、往復はがきをセットしプリントアウトする。
Q：無料でダウンロードできるテンプレートはどこで入手できますか？
以下の3つのサービスから無料でダウンロード可能です：
Microsoft Office公式テンプレート（Word形式）
Canva（デザイン編集に便利）
マツオ印刷（フォーマルな案内に対応）
記事内でそれぞれの特徴とダウンロード先を紹介しています。
Q：幹事の自宅住所を書かずに返信はがきを受け取る方法はありますか？
メールメイトなどのクラウド私書箱サービスを利用すれば、幹事の代わりに専用住所ではがきを受け取り、専用のウェブページからいつでもどこでも画像確認が可能です。こうすることで、自分宛に届くはがきをメール感覚で管理することができます。幹事で住所を知られたくない方や、返信はがき管理を楽にスマートにしたい方におすすめです。
Q：同窓会の返信はがきの集計を楽にする方法はありますか？
返信はがきの管理は手間と時間がかかります。メールメイトなどのクラウド私書箱サービスを利用すれば、届いた返信はがきがオンラインで一覧表示・管理・共有ができるので、集計作業が一気に楽になるのでおすすめです。
まとめ
本記事ではこれまで同窓会の往復はがきの仕様や書き方、そして無料で使えるテンプレートをご紹介してきました。
同窓会の幹事を任されると、往復はがきの準備だけでなく、当日の準備に至るまでやらなければならないことが山ほどあります。
そんな中で、大量のはがき管理や出欠確認をしなければならないのは大きなストレスだと思います。
少しでも負担を軽減したいという方はぜひメールメイトをお試しください。
この記事が少しでも同窓会幹事の皆様の役に立てば幸いです。
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