郵便物受け取り代行サービスとは？おすすめサービス３選と私書箱との違い

「郵便受け取り代行ってなに？」

「会社の郵便物の受け取りを代行してくれるサービスを探している」

「自宅を留守にすることが多いため、郵便物の管理を任せたい」

上のような方に向けてこの記事を書いています。

郵便物の受け取り代行サービスをお探しの方は、ぜひ参考にしてください！

郵便物受け取り代行とは？

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郵便物受け取り代行サービスとは、本人の代わりに郵便物を受け取ってくれるサービスです。

郵便物を受け取る方法としては、主に３つのパターンがあります。

・サービス側が住所を提供し、その住所に届いた郵便物を受け取る

・郵便物をサービス側へ転送して受け取ってもらう

・サービス側がオフィスのポストを回り、郵便物を回収する

サービスによってどちらか、あるいは両方のパターンとなります。

郵便受取代行のメリット３つ

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会社に届く郵便受取を代行してもらうことに、どのようなメリットがあるのでしょうか？

1. 自分がその場にいなくても郵便物が受け取れる

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近年ではテレワークが広まっている一方、あちこちで「テレワーク中の郵便物をどうするか」という問題が起こっています。

逆にいうと、オフィスに出社しなくても郵便物が受け取れるようになれば、よりテレワークがしやすくなるでしょう。郵便物受け取り代行サービスを使うメリットの一つは、自分がその場にいなくても郵便物の受け取りができる点です。

そのため「郵便確認・受け取りのための出社」を減らすことができます。

2. 業務効率化やペーパーレス化を促進できる

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郵便物受け取り代行サービスといっても、郵便物の受け取りだけでなく、中身のチェックや転送、廃棄などの機能がついたサービスも多いです。

・手作業で郵便物を仕分ける

・部署ごとに郵便物を配送する

・不要な郵便物を処分する

郵便物受け取り代行サービスを使えば、このような細かい作業を省くことができるので、業務効率化につながるでしょう。

またクラウド経由で郵便物を受け取る場合、紙の郵便物を保管する必要はありません。

クラウド上でいつでも閲覧や検索ができるので、ペーパーレス化が促進できます。

3. 郵便物や宅配便などを一元管理

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次に、届く郵便物や宅配便などを一箇所の場所で管理することができます。

例えば、郵便物を管理する部署が無い企業でその場に居合わせた従業員などいろんな人が郵便・宅配物を受け取り、配っている場合「届いてない」「受け取っていない」と言う問題が起きた際に原因の特定ができず、紛失という形になってしまいます。

しかし、郵便物や宅配便を一元管理することで

・責任者を明確にすることができる

・個人情報漏洩対策になる

・郵便物を担当者が特にいない場合の郵便の扱いについて社内の不公平感を解消

などのメリットがあります。

おすすめ記事：特定記録郵便とは？特定記録郵便の出し方・メリット・書留との違いを解説

個人も利用しやすい！私書箱とは？

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郵便物受け取り代行サービスは主に法人向けのサービスですが、個人の方でも利用できる郵便受取代行サービスに、私書箱サービスがあります。

そして、私書箱サービスには、1. 郵便局が運営する郵便私書箱と、2. 民間企業が運営する私設私書箱の2種類があります。

郵便私書箱は無料で利用できますが、一定の要件を満たす必要がある上に、利用したい私書箱に空きがなければ使うことはできません。

それに対して私設私書箱は、空き待ちになることがほとんどなく、誰でも利用できる反面、利用料金がかかるという違いがあります。

詳しくは、郵便物の管理を効率化｜「郵便私書箱」と「私設私書箱」の特徴を解説！をご覧ください。

私書箱を利用するメリット３つ

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次に、私書箱を利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？ここでは、３つのメリットをご紹介いたします。

1.　自宅の住所を公開しなくて良い

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１つ目のメリットは、セカンドアドレスとして私書箱を利用することで、自宅の住所を公開せずに郵便や宅配便を受け取ることができる点です。

さらに、新しくサービスを利用し始めたり、ネットショッピングなどをしたい場合にもサービス提供元に住所登録をする際に自宅ではなく私書箱の住所を登録することで荷物の受取先として住所を指定することができます。

・自宅住所を知られたくない（懸賞応募やフリマアプリを利用する際など）

・同居人と郵便を分けて受け取りたい

・ストーカー対策

・ネット通販で買うものを知られたくない

こんな方にとっては、私書箱を使うことで問題解決ができるでしょう。

郵便私書箱の場合は申込先の郵便局に行き、自分で郵便物を取り出します。

私設私書箱の場合は業者によって異なり、1. 転送サービスを利用して自宅に転送してもらうケースと、2. 私書箱に直接引き取りに行くケースがあります。

2. 私設私書箱なら宅急便の受け取り代行もできる

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郵便私書箱の場合は利用に細かな条件があり、受け取れるのは郵便物とゆうパックのみとなっています。

そのため宅急便の荷物などは、郵便私書箱で受け取ることができません。

一方で私設私書箱の場合は、業者によって利用規約や受け取れるものが大きく異なります。

宅急便や大きな荷物の受け取りができる業者もあるので、必要な方はそうしたサービスを探すとよいでしょう。

3. 長期留守中でも郵便物が溜まらない

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長期出張などで自宅を長い間留守にすると、ポストに溜まっていく郵便の安全が気になりませんか？

私書箱を利用すると、自宅に届く郵便や宅配便を安全な場所で保管してもらうことができます。

保管する期間によっては、保管料などがかかることがありますが、基本サービスに保管が含まれていることが一般的です。

また必要に応じて転送サービスを利用することで、原本や荷物を転送してもらうことができます。

こちらの記事もおすすめです：一人暮らしなのに長期出張になったら郵便物はどうする!?

企業が私書箱を利用するデメリット

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私書箱は、どちらかといえば個人向けのサービスであるため企業が私書箱を利用することには以下のようなデメリットがあります。

• 郵便物を確認するために定期的に私書箱に行く必要がある

• 郵便の転送を待つ必要がある

• 受け取った郵便物を整理し担当者や部署に配布する必要がある

しかし、法人向けの郵便物受取代行サービスを利用することでこのようなデメリットをカバーすることができます。

おすすめの法人向け郵便物受け取り代行サービス3選

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ここではおすすめの法人向け郵便物受け取り代行サービスを3つご紹介します。それぞれに特徴やメリットがあるので、ぜひ参考にして自分に合ったサービスを選んでください。

①MailMate｜バーチャルオフィスとの相性が◎

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クラウド郵便サービスのMailMateでは、届いた郵便物を受け取り代行、デジタル化、そしてお客様のダッシュボードへ配信いたします。

特に、「バーチャルオフィスの利用者」や「テレワーク中でも郵便受けを見に行く人が必要な企業」、「郵便物の仕分け・開封・管理・配達などの単純作業をアウトソースしてコスト削減したい企業」などにおすすめです。

【MailMateの基本機能】

MailMateの住所に届いた郵便物は、PDF化されてクラウド上に保管されます。

どこにいても会社宛の郵便物をリアルタイムにパソコン・スマホ上で確認することができます。

届いた郵便物を確認したら、次の操作を選びましょう。

• 中身を開封してスキャンする

• 指定した住所に転送する

• 郵便物のPDFデータを共有する

• 不要な郵便物を破棄する

• 請求書の支払いをする

こうした操作がすべてWeb上で完結します。クラウドに保管された郵便物は、チーム内での共有や検索もしやすいので、後の仕事もスムーズに進むでしょう。30日間の返金保証がついているので、気になる方は一度試してみるとよいですね。

【料金プラン】

• スタンダード：1,500円/月（開封スキャンは月5件まで）

• プレミアム：3,800円/月（開封スキャンは月25件まで）

• ビジネス：9,800円/月（開封スキャンは月60件まで、法人登記も可能）

ビジネスプランの場合は、東京または福岡の住所を法人登記に使うことができます。

②Atena｜簡単操作で郵便物をクラウド管理

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引用：atena

「Atena」もクラウド郵便サービスの一つで、届いた郵便物はすべてクラウドに保管されます。メールと同じように扱えるうえPTF化や転送も簡単にできるので、初めての方でも使いやすいと思います。

Atenaの基本機能

• 郵便の受け取り代行（転送サービス）

• 開封スキャン

• 原本転送

• PDFデータをダッシュボードへ配信

• メール室業務代行

• Slack、Microsoft Teams、Chatworkといったチャットツールと連携

• Atenaを操作した記録が残る

例）「誰がスキャンをしたのか」「誰が受け取ったのか」

• ポスト回収サービスを使えば、会社のポストに届いた郵便物をAtenaのスタッフが回収（利用可能な地域が限定されています。）

【料金プラン】

基本料金は10,000円/月（税別）（毎月100通までの郵便物受け取り、月2回の返送）

*郵便物の中身のPDF化・当日中に転送する「おいそぎ転送」の利用は、1回ごとに料金がかかる従量課金制

③トドケール｜郵便物だけでなく荷物も受け取り可能

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引用：株式会社トドケール トドケールは郵便物をはじめとする配達物の受け取り・管理を行うサービスです。

さらに「クラウドメール室」を使えば、郵便物のオフィス回収や転送もできるようになります。ただしオフィス回収可能なエリアは東京都内に限られるので、注意してください。

トドケールの基本機能

• 郵便物、宅配物の受け取り代行

• トドケールのOCR機能（写真を撮るだけで荷物管理簿の作成が可能）

• 配達物の受け取り時に必要なサインの電子化

• Eメール、Slack、Microsoft Teamsとの連携

• 郵便物のPDF化

• 転送依頼

• その他契約書業務や備品にまつわる業務代行

【料金プラン】

要問い合わせ

2週間の無料お試しあり

会社の郵便物の管理業務はサービス導入が費用対効果◎

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会社に届く郵便管理業務は、時期によって届く量が違うため繁閑の差が激しいです。そのため、以下のような問題が発生しやすいです：

• 本業のある社員に任せると本業に集中できなくなる

• 郵便の管理ためだけの人材を雇うと費用対効果が低い

• 郵便の管理に関する制度がないと紛失につながる

• 忙しい時は速達で郵便が届いても総務から配達されるのに時間がかかる

このような問題を解決したい企業の方は、お気軽にMailMateまでご相談ください。

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