忘年会のお知らせ作成に使えるテンプレートまとめ｜書き方のコツも紹介
「忘年会の案内状を作成するのが大変」
「忘年会のお知らせに何を書くべきかわからない」
「デザインが苦手なのに、忘年会の案内ハガキを作ることになってしまった」
こんな悩みを解決するには、テンプレートの活用がおすすめです。
年末が近づくと、忘年会の案内状や案内メールを受け取る機会が増えてきます。ただ、お知らせを作る機会はあまりないため、いざ幹事になると戸惑ってしまう人も多いでしょう。
そこで本記事では、忘年会のお知らせ作成に役立つ例文テンプレート・デザインテンプレートを紹介します。フォーマルな文例やカジュアルな文例、イラスト入りのデザインなど幅広く紹介するので、ぜひ忘年会の雰囲気に合わせてご活用ください。
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【例文あり】忘年会の案内文に記載すべき5項目
忘年会の案内文を作成する際は、開催目的や開催規模、参加者層などによって適した文調やデザインが異なります。近年では、ハガキの代わりにメールやLINEでお知らせすることも増えてきましたが、いずれの場合も以下の5項目を記載します。
挨拶
忘年会の詳細
出欠確認の方法
結びの言葉
幹事の連絡先
上の項目順はあくまで一つの例です。挨拶から結びの言葉をまとめて書き、その後に忘年会の詳細と出欠確認の方法を記す書き方もありますよ。
ここでは項目ごとに、詳しい書き方を見ていきます。
１）挨拶
案内文の書き出しは、時候の挨拶が一般的です。社外向けなら「拝啓」などの頭語の後に、社内向けや友人向けなら「お疲れ様です」などの軽い挨拶の後に、一言入れるようにしてください。
12月の上旬に案内文を出す場合、以下のような挨拶がよいでしょう。
今年も残すところあとわずかとなりました。
師走の候、皆さまにおかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
寒冷の候 平素は格別のご高配を賜り深く感謝申し上げます。
そのうえで「皆さまと親睦を深めるため」「一年の労をねぎらうため」など、忘年会を開催する目的や趣旨についても触れてください。日頃の感謝や、ぜひ参加してほしいという思いを伝えられるとよいですね。
２）忘年会の詳細
挨拶の後は、簡潔に忘年会の詳細を記します。必ず載せるべき情報は、以下の3項目です。
開催日時：例）12月19日（金）19:00～21:00
開催場所：例）ホテルA（東京都〇〇区～）
参加費：例）6,000円（飲み放題込）
ただし参加費については、社外向けの案内文には記載しないのが基本マナーです。また参加者から会費を集める場合は、「（当日現金徴収）」「（お釣りのないようにお願いします）」などと一言添えておくと、当日の集金がしやすくなるでしょう。
３）出欠確認の方法
なるべくスムーズに出欠確認を進めるためには、案内文に連絡手段と連絡先、締切日を明記することが重要です。
例）12月10日（水）までに返信用ハガキにてご出欠をお知らせください。
例）出欠につきましては、12月7日（日）までにこのメールに返信ください。
近年ではGoogleフォームのような出欠確認フォームをはじめ、さまざまな出欠確認ツールがあります。こうしたツールを活用すれば、幹事にとって利便性が高まりますし、参加者も返事がしやすいでしょう。
ただし連絡手段を増やしすぎると、逆に出欠管理が大変になってしまいます。「ハガキかツール」「メールか電話」など、管理しきれる範囲で連絡手段を設けるとよいですね。
関連記事：【忘年会の幹事向け】出欠確認に使えるテンプレート3選！文例も紹介
４）結びの言葉
案内文の最後には、一言結びの言葉を添えます。「忙しいことはわかっているが、ぜひ参加してほしい」という思いの伝わる、前向きな言葉で締めましょう。参加意欲が高まるような一言を付け加えるのもおすすめです。
以下は書き方の一例です。
年末のお忙しい時期ではありますが、ぜひご参加いただけますと幸いです。
ご多用の折とは存じますが、何卒ご出席賜りますようご案内申し上げます。
楽しい企画もご用意しておりますので、皆さま奮ってご参加ください。
なお頭語の「拝啓」を使った場合は、結語の「敬具」も忘れずに付けてくださいね。
５）幹事の連絡先
末尾には幹事の名前や電話番号など、連絡先を記します。
例）株式会社ABC （部署名） 田中 大介 電話：000-1234-5678 メール：tanaka@～
プライベートな集まりであれば、会社名や部署名は不要です。また電話番号やメールアドレスについては、記載必須ではありません。ただし質問があった時に備えて、問い合わせ窓口は明確にしておく必要があります。
できれば記載しておきたい4項目
基本項目に加えて、以下の項目も案内文に入れておくと、参加者にとって親切でしょう。
会場の地図やアクセス、URLなど
キャンセルできるタイミングやその場合の対応
二次会の有無
ドレスコードの有無
特にわかりにくい会場の場合は、「地下鉄〇〇線〇〇駅下車 徒歩7分」など、詳しい情報を載せておくとよいですね。必要に応じて太字やマーカーなども活用し、情報をわかりやすく整理しましょう。
忘年会のお知らせを作成する際のポイント
忘年会のお知らせを作成する際は、以下の3点に留意します。
丁寧な文で書く
参加意欲の高まる文章を入れる
開催日の1ヶ月前までに発送する
取引先や上司に対してはもちろん、仲間内の忘年会でも丁寧さを忘れてはなりません。日頃お世話になっている気持ちを込めて書くようにしましょう。
また「豪華景品」「楽しい企画」といったワードは、忘年会への期待感を高め、参加意欲を向上させます。特別な企画がなくても、「チームの親睦を深めましょう」「人気店で開催します」など、開催目的や付加価値をアピールするのも効果的ですよ。
案内状を送るタイミングも重要です。出欠確認に1〜2週間必要なので、開催日の1ヶ月前までに発送すると安心です。
忘年会のお知らせ作成に役立つ例文＆デザインテンプレート
忘年会のお知らせを効率よく作成するには、例文やデザインのテンプレートを活用するとよいでしょう。ゼロから作るよりも、短時間で高品質なお知らせを作成することができますよ。
ここでは例文テンプレートを2つ、デザインテンプレートを3つご紹介します。忘年会の雰囲気や規模に合わせて、適宜アレンジしながらお使いください。
①【社外向け】フォーマルな例文テンプレート｜丁寧な文で好印象を与えたい時
フォーマルな場面では、頭語や結語も使いつつ丁寧な文を心がけましょう。適切な敬語を使うことは必要ですが、まどろっこしい文にならないよう注意してください。
～～
拝啓 初冬の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
つきましては、日頃お世話になっております皆さまをお招きして親睦を深めるべく、ささやかながら弊社主催の忘年会を下記の通り開催いたします。
記
開催日時：12月〇日（ ） : ～ :
開催場所：〇〇〇
お手数をおかけいたしますが、同封の返信ハガキにて〇月×日までにご出欠をお知らせください。
ご多用の折恐縮ですが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。 敬具
幹事 〇〇（TEL：000-XXXX-XXXX）
②【社内・友人向け】カジュアルな例文テンプレート｜楽しい雰囲気にしたい時
友人やサークル仲間、あるいは部署内の集まりなどは、多少カジュアルな書き方でも構いません。雰囲気によっては「今年もこの季節がやってまいりました」「たくさん飲んで、食べて、笑いましょう」のように、ユーモアを交えながら書いてもよいですね。
～～
お疲れ様です。
寒い日が続いておりますが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。
さて、今年も毎年恒例の忘年会を開催いたします。
ぜひ美味しい料理を楽しみながら、1年間の活動を振り返りましょう。
楽しい企画や豪華景品も用意していますので、ぜひご参加ください。
記
開催日時：12月〇日（ ） : ～ :
開催場所：〇〇〇
参加費：△△円（お釣りのないようご準備ください）
出欠締切：〇月△日（返信用ハガキか下記フォームにてご回答ください）
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
幹事 〇〇（メール：xxx@～）
③Canva（キャンバ）｜オシャレなデザインが簡単に作れるテンプレート
引用：忘年会無料テンプレートデザイン。イラストや画像付きも豊富 - Canva
Canva（キャンバ）は、豊富なテンプレートや素材が使える無料のデザインツールです。ブラウザ・iPhoneアプリ・Androidアプリのいずれにも対応しており、誰でも簡単にオシャレなデザインが作れます。
忘年会向けのテンプレートも多いので、そのなかから好きなものを選んでカスタマイズするだけで、お知らせハガキが完成します。デザインが完成したら自宅でプリントしてもよいですし、Canvaの印刷を利用することもできますよ。
④Microsoft｜高品質で使いやすいテンプレート
引用：11 月のおすすめテンプレート - 無料テンプレート公開中 - Microsoft Office - 楽しもう Office
Officeのテンプレートは種類こそ多くないものの、高品質で使いやすいためおすすめです。お知らせハガキだけでなく、フォトムービーのテンプレートも用意されているため、忘年会中のスライド作成にも役立ちます。
またOfficeでは、自分が作った文書をテンプレートとして保存することも可能。忘年会だけでなく、さまざまな場面で活用できるため便利です。
⑤テンプレートボックス｜手軽に使えるかわいいテンプレート
引用：忘年会 | 簡単に無料テンプレートをダウンロード｜テンプレートボックス
手軽にかわいいテンプレートを見つけたい人には、テンプレートボックスがよいでしょう。ダウンロード数やPV数、お気に入り数などが一目でわかるので、人気のデザインを見つけやすいのも特徴です。
どちらかというとカジュアルなデザインが多いため、ビジネスよりも仲間内の忘年会に向いています。無料で利用できる一方で、サイト内に広告が多い点には注意してくださいね。
郵便物管理の悩みを解決するにはクラウド私書箱「メールメイト」
忘年会のお知らせにハガキや封書を使うと、相手に丁寧な印象を与えられます。一方で「取引先に自分の住所を知られたくない」「出欠の返事がハガキで来ると管理が大変」といった悩みもあるでしょう。
そんな時には、クラウド私書箱・メールメイトがおすすめです。メールメイトのメリットは、主に次の2点です。
自分の住所を書かずに郵便物が送れる
クラウド上で郵便物を管理できる
メールメイトには私書箱機能があるため、郵便物のやり取りに自分の住所を使う必要がなくなります。さらに受け取った郵便物をデータ化してクラウドにアップロードすることで、郵便物のデジタル管理を実現。そのため安全にかつ効率よく、忘年会のお知らせができるのです。
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関連記事：
忘年会のお知らせ テンプレートに関するQ&A
最後に忘年会のお知らせやテンプレートに関して、よくある質問にお答えしていきます。
Ｑ１）往復ハガキの送り方と返送方法がわからない！
往復ハガキは一般的なハガキ2枚を並べたような見た目で、青が往信面・緑が返信面です。郵便局をはじめ一部のスーパーやコンビニ、ネットショップなどで購入できます。
引用：往復はがき （170円）（10枚セット）｜郵便局のネットショップ
往復ハガキを送る際は、往信面の宛先に受取人の名前と住所を、返信面の宛先に差出人の名前と住所を記入します。本文を印刷したら往信面を表にして、2つ折りの状態で投函してください。
そして受取人は、真ん中の線でハガキを半分に切りましょう。すると青のハガキと緑のハガキに分かれるため、緑のハガキに返事を書き、そのままポストに投函します。切手を貼る必要はありません。
往復ハガキの詳しい使い方は、こちらの記事でも解説しています。
Ｑ２）忘年会の案内をするにはハガキとメールのどちらがいい？
近年、忘年会の案内はハガキや封書だけでなく、メールやLINEで送るケースも増えています。どれを使っても問題ありませんが、それぞれの特徴を知ったうえで使い分けることが重要です。
ハガキ：フォーマルな印象を与える、取引先や目上の方向け
封書：ハガキよりも丁寧な印象を与える
メール：大人数に一斉に送信できてコストがかからない、社内向け
LINEなど：手軽にやり取りができる、友人や仲間向け
このほか忘年会の規模や目的、参加者層によっても適切な連絡手段は異なります。その都度判断するとよいでしょう。
Q３）忘年会のお知らせをメールで送る時のテンプレートはある？
メールの場合も、基本的な構成はハガキや封書の場合と変わりません。なるべく簡潔な文を意識しながら、上の例文テンプレートをアレンジして使ってください。
ただし以下の点には留意しましょう。
要件がわかる件名を付ける（例：件名【忘年会のご案内】締切〇月△日）
スマートフォンでも読みやすいよう、適宜改行や記号を入れる
出欠確認の方法を具体的に書く
特に出欠確認については、ほかのメールに埋もれないよう「件名を変えずに返信してください」などの一文を加えることをおすすめします。確実に出欠を把握するためには、締切が近づいた時にリマインドメールを送るのも効果的です。
効率よく魅力的なお知らせを作って忘年会の成功につなげよう
本記事では、忘年会のお知らせ作成に役立つ例文テンプレートやデザインテンプレートをご紹介しました。テンプレートを活用することで、効率よく魅力的なお知らせを作ることができます。忘年会の成功につなげるためにも、ぜひ参考にしてください。
そして案内状の送付に関するお悩みは、クラウド私書箱・メールメイトにお任せください。メールメイトを使えば自分の住所を書く必要も、紙の郵便物を手作業で保管する必要もなくなります。自分のプライバシーを守りながら、どこにいても手軽に郵便物の管理ができるようになりますよ。
30日間は全額返金保証が付いているので、1度試してみてはいかがでしょうか。
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