【無料・Word対応】同窓会の往復はがきテンプレート｜文例と印刷方法
同窓会やクラス会、同期会にOB会などでは、今でもはがきの案内状・招待状が使われることが多くあります。
Googleフォームなどの出欠確認ツールやLINE・メールなどを利用することも増えてきましたが、やはりフォーマルな集まりの場合や母校の恩師・先生方を招待する場合は、紙の案内状の方が丁寧で気持ちがこもっていると好まれがちです。
本記事では無料で使える同窓会の往復はがきテンプレートと同窓会案内状の作成方法を紹介します。ぜひ最後までお読みください。
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往復はがきの仕組みと利用方法
まずは往復はがきの基本構成と、どこに何をどう書くべきなのかを解説していきます。
往復はがきとは？
「往復はがき」とは、受け取った相手が差出人に返信する「返信用はがき」と、差出人が相手にメッセージを送る「往信用はがき」が一つになったものです。
往復はがきを構成しているのは、次の4面です。
返信宛名面（緑切手の印字面）：①差出人の住所と名前（「行」を付ける）
返信文面：差出人に返ってくる部分。⑤同窓会の出欠確認について書く
往信宛名面（青切手の印字面）：③受取人の住所と名前④左下に差出人の住所と名前を書く
往信文面：受取人が保管する部分。②同窓会の案内（日時や場所等）を書く
返信宛名面の右側に往信文面がきて、往信宛名面の右側に返信文面がくる構造です。
この4面が裏表に合わさっており、真ん中を切ると2つのはがきになります。
往復はがきの詳しい書き方については、「往復はがきの正しい書き方を紹介」で解説しています。
なお往復はがきは1枚170円（2026年10月時点）です。
2026年6月の郵便法の改正により、今後料金が変わる可能性があるため、購入前に最新料金をご確認ください。
往復はがきは郵便局で購入することができますが、同窓会シーズンには早めの準備をおすすめします。
関連記事：同窓会出席はがきマナー完全ガイド｜書き方・送り方・返信例文も紹介！
無料で使える！往復はがきテンプレート一覧（Word・Excel対応）
この項目では、無料で使える同窓会用の往復はがきのテンプレートを紹介していきます。
1) Microsoft Office公式テンプレート（Word形式）
こちらはMicrosoftの公式の同窓会テンプレートです。
Word形式なのでカスタマイズしやすいのが特徴です。
2) Canva（キャンバ）無料テンプレート
引用：Canva
Canvaでも同窓会のテンプレートが豊富に揃っており、無料で使うことができます。
おしゃれなデザインを簡単に作ることができ、写真や地図の挿入、またはフォントやテーマの変更も簡単に操作できます。パソコンがなくても、スマホで作成することもできます。
カジュアルなクラス会や同級生に向けての同窓会案内状におすすめなテンプレートです。
3)マツオ印刷無料テンプレート
引用: マツオ印刷
こちらのテンプレートはWord・PowerPoint形式の例文付きのテンプレートがあり縦書ききと横書きの両方に対応しています。
シンプルなレイアウトなので、フォーマルな同窓会や目上の方や卒業した母校の恩師に送るのにおすすめなテンプレートです。
【番外編】bizoceanの同窓会名簿テンプレート（Excel対応）
同窓会名簿を作成するなら、bizocean のテンプレートが便利です。
Excel形式なので、Wordに差し込み印刷すれば印刷の手間が省けるでしょう。
なおダウンロード時に会員登録を求められる可能性があるため、留意してください。
往復はがきの文例集（そのまま使える！）
利用したいテンプレートが決まったら、書く内容の準備をしましょう。文章は丁寧かつ温かい文面を心がけましょう。
同窓会の案内状や挨拶状は、形式に沿った書き方をすることで信頼感のある印象を与えることができます。
年配の参加者が多い場合は、文字を大きめにして、会場の最寄り駅やバリアフリー情報も添えると親切です。
特に還暦や古希など節目の年の同窓会は、お祝いの気持ちを込めつつも参加者の体調や移動にも配慮した文面にすると喜ばれるでしょう。
▶ 一般的な同窓会案内の文例
同窓会のご案内
拝啓 皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、あの懐かしい学び舎を巣立ってから、○○年の歳月が流れました。 このたび、旧友との再会の場を設けたく、〇〇高校〇〇年卒業生による同窓会を開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
慌ただしい日々の中、なかなか顔を合わせる機会も少なくなりましたが、 この機会に昔話に花を咲かせ、皆様と心あたたまるひとときを過ごせればと存じます。
御多忙のところ誠に恐縮ではございますが、ぜひともご出席賜り、旧交を温める機会となれば幸いです。
敬具
記
日時：〇月〇日（日）〇時～
会場：〇〇〇〇（地図参照）
会費：〇〇〇〇円
服装：平服にてお越しください。二次会も予定しております。
二次会：〇〇にて予定しております。
幹事：〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇（〇〇〇〇）〇〇〇〇
お手数ですが、準備の都合上、返信用はがきにて〇月〇日までに出欠のご返信をご投函くださいますようお願い申し上げます。
以上
▶ 還暦の同窓会案内の文例
拝啓 〇〇の候、皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
〇〇中学校を卒業して四十五年、私たちもそろって還暦を迎える年となりました。この節目を共に祝い、旧交を温める場として、下記のとおり還暦記念同窓会を開催いたします。
御多忙中とは存じますが、お誘い合わせのうえご出席くださいますようご案内申し上げます。
敬具
記
日時：〇年〇月〇日（〇）〇時より
会場：〇〇ホテル（〇〇駅より徒歩〇分・館内エレベーターあり）
会費：〇〇〇〇円（記念品代を含みます）
恐れ入りますが、〇月〇日までに返信はがきにてご都合をお知らせください。
以上
▶ 古希の同窓会案内の文例（恩師をお招きする場合）
謹啓 〇〇の候、皆様にはお健やかにお過ごしのことと拝察いたします。
このたび私たち〇〇高校〇〇年卒業生は古希を迎えるにあたり、〇〇先生をお招きして記念の同窓会を催すこととなりました。
久しぶりに先生や旧友と語らうひとときを過ごせれば幸いです。
詳細は下記のとおりです。
皆様のご出席を心よりお待ちしております。
謹白
記
日時：〇年〇月〇日（〇）〇時より
会場：〇〇〇〇
会費：〇〇〇〇円
ご多用中とは存じますが、〇月〇日までに返信はがきにてご都合をお知らせください。
以上
▶ 返信面の文例
〇〇高校〇〇年卒同窓会に
□ ご出席
□ ご欠席
（どちらか一方の□に✓印をお付けください）
二 次会参加可否：
お名前： （旧姓）
ご住所：
電話番号：
Eメールアドレス：
メッセージ欄：
※ご記入いただいた個人情報は、本会の出欠確認と連絡にのみ使用します。
案内はがきを作成する際のポイント
はがきを作成する際はデザインも大切ですが、情報を正しく伝えることがより大切です。
そのため読みやすくなるように、フォントや文字の大きさを工夫しましょう。
また返信期限の設定は、開催日の1か月前が目安です。
結婚等で姓が変わっている人もいるため、返信はがきには旧姓を記す欄を設けておくとよいですね。
あわせて近況やメッセージを書く欄があると、当日の話題にもなりますよ。
はがきの作成・印刷・投函の手順
はがき作成から投函までの手順は以下のようになります。
テンプレートをダウンロードしたのち、WordまたはExcelで内容を編集
自宅または印刷会社で印刷（プリンタはがき設定に注意）
宛名を記入し、返信用には幹事住所を印刷または記入
まとめて郵送、または個別に手渡し・投函
自宅プリンターで往復はがきを印刷する方法
往復はがきは、通常はがきの約2倍の大きさ（200mm×148mm）です。
設定を誤ると、印刷位置のずれや紙詰まりが起きるため、正しく設定してください。
次の手順で進めると、失敗を防げます。
用紙サイズの設定：Wordの「レイアウト」＞「サイズ」＞「往復はがき」※一覧にない場合は、ユーザー設定で幅200mm×高さ148mmを指定
宛名の差し込み：「差し込み文書」タブの「はがき印刷」＞「宛名面の作成」＞「往復はがき」※差し込みに使うデータには、Excelの住所録を指定
普通紙で試し刷り：本番の前に、コピー用紙に印刷して往復はがきと重ね、印刷のずれがないか確認する
プリンターの設定：プリンター側も「往復はがき」に設定し、給紙方向と印刷面の向きを確認する
本番の印刷：少ない枚数から始めて、裏表や上下の間違いがないか確かめながら進める
往復はがきは往信宛名面と返信文面、返信宛名面と往信文面が同じ面に並ぶため、裏表の取り違えが起きやすくなります。
最初の1枚を印刷したら、実際に折ってみて、往信宛名面が外側に来ることを確認してください。
問題がなければ完成です。
同窓会の幹事が守るべき個人情報のルール
同窓会の名簿や返信はがきには、同級生の氏名や住所などの個人情報が記載されています。
こうした個人情報を扱う際は、以下のルールを守る必要があります。
個人情報を集める際に利用目的を伝える
名簿を配るなら本人の同意を得る
保管と廃棄に気を付ける
外部委託する場合は信頼できる業者を選ぶ
そのため返信文面には、記入した個人情報の用途や名簿への掲載可否（名簿を配布予定の場合）に関する一文を入れるとよいですね。
同窓会が終わり、不要になったはがきを廃棄する際は、シュレッダーにかけるなど処分方法にも注意してください。
また外部の業者に委託する際は、セキュリティ対策や本人確認の体制が整っているなど、安心して個人情報を預けられるところを選びましょう。
参考：自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項｜個人情報保護委員会
同窓会も個人情報保護法の対象
個人情報保護委員会は、事業で名簿を利用していれば非営利の団体であっても、個人情報保護法上の「個人情報取扱事業者」にあたるとしています。
したがって同窓会も、個人情報保護法に則って運営しなければなりません。
なお改正個人情報保護法は2026年7月10日に成立し、同17日に公布されました。
今後施行日が定められるため、名簿を作る際は最新の情報を確認してください。
参考：令和８年 改正個人情報保護法について｜個人情報保護委員会
幹事の案内状準備と返信管理
幹事の方は、往復はがきの準備・投函が終わった後も、返信はがきの管理をしなければなりません。
往復はがきの注文は郵便局でできたり、印刷サービスでもテンプレート付きで発注できるところもあるので、はがき準備の方はそこまで手間はかからないでしょう。
しかし、返信はがきが戻ってきた後に、何十人・何百人分ものはがきを集計・管理する作業は、大変な手間と時間を要します。
「そんな時間はない！集計の作業とはがきの管理をもっと楽にしたい！」という方にはおすすめのサービスがあります！
同窓会の“出欠はがき管理”はメールメイトでらくらく解決！
具体的にできることは、大きく4点あります。
1.自宅の住所を相手に知られずにはがきを送れる
例えば、同窓会の出欠確認はがきの返送先を自宅にしたくない場合、メールメイトサービスを利用すると、あなたの代わりに「メールメイトの専用住所」ではがきが受け取られるので個人情報を守ることができます。
幹事や主催者の住所を公開せずに案内状が送れるので、プライバシーも保護できて安心です！
2.届いたはがきは逐一スマホやパソコンで確認可能
『メールメイトの専用住所』に届いたはがきは、スタッフが一枚ずつスキャンし、その画像をあなた専用のウェブページにアップロードします。
返信はがきが届くたびに、その画像をスマホやパソコンで確認ができ、紙のはがきをメールのようにデジタル管理することができます。
3.複数の人と一緒に共有・管理ができる
同窓会や集まり、イベントの主催者が複数いる場合でも大丈夫！
メールメイトでは、返信はがきを複数人で共有し、同時に管理できるシステムも備わっています。
集計もれが出ることが少なくなり、作業効率も格段に上がります。
4.はがきが届いたらスマホやパソコンに通知がくる
はがきが届いたらすぐに、メールメイトからあなたのスマホやパソコンに通知・連絡が送信されます。
こうすることで、はがきを見逃すなんてことが無くなり、対応漏れを防ぐことができます。
メールメイトのことが「まだよくわからない」と感じる人は動画を参考に！
「メールメイトが便利そうなのは分かったけど、使い方や仕様が想像できない...」とおもった方はぜひ下のメールメイトのサービス使い方動画をご覧ください！
さらに詳しくサービス内容を知りたい方は公式Webページもご覧ください！
メールメイトでは、犯罪収益移転防止法に基づいて契約時に本人確認を行っています。
年払いの場合は月額最安1,500円から利用でき、30日間の返金保証もついているので安心です。
もしまだ不明や不安な点がある方は、「support@mailmate.jp」までお気軽にお問い合わせください！
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関連記事：
「同窓会 往復はがき テンプレート 無料」に関するよくある質問
最後によくある質問を紹介していきます。
Q：同窓会での往復はがきとはなんですか？
A：往復はがきとは「往信用はがき（相手の手元に残る案内はがき）」と「返信用はがき（幹事の元に返ってくる出欠確認）」が一体になったはがきのことです。書き方が少しわかりづらいですが、「往復はがきの正しい書き方を紹介」で詳しく説明しています。
Q：パソコンで往復はがきを作成するにはどうすればいいですか？
A：インターネット上に無料・有料の往復はがきテンプレートがあるので、好きなデザインをダウンロードし、WordやPowerpointなどで編集・書き換えが可能です。Canvaを利用すればカジュアルでおしゃれなデザインを簡単に作ることができます。
Q：自宅のプリンターで往復はがきを印刷するにはどうしたらいいですか？
A：以下の手順で進めてください。
Wordで用紙サイズを「往復はがき（200mm×148mm）」に設定する
テンプレートで文面を作り、宛名を差し込み印刷で入れる
普通紙に試し刷りして位置を確認する
プリンター側の用紙設定と給紙方向をそろえ、購入した往復はがきに印刷する
詳しくは本文の「自宅プリンターで往復はがきを印刷する方法」をご覧ください。
Q：往復はがきの印刷位置がずれるときは、どうすればいいですか？
A：まずはWordとプリンターの両方で、用紙が往復はがきのサイズ（200mm×148mm）になっていることを確かめます。どちらかが通常はがきの設定になっていることで、位置がずれている可能性があるためです。
次に普通紙に試し刷りをして、往復はがきと重ねてずれの方向と幅を確かめてください。テキストボックスを少しずつ動かし、調整を行います。
給紙トレイのガイドがはがきの幅に合っていないと斜めに印刷されることもあるので、あわせて確認しましょう。
Q：Excelの住所録から往復はがきに差し込み印刷できますか？
A：できます。まずWordの「差し込み文書」タブの「はがき印刷」から「宛名面の作成」を開き、はがきの種類で「往復はがき」を選んでください。そのうえで、差し込みに使うデータとしてExcelの住所録を指定すると、氏名や住所を自動で差し込めます。
住所録は1行に1人分、列は「郵便番号・住所・氏名」のように項目ごとに分けて入力しておくとスムーズです。
Q：無料でダウンロードできるテンプレートはどこで入手できますか？
以下の3つのサービスから無料でダウンロード可能です：
Microsoft Office公式テンプレート（Word形式）
Canva（デザイン編集に便利）
マツオ印刷（フォーマルな案内に対応）
記事内でそれぞれの特徴とダウンロード先を紹介しています。
Q：旧料金のときに買った往復はがきは、今も使えますか？
A：使えます。ただし現料金の170円（往信・返信それぞれ85円）との差額分の切手を貼る必要があります。
たとえば旧料金の126円（63円×2）で買った往復はがきには、往信分と返信分それぞれに「85円-63円＝22円」分の切手を貼ってから投函してください。なお差額は購入した時期の額面によって異なります。
差額分を貼り忘れると、受取人が差額を支払う、あるいははがきが差し戻される要因となるので注意が必要です。郵便料金は今後も改定される可能性があるため、投函前に最新料金を確認しましょう。
Q：幹事の自宅住所を書かずに返信はがきを受け取る方法はありますか？
メールメイトなどのクラウド私書箱サービスを利用すれば、幹事の代わりに専用住所ではがきを受け取り、専用のウェブページからいつでもどこでも画像確認が可能です。こうすることで、自分宛に届くはがきをメール感覚で管理することができます。幹事で住所を知られたくない方や、返信はがき管理を楽にスマートにしたい方におすすめです。
Q：同窓会の返信はがきの集計を楽にする方法はありますか？
返信はがきの管理は手間と時間がかかります。メールメイトなどのクラウド私書箱サービスを利用すれば、届いた返信はがきがオンラインで一覧表示・管理・共有ができるので、集計作業が一気に楽になるのでおすすめです。
Q：返信はがきで集めた個人情報は、どう管理すればいいですか？
A：返信はがきは鍵のかかる場所に保管し、集計データにはパスワードをかけるなどして安全に管理してください。幹事が複数いる場合は、閲覧者を決めておくと安心です。同窓会が終わって不要になった情報は、シュレッダーにかけるなどして速やかに処分してください。
はがきの管理が大変なときは、メールメイトのようにはがきをデータ化して管理するクラウド私書箱が役立ちます。
Q：同窓会名簿を参加者に配ってもいいですか？
A：名簿を配る前に、原則として本人の同意が必要です。配布予定がある場合は、返信はがきに「名簿への掲載に同意する／しない」の欄を設けておき、同意した人の情報だけを載せてください。同意がない人の連絡先などは、伏せてから配布します。
名簿を受け取った人にも、ほかの人に渡したり紛失したりしないよう、一言添えて注意を呼び掛けましょう。
まとめ
本記事ではこれまで同窓会の往復はがきの仕様や書き方、そして無料で使えるテンプレートをご紹介してきました。
同窓会の幹事を任されると、往復はがきの準備だけでなく、当日の準備に至るまでやらなければならないことが山ほどあります。
そんな中で、大量のはがき管理や出欠確認をしなければならないのは大きなストレスだと思います。
少しでも負担を軽減したいという方はぜひメールメイトをお試しください。
この記事が少しでも同窓会幹事の皆様の役に立てば幸いです。
クラウド私書箱メールメイトを使うと、世界中どこからでも自宅に届く紙の郵便物をパソコンやスマホなどのWEB上で確認・管理できます🙆
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