【同窓会の幹事向け】やるべきことを時系列で解説！｜便利ツールも紹介

「同窓会幹事を任されたが、何をすればよいかわからない」

「幹事になったものの、事前準備が多すぎて大変」

「同窓会ってどんな流れで進めたらいいの？」

この記事では、こんな悩みを解決していきます。

同窓会や同期会、OB会などは、旧友が集まって交流を深める場。参加者にとっては楽しいひと時となりますが、同窓会を成功させるには、幹事の仕事が欠かせません。そのため「幹事は大変そう」というイメージが強く、幹事になりたくない、あるいは幹事になって困っているという方も多いでしょう。

そこで本記事では、同窓会幹事のやることを時系列で解説します。幹事の仕事に役立つ便利ツールもあわせてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

【時系列で紹介】同窓会の幹事がやることリスト

同窓会の開催にあたって、幹事がやることは多岐にわたります。同窓会の規模が大きくなるほど細かな調整も難しくなっていくので、早い段階で準備を開始するとよいでしょう。

ここでは同窓会当日の半年前から順を追って、幹事がやるべき仕事を紹介していきます。

【半年前】大まかな計画立案・幹事メンバーの選定

同窓会の半年前には、大まかな計画を立てておかなければなりません。ある程度の計画が決まっていないと、その後の準備が進まなくなってしまいます。

この時点で計画立案と同時に、幹事メンバーの選定も行ってください。同窓会の規模にもよりますが、1人で幹事の仕事をすべてこなすのは大変です。クラス単位であれば3人前後、学年単位であれば5人ほどのメンバーを選定し、役割分担をしながら進めましょう。

同窓会のコンセプトを決めて計画を立てる

細かい部分はあとで調整できますが、最低限次の項目を決めておくと安心です。

• 同窓会の規模やコンセプト

• 開催日

• 今後のスケジュール

まずはクラス単位、学年単位など、どんな規模で同窓会を開催するのか決めましょう。「〇周年記念」「△歳祝い」などのコンセプトを決めれば、おのずと規模も決まってくるはずです。開催日を設定する際は、大型連休や年末年始などの集まりやすい時期にあわせると出席率が高まります。

また案内状を発送するタイミング、出欠連絡の締切日なども決めておくと、その後の流れがスムーズになりますよ。

できるだけ多様なメンバーを集める

さまざまなタイプの幹事メンバーを集めることで、同窓会の案内が多くの人に届きやすくなります。自分と仲のよかった人だけでなく、広い範囲に声をかけてみましょう。

幹事メンバーを選ぶポイントは、以下のとおりです。

• 男女どちらも含める

• 交友関係の広い人を入れる

• 同じクラスや部活のメンバーに偏らない

できれば地元で働いている人も引き込むことができれば、情報収集がしやすいのでおすすめです。メンバーが決まったら事前に幹事会を行い、親交を深めておくとよいでしょう。

【4ヶ月前】当日の会場手配・会費決定

4カ月前になったら会場を手配し、参加者から徴収する会費を決定します。会場としてよく使われるのは、ホテルやレストラン、居酒屋など。同窓会の規模やコンセプトによって、ふさわしい会場も異なります。

会場を手配する前に下見をしておくと安心

候補となる会場を決めたら、事前に下見をしてください。下見の際は以下の点を確認しておきましょう。

• 実際にかかる費用

• 会場の広さ、収容人数

• 利用できる設備（Wi-Fi、スライドなど）

• 人数変更やキャンセルのタイミング

• 駅からのアクセス

遠方から出席する参加者もいるため、なるべく公共交通機関で行きやすい会場を選ぶと親切です。

条件に合う会場が見つかったら正式に予約しますが、この段階では参加人数を確定できないはずです。会場にはその旨を説明し、正式な人数がわかった段階で連絡をいれましょう。

会費の相場は会場によって大きく変わる

同窓会の会費相場は、会場によって大きく変わります。大まかな目安は次のとおりです。

• ホテル：8,000円～

• レストラン：5,000円～8,000円

• 居酒屋：3,000円～5,000円

ホテルは行き届いたサービスが受けられますが、予約が埋まりやすい点に注意が必要です。フォーマルイベントや、年齢層の高い同窓会でよく利用されます。

レストランは料理の質が高く、落ち着いた雰囲気で過ごせます。パーティプランが設定されているところも多く、どんなコンセプトでも利用しやすいです。

居酒屋はリーズナブルに楽しみたい場合や、にぎやかな雰囲気で過ごしたい場合におすすめ。若年層の同窓会や二次会の会場として選ばれることが多いです。

【3ヶ月前】案内状の送付

なるべく3カ月前、遅くとも2カ月前には、同窓会の案内状を出しましょう。近年ではSNSやツールを利用するケースもありますが、フォーマルな場面では往復はがきなどを使うのがよいですね。

往復はがきの書き方は、以下のとおりです。

引用：【幹事必見】同窓会往復はがきの無料テンプレート＆出欠管理のコツ | MailMate

また案内状に記載すべき項目は、次の7点です。

• 同窓会名（例：〇〇高校△期生同窓会）

• 会場

• 開催日

• 会費

• 出欠締切日

• 返送先（幹事名や連絡先など）

テンプレートを活用すれば、効率よく案内状の作成ができますよ。会場によってドレスコードがある場合は、それも忘れずに記載してください。往復はがきを送る際は、返信用の宛名面にも記載を忘れないようにしましょう。

【2ヶ月前】参加者の出欠管理

案内状を発送してしばらく経つと、続々と出欠の返事が届き始めます。同窓生の人数が多い場合は、この出欠管理が大変です。情報を一元管理できるように、Excelなどで名簿を作ってまとめるとよいですね。

なかには住所が変わっているなどの理由で、案内状が届かなかった同窓生もいるかもしれません。そのためFacebookなどのSNSを活用し、情報を拡散するのも一つの方法です。幹事メンバーで協力し、なるべく多くの同窓生に情報を届けましょう。

【1ヶ月前】プログラム決定・進行表作成

1カ月前には当日のプログラムを決定し、進行表を作成します。プログラムの作成にあたっては、歓談や来賓挨拶といった定番の流れに加えて、校歌斉唱やタイムカプセルの開封などの独自性を持たせたいところ。参加者に喜ばれるため、場も盛り上がるでしょう。全体写真やクラスの集合写真など、記念撮影も欠かせません。

進行表には時間の目安とプログラム、大まかな内容を記載します。会費を当日徴収する場合は受付が混みあうため、受付時間に余裕を持たせておくと失敗しないでしょう。

【当日までに】リハーサル

同窓会当日の2週間前を目安に、リハーサルを行います。当日の流れに沿って動き、スムーズに進まない箇所があればプログラムを見直し、調整を加えてください。

リハーサル時は以下のようなチェックリストを作っておくと、確認項目の抜けや漏れが防げます。

• 機材はスムーズに動作するか

• 会場の配置は適切か

• 出演者の動きは問題ないか

• タイムスケジュールに無理はないか

• 動線にわかりにくい部分はないか

可能であれば当日使用する会場で、会場スタッフも交えたリハーサルを行いましょう。それができない場合は幹事メンバーで集まり、挨拶も含めた流れの確認をしておくとよいですね。

【当日】会場準備～進行

同窓会当日はさまざまな準備があるため、他の参加者より数時間早く会場へ着いておくと安心です。会場スタッフとの最終打ち合わせを行うことも多いので、事前に確認しておきましょう。

同窓会が始まるまでに会場準備と受付を行う

まずは備品・機材をセッティングし、音響や照明を使う場合は動作確認も行います。必要に応じて室内の装飾もしてください。

参加者が到着したら、以下のような受付業務を行います。

• 参加者の出欠確認

• 会費の徴収

• 名札やパンフレットなどの配布

受付は細かい作業が多く時間もかかりやすいため、複数人で分担するとよいですね。

会場使用料については、当日支払いというケースも多いです。会費を徴収したらすぐに確認し、同窓会の終了時までに清算を済ませるようにしましょう。

同窓会中は進行役を交代しながら全員が参加できるようにする

同窓会が始まったら、幹事は進行役として場を取り仕切ります。事前に作成した進行表をもとにして、大幅に時間がずれることのないよう注意してください。

ただし幹事にも、旧友との再会を楽しむ時間は必要です。タイミングを見て進行役を交代しながら、幹事メンバー全員が同窓会を楽しめるよう工夫しましょう。

【必要に応じて】二次会の手配

同窓会は2時間～長くても3時間ほどで終了します。同窓会そのものの満足度が高くても、「もう少し話したい」「まだ解散したくない」と思う参加者は出てくるはず。そんな時は二次会を開催することもあるでしょう。

同窓会の規模が小さいのであれば、その場の雰囲気で二次会の開催有無や会場を決めても問題ありません。一方である程度の人数が見込まれるのであれば、事前に会場を押さえておくとスムーズですよ。

二次会は居酒屋やカラオケで行われることが多いです。一次会の会場とあまり離れていないところや、駅から近いところを選ぶとよいですね。

【開催後】恩師へのお礼状送付・当日の写真共有

同窓会に先生を呼ぶ場合は、同窓会終了後に必ずお礼状を出しましょう。これは恩師が参加してくれた、あるいは恩師に再会できたという感謝の気持ちを示すためのもの。メールやSNSではなく、なるべく手紙やハガキで届けたいですね。

また当日の参加者には会場で撮った写真を共有し、思い出を分かち合いましょう。ただし写真を利用する際は、個人情報に配慮しなければなりません。参加者には写真の利用方法について説明し、SNSでの公開範囲などルールを決めておくと安心です。

同窓会幹事におすすめの便利ツール

同窓会幹事には、長期にわたって多様な仕事が待っています。昼間は自分の仕事を行い、スキマ時間や休日、夜に幹事の仕事を行う方が多いこともあり、なるべく効率よく作業を進めたいですよね。

ここでは幹事におすすめの便利ツールを3つご紹介します。

①メールメイト｜案内状に関する困りごとをまとめて解決

メールメイトは私設私書箱の一つで、クラウド上で郵便物を管理できるという特徴があります。届いた郵便物はデジタル化されて、専用マイページにアップロードされます。つまり参加者から届く出欠ハガキがスマホやパソコンで見られて、いつでも確認できるようになるのです。

さらに郵便物のデータは複数人で共有できるため、幹事メンバー全員で管理することが可能。誰か1人に負担が偏ることもありません。

また返送先としてメールメイトの専用住所を登録すれば、同窓生全員に自分の住所を知らせる必要がなくなります。プライバシーの観点から「案内状の返送先に自分の住所を載せたくない」という方にとっても、大きなメリットがありますよ。

さらに詳しくサービス内容を知りたい方は公式Webページと下の利用方法動画をご覧ください。

メールメイトは月額最安1,500円から利用でき、30日間の返金保証もついているので、まずはお試しでサービス利用していただけます。

もしまだ不明や不安な点がある方は、「support@mailmate.jp」までお気軽にお問い合わせくださいね！

②Dropbox｜スピーディーかつ手軽に写真を共有できる

引用：Dropbox 公式サイト

Dropbox（ドロップボックス）は、写真の管理・共有に便利なツールです。Dropboxをインストールしておけば、たった3ステップで写真を共有できます。

1. Dropboxフォルダに共有したい写真を入れる

2. 「Dropboxリンクを共有」ボタンを押し、URLを発行する

3. 参加者にメールなどでURLを送信する

アカウント登録やアプリのインストールをしなくても、ブラウザ上で写真の閲覧は可能です。そのため多くの人に受け入れられやすい方法といえるでしょう。

③幹事代行サービス｜プロに依頼して幹事の負担を軽減

引用：笑屋の同窓会がプロデュースする幹事代行サービス

同窓会幹事を負担に思う人が多ければ、思い切って幹事代行サービスを利用するのも一つの方法です。近年ではさまざまな幹事代行サービスが登場しており、実際の利用者からは「負担がなくなり、幹事自身も楽しく参加できた」という声も出ています。

幹事代行サービスでは、以下の業務をお任せできます。

• 名簿管理

• 案内状発送

• 名札制作

• 受付業務

• 司会進行　など

料金負担が少ないのもメリット。たとえば「笑屋の同窓会」には、レストランでの一次会を会費7,000円ほどで開催した例がありますが、それ以外の負担金は一切ありません。一般的な会費の範囲内で依頼できるサービスが多く、使いやすいでしょう。

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同窓会幹事によくある疑問・悩み

最後に、同窓会幹事に関してよくある疑問・悩みに回答していきます。すでに同窓会の幹事になった方はもちろん、今後幹事になる可能性のある方、幹事に興味のある方もぜひ参考にしてください。

Ｑ１）同窓会の幹事は誰がやるのか

同窓会の幹事は、基本的に誰がやっても問題ありません。学校やクラスによっては卒業前に決めることもありますし、「同窓会をやりたい」と思い立った人が声を上げることもあります。

自分が幹事になりたいのであれば、まず仲間集めからスタートしましょう。周囲と協力し、なかには「同窓会に興味がない」という人がいることも理解しながら、進めていくとよいですね。

Ｑ２）同窓会の基本的な流れが知りたい

同窓会の規模やコンセプトによっても大きく異なりますが、大まかな流れは以下のとおりです。

• 開会の辞

• 幹事の挨拶

• 恩師の紹介

• 乾杯

• 歓談

• 写真撮影

• 閉会の辞

このほか校歌斉唱や記念品贈呈、来賓挨拶などが入ることもあります。同窓会によっては、余興としてスライドショーやビンゴなどのゲームを取り入れても盛り上がりますよ。

注意点は、乾杯までの時間を長くし過ぎないこと。特に多くの先生が出席していると、紹介や挨拶が長くなりがちです。代表者のみに挨拶をもらうなど工夫してください。

また大規模な同窓会であれば、1回の写真撮影では足りないこともあります。「クラス単位での写真撮影」「全体の写真撮影」など、数回に分けるとよいでしょう。

Ｑ３）幹事の挨拶ではどんなことを言えばいいのか

同窓会の開会挨拶は、幹事が行うのが一般的でありスムーズです。ぜひ以下の内容を盛り込んだ挨拶を考えてください。

• 幹事の自己紹介：例「〇組の△△です」「〇部のキャプテンをしていた△△です」

• 幹事メンバーの紹介

• 感謝の言葉：例「お忙しいなかお集まりいただきありがとうございます」

• 先生への謝辞

• 乾杯の号令

乾杯の号令は幹事が行っても構いませんし、先生にお願いしても問題ありません。このほか必要に応じて名札着用のお願いなど、業務連絡を入れる場合もあります。

どうしても挨拶が苦手という方は、他の参加者に挨拶をお願いすることも可能です。ただし幹事以外の参加者に挨拶を依頼するのであれば、必ず事前に伝えておきましょう。

Ｑ４）同窓会で失敗しないためのポイントが知りたい

同窓会で失敗しないためには、次のポイントを意識してください。

• 複数人の幹事メンバーを集める

• 広さに余裕のある会場を選ぶ

• 計算に基づいて会費を決める

会場が狭いと自由に動ける範囲が狭まりますし、最悪の場合は「全員が入れない」という事態も起こりかねません。そのため、ある程度広さに余裕を持たせておくと安心です。

また参加者の会費には、会場費用や飲食代のほか、案内状の発送費や備品代なども含まれます。会費が足りなくなると幹事の自己負担になりますし、会費をもらい過ぎても参加者の不満につながります。計画段階で支出の見込み額を計算し、そのうえで会費設定をしましょう。

同窓会の幹事はやることが多い！便利ツールを活用しよう

本記事では同窓会幹事に向けて、仕事内容や便利なツールをご紹介しました。同窓会を成功させるには、半年ほど前から計画を立てて準備する必要があります。やることも多いので、一人ではなく複数人で協力して進められるとよいですね。

効率よく仕事を進めるには、便利ツールを活用するのも手です。特に出欠ハガキの管理は、手間も時間もかかる業務の一つ。紙ベースで保管していると、かさばるのも難点です。

そんな時は、クラウド私書箱のメールメイトがおすすめです。出欠ハガキをデジタル管理できるうえ、幹事メンバーとの共有もしやすいため、効率的に出欠管理ができますよ。ぜひ便利なツールも活用しながら、同窓会の準備を進めましょう。