フリーアドレス制のオフィスで郵便物を仕分ける方法【保存版】
「フリーアドレスオフィスでの郵便はどうする？」
「フリーアドレスの導入メリット・課題とは？」
「フリーアドレスを導入に役立つツールが知りたい！」
上のようにお考えの方はいませんか？
本記事では、フリーアドレス制のオフィスのメリットとデメリット、郵便物問題とその解決策についてご紹介いたします。
フリーアドレス導入をお考えの方、フリーアドレス導入に関する課題の解決策を検討中の方はぜひ参考にしてください！
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新しい働き方！フリーアドレス化とは？
オフィスのフリーアドレス化とは、オフィスの中の好きな席やデスクで働くことができるオフィススタイルを導入することを指します。
前提として、移動を可能とするために従業員の業務は、ノートパソコン１台などで完結する必要があります。
実際、フリーアドレスを導入している・導入予定という企業は約38％という調査もあり、上記の効果が期待されているともいえます。
参考：https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/mana-biz/2022/02/post-640.php
オフィスをフリーアドレス化するメリット４つ
では、フリーアドレスを導入することにどのようなメリットがあるのか、ここでは４つの代表的なフリーアドレスのメリットをご紹介いたします。
1. 社内全体が綺麗になる
一つ目のメリットは、社内全体が綺麗になるという点です。
従業員は日によって違う席やデスクで仕事をするため毎日仕事終わりに、違う人が使うことを考えて綺麗に掃除をする習慣がつきます。
自分専用の席ではなくなるため、私物などを置くことも無くなります。
2. コミュニケーションが促進される
自由に席を決めることができたり、普段の業務では関わりのない部署の従業員の近くで働くことなどから、今までに関わることが少なかった人とのコミュニケーションがとりやすくなります。
交流がしやすくなることで、新しいアイデアが生まれたり、同じプロジェクトに関わる人と一緒に働きやすくなったりします。
3. スペースが有効活用できる
同じ形のデスクや席を従業員分、部署ごとに配置すると、広大なスペースを必要とします。
しかし、フリーアドレスを導入することであるスペースにあった形のデスクや席を設置することでスペースを有効活用・省スペース化することができます。
4. コストを削減
フリーアドレスを導入し、スペースを有効活用できれば大きなオフィスを借りる必要が無くなります。
小さなオフィスへ移転することでコストを削減することが可能になる上に、パソコン上で業務が完結できればリモートワークを導入することでさらにオフィス代を削減することができます。
フリーアドレス導入の課題とは？
フリーアドレスを導入しているオフィスには、好きな席で仕事ができたり他部署とのコミュニケーションなどがしやすかったりとメリットもあります。
しかし、一方で以下のような問題が発生しがちです。
席が固定化してしまう
誰がどこにいるのかがわかりにくい
郵便物の置き場所に困る
1. 席が固定化してしまう
全席フリーアドレスのオフィスでは自由な席で仕事ができるという新しい自由な働き方のように思います。
しかし、急にオープンスペースになりたくさんの人が目に入り、会話が聞こえるようになり逆に業務に集中できないという従業員の方もいるでしょう。
そうなると、フリーアドレス化をしても結局席が固定化され、従来の働き方に戻ってしまう可能性があります。
解決策としては、従業員になぜフリーアドレスの導入をするのかという目的を始めに共有しておくことが挙げられます。
2. 誰がどこにいるかわからない
フリーアドレスでは、誰がどこにいるのかわかりにくく、担当者の社員を探すのに時間がかかる、部下のマネジメントが難しくなる、要件を伝えるのに時間がかかる、荷物や郵便物の手渡しに時間がかかるなどの課題が生まれます。
このように誰がどこにいるかわからない状況では、個人的に会う必要がある場合に時間がかかってしまいます。
3. 郵便物を席に置いておくことができない
フリーアドレスのオフィスで起きる郵便物管理の問題としては、「郵便物の置き場所に困る」という点も挙げられます。
実際に行われたコクヨの調査では、フリーアドレスに対して感じる課題としてグループアドレス経験者の23.3％が郵便物を置く場所に困ると回答しています。
自分の固定席がないために、受け取った従業員宛の郵便物をどこに置けばいいのかわかりませんよね。
また、荷物をいちいち持ち運ぶ必要のあるフリーアドレスでは、郵便物が届くとさらに荷物が増えて移動の負担も多くなりそうです。
このように、フリーアドレスのオフィスでは、場合によっては郵便物の置き場所に困るという問題が発生する可能性も考えられます。
参考：https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/mana-biz/2022/02/post-640.php
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フリーアドレスの郵便物管理を改善するには？
以下のような方法が有効です。
個人のロッカーに郵便物を配達する
出入り口に郵便物の棚を用意する
チーム別の郵便物トレーなどを配置する
メール室などの専門の部署を設置する
郵便物管理サービスを利用する
本項目では、それぞれの解決方法を解説するとともに、各方法のメリットやデメリットについても紹介します。
1. 個人のロッカーに配達する
フリーアドレスのオフィスでの郵便物管理を改善する方法として、個人のロッカーに配達するという方法が挙げられます。
個人のロッカーに配達すれば、取り間違いや紛失といった問題を防ぐことができます。
一方で、荷物を仕分けてそれぞれのロッカーに配達するという手間が発生するのがデメリットです。
2. 出入り口に棚を設置する
フリーアドレスのオフィスで発生しがちな郵便物の困った問題を解決するには、出入り口などの社員がよく通る場所に郵便物の棚を用意するという方法もあります。
よく通る場所であれば荷物の取り忘れなども防げ、個人のロッカーなどに配達するよりも手間が少なく済むでしょう。
一方で、棚には入り切らない郵便物が届く場合や、ロッカーとは異なり他人が誤って郵便物を回収してしまう可能性もあります。
3. チーム別の郵便トレーなどを設置する
個人のロッカーや棚ではなく、チーム別の郵便トレーなどを設置するという方法も考えられます。
個人とは異なりチーム別の郵便トレーを設置すれば、配達や仕分けの手間も少なく済むでしょう。
しかし、チームによっては荷物の回収が滞ったり、他のチームが荷物を取り違えたりする可能性も考えられます。
4. メール室などの専門の部署を設置する
フリーアドレスのオフィスの郵便物管理を改善する方法として、メール室などの専門部署を設置するというのも考えられます。
メール室などの郵便物の仕分けを行う専門部署を設置することで、効率的に業務を行うことができます。
また、そういった専門部署があれば、書類についてはデータ化して共有するなどの方法で配達の手間を減らすことも可能でしょう。
一方で、部署を立ち上げるにはコストや人員、スペースが必要です。
5. 郵便物管理サービスを利用する
フリーアドレスのオフィスの郵便物管理を改善する方法としては、郵便物管理サービスなどの利用も挙げられます。
また、ウェブ上で郵便物をチェックできるサービスを利用すれば、郵便の仕分けたり取りに行ったりする必要もなくなります。
たとえば、MailMateなどのクラウド私書箱サービスは郵便をウェブ上で確認できておすすめです。
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MailMateは、クラウド上で郵便物を管理できるサービスです。
MailMateの住所に郵便物が届くように設定することで、届いた郵便物をメールのようにオンライン上で確認できるようになります。
チーム内などで郵便物のPDFデータを共有することなども可能です。
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郵便の到着通知
郵便の廃棄
請求書の支払い代行
テキスト検索
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このようなサービスを利用することで、フリーアドレスで困っている郵便物の配達問題を解決できるのではないでしょうか。
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フリーアドレスの導入を検討中の方へ
以上ご紹介したように、オフィスのフリーアドレス化にはさまざまなメリットがあります。課題に対する解決策を講じた上で、フリーアドレスを導入してみてはいかがでしょうか？
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