同窓会出席はがきマナー完全ガイド｜書き方・送り方・返信例文も紹介！
「卒業生同窓会の幹事を任されたがどうやって往復はがきを作成すればいいかわからない」
「同期会の集計作業に手間がかかるので効率化したい」
「自宅住所を返信先にしたくない」
「同級会の郵便はがきが届いたが返信のマナーや宛名はどうすればいいかなどを知りたい」
この記事はそんなお悩みを持った方々へ向けて書かれています。
本記事は受け取った人へのマナーや返信の仕方、さらには幹事や主催側への作業効率化のアイディアをご紹介していきます。
ぜひ最後まで読んで、参考にしてみてくださいね！
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なぜ今も「はがき」を？同窓会の案内にはがきが使われる理由！
スマホがすっかり普及した現代でも、同窓会やOB/OG会の案内状は往復はがきが使われることは少なくありません。
カジュアルなシーンではGoogleフォームなどの作業効率化ツールを使われることが多いですが、フォーマルなイベントにははがきを使う方が丁寧で信頼感があると思う人が多いようです。
特に年齢層の高い卒業生や先生が出席する場合は招待状にはがきが使われることが多いです。
さらに、メールアドレスやライン、電話番号などは変わってしまっている可能性が高いですが、住所なら変わっていない可能性が高いというのも、はがきが使われている一因のようです。
このような様々な理由から、同窓会やクラス会、OB/OG会などでは「はがき文化」が根強く残っている現状にあります。
同窓会の案内状・招待状には何をどう書けばいい？
同窓会やOB/OG会の案内状には基本的には当日の詳細が記載されます。
案内状に記載すべき内容は、開催日時・会場・会費・返信締切・差ご多忙中とは存じますが、皆様にご参加いただけますようお願い申し上げます出人（幹事・主催者）・返送の宛先などの事項が一般的です。
案内状の文面には「同窓会のご案内をさせていただきます」や「ご多忙中とは存じますが、皆様にご参加いただけますようお願い申し上げます」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
相手が卒業生や友人であっても先生であっても、久しぶりに連絡を取る相手の場合は丁寧で気遣いのある表現を使いましょう。
往復はがきの使い方と書き方のマナー
ここでは往復はがきの使い方と、そのマナーについて説明していきます。
往復はがきとは？
往復はがきとは、往信はがきと返信はがきが一枚になったはがきのことで、一般的には出席確認などに使われています。
往信用はがきと返信用はがきの違いは？
往信用はがきとは差出人が相手にメッセージを送るためのはがきで、返信用はがきとは受け取ったはがきに対して差出人宛に返事を返すためのはがきのことです。
往復はがきを送るときの注意点
幹事や主催者の方が往復はがきを送る際は下記の点に注意しましょう。
宛名面には参加者の名前と住所を正しく記載しましょう（敬称も忘れずに）
返信用の宛名面には幹事または主催者側の住所を記載しましょう
出欠確認でマルをつける欄やメッセージ欄を忘れずに準備しましょう
なお、往復はがきの注文は日本郵便で簡単にできます。
返信はがきの書き方・例文集（出席・欠席）
同窓会の案内状が届いたら返信はがきを書きましょう。
【出席する場合】
出席する場合はマナーとして「御出席」の「御」をペンで上から線で引き、「出席」の部分だけマルをつけましょう。その際「御欠席」という文字は上から線を書いて消しましょう。
【出席する場合の返信例文】
メッセージ欄に書く場合は以下のような丁寧で思いやりのある文章を心がけましょう。
「幹事お疲れ様です。出席いたします。当日はお目にかかれるのを楽しみにしております。」
【欠席する場合】
欠席する場合も出席する際と同様に、マナーとして「御欠席」の「御」をペンで上から線で引き、「欠席」の部分だけマルをつけましょう。その際「御出席」という文字は上から線を書いて消しましょう。
【欠席する場合の返信例文】
メッセージ欄に書く場合は以下のような丁寧な言い回しを心がけ、欠席理由も添えましょう。
「とても残念ですが、今回は仕事の都合により欠席させていただきます。次回の開催を楽しみにしております。」
【マナーのポイント】
出席する場合も欠席する場合も「させていただきます」「しております」などの丁寧な敬語表現を使いましょう。
どちらの場合もメッセージ欄に一言添えると好印象です。特に欠席する場合は、幹事や主催者への思いやりを持って一言メッセージを添えましょう。
幹事・主催者側の案内状の準備と返信管理
幹事や主催者の方は、はがきの準備のほかに出席確認の返信はがきの管理もしなければなりません。
例えば準備では以下のような作業があります。
卒業生名簿などから参加者リストを作成する
案内状の文面テンプレートを参考に宛名・文面印刷をする
案内状のはがきを一斉に送るなど
往復はがきの注文は日本郵便でできたり、印刷サービスでテンプレート付きで発注できるので、準備の方はそこまで手間はかからないでしょう。
しかし、返信はがきが戻ってきた後に、何十人・何百人分ものはがきを集計・管理する作業は、大変な手間と時間を要します。
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メールメイトとは？メールメイトで何ができる？
メールメイトはデジタル私書箱サービスを提供しています。具体的に何ができるかというと...
1.自宅の住所を相手に知られずにはがきを送れます
例えば、同窓会の出欠確認はがきの返送先を自宅にしたくない場合、メールメイトサービスを利用すると、あなたの代わりに「メールメイトの専用住所」ではがきが受け取られるので個人情報を守ることができます。
幹事や主催者の住所を公開せずに案内状が送れるので、プライバシーも保護できて安心です！
2.届いたはがきは逐一スマホやパソコンで確認可能！
『メールメイトの専用住所』に届いたはがきは、スタッフが一枚ずつスキャンし、その画像をあなた専用のウェブページにアップロードします。
返信はがきが届くたびに、その画像をスマホやパソコンで確認ができ、紙のはがきをメールのようにデジタル管理することができます。
3.複数の人と一緒に共有・管理もできます！
同窓会や集まり、イベントの主催者が複数いる場合でも大丈夫！
メールメイトでは、返信はがきを複数人で共有し、同時に管理できるシステムも備わっています。
集計もれが出ることが少なくなり、作業効率も格段に上がります。
4.はがきが届いたらすぐにスマホやパソコンに通知が来ます！
はがきが届いたら、メールメイトからあなたのスマホやパソコンに通知・連絡が送信されます。
こうすることで、はがきを見逃すなんてことが無くなり、対応漏れを防ぐことができます。
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もしまだ不明や不安な点がある方は、「support@mailmate.jp」までお気軽にお問い合わせくださいね！
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同窓会の出席はがきに関するよくある質問
最後によくある質問を紹介していきます。
Q: 同窓会の出欠はがきの返信が来ない場合はどうする？
A: 記載した締切期間を過ぎても返事がない場合は、直接連絡をするのが望ましいです。しかし連絡先がわからないという場合もあるので、無理のない範囲で確認を取りましょう。
Q: 同窓会を仕事で欠席するときの返事の書き方は？
A: 「残念ですが仕事の都合により今回は欠席させていただきます」と丁寧な一言を添えましょう。「幹事お疲れ様です」や「次回の開催を楽しみにしております」なども添えると、好印象になります。
Q: 先生への案内状のマナーは？
文面の丁寧さに配慮しましょう。先生への案内状は通常よりも一層丁寧で思いやりのある文面を心がけることが大切です。
Q: 返信はがきが遅れたらどうなる？
基本的には締切日を過ぎても返事を出せますが、参加者数の把握や準備の都合があるため、なるべく早めに返信しましょう。どうしても遅れる場合は、別で連絡を入 れておくと良いでしょう。
まとめ
同窓会のはがき対応には、送り主も受け取る側も、「わからない」「大変」と感じることは多いでしょう。
特に幹事の方は会場の準備のほかに、はがきの管理や集計までこなすのは簡単ではありません。
その際にはメールメイトの活用をおすすめします。
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住所を公開せずに出欠確認はがきを受け取れ、
複数人と共有・集計でき、
スマホやパソコンで届いたはがきを全て確認・管理でき、
通知機能で対応漏れを防止することができます！
このようなツールを活用することで、作業を効率化することができます。
同窓会の出欠はがきについて、この記事が少しでも役に立てば幸いです。
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